7 soluções de gestão de eventos que podem melhorar a imagem da empresa

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Usados cada dia mais como ferramentas estratégicas, os eventos corporativos estão em alta. E não é para menos! Quando bem estruturado, esse tipo de ação é extremamente poderoso para alavancar a marcafidelizar clientes, melhorar a imagem da empresa, aumentar o engajamento e a produtividade de colaboradores, entre inúmeros outros benefícios.

Por outro lado, para que todas essas vantagens sejam, de fato, uma realidade, é essencial que a gestão de eventos da empresa esteja muito bem estruturada. Caso contrário, o risco de que as ações se transformem em um ralo de investimentos fracassados e desperdícios financeiros é grande. E o pior: dependendo da situação, a imagem da empresa pode sair extremamente prejudicada!

A boa notícia é que já existem diversas ferramentas que podem ser usadas na gestão desses eventos, possibilitando uma melhor organização e, consequentemente, uma significativa melhora na imagem da empresa durante a divulgação e a execução do seu evento corporativo. Quer conhecer algumas delas? Então não deixe de acompanhar o post de hoje, que traz 7 soluções de gestão de eventos que podem ser usadas para realizar tarefas das mais diferentes naturezas. Pronto para melhorar a imagem da empresa?

1. Digitalização da venda de ingressos

Caso o evento esteja estruturado para que os interessados tenham que realizar inscrições e comprar ingressos (como congressos e simpósios, por exemplo), digitalizar essa função é algo quase primordial. Além do controle das vendas se tornar muito mais fácil e eficiente, ao ter acesso on-line à compra, a possibilidade de aumentar de maneira significativa o número de participantes é uma realidade inquestionável.

Usando uma plataforma robusta, criada especificamente para esse fim, é possível realizar a gestão de absolutamente tudo referente às inscrições e à venda de ingressos para a ação. Entre as principais funções disponíveis estão: configurar preços e datas de lotes, gerenciar listas de espera caso os ingressos se esgotem, ter acesso a listas com os dados de cada participante e programar disparos de e-mails de maneira automática. Facilidade para a empresa e também para quem compra!

2. Uso de tecnologias de streaming

Com o processo de democratização da internet e o fácil acesso a dispositivos móveis, o uso de vídeos em tempo real já é uma realidade em todo tipo de evento. As chamadas tecnologias streaming nada mais são que ferramentas, aplicativos e softwares que permitem que o evento seja transmitido ao vivo em determinadas redes sociais, previamente escolhidas pela empresa organizadora.

Com esse recurso, é possível ampliar de forma significativa o alcance do evento, permitindo até que quem não tenha comparecido possa ter acesso a conteúdos, palestras, mesas redondas e discussões promovidas durante a iniciativa. Além disso, muitas dessas ferramentas também permitem o compartilhamento das transmissões, o que aumenta ainda mais o leque de impacto da ação.

A variedade de ferramentas existentes para transmissões ao vivo é enorme. A escolha dependerá, assim, do orçamento disponível para isso, bem como do grau de complexidade da transmissão. O importante é ter em mente que, ao usar tecnologias de streaming em seu evento, é possível melhorar (e muito) a imagem da empresa, compartilhando conteúdo relevante nas redes, permitindo o acesso a um público maior e enriquecendo a experiência dos participantes.

3. Controle logístico digital

Todo gestor de eventos corporativos conhece a montanha de questões que devem ser levadas em consideração, controladas e planejadas para que tudo saia de acordo com o esperado. Tendo isso em vista, fica bem difícil acreditar que basear toda a logística de um evento em planilhas seja a melhor alternativa, não é mesmo? Afinal, as chances de cometer equívocos ou deixar algo imprescindível se perder em meio a tantas tabelas soltas é imensa.

Por isso, é cada vez maior o número de empresas que têm investido na digitalização do controle logístico de seus eventos por meio de ferramentas criadas especificamente para esse fim. Com esses recursos, é possível centralizar absolutamente tudo relacionado ao evento em um só lugar, ao alcance de um clique.

Além do mais, ao lançar mão dessa estratégia, a gestão consegue cruzar dados de maneira precisa, o que facilita enormemente o controle de prazos, pagamentos, custos e comunicação com fornecedores, gestores e equipe. O fluxo de atividades se torna mais fluido, os erros diminuem significativamente e a produtividade aumenta. O resultado vem em forma de um evento mais bem organizado e controlado.

4. Envio de informações em tempo real

Outra estratégia que vem se revelando como uma excelente ferramenta de fidelização e melhoria da imagem da empresa é o envio de informações em tempo real aos participantes do evento. Como isso é possível? Criando um aplicativo próprio ou enviando e-mails e mensagens. Assim, fica muito mais fácil e rápido avisar os convidados sobre o horário da próxima palestra, sobre alterações de último minuto ou quaisquer surpresas.

5. Disparo de e-mail marketing

É fato mais que consumado: o e-mail marketing chegou para ficar. Além de ser uma estratégia de marketing comprovadamente eficiente e que vem se expandindo em diversos setores empresariais, ele não só pode como deve ser utilizado na hora de divulgar seu evento, viu?

Por meio de uma plataforma especializada, é possível criar listas de participantes do evento e enviar informações, lembretes e até mesmo conteúdos ricos relacionados ao tema da ação. Além de reforçar a imagem da empresa e criar autoridade, isso ainda ajuda a ampliar o alcance de divulgação. Só tome cuidado para não exagerar, entupindo a caixa de entrada dos convidados! Afinal, isso gera o efeito oposto ao esperado, podendo arranhar a imagem da companhia.

6. Criação de estratégias pós-evento

Pode anotar aí: tão importante quanto realizar um evento de sucesso é criar estratégias de relacionamento pós-evento. É isso mesmo! É simplesmente imprescindível não deixar que a conexão entre empresa e convidados se enfraqueça após o término da ação.

Com esse objetivo, invista em e-mails bem estruturados, agradecendo pela presença dos participantes, pedindo feedbacks e oferecendo conteúdos de qualidade. Além de reforçar a imagem da empresa e seu compromisso com a excelência, essa postura deixará os convidados muito mais antenados e ansiosos pelo próximo evento!

7. Análise precisa de indicadores

Fechando nossa listinha para melhorar a imagem da empresa com uma boa gestão de eventos está a análise precisa de indicadores. Por meio do uso de ferramentas de logística e da análise de feedbacks de participantes e da própria equipe, é possível traçar e analisar indicadores precisos, que dirão o que deu certo e o que deu errado durante a realização do evento.

Com o tempo, esses indicadores ajudarão a embasar a tomada de decisões e a repensar planejamentos, sempre com o propósito de melhorar os processos e aumentar a qualidade das ações. O resultado? Convidados satisfeitos e imagem da empresa associada a seriedade e profissionalismo.

Gostou de ficar por dentro das melhores soluções de gestão de eventos que alavancarão a imagem da sua empresa? Então aproveite para seguir a página da Copastur no Facebook! Lá você ficará por dentro de muitos outros posts interessantes sobre esse assunto!

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