Guia definitivo: como fazer um evento de final de ano de sucesso

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Depois de um ano de bastante trabalho, são muitas as empresas que fazem questão de investir em eventos corporativos para prestigiar e valorizar seus colaboradores. Ao oferecer um ambiente agradável e bons momentos de descontração aos funcionários, o negócio demonstra seu agradecimento pelo esforço de todos que batalharam pelo alcance dos resultados organizacionais.

Mas como fazer um evento de sucesso, garantindo a satisfação dos convidados sem perder o tom corporativo? Pois é exatamente sobre esse assunto que trataremos no post de hoje! Então confira agora mesmo o guia definitivo de como fazer um evento de final de ano incrível para sua empresa! Vamos lá?

Analise o orçamento

Antes de mais nada, é preciso saber quanto exatamente você terá disponível para gastar na organização do evento. Afinal, de nada adianta planejar uma festa incrível, em um local pra lá de requintado, se o orçamento não permitir esse tipo de extravagância, certo? É a verba destinada ao evento que vai definir a escolha do espaço, da decoração, do serviço de buffet e das bebidas.

Nesse sentido (e especialmente se o orçamento for bastante controlado), a melhor opção é montar uma planilha para organizar todos os gastos. Atualizando esse controle sempre que uma novidade surgir, você não corre o risco de se perder e acabar estourando a verba disponível.

Defina data e horário

Essa é uma questão muito importante, especialmente porque possui influência direta na taxa de adesão dos colaboradores ao evento. O problema é que cada dia e horário apresentam prós e contras. Por isso, antes de definir horário e local do evento, faça um levantamento sobre o perfil majoritário dos convidados. A faixa etária e os gostos pessoais costumam pesar bastante nessa questão.

Pense bem: por mais que eventos durante a semana, após o expediente, possam facilitar a vida de alguns colaboradores, acabam interferindo em sua rotina, já que eles ainda terão que trabalhar no dia seguinte. As festas realizadas em finais de semana e à noite, por sua vez, apesar de não prejudicarem a semana de ninguém, podem ter menor adesão e participação, especialmente se não for permitido levar cônjuges ou filhos.

Estude bem o local

Para definir o local, além de ficar de olho na infraestrutura e na adequação do espaço ao número de convidados, é imprescindível também levar a localização em consideração. Às vezes, o lugar é simplesmente incrível, mas fica longe de tudo. Essa provavelmente não será, portanto, a melhor opção.

Se possível, escolha um local próximo à empresa, pois os colaboradores já possuem familiaridade com a região, diminuindo o risco de se perderem ou mesmo de não encontrarem o evento. E é bom sempre se certificar de que haverá espaço para estacionar de maneira segura nos arredores.

Contrate bons fornecedores

Quando se trata de fornecedores para eventos corporativos, a máxima que diz que o barato pode sair caro é extremamente verdadeira. Obviamente, o orçamento disponível para a realização da festa tem que ser levado em consideração na hora dacontratação, mas nem por isso você deve abrir mão de um nível mínimo de qualidade. Acredite: principalmente comida e um serviço de garçons de má qualidade podem arruinar qualquer evento.

Além do mais, é preciso ter sempre em mente que o melhor não necessariamente é o mais caro! Então faça uma boa pesquisa de fornecedores, tente encontrar referências de quem já usou os serviços da empresa que você deseja contratar e exija sempre a assinatura de um contrato onde esteja descrito todo o serviço que será prestado e como isso acontecerá.

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Pense sobre os familiares

Convidar também os familiares dos colaboradores: sim ou não? Essa realmente é uma questão delicada. Embora, de maneira geral, o evento de final de ano tenha o principal objetivo de engajar e integrar os funcionários da empresa, algumas organizações escolhem estender o convite aos familiares.

Por isso, convidá-los ou não depende muito da cultura da empresa e, claro, do orçamento disponível para a realização do evento. Lembrando que, se os filhos também puderem comparecer, passa a ser essencial contratar alguma atração ou entretenimento para esse público.

Defina uma temática

Para tornar a festa mais interativa e divertida, definir uma temática pode ser bem interessante. Anos 60, festa à fantasia, estrelas do rock e por aí vai: como o leque de opções é muito amplo, permite que você inove! Só não se esqueça de sempre levar em consideração também os valores da empresa, ok?

Estimule e engaje

Na hora de conseguir a máxima adesão possível para o evento de final de ano, cartazes colados em murais de comunicação não costumam ser uma estratégia muito efetiva. Afinal, além de soarem muito impessoais, as pessoas acabam se esquecendo. É, assim, puro desperdício de papel.

Aproveite o fato de estarmos na era da hiperconectividade e faça os convites via e-mail, diretamente a cada convidado. Crie uma página do evento em alguma rede social e peça para que o pessoal confirme presença por ali mesmo! Estimule a participação, compartilhando novidades referentes à festa e promovendo concursos e sorteios. Dessa maneira, você desperta o interesse das pessoas — e o melhor: sem gastar praticamente nada!

Promova a integração

É fato: não existe nada mais chato que uma festa de final de ano corporativa em que todos os grupos e as panelinhas permanecem intactos, sem se misturar. Por isso, é extremamente importante propor atividades integrem com os colaboradores dos mais diversos setores e áreas. Afinal, esse é o objetivo da festa, não é mesmo?

Contratar algum tipo de entretenimento, como um show de música, uma palestra ou até mesmo um mágico, pode ser uma ótima opção na hora de quebrar o gelo e fazer as pessoas se misturarem. Só fique atento ao perfil e à faixa etária do público antes de contratar a atração, viu? Do contrário, o tiro pode sair pela culatra e fazer todo mundo ir embora rapidinho.

Por fim, é essencial que presidência, gestores e diretoria participem ativamente do evento e se integrem aos colaboradores — especialmente aos funcionários com quem não possuem muito contato no dia a dia da empresa. Essa aproximação faz com que todos se sintam valorizados e queridos.

Viu só como fazer um evento de final de ano de sucesso em sua empresa nem é assim tão difícil? Com uma boa dose de organização e seguindo as dicas que você aprendeu durante a leitura deste post, as chances de a festa ser um grande sucesso são enormes!

E então, gostou das dicas do nosso post de hoje? Que tal compartilhá-las em suas redes sociais e fazer com que esse conteúdo chegue a mais pessoas interessadas no assunto?

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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