Entenda como organizar a festa de final de ano da empresa

Seja para comemorar o Natal e o Réveillon, apresentar os bons resultados do negócio ou simplesmente fechar o ano com chave de ouro, deixar os colaboradores mais animados com o que está por vir, fazendo uma festa de fim de ano, é sempre uma boa pedida.

E não é só para incentivar a socialização entre os funcionários que os eventos servem! Além de oferecer um espaço de descontração para que pessoas de diferentes setores se conheçam melhor, aumentando a afinidade entre os times, as comemorações contribuem para elevar a produtividade dos colaboradores, melhorar seu engajamento com a companhia e promover a imagem do negócio externamente.

Passou a gostar ainda mais da ideia? Então que tal aprender a organizar da melhor maneira possível uma festa de final de ano da empresa? Confira nossas dicas e já comece a planejar!

Fale sobre a importância da confraternização

A verdade é que a maioria dos profissionais costuma passar muito mais tempo com os colegas de trabalho do que com sua própria família. Pois é justamente a jornada diária que acaba transformando o ambiente de trabalho em uma segunda casa. E ninguém gosta de estar em um lugar sem se entender com as outras pessoas, certo?

Já pensou se os desentendimentos e as pequenas discussões do dia a dia tomam o lugar da boa convivência, acabando por prejudicar o fluxo de atividades e a produtividade da equipe? Aí entra a festa de fim de ano como um momento importante para dissipar esse tipo de problema!

Ao confraternizar com colegas, tendo a oportunidade de manter contato em um momento de lazer e integração, cada um passa a enxergar o outro como ser humano, tendendo a ser mais razoável.

Pensando nisso, converse honestamente com seu time. Faça com que não só esperem, mas realmente desejem que o momento da confraternização chegue logo. Nesse clima, eles já estarão imbuídos do espírito fraterno desde a organização do evento, o que vai tornar o momento bem mais amigável para todos.

Recorra aos próprios colaboradores

Uma boa forma de fazer com que todos criem expectativas positivas para o momento da festa é permitindo que se sintam parte do planejamento.

Quando você busca opiniões, seja perguntando diretamente, pedindo para preencher um formulário por e-mail ou deixando caixinhas de sugestões em pontos estratégicos, os profissionais têm a sensação de que contribuíram ao menos um pouco para o sucesso do evento.

Um clima negativo precedendo a festa pode fazer com que os colaboradores fiquem insatisfeitos, de forma que todo o esforço e os gastos empreendidos para sua realização sejam em vão. Engajá-los pode quebrar esse ciclo, transformando o evento em um sucesso total! Você pode, portanto, pedir sugestão de:

Se for sortear prêmios, também vale perguntar sobre o que os convidados gostariam de ganhar. Essa é uma excelente maneira de envolvê-los desde o início, fazendo com que se sintam ainda mais valorizados. Lembre-se: a criatividade é a alma do evento!

Comece com bastante antecedência

Na hora de organizar um evento corporativo, especialmente em tempos de crise, quanto antes você começa a se planejar, melhor! Afinal, já pensou que o mês de dezembro normalmente é a época mais concorrida do ano no quesito celebração? Por isso, é preciso se antecipar ao máximo a fim de garantir:

  • melhores preços;
  • local e data ideais;
  • espaço na agenda dos bons fornecedores.

Além disso, você precisa se preocupar em garantir um lugarzinho cativo na agenda dos próprios convidados, já que nessa época sempre surgem muitos convites para as mais diversas confraternizações.

Defina dia e horário da festa

Antes de mais nada, decida se prefere fazer a festa durante a semana, após o expediente, ou em um final de semana ou feriado. Contar com algumas datas alternativas para o caso de algum imprevisto também é uma boa ideia. Quando consultar a equipe, você pode até fazer uma enquete para decidir o melhor dia.

Faça reservas cedo

Quem começa a pensar na festa tardiamente acaba gastando mais e perdendo ótimas oportunidades. Com as agendas de fornecedores cheias, você vai precisar torcer para alguém desistir e, assim, surgir um encaixe para suas demandas.

Além disso, os melhores lugares (mais em conta, mais bem localizados e com infraestrutura apropriada) são sempre os primeiros a serem reservados. Por isso, fique de olho!

Agende degustações das comidas

Por mais que a comida seja feita na hora ou preparada com pouco tempo de antecedência, a pesquisa na hora certa permite que você tenha tempo para fazer degustações a fim de escolher fornecedores de qualidade.

Lembre-se, afinal, de que a comida é um dos pontos mais altos da festa! Pratos com sabor desagradável ou preparados com ingredientes ruins podem fazer com que o evento seja negativamente lembrado por muito tempo.

Pense na forma de pagamento

Ao fazer a reserva de fornecedores, geralmente se pede uma caução como sinal de compromisso. Antes de assinar qualquer contrato, porém, é importante tomar alguns cuidados, como verificar qual é o procedimento em caso de desistência. Dependendo do que estiver nas cláusulas, o dinheiro dado em garantia pode ser perdido, sabia?

Pesquise cuidadosamente os fornecedores

É possível que, ao lidar com algum fornecedor, você perceba que ele não faz jus à qualidade que deseja para sua festa. Por isso, fique de olho na forma de contratação!

Também pesquise o máximo de referências que puder, buscando indicação de colegas de confiança e conferindo avaliações nas redes sociais e em sites de reclamação. Limite-se àqueles que apresentem o máximo de dados positivos.

Alinhe evento e estratégia do negócio

Você vai pesquisar o que os funcionários desejam, correto? Essa realmente é uma atitude positiva. No entanto, para criar uma festa de final de ano que realmente traga resultados positivos para a empresa e para os colaboradores, é preciso que a comemoração esteja de acordo com a cultura da organização.

Quando devidamente alinhada aos valores da companhia, a festa contribui para fortalecê-los, aumentando a sinergia entre os colaboradores e ainda destacando a imagem que a empresa quer passar para clientes e prospects.

Aliás, se sua empresa tem uma cultura organizacional bem definida, isso também diz muito sobre o perfil dos profissionais que trabalham ali. Pensar sobre o evento de final de ano com esse conceito em mente certamente ajuda a adequá-lo à reputação que a companhia quer construir e ao próprio perfil dos funcionários.

Se, por exemplo, a cultura da empresa é descontraída, jovem e inovadora, assim também deve ser a proposta da confraternização. Para esse perfil, uma festa à fantasia pode cair como uma luva, trazendo itens como:

  • drinks descolados;
  • música pop;
  • rodízio de pizza;
  • decoração com acrílico.

Por outro lado, uma empresa que preza por uma cultura mais séria e formal deve apostar em um evento que reforce essa imagem, mas sem se esquecer de que ele deve ser atrativo para os colaboradores e não funcionar como mais uma obrigação, ok?

Um coquetel em um salão de festas apenas com funcionários e seus parceiros ou um churrasco tradicional com a presença de toda a família podem ser boas alternativas nesse caso.

Coloque a mão na massa

Com a ideia da festa planejada e alinhada com a cultura da empresa, é hora de transformar teoria em prática, contratando todo o necessário para efetivamente realizar a comemoração. Veja agora mesmo o que não pode faltar!

Local

Já sabendo que tipo de evento pretende organizar e quando gostaria de fazê-lo, fica muito mais fácil procurar pelo local certo no dia em que você quer fazer a festa.

Não se esqueça de conferir tudo o que está incluído no aluguel do lugar. Assim, você pode comparar melhor as diferentes opções orçadas, considerando também questões como flexibilidade do espaço em caso de chuva e forma de locomoção dos funcionários até lá.

Fornecedores

Pensou sobre o tipo de comida e bebida que gostaria de servir? Então é só fazer orçamentos com diferentes fornecedores para escolher o seu. Nessa etapa, vale ficar de olho nas marcas usadas pelo buffet e no que está incluído no contrato. Avalie ainda se constam apenas os comes e bebes ou também itens como:

  • garçons;
  • cozinheiros;
  • equipamento de cozinha;
  • louça;
  • frete.

E atenção: conferir a avaliação dos fornecedores por quem já teve experiência com eles e pedir amostras para verificar de perto a qualidade são atitudes que ajudam a evitar erros e imprevistos desagradáveis.

Atrações

Pode até ser que seus colaboradores já sejam muito engajados e não precisem de mais do que um espaço com música e bebidas para fazerem a festa. Contudo, para aumentar as chances de sucesso do evento, o melhor é não contar apenas com a boa vontade dos convidados, fornecendo também algumas atrações para quebrar o gelo.

Pense em algumas dinâmicas (de participação opcional, claro), como amigo-secreto ou mesmo competições de videogame e jogos de tabuleiro. Além disso, também ajudam a agregar valor à festaatrações como:

  • música ao vivo;
  • discursos — desde que informais;
  • sorteios;
  • distribuição de brindes.

Mais uma vez, o segredo está em pensar nas alternativas de acordo com o perfil da empresa e o tipo de evento escolhido.

Segurança

Lembre-se de que os funcionários que participam da festa estão sob os cuidados da empresa. É essencial, portanto, garantir sua segurança, tanto no que diz respeito ao bem-estar quanto aos riscos no deslocamento. Por isso, escolha um lugar que:

  • conte como áreas de descanso, para o caso de alguém se sentir mal;
  • seja bem ventilado, com locais protegido do frio e da chuva;
  • tenha uma boa iluminação, a fim de evitar incidentes;
  • seja próximo de hospitais ou postos de atendimento emergencial;
  • tenha segurança para a chegada e a saída;
  • ofereça opções de táxi, Uber e outros serviços de transporte seguros.

Tudo isso deve ser pensado para assegurar que todos cheguem à festa tranquilamente, curtam tudo o que foi preparado especialmente para o momento e vão para casa em segurança, guardando durante muito tempo a lembrança desses bons momentos.

Comunicação

Na prática, nem sempre é fácil gerar engajamento e garantir a presença de toda a empresa nos eventos corporativos. Por isso é que a comunicação é tão importante, devendo acontecer desde a escolha da data e continuar até depois da comemoração.

Então capriche no convite, listando as atrações da confraternização para deixar todos bem animados, explicitando o tipo de traje e quem o colaborador deve trazer consigo — a família toda ou só o parceiro?

Além disso, para não deixar ninguém inseguro, promova muita interação antes, durante e depois do evento nas redes sociais, compartilhando fotos e demais lembranças da festa. Você vai ver como todos ficarão ansiosos pela próxima!

Conte com ajuda profissional na organização

Planejar adequadamente um evento corporativo envolve uma boa dose de detalhamento e requer certa experiência para que tudo realmente saia como o esperado. Isso você já pôde perceber, graças a tudo o que descrevemos, não é mesmo?

Como são muitas questões minuciosas para cuidar, é preciso ter tempo precioso. E se você não vai poder sair das suas atividades habituais para se dedicar integralmente à preparação da festa, as chances de algum fator sair do planejado são grandes.

Justamente por esse motivo é que, na maioria das vezes, vale muito mais a pena contar com o apoio de uma empresa profissional para cuidar da organização do que tentar se arriscar por conta própria. Assim, nenhum funcionário precisa ser deslocado de suas funções, o que com certeza causaria atraso e acúmulo de suas atividades.

Além disso, erros na escolha de fornecedores, alimentação, local, atrações e todos os demais pontos que vão construir a festa dos sonhos podem colocar tudo a perder, além de ainda trazerem gastos maiores que os inicialmente previstos. Se os responsáveis pelo buffet não forem comprometidos e furarem, por exemplo, como vai ser a alimentação durante a festa?

Profissionais do ramo têm listas de fornecedores confiáveis, com quem já tiveram experiências positivas em outras ocasiões e com quem sabem que podem contar. Como buscam entregar sempre o melhor a seus clientes, riscam de suas opções tudo o que pode causar problemas.

Assim, enquanto você perderia um tempão cotando, pesquisando e experimentando, um especialista sabe exatamente a quem recorrer para conseguir a opção com melhor custo-benefício.

Além dos custos maiores, os riscos de fazer tudo sozinho possivelmente não compensam o esforço. No fim das contas, escolher uma empresa especializada é uma decisão estratégica, que não vai impactar o fluxo de atividades nem prejudicar seus resultados.

Afinal, a festa de fim de ano é um investimento e seu retorno é medido com a motivação das equipes. Se trouxer custos desnecessários, vai atrapalhar em vez de ajudar.

Além de liberar tanto sua equipe de RH como a do financeiro dos cuidados com o orçamento e o planejamento da festa de final de ano da empresa, contratar uma empresa especialista significa chamar apenas fornecedores já testados e aprovados, ter ajuda para investir o orçamento disponível da melhor maneira possível e ainda contar com alguém para lidar com qualquer dor de cabeça ou imprevisto que venha a acontecer. Não parece perfeito?

Agora que você já sabe como fazer uma festa de fim de ano, o que acha de entrar em contato com a Copastur para saber como podemos ajudá-lo a garantir sucesso absoluto em seu evento? Conte conosco!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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