Como Fazer um Contrato de Viagem Corporativa Claro, Objetivo e Sem Riscos

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Uma viagem corporativa é algo que deve ser muito bem planejado, sempre levando em conta a segurança dos viajantes e da empresa, e com riscos calculados sempre que possível. Para ter mais tranquilidade em termos jurídicos e garantir a qualidade dos procedimentos, é essencial firmar um contrato de prestação de serviços para viagens corporativas.

Veja neste artigo algumas dicas para formular esse documento e evitar problemas!

Como fazer um contrato de viagem?

Assim como no caso de qualquer tipo de serviço a ser prestado, o contrato de viagem é uma parte crucial do processo do acordo comercial entre uma empresa e um fornecedor. Neste caso, nos referimos à agência de viagens e empresa.

As condições comerciais principais, como preço, prazo de entrega, validade, SLA de atendimento, perfil de consultores para atender a demanda de viagens da empresa, forma de atendimento no plantão emergencial, entre outros, devem constar de forma clara e objetiva, porém com todos os detalhes importantes.

No documento devem existir todos os dados pertinentes das partes envolvidas, detalhes do objeto (no caso o serviço de gestão das viagens corporativas) e também as obrigações envolvendo pagamentos, recursos e estrutura de atendimento necessários e quem arcará com um ou outro ítem do contrato para evitar problemas futuros.

Devem estar explícitas também as multas, penalidades e consequências por descumprimento (de ambas as partes), além das especificidades no caso de rescisão antes do final da vigência do contrato — um ponto imprescindível do documento, para futuras cobranças ou problemas jurídicos.

Pode-se adicionar cláusulas determinadas pelas partes também, que se julgue necessárias.

O que não pode faltar em um contrato de viagem corporativa?

Ao fechar um contrato de viagem corporativa, é preciso levar em conta alguns detalhes determinantes, principalmente os que dizem respeito às mudanças inesperadas nos planos durante a vigência do mesmo.

Sendo assim, um ponto que não pode faltar nesse documento é a possibilidade de reajuste diante dessas alterações.

Se o volume de viagens, por exemplo, não for cumprido, ou certas decisões não puderem ser tomadas da maneira indicada no contrato por causa de problemas internos na empresa, deve haver uma revisão do valor a ser cobrado pela agência.

Isso ajuda a evitar prejuízos e manter a qualidade e estrutura do atendimento inicialmente propostos.

Outro quesito é em relação ao pagamento. Como esses serviços exigem que sejam quitadas diversas despesas de formas diferentes, algumas vezes, em momentos distintos, uma alteração na forma de quitação do acordado no contrato de viagem deve, também, gerar uma porcentagem a mais de cobrança. Esse valor precisa estar explícito no documento.

Sobre indenizações e multas

O comum em um contrato dessa espécie é que não sejam aplicadas indenizações se a empresa decidir por rescindir o acordo.

Ao invés disso, é decidido em consenso um tempo mínimo de vigência, por ambas as partes, bem como uma quantia a ser recebida pela contratante (ou não quitada por ela) se a agência descumprir o combinado.

Um exemplo comum é: se durante o atendimento para consulta de uma viagem houver um tempo de serviço oferecido (conhecido como SLA de atendimento), e este não for cumprido devidamente, a empresa poderá deduzir um valor do fee que seria pago à agência ou até mesmo cobrar uma multa da prestadora.

Importante ressaltar que todo contrato deve ser analisado e aprovado por ambas as partes, que devem concordar com as cláusulas e seguir o mesmo, evitando desentendimentos durante a vigência da parceria.

Entendeu melhor sobre como funciona um contrato para prestação de serviço em viagem corporativa? Confira outras dicas e informações aqui no blog da Copastur!

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