Estratégias para reduzir custos em viagens corporativas

Por estarem presentes na rotina de muitas empresas dos mais diversos portes e segmentos, possibilitando que as corporações ampliem seus mercados e realizem parcerias comerciais lucrativas, as viagens corporativas têm grande relevância para o sucesso de qualquer estratégia. Entretanto, apesar de necessários, esses deslocamentos representam uma das maiores despesas das empresas! Por isso, principalmente em tempos de crise, para serem vantajosas e atenderem às finalidades da instituição, é preciso reduzir custos com processo de viagens.

Quer saber como alcançar esse objetivo? Então confira agora mesmo algumas alternativas que, se efetivamente colocadas em prática, permitirão que as viagens corporativas se tornem menos onerosas, sem que, para isso, tenha-se prejuízo ou perda de qualidade do serviço prestado aos viajantes.

Criar e colocar em prática uma política de viagens

Trabalhar na criação e na devida implementação de uma política de viagens é uma providência fundamental para empresas cujos colaboradores precisam realizar viagens de negócio frequentemente. Afinal de contas, essa política é responsável por estabelecer parâmetros que nortearão a realização dos deslocamentos corporativos, seja em território nacional ou internacional.

Assim, estabelecer uma política de viagens minuciosa, que contemple o maior número de detalhes possível, fará com que as chances de quaisquer conflitos, desconfortos ou até mesmo abusos por parte dos colaboradores sejam minimizadas. Uma boa política de viagens deve resguardar os interesses da empresa, ao mesmo tempo em que também se preocupa com questões relacionadas à segurança, ao bem-estar e ao conforto dos funcionários viajantes.

E para realmente funcionar como uma ferramenta de auxílio na redução de despesas, a política de viagens precisa contemplar as ocasiões específicas em que uma viagem corporativa é necessária, o orçamento destinado aos deslocamentos, os valores das diárias, o tipo de hospedagem e transporte a ser disponibilizado para viajantes dos mais diversos cargos da empresa, dentre outras informações. Esse detalhamento proporcionará as diretrizes para a contratação dos serviços, evitando gastos desnecessários ou imprevistos. Um dos principais objetivos da política de viagens corporativas é certificar de que a melhor relação entre custo e benefício será buscada.

Negociar com fornecedores e prestadores de serviço

Por mais que, obviamente, também sejam fatores de extrema importância à empresa que deseja reduzir os custos relacionados a viagens corporativas, o processo de negociação com os fornecedores e prestadores de serviço vai muito além da conquista dos melhores preços e dos maiores descontos. Um dos maiores desafios, nesse cenário, é ser capaz de fazer o máximo possível com o menor orçamento à disposição.

Para tanto, discutir com os fornecedores sobre condições e prazos de pagamento, bonificações e benefícios adicionais pode sim influenciar a análise da melhor proporção entre custo e benefício, ajudando a fazer com que as decisões relacionadas à logística das viagens sejam mais vantajosas tanto ao orçamento e aos interesses da empresa como também ao viajante.

Planejar viagens com a maior antecedência possível

Tudo bem que nem sempre é possível, mas planejar as viagens corporativas com antecedência dá ao negócio uma noção significativamente mais ampla a respeito do orçamento necessário para a realização de tais deslocamentos, consequentemente contribuindo para a redução de custos.

O planejamento prévio permite, por exemplo, que caso mais de um funcionário precise viajar para a mesma região no mesmo período, providencie-se uma forma comum de serviço de transporte terrestre (como no caso da locação de um veículo) ou até mesmo se obtenha vantagens adicionais no ato da compra de passagens aéreas ou na reserva da hospedagem. Assim, as possibilidades de conseguir um melhor negócio aumentam drasticamente.

Trabalhar na elaboração de relatórios de viagem detalhados

A elaboração de cuidadosos relatórios de viagem pode fornecer um panorama muito mais claro do todo, demonstrando como o dinheiro da empresa é gasto durante os deslocamentos. Esse estudo concede informações preciosas às organizações, demonstrando se a política de viagens vem sendo seguida a contento e se sua aplicabilidade tem sido efetivamente benéfica aos objetivos e às finalidades da instituição.

Com isso, os responsáveis pela gestão de viagens terão à sua disposição ferramentas capazes de auxiliar na identificação de eventuais aspectos passíveis de otimização na política de viagens. E tudo isso se dá tendo como objetivo diminuir custos e oferecer o melhor serviço possível aos viajantes.

Como se vê, com algumas estratégias é mais que viável empregar bem o orçamento da instituição sem que haja desvios na busca pelo atendimento dos interesses e das necessidades da empresa e de seus colaboradores. Uma boa política de viagens, o planejamento prévio, a negociação com fornecedores e a utilização racional das informações obtidas com relatórios de viagens são instrumentos capazes de auxiliar na diminuição das despesas com deslocamentos corporativos, garantindo assim a satisfação da empresa e o bem-estar dos viajantes.

Agora comente aqui e nos conte: já coloca alguma dessas dicas em prática na sua empresa? De que outras formas você acredita ser possível viabilizar a redução de custos em viagens corporativas? Compartilhe conosco suas experiências e opiniões!