A retomada das viagens corporativas traz o planejamento orçamentário como um dos desafios e prioridades para as empresas, que precisam avaliar e elaborar um plano para o deslocamento a trabalho que seja econômico e de qualidade para os colaboradores.
Os custos nessa área são diversos, mas necessários. Porém, com a ajuda especializada e o planejamento certo, é possível economizar gastos relativos às viagens corporativas e, ainda assim, realizar todas as ações que a empresa precisa.
Continue a leitura para saber mais sobre como construir um plano orçamentário de viagens para o seu negócio.
Como está o cenário de retomada das viagens corporativas?
O volume das viagens corporativas ainda não se equiparou aos dados pré-pandêmicos, mas há uma retomada com tendência ao crescimento. De acordo com a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), o setor brasileiro faturou R$ 869 milhões em março de 2022, valor 2% menor comparado a 2019, que foi de R$ 890 milhões.
Os números são promissores para o futuro do segmento, mesmo com o aumento dos custos operacionais — por exemplo, o valor das passagens aéreas e o preço dos combustíveis — elevados pela guerra na Ucrânia e a dificuldade na contratação de mão de obra.
Como fazer planejamento orçamentário para viagem corporativa?
Assim como diversos processos dentro do mundo corporativo, a gestão de viagens empresariais precisa de um planejamento orçamentário para que tudo ocorra da melhor forma possível e controlando o budget da empresa..
Veja abaixo algumas das maneiras de elaborar um plano financeiro que esteja de acordo com o cenário da organização.
1. Identifique todos os custos necessários
O planejamento orçamentário deve começar pelos custos mais básicos como:
- passagem;
- hospedagem;
- alimentação;
- mobilidade urbana.
Independentemente de qual seja a empresa ou destino, todos esses itens são fundamentais para qualquer tipo de viagem. Por esse motivo, garantir que seu orçamento segure todos esses elementos é essencial.
2. Use a tecnologia
A tecnologia é uma importante aliada das viagens corporativas. Ela permite realizar simulações dos preços de passagens, valores de hotéis, locomoção por aplicativos de transporte, entre outros.
Há muitas alternativas de ferramentas online que ajudam no controle financeiro, permitindo que o colaborador cadastre suas despesas e receitas para depois pedir o reembolso da empresa, por exemplo.
Esse processo acaba se tornando muito mais prático do que guardar todos os papéis e notas fiscais para comprovar os gastos. E garante que a empresa controle todas as despesas num sistema e visualize dentro da ferramenta e acompanhe as despesas através de relatórios.
3. Exija a prestação de contas e o cumprimento da política de reembolso
Toda empresa que lida com viagens corporativas constantemente precisa desenvolver uma política de reembolsos. Isso faz parte do planejamento orçamentário, pois a organização precisa definir todos os detalhes de quanto o colaborador poderá gastar e como ele vai ser restituído.
Essa política de reembolso deve abordar todas as regras de forma clara e firme, para evitar o uso indevido de dinheiro. O colaborador precisa ter todas essas informações antes de viajar a fim de evitar preocupações ou desentendimentos sobre essa questão.
Afinal, a prestação de contas só acontece depois, quando o colaborador volta e comprova quais foram as suas despesas ao longo do deslocamento. Os custos geralmente são com táxis e transportes particulares, refeições, aluguel de veículos, pacotes de telefonia e internet, entre outros.
4. Pesquise os fornecedores com antecedência
Com o aumento no valor do querosene de aviação (QAV), estima-se que haverá uma alta de até 45% no preço médio dos voos nacionais e de 17%, nos internacionais, segundo dados informados pela InfoMoney.
Essa alta do combustível, a retomada das viagens e o fator demanda-oferta exigirá dos gestores das empresas maior proatividade, antecedência e controle de custos.Para auxiliar na gestão de viagens e processos, existem empresas especializadas que permitem que os gestores foquem em suas funções habituais, deixando os processos mais burocráticos de lado.
Isso significa que a maior antecedência no momento da compra garante, melhor custo-benefício. Por exemplo: definir a compra de passagens com mais antecedência trará um custo menor. Para fazer um planejamento orçamentário eficiente, é preciso levar isso em conta.
Conte com a ajuda de uma TMC como a Copastur
A Copastur é uma TMC + Travel Tech + Global que oferece diversas soluções para o planejamento e organização de viagens corporativas.
- sourcing de hotéis: para negociação de tarifas personalizadas de hotéis;
- smart saving: sistema automatizado que busca oportunidades de economia nas emissões;
- plataforma de gestão de voos regulares de clientes com frota própria, com gestão de check in, tarifas dinâmicas e integrado aos OBTs do cliente;
- gestão de milhas corporativas de modo automatizado e transparente para todos os envolvidos – passageiros, gestores e Travel Managers;
- entre outras.
Todos esses fatores tornam o planejamento orçamentário. Na prática, isso pode se refletir em tarifas de passagens aéreas e de hospedagem bem mais econômicas, por exemplo.
Viu só como a Copastur pode ajudar em seu planejamento orçamentário? Entre em contato conosco para conhecer todas as nossas soluções!
