Entenda como garantir a produtividade em viagens corporativas

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Quando uma empresa envolve seus colaboradores em viagens, a expectativa é uma só: obter bons resultados. Para isso, é preciso que os profissionais mantenham sua produtividade em viagens corporativas, trabalhando tanto quanto se estivesse no escritório em dias normais. Mas como? Pois acompanhe neste post algumas estratégias!

A importância de manter a produtividade

Em primeiro lugar, é preciso entender até onde a produtividade é positiva e a partir de qual momento ela pode passar a ser uma fraqueza. Antes de mais nada, lembre-se de que o colaborador não bate ponto durante os deslocamentos a negócio. Existe, assim, uma dificuldade maior para manter o regime de trabalho sob controle.

Nesse cenário, se não há infraestrutura e planejamento para garantir que o profissional trabalhará dentro dos limites, a empresa pode ter que lidar com 2 problemas igualmente graves.

Queda da produtividade

O primeiro problema que pode surgir, como você já deve imaginar, é a queda da produtividade, com o profissional trabalhando menos que sua real carga horária. Nesse caso, a empresa perde dinheiro por investir na viagem, mas não receber o retorno adequado.

Acúmulo de horas extras

O segundo problema é exatamente o oposto: se a pressão pela produtividade ultrapassa os limites, o colaborador pode acabar trabalhando além da sua real carga horária. Essa situação também resulta em perda, só que de uma forma diferente, com um passivo contábil por excesso de horas e até multa trabalhista.

As melhores estratégias para chegar lá

Agora que você já entendeu que existe um limite para a produtividade, vamos explorar estratégias simples para garantir que o tempo dos seus colaboradores seja bem aproveitado para o trabalho durante as viagens corporativas. Veja só!

Forneça a estrutura adequada

Para trabalhar remotamente durante uma viagem, o colaborador precisa ter a devida estrutura para se manter conectado. Assim, mesmo estando distante, ele pode se comunicar com o resto da equipe, acessar documentos e conduzir adequadamente o atendimento a clientes. Isso evita que o deslocamento cause uma ruptura no ritmo de andamento natural de suas atividades.

O detalhe a que você deve estar atento é basicamente o seguinte: cabe à empresa fornecer esses equipamentos e não pedir que o colaborador use seus próprios recursos para desenvolver atividades do trabalho.

Alguns dos equipamentos a que nos referimos são: smartphone, tablet ou notebook. Mas o ideal é que essa infraestrutura vá além! Dependendo do destino da viagem, o colaborador pode precisar levar na malaum adaptador de tomada ou precisa comprar um novo chip de telefonia local, por exemplo. É preciso, portanto, planejamento para identificar necessidades específicas de infraestrutura, indo além dos elementos mais básicos.

Registre os horários trabalhados

Mesmo com seu funcionário em outra cidade, estado ou país, é possível sim fazer um controle das horas trabalhadas. Para isso, você pode usar um sistema de ponto eletrônico virtual, registrado pelo computador. Há ferramentas, aliás, que consideram até diferenças de fuso horário para garantir que o controle seja preciso independentemente da localização do funcionário.

Mas é preciso ter em mente que esse tipo de recurso tem vantagens e desvantagens. Pelo lado positivo, é um resguardo para a empresa por documentar formalmente as horas efetivas de trabalho dos colaboradores durante a viagem. Pode, assim, evitar processos trabalhistas. Pelo lado negativo, porém, ele representa um custo adicional à gestão de pessoas.

Pese os prós e contras, analisando principalmente os riscos de não adotar algum tipo de controle virtual. A partir daí, você pode determinar com precisão o custo-benefício de sua implementação.

Determine parâmetros

Outra medida importante para garantir que sua equipe apresente alta produtividade em viagens corporativas é estabelecer parâmetros claros sobre as atividades que devem ser cumpridas durante cada deslocamento. O ideal, assim, é elaborar um escopo de trabalho e objetivos a serem atingidos.

Um dos grandes erros cometidos por muitas empresas nesse quesito é enviar o colaborador sem que ele tenha uma imagem clara do que deve fazer enquanto está fora do escritório. Assim, se a viagem é para visitar um cliente no exterior, por exemplo, fora o período tomado pela visita em si, todo o resto do tempo parece ser livre. E é claro que essa noção não corresponde à expectativa da empresa!

Felizmente, eliminar essa falha de comunicação costuma ser fácil. O ideal é elaborar um documento escrito, listando as tarefas que o colaborador pode ou deve realizar remotamente, além da atividade principal, que é o objetivo da viagem.

Esclareça regras de disponibilidade

Para finalizar, um fator muito importante para assegurar a produtividade em viagens corporativas é simplesmente que o colaborador permaneça disponível. E não tem mistério aí: o gestor deve ser capaz de contatá-lo quando necessário. No escritório, isso é fácil. Já quando a pessoa está em um ambiente diferente, seja durante uma viagem ou até no regime de home office, as linhas que definem a disponibilidade esperada parecem ficar mais difusas.

Suponha que o colaborador está participando de um evento corporativo em um local com fuso horário diferente, como a Alemanha. Ele deve estar disponível para atender o celular e responder e-mails no horário comercial do Brasil ou da Alemanha?

Para evitar desencontros, oriente o profissional em relação a horários específicos para ligações de follow up e prazos para respostas a e-mails internos e externos. Mas esses prazos podem ser maiores que os estabelecidos para o dia a dia no escritório, não concorda? Afinal, é preciso considerar até eventuais restrições na conexão à internet. Ao mesmo tempo, é importante que tais parâmetros sejam seguidos para evitar a perda de informações urgentes.

Mas e se, no fim das contas, você chegar à conclusão de que o colaborador não precisa manter sua disponibilidade de comunicação enquanto está fora? E se o acompanhamento da caixa de entrada do viajante por um colega de escritório provar ser a melhor solução? Mesmo nesse caso, é bom esclarecer as regras, deixando claro que ele não precisará acessar seu e-mail até retornar.

Afinal, lembre-se do que vimos lá no começo do post: quando o profissional trabalha além do limite, isso pode trazer problemas para a empresa. Assim, se ele ficar respondendo e-mails de trabalho até meia-noite durante uma viagem, isso pode criar bases para problemas trabalhistas no futuro.

Como você pôde perceber, a produtividade em viagens corporativas é um tema bem mais amplo do que parece. Então não pare agora! Para ter uma visão ainda melhor sobre o assunto, aproveite para ler também nosso post sobre a gestão de tempo em viagens corporativas!

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