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A emoção de explorar novos lugares, seja a trabalho ou a lazer, muitas vezes nos faz esquecer de um aspecto fundamental: ter uma viagem com segurança. Casos como o de turistas que tiveram documentos furtados no exterior, executivos que enfrentam situações de golpe durante uma viagem a trabalho ou até incidentes em hospedagens mal avaliadas mostram a importância de priorizar a segurança em todas as etapas da viagem.
Infelizmente, a sensação de segurança pode ser ilusória. Em destinos muito movimentados e considerados “seguros”, viajantes já relataram episódios de assédio, furtos, sequestros-relâmpago e até fraudes em aplicativos de transporte. Esses riscos afetam tanto quem está curtindo férias quanto quem precisa cumprir uma agenda profissional em outra cidade ou país.
Neste texto, vamos apresentar dicas práticas e eficazes para garantir uma viagem segura, seja você um turista a lazer ou um viajante corporativo. Do planejamento à chegada ao destino, passando por escolhas de transporte, hospedagem e comportamento, mostraremos como se prevenir de riscos e aproveitar sua viagem com tranquilidade.
Como ter uma viagem segura?
Independentemente do tipo de viagem — seja de avião ou de carro, para o exterior ou dentro do país, a lazer ou a trabalho — a segurança deve ser sempre prioridade. Uma viagem com segurança começa com planejamento, continua com escolhas responsáveis durante o trajeto e termina com a atenção a detalhes que evitam imprevistos. A seguir, confira dicas específicas para cada tipo de viagem:
Viagens de Avião
- Chegue cedo: o tempo extra permite lidar com imprevistos, como filas longas ou segurança reforçada, sem estresse.
- Identifique sua bagagem: use etiquetas visíveis e diferentes para facilitar a identificação e evitar trocas ou perdas. Considere também cadeados de segurança aprovados.
- Conheça as regras: verifique as normas da companhia aérea sobre o que pode ser levado na bagagem de mão e despachada, especialmente líquidos e itens eletrônicos.
- Mantenha objetos de valor com você: documentos, dinheiro, eletrônicos e jóias devem ir na bagagem de mão.
- Monitore seu voo: utilize aplicativos das companhias aéreas para verificar o status do voo, portões de embarque e possíveis atrasos.
Viagens de Carro
- Revisão do veículo: certifique-se de que o carro está em perfeitas condições, com pneus calibrados, óleo e fluidos verificados, e freios em dia.
- Planeje a rota: use aplicativos de GPS para traçar o melhor caminho, verificar as condições do trânsito e identificar possíveis áreas de risco. Evite rotas desconhecidas ou perigosas, especialmente à noite.
- Descanse: evite dirigir com sono. Faça paradas regulares para descansar e se alongar.
- Compartilhe a rota: informe a alguém de confiança sobre seu itinerário e horário previsto de chegada.
- Não deixe objetos de valor à vista: ao parar, guarde bolsas, celulares e outros itens valiosos no porta-malas ou fora da vista.
- Combustível: abasteça em postos de confiança e evite rodar com o tanque na reserva.
Viagens Nacionais e para o Exterior
- Pesquise o destino: conheça os costumes locais, áreas seguras e quais regiões evitar. Para viagens ao exterior, verifique alertas de segurança emitidos pelo governo do seu país.
- Mantenha cópias de documentos: tenha fotos ou cópias digitais do seu passaporte/RG, visto (se necessário) e passagens aéreas em seu celular ou nuvem.
- Cuidado com golpes: esteja atento a abordagens incomuns, ofertas muito boas para serem verdadeiras ou pessoas que pedem dinheiro ou informações pessoais.
- Seguro viagem: contrate um seguro que cubra despesas médicas, perda de bagagem e outras emergências, especialmente importantes para viagens internacionais.
- Informe-se sobre a cultura local: respeite os costumes, vestimentas e tradições para evitar situações embaraçosas ou perigosas.
- Mantenha contato: deixe seus familiares e amigos informados sobre seu paradeiro e planos.
Viagens de Lazer e Corporativas
- Proteja informações confidenciais (Corporativas): evite usar redes Wi-Fi públicas para acessar dados sensíveis da empresa. Considere o uso de uma VPN (Rede Virtual Privada).
- Backup de dados (Corporativas): faça backup de todos os documentos e informações importantes em um dispositivo externo ou na nuvem antes de viajar.
- Segurança do laptop e celular (Corporativas): mantenha senhas fortes e criptografia ativada. Nunca deixe esses dispositivos desacompanhados.
- Cuidado com despesas (Ambas): mantenha um registro detalhado de todos os seus gastos e recibos.
- Transporte seguro (Ambas): utilize serviços de táxi ou aplicativos de transporte de confiança recomendados pelo hotel ou por moradores locais.
- Comunicação (Ambas): mantenha-se em contato com sua família, amigos ou equipe, informando sobre sua localização e planos.
Como organizar uma viagem segura para os funcionários da empresa?
Algumas adaptações na rotina da empresa e em seus manuais de conduta tornam as viagens mais tranquilas. Entenda.
Ofereça um bom seguro-saúde para seus funcionários
Quando a empresa trabalha com formas de pagamento faturado, ela precisa adquirir um seguro viagem corporativo. O custo adicional vai de US$10 até US$150 por viagem.
Mesmo que isso represente um custo alto e possa comprometer o orçamento de viagem, a empresa é responsável pela segurança e bem estar dos colaboradores (duty of care). Por isso, é vital que os profissionais viajem com um seguro contratado e possam contar com atendimento personalizado e humanizado.
Até porque, as novas regras da SUSEP (Superintendência de Seguros Privados) estabelecem que a já conhecida assistência de saúde necessita de uma proteção extra para viagens internacionais. Portanto, você precisa contar com uma apólice de seguros para cada viagem a ser feita. Esse serviço pode ser prestado por uma agência de viagens corporativas.
Requerer um seguro viagem é mais simples do que se imagina. Ele cobre do embarque ao retorno, nos países de saída e entrada. Hoje em dia, boa parte das empresas trabalham com cartões de crédito corporativos que incluem o serviço de seguro-saúde.
Por essa conveniência, é comum que os funcionários que se deslocam de cidade, estado ou país a trabalho optem pelo seguro-saúde vinculado ao cartão de crédito da empresa.
Mesmo nesses casos, é importante decidir por um seguro que garanta por lei o mesmo atendimento de saúde de qualidade que o funcionário tem dentro da empresa, em qualquer lugar do mundo.
Analise ainda a legislação nacional, bem como a internacional, antes de fazer a escolha do seguro.
Há países com algumas exigências para imigrantes e para convidados visitantes. Verifique se elas não geram ônus ou problemas diplomáticos.
A União Europeia, por exemplo, possui uma exigência de valor mínimo de apólice previsto em lei. Na América Latina, países como Venezuela e Colômbia também possuem exigências de valor mínimo estipulado.
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Confira a infraestrutura hospitalar do local
Ao avaliar o seguro-saúde, considere também a infraestrutura hospitalar do local. Faça um trabalho de prevenção junto ao funcionário, de forma que você se certifique que o país visitado não oferece riscos ao colaborador.
No caso de risco positivo, a empresa precisa garantir as condições mínimas para uma estadia segura.
Providencie serviços médicos para locais com riscos
Estude a situação dos serviços médicos no local para onde o funcionário será enviado, como vacinas recomendadas, precauções diversas em relação à comida, água, além das normas de saúde.
A empresa deve prestar uma consultoria ao funcionário que realizará a viagem e ainda avaliar a real necessidade de fazer o deslocamento para países de risco, por exemplo.
A ocorrência de ameaças terroristas e de leis específicas quanto à relação internacional entre o país de origem e de destino, bem como documentação e códigos de conduta particulares, devem ser cuidadosamente analisados.
É preciso ainda estar informado em relação a épocas e locais suscetíveis a fenômenos naturais que exigem cuidado e investir em tecnologias e ferramentas de rastreamento de funcionários para transmitir todas as informações das viagens para a empresa.
Conte com uma política de compliance de viagens
Como dito no início do texto, algumas empresas inovadoras já incorporam normas de segurança para viagens em suas políticas de viagens corporativas. As normas administrativas de sua empresa devem ser estudadas e analisadas junto a agências especializadas.
Instrua seus colaboradores com medidas de prevenção a furtos, em relação ao planejamento de trajetos e indique os contatos a serem procurados no caso de incidentes desse tipo. A perda de documentos pode gerar grandes constrangimentos e estresse para o seu trabalhador.
Além disso, sua companhia deve ter um plano de contingência em situação de risco, capaz de deslocar o funcionário para um lugar seguro ou trazê-lo de volta para o próprio país em situações emergenciais que incluam ameaças de guerra ou de terrorismo.
Restrinja o número de viajantes no mesmo voo
É importante que nunca tenham dois ou mais representantes ou altos executivos em um mesmo voo. Essa exigência deve ser feita tanto pela empresa, quanto pela seguradora.
Ao inserir essa política nos seus manuais de conduta, defina também quem são os responsáveis por ela e por garantir informações e contatos a familiares e a quem mais tiver de ser comunicado em quaisquer ocorrências.
Tenha ferramentas para gerenciamento de riscos
A empresa de viagem deve oferecer, dentro dos OBTs de turismo (online booking tools), o gerenciamento de todos os possíveis riscos que o viajante pode ter. Alguns sistemas de gestão de viagens globais são próprios para tracking de passageiros e têm como objetivo garantir a segurança deles.
Um sistema OBT guarda as informações confidenciais do funcionário e da empresa, bem como da política de viagem. Estabeleça medidas para que todas as solicitações sejam feitas pelo sistema, de forma que a empresa responsável pelo rastreamento receba as informações em tempo real.
Nesse sistema, tudo fica registrado. Você ganha maior controle, assim como a empresa de rastreamento, fazendo com que a agenda de viagem seja cumprida.
Essa integração é ótima para a segurança do viajante e para a melhoria do bem-estar e da produtividade, trazendo muitos benefícios, como o de conduzir o retorno positivo dos investimentos e a resiliência aos negócios.
Conte com uma agência de viagens corporativas
Uma agência de viagens corporativas cuida de reservas de passagens aéreas, da hospedagem corporativa, compras de passagens, gerencia cancelamentos e oferece ajuda especializada para a contratação de seguros, bem como no levantamento dos documentos necessários.
Assegurar a integridade dos colaboradores deixa a sua empresa em dia com as obrigações corporativas, com as responsabilidades sociais e sustentabilidade corporativa em relação às viagens, diminui riscos financeiros e legais, além de proteger a marca e a imagem da empresa. Dessa forma, seu representante ficará mais tranquilo para fazer bons negócios!
Como a Copastur pode ajudar a empresa a organizar viagens seguras?
A Copastur pode ajudar sua empresa a organizar viagens seguras por meio de uma gestão completa, inteligente e personalizada, que combina tecnologia de ponta com atendimento humano especializado.
Além disso, a Copastur disponibiliza tecnologias inovadoras, como a plataforma Hubconnect, que permite a automatização de processos, através da integração de sistemas como o ERP e o aplicativo para organizar viagens, Superapp C+, que integra funcionalidades para monitoramento de despesas, controle de frotas, gerenciamento de aeronaves e acesso rápido a informações essenciais, proporcionando agilidade e transparência no processo.
Além disso, sua equipe de consultores oferece atendimento 24/7 para apoiar os colaboradores em qualquer situação, desde emergências até mudanças de última hora no itinerário.
A empresa também conta com parcerias estratégicas com fornecedores confiáveis, assegurando que cada etapa da viagem — transporte, escolha do hotel corporativo, seguro e suporte — siga os mais altos padrões de segurança e eficiência.
Dessa forma, a Copastur assegura que cada viagem seja planejada de acordo com as necessidades da empresa, promovendo tranquilidade, eficiência e proteção para todos os envolvidos
