Reduza custos em viagens empresariais sem perder a qualidade

Por mais que a comunicação on-line venha se tornando cada vez mais eficiente, o cuidado no trato com clientes (e potenciais clientes) exige encontros pessoais, de grande relevância para toda e qualquer negociação. Por essas e outras é que os custos decorrentes das viagens empresariais acabam por ter um peso significativo no orçamento. O melhor, portanto, é encontrar uma forma de reduzir esses gastos com inteligência.

Uma revisão rigorosa da política de viagens corporativas, por exemplo, já pode fazer com que a empresa economize uma boa parcela do seu orçamento. Quer saber o que mais você pode fazer nesse sentido? Então continue acompanhando nosso post de hoje para conhecer outras maneiras de reduzir os custos em viagens empresariais sem que isso afete a relação com os clientes ou comprometa o bem-estar dos profissionais envolvidos. Veja!

Definir ou revisar a política de viagens

Se a empresa ainda não possui uma política de viagens, é fundamental que elabore uma o quanto antes. Caso já possua, o ideal é aproveitar para revisá-la. Com uma política de viagens sensata e amplamente esclarecida, os colaboradores terão mais orientações sobre o que é permitido ou não, passando a se manter dentro dos devidos limites.

Por vezes, alguns maus hábitos vão se instalando e consolidando práticas abusivas quanto ao uso dos recursos destinados às viagens corporativas. Um caminho para lidar com isso é incentivar os profissionais a refletirem sobre suas despesas durante as viagens, observando com mais atenção se existem alternativas menos dispendiosas para realizar deslocamentos, por exemplo. O importante é difundir que se tenha mais consciência sobre os gastos, refletindo sobre a relação entre custos e benefícios a fim de evitar o que for desnecessário ou oneroso.

Na política de viagens também pode ficar definido um valor limite para uso de diárias de hospedagem, sempre orientando a escolha da localização dos hotéis levando em conta o objetivo e o roteiro da viagem. Os colaboradores devem compreender que existem atitudes, iniciativas e práticas mais adequadas quando viajam a negócios e, sobretudo, que a manutenção desse comportamento é o que permitirá que a empresa continue destinando recursos para esse fim.

Estabelecer padrões para os processos

Adotando padrões para a realização das viagens empresariais, os colaboradores poderão se preparar melhor, acostumando-se aos poucos. O uso de um formulário de solicitação de viagem e a exigência de antecedência para a escolha dos voos, por exemplo, são formas de fazer o planejamento trabalhar a favor da empresa. Afinal, com dados sobre o colaborador e previsão antecipada, é possível conseguir preços e condições significativamente melhores.

Um ponto importantíssimo é deixar claro quais situações serão cobertas pela organização. Assim, gastos com transporte para compromissos pessoais, multas por infração de trânsito e outros contratempos devem ser, desde o princípio, entendidas como situações cujo ônus não compete à empresa. Vale a pena rever e alertar sobre as responsabilidades dos colaboradores e da organização.

Outro aspecto para ficar alerta diz respeito aos bilhetes aéreos não usados. Existe uma política de reembolso que garanta uma porcentagem do valor desses bilhetes? É preciso que a empresa fique atenta para que esses valores não sejam desperdiçados por puro esquecimento ou descuido.

Negociar com fornecedores e agências

Negociar tem sido o melhor caminho para resolver diversas questões nesses tempos de estagnação da economia. E para lidar com os custos das viagens empresariais não poderia ser diferente. Quanto maior é o número de viagens que a empresa faz, mais condições ela tem de conseguir bons acordos. É por isso que, cada vez mais, as agências de viagens especializadas no segmento corporativo têm sido solicitadas.

Esses experts são capazes de conseguir preços mais atrativos porque têm amplo conhecimento do mercado, já lidam com os contatos do ramo há mais tempo e com uma frequência maior, conhecem os bons prestadores de serviços e sabem negociar com os fornecedores. O objetivo é reduzir custos em viagens empresariais? Então uma boa pedida é contratar um especialista no assunto!

Discutir preços, prazos e tipos de serviço a serem contratados é uma forma de aproveitar melhor os recursos destinados às viagens corporativas. Valendo-se sempre de transparência nas relações, é possível saber onde está sendo economizado e se o esforço realmente compensa.

Planejar com o máximo de antecipação

Sabemos que garantir uma boa relação com clientes (e possíveis futuros clientes) é um meio de se destacar perante a concorrência, certo? Mas como economizar nas viagens empresariais sem afetar a construção desse relacionamento ou sem impactar a produtividade dos colaboradores? Nesse sentido, o planejamento é um passo essencial. Com previsões corretas e antecipação, fica muito mais fácil adquirir bilhetes aéreos por preços mais baratos, por exemplo.

Dar simplesmente a ordem de economizar nas viagens empresariais sem que exista uma estratégia definida pode resultar em nada ou, pior ainda, resultar em incômodos e visões pessimistas sobre os negócios. Planejar as viagens com base principalmente em relatórios confiáveis sobre o histórico de deslocamentos empresariais realizados em determinado tempo é a saída para conseguir empregar melhor os recursos. E se for possível contar com uma simulação de gastos e uma especificação dos principais custos, fica ainda mais fácil elaborar um planejamento eficaz.

Usar cartões corporativos e ferramentas tecnológicas

Com cartões corporativos, a gestão das despesas decorrentes de cada viagem acaba sendo facilitada, pois os gastos ficam melhor discriminados. O uso de um software deve ser considerado se a empresa tem muitos dados para administrar. Hoje em dia, já se sabe que não é possível manipular um grande volume de dados usando apenas planilhas simples. É preciso que a gestão desse conteúdo seja mais dinâmica, menos suscetível a erros e, sobretudo, que esses dados gerem informações claras, que possam ser usadas a favor da empresa na tomada de decisões.

Por fim, vale lembrar que tecnologia tende a custar caro. Por isso, se for adquirida, deve ser usada. Daí a importância de refletir antecipadamente sobre os prós e os contras dessa opção, considerando o perfil e as necessidades da empresa.

Não podemos nos esquecer de que, embora algumas mudanças exijam coragem para serem implementadas, outras têm o poder de trazer benefícios futuros para a empresa ao longo do seu tempo de atuação no mercado, promovendo melhorias e atualizações. Daí a importância de tomar as decisões certas, dedicando tempo e esforços para lidar com os custos das viagens corporativas.

Percebeu como dá para economizar nas viagens empresariais sem comprometer a qualidade e as vantagens que elas trazem para o negócio? Comente aqui e nos conte o que achou! E aproveite para curtir nossa página no Facebook e ficar ainda mais por dentro desse e de outros tantos assuntos relacionados a viagens de negócios!