Reduzir burocracias. Essas têm sido as palavras de ordem de um sem número de empresas mundo afora. E não é para menos! Afinal, quanto menos “papeladas” e processos burocráticos uma organização necessitar para funcionar bem, mais altos serão os níveis de produtividade e eficácia. E o melhor: menor será o tempo gasto em atividades que, ao fim e ao cabo, proporcionalmente não trazem o retorno esperado à empresa.
E quando se fala em viagens a negócio, essa máxima não poderia ser mais verdadeira. Com atitudes e mudanças simples nos processos de gestão de viagens é possível diminuir sensivelmente a burocracia relacionada à essa questão, tanto para o viajante quanto para o responsável pelo planejamento e execução desse tipo de deslocamento.
Quer descobrir como? Então não deixe de conferir ao longo do post de hoje os 5 passos primordiais para reduzir burocracias nas viagens de negócio! Vamos lá?
1. Trabalhar com um sistema de selfbooking
Com a chegada da era da tecnologia e da informação, não fazer uso de ferramentas tecnológicas especialmente desenvolvidas com o objetivo de reduzir burocracias e agilizar processos é um verdadeiro tiro no pé! Acredite, familiarizar-se com essas tecnologias pode fazer os processos de gestão de sua empresa darem um verdadeiro salto de produtividade e assertividade.
E como não poderia deixar de ser, já existe uma ferramenta extremamente poderosa e útil para a gestão de viagens corporativas: os sistemas de selfbooking. Para quem não conhece, esses sistemas são plataformas online que unificam absolutamente todos os processos ligados às viagens corporativas em um só lugar.
Compra de passagens aéreas, reserva de hospedagem, aluguel de carros, traslados e espaços reservados a eventos… Tudo isso ao alcance de um clique, em um sistema extremamente fácil e simples de entender e manejar. Os próprios funcionários que viajarão em nome da companhia podem planejar e organizar seus deslocamentos da maneira que mais lhe for conveniente.
Além disso, o gestor de viagens tem acesso a todas as informações armazenadas na plataforma, permitindo uma visualização ampla e integrada de todos os processos. Dessa maneira, fica muito mais fácil perceber e identificar gastos desnecessários, abusos ou até mesmo falhas em processos já estabelecidos. O resultado? Tomadas de decisões mais acertadas, baseadas em dados reais e replanejamentos mais certeiros em busca do alcance de objetivos.
2. Estipular e aplicar cronogramas detalhados
Por mais que pareça contraditório quando se fala em reduzir burocracias, a criação de cronogramas pode ser imensamente útil. Apesar de ser um “papel a mais” a lidar, na verdade, os cronogramas são bastante poderosos e eficientes em aumentar a produtividade e melhorar a gestão de tempo de quem viaja a trabalho.
Ao listar todas as tarefas referentes ao planejamento e execução da viagem, bem como organizar todos os compromissos a serem cumpridos durante o deslocamento, a tendência é que a perda de tempo tentando lembrar-se de tudo ou até mesmo a confusão em estabelecer prioridades, desapareçam.
Além disso, ao estipular um cronograma, o risco de esquecer algo superimportante — como a renovação de um passaporte vencido, por exemplo — diminui sensivelmente.
3. Planejar com antecedência
Se o seu objetivo é reduzir burocracias e, de quebra, diminuir de maneira significativa os custos com as viagens corporativas, planejar tudo com a máxima antecedência possível é primordial.
Deixar tudo para a última hora, além de dificultar muito a sua vida e a de quem vai viajar, poderá exigir um tempo precioso para resolução de problemas e questões que poderiam ter sido evitadas caso fossem identificadas em tempo hábil.
A emissão de vistos para países estrangeiros, como os Estados Unidos, por exemplo, pode demorar até meses para sair. Ou seja, caso o pedido não seja feito com a antecedência necessária, a viagem pode tornar-se inviável, já que a entrada sem visto não é permitida no país.
Além disso, comprar passagens aéreas e reservar hospedagem o quanto antes é garantia de grande economia financeira. Dependendo do caso, os savings podem chegar aos 30%!
4. Adotar uma política de viagens
Criada com o objetivo de esclarecer qualquer mínimo detalhe relacionado à gestão e planejamento de viagens corporativas, a política de viagens pode ser uma aliada infalível na redução de burocracias desnecessárias.
Quando bem elaborado, esse documento traz todos os detalhes relacionados ao planejamento e execução dos deslocamentos feitos em nome da empresa, orientando de maneira eficaz gestores e funcionários. Assim, ao terem bastante claro o que fazer e como fazer, as chances de perder tempo com tarefas desnecessárias e que não levam a lugar nenhum praticamente desaparece.
5. Contratar uma agência especializada
Por fim, quando o assunto é reduzir burocracias nas viagens a negócios, nada pode ser tão efetivo quanto investir na contratação de uma agência especializada no setor. Ao transferir a responsabilidade do planejamento e execução das viagens corporativas de sua empresa a profissionais habilitados e experientes no ramo, o que se pode comprovar é um significativo aumento da eficiência, agilidade e efetividade dos processos relacionados à gestão de viagens.
Além disso, contar com o auxílio de uma agência diminui sensivelmente os custos com as viagens corporativas, que são planejadas e manejadas de maneira mais ágil e diretamente com os fornecedores do setor, o que resulta em descontos bastante significativos.
Ademais, ao terceirizar esse serviço, os gestores e demais colaboradores que antes eram responsáveis pelos processos de planejamento de viagens corporativas passarão a dispor de muito mais tempo para dedicarem-se a outras demandas, igualmente importantes para a empresa. Ou seja, os ganhos e benefícios de se investir em uma agência de viagens corporativas vai bastante além da desejada redução das burocracias.
Como você pôde comprovar ao longo da leitura desse post, reduzir as burocracias referentes à gestão de viagens corporativas não é tão complicado assim, não é mesmo? Todas essas questões, quando postas em prática, afetarão positivamente o alcance dos objetivos dos deslocamentos a negócio, pode acreditar!
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