Gestor de viagens corporativas: entenda o que ele faz

Copastur banner

Empresas que necessitam que seus colaboradores façam constantes deslocamentos nacionais e internacionais têm plena consciência do quão complexo e oneroso pode ser o processo de organização de uma viagem corporativa. Além do mais, os gastos relacionados a viagens de negócios podem chegar a representar uma das maiores despesas dentro das instituições. Por essas e outras, é essencial contar com a ajuda de um profissional especializado, capaz de otimizar a realização desses deslocamentos, obtendo sempre os melhores resultados. E é aí que entra o gestor de viagens corporativas.

Esse profissional é responsável por alinhar estratégica e a realização das viagens de negócios às necessidades e aos anseios da empresa, atendo-se regas de politicas de viagens e à busca pela melhor relação entre custo e benefício. Quer compreender melhor qual é o papel de um gestor de viagens corporativas? Então confira a seguir algumas de suas principais atribuições e descubra por que esse profissional é tão importante dentro das empresas!

Acompanhar, controlar e minimizar custos

Um dos grandes desafios que se apresentam ao gestor de viagens corporativas é ser capaz de realizar mais com menos. Em todas as etapas envolvidas na efetivação de uma viagem de negócios, o trabalho do gestor de viagens será o de, com base no orçamento disponibilizado pela empresa, encontrar a oferta mais vantajosa, levando em conta tanto a organização como os viajantes no que se refere a condições de transporte aéreo e terrestre, hospedagem, locação de veículos e outros fatores inerentes ao sucesso de uma viagem. Seu objetivo é otimizar resultados, tendo como metas a segurança, o bem-estar e o conforto do passageiro, desde que também esteja estritamente de acordo com a cultura e as peculiaridades da empresa.

Planejar os detalhes das viagens corporativas

Independentemente de ser nacional ou internacional, uma viagem sempre exige que se destine a devida atenção a inúmeros aspectos. E é exatamente o gestor de viagens corporativo o profissional responsável pelo planejamento de toda a logística envolvida do início ao fim da viagem. A ele cabe, dentre outras diversas atribuições, fazer o levantamento de quais documentos são necessários para que o deslocamento aconteça sem problemas (como a obtenção de vistos e passaportes e vacinas), assim como negociar com fornecedores e prestadores de serviços sobre transporte e hospedagem.

O gestor de viagens corporativas se preocupa com a reserva de hospedagem de acordo com o perfil do colaborador viajante e com o orçamento disponibilizado pela empresa. A aquisição de passagens aéreas e o planejamento de como ocorrerá o transporte por terra, buscando as melhores condições e o máximo de descontos, também fica a seu cargo.

Implementar uma política de viagens

A política de viagens da empresa é de suma relevância por estabelecer as diretrizes dos deslocamentos corporativos realizados dentro e fora do território nacional. Sua elaboração deve estar em consonância com o perfil, os objetivos e as necessidades da instituição, buscando a padronização de procedimentos, com vistas à minimização de custos e à otimização de resultados. Na prática, a política de viagens corporativas não precisa resultar em um documento extenso e complexo, devendo apenas ser clara e abordar o máximo de detalhes possível. O gestor de viagens corporativas deve, portanto, incluir na política de viagens corporativas previsões acerca dos mais variados cenários, diminuindo assim as chances de conflitos, imprevistos e interpretações errôneas por parte dos colaboradores da instituição.

Uma das funções do gestor de viagens corporativas é fazer com que a política de viagens da empresa seja conhecida pelos funcionários e, acima de tudo, respeitada. Nesse âmbito, o gestor de viagens deve se certificar de que os funcionários da empresa estão a par das normas, conhecendo, por exemplo, o que é ou não é reembolsável durante o deslocamento, quais são os valores das diárias concedidas para cada funcionário, quais são as categorias de voos e hospedagem para os diferentes cargos da empresa e assim por diante. Ele precisa fazer com que todos os itens constantes de tal documento sejam respeitados e colocados em prática. À medida que os tópicos abordados pela política de viagens da organização são conhecidos pela equipe de colaboradores, torna-se mais fácil evitar problemas ou desconfortos por conta de sua implementação.

Usar a tecnologia a favor da empresa

O uso das tecnologias de informação e comunicação pode facilitar bastante o trabalho do gestor de viagens corporativas, concomitantemente fazendo com que a empresa economize boas quantias de dinheiro. Atualmente, é possível encontrar diversas plataformas on-line que oferecem a possibilidade de se obter os melhores preços na compra de passagens aéreas, providenciar o aluguel de veículos ou reservar hospedagem ao redor do mundo. Para isso, basta informar sua necessidade para fazer a comparação automática de preços e condições oferecidos por diversas empresas. Assim, encontrar o negócio mais vantajoso fica muito mais fácil! Utilizar serviços de reservas e check-in eletrônicos também são excelentes maneiras de economizar tempo, dinheiro e oferecer mais comodidade e segurança aos viajantes.

Providenciar a elaboração de relatórios

Elaborar relatórios também faz parte das atribuições do gestor de viagens corporativas. É por meio desses documentos, afinal, que o gestor demonstrará em detalhes como se efetivou a hospedagem e o transporte, quais foram as despesas ocasionadas pela viagem, em que exatamente o dinheiro foi empregado, quanto foi possível economizar, dentre outras informações igualmente relevantes. Esses relatórios devem ser abrangentes e esclarecedores, a fim de ajudar na tomada de decisão a respeito de viagens futuras.

Como você pôde ver, o gestor de viagens corporativas é um colaborador imprescindível no quadro de empresas que têm viagens como parte de seu cotidiano. É esse profissional que, ciente dos princípios que norteiam a política de viagens da empresa, estrategicamente auxilia na obtenção dos melhores resultados em viagens com o menor valor de despesas possível, ao mesmo tempo garantindo o padrão de qualidade dos serviços oferecidos aos viajantes.

Entendeu agora como é relevante o papel desempenhado pelo gestor de viagens corporativas dentro das empresas? Como seu negócio lida com a gestão de viagens hoje em dia? Quais são suas maiores dificuldades nesse setor? Deixe um comentário aqui e compartilhe conosco suas impressões e experiências!

About the author

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco

banner sidebar blog podcast empresasa humanizadas

01 Banner 600x600px
03 Banner 600x600px
06 Banner 600x600px
Baixe nosso E book

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste