Política de Viagens Corporativas: O Que Deve Ser Levado em Consideração?

Copastur bannerPowered by Rock Convert

Está sem tempo de ler agora? Que tal ouvir o artigo? Experimente dar o play abaixo ou fazer o download para ouvir offline!

Quando o assunto é gestão de viagens corporativas, nada é mais eficiente que a elaboração de uma política de viagem corporativa adequada. Isso é capaz de diminuir riscos e ampliar as vantagens desse tipo de iniciativa.
Mas o que deve ser levado em consideração na hora de criar esse documento para seu negócio? Pois é exatamente sobre esse assunto que nosso post de hoje trata. Continue a leitura e fique por dentro!

A base da política de viagens corporativas

Antes de mais nada, é necessário que os responsáveis pela gestão das viagens dentro das empresas tenham esse conceito bastante claro. Afinal, o que é uma política de viagem corporativa? Só dessa maneira é possível criar uma estratégia realmente eficaz, concisa, objetiva, segura e benéfica para todos os envolvidos.

A política de viagem corporativa é um documento que descreve com riqueza de detalhes todas as informações relacionadas aos eventos. Questões e regras referentes à compra de passagens aéreas e aos gastos com transporte e deslocamentos, assim como detalhes relacionados à hospedagem, alimentação, telefonemas e até gorjetas, são alguns exemplos.

Os procedimentos envolvendo solicitação, autorização e aprovação de viagens corporativas também devem estar presentes na política da empresa, bem como os métodos de reembolso, pagamento de diárias, prestação de contas, critérios hierárquicos e relatório de despesas. Como você pode ver, absolutamente tudo o que se refere às viagens precisam ser minuciosamente previsto no documento, para não deixar margem para dúvidas ou mal-entendidos.

Entre as principais vantagens da criação desse tipo de documento estão:

  • melhorias na qualidade das viagens corporativas;
  • redução de custos;
  • aquisição adequada de recursos;
  • otimização do controle de despesas;
  • simplificação de processos administrativos e operacionais;
  • informação clara e objetiva para todos os envolvidos, evitando divergência de entendimento.

Confira a seguir o que é necessário considerar para elaborar uma política de viagem corporativa!

O estudo das necessidades da compra

Na fase de criação de uma política de viagens corporativas, estudar cases e documentos redigidos por outras empresas pode ser bastante proveitoso. Mas é importante salientar que isso deve ser feito apenas para se ter uma visão mais completa do nível de detalhamento necessário.

Afinal de contas, como cada empresa é única, é claro que também possui demandas e limitações únicas. Assim, copiar uma política de viagens corporativas, só porque funcionou para outro negócio, definitivamente não é garantia de sucesso. Avaliar as peculiaridades da sua empresa, a situação atual do mercado de viagens também são pontos a serem analisados, durante a elaboração.

Além de buscar modelos nos quais se inspirar, portanto, é necessário que você e sua equipe estudem a fundo as necessidades da empresa, adequando a política de viagens à realidade do negócio e não tentando fazer o contrário, ok?

Nesse instante, é válido conversar com os departamentos diretamente envolvidos nas viagens corporativas, escutando o que eles têm a sugerir. Dessa maneira, você garante que não criará um documento que, no papel, parece adequado, mas na prática, não tem nada a ver com as demandas da corporação.

A compreensão dos limites da corporação

Da mesma forma que entender a fundo as necessidades da empresa é uma ação crucial na hora de redigir uma boa política de viagens corporativas, é imprescindível compreender os limites do negócio. Você e sua equipe devem levar em conta que cada organização possui o próprio ritmo de expansão de atividades para além de suas fronteiras geográficas. Mais uma vez, o todo tem que vir antes da parte.

Imagine se você cria uma política extremamente bem elaborada, mas impossível de ser colocada em prática — seja por limites financeiros, logísticos ou de pessoal. No fim das contas, isso só representa perda de tempo, podendo gerar mais confusão e prejuízo.

Se você exige o preenchimento de formulários de aprovação de deslocamento extensos enquanto o quadro de colaboradores é enxuto e há certo acúmulo de tarefas, por exemplo, pode fazer com que os colaboradores deixem de realizar algo importante para a empresa somente para se dedicar a essa tarefa.

Esse definitivamente não parece ser o cenário ideal, concorda? Tenha sempre em mente que a política de viagem corporativa deve, sim, ser completa e abrangente, mas nem por isso precisa ser excessivamente trabalhosa e difícil compreensão.

A adequação à cultura organizacional instaurada

Outro ponto extremamente importante quando o assunto é a política de viagem corporativa diz respeito à necessidade de adequá-la à cultura organizacional da empresa. Pode acreditar: negligenciar esse aspecto é um dos principais motivos de falhas no processo de implementação do documento.

A política deve estar pautada principalmente no modo de fazer do seu negócio e na maneira de pensar de seus administradores. Somente assim é possível traçar regras e limites que estejam de acordo com o que a empresa é e como atua no mercado, trazendo vantagens e benefícios reais para todos os envolvidos.

Se, por exemplo, seu negócio presta serviços de assistência e reparo de equipamentos e máquinas, exigir que os formulários e pedidos de autorização de viagens sejam feitos com antecedência mínima de 30 dias é extremamente contraproducente.

Afinal, o sucesso nesse ramo depende também da rapidez no atendimento ao cliente. E que cliente está disposto a esperar um mês pelo reparo de um equipamento, não é mesmo? Lembrando que exceções devem estar previstas, porém, não devem virar algo constante, que atrapalhe o processo.

A definição de um orçamento

Aqui entra uma parte bastante delicada (e essencial) para uma boa política de viagens corporativas: a definição de um orçamento. A maioria dos gestores responsáveis pelos deslocamentos a trabalho de seus colaboradores sabe que essa atividade, quando mal organizada, pode impactar o saving esperado pela companhia.

Apesar das viagens corporativas representarem um dos principais gastos das empresas, é totalmente possível diminuir os custos com esse tipo de iniciativa. Para isso ser viável, o orçamento precisa estar muito bem definido na política de viagens.

Obviamente, para tornar a economia uma realidade dentro da empresa, é necessário que cada um dos ítens relacionados ao orçamento esteja muito bem explicado na política. Os colaboradores que viajam a serviço devem estar cientes desses valores, alinhados com todas as regras, bem como das formas de pagamento e do processo padrão de entrega de relatórios pós-viagem.

Definir um orçamento máximo para esse tipo de atividade evita mal-entendidos causados por interpretações equivocadas, bem como protege a organização contra abusos por parte dos colaboradores — com gastos excedentes, que não estavam previstos.

O perfil e os interesses dos colaboradores

Como gestor da área de viagens corporativas da sua empresa, você deve estar sempre focado na diminuição de custos e nas vantagens que cada deslocamento trará para o negócio, certo? Embora essa seja uma prática acertada, é imprescindível que também considere o perfil e os interesses dos colaboradores que efetivamente viajam a serviço.

Níveis hierárquicos e o que cada um tem direito dentro desta política, devem estar bem claros. Afinal de contas, ao viajarem pela companhia, os colaboradores estão representando a empresa que trabalham.

Por isso, caso estejam insatisfeitos ou sejam mal orientados, as chances de o trabalho realizado deixar a desejar aumentam, assim como se elevam os riscos de os objetivos pretendidos com o deslocamento não serem alcançados.
Traduzindo: a viagem será contabilizada como desperdício de recurso da empresa e também de tempo do colaborador. Neste caso, todos perdem.

Em função disso, ao elaborar uma política de viagens corporativas, reflita sobre o perfil e os interesses dos colaboradores. Procure proporcionar conforto e vantagens aos profissionais que viajam, permitindo que façam turismo nos momentos em que não estão trabalhando (bleisure) — desde que, nesse caso, os gastos sejam pagos pelo viajante.

Também vale estipular um valor de diária para alimentação, por período, que permita que se alimentem em restaurantes de qualidade. Essas são estratégias que, à primeira vista, podem parecer onerosas aos cofres da empresa, mas que trazem muitos benefícios a médio e longo prazos.

A necessidade de escutar os envolvidos

Entenda que para que a política de viagens seja realmente efetiva e que traga benefícios reais para a companhia, é imprescindível que todos os envolvidos sejam devidamente escutados. Não apenas os colaboradores que viajam a serviço da empresa, mas também os setores de recursos humanos, logística, financeiro e diretoria devem estar alinhados com os objetivos propostos.

Cada um dos envolvidos possui um papel crucial na hora de fazer a política de viagem corporativa ser realmente aplicada e funcionar, na prática. Assim, antes de colocá-la em ação, reúna-se com as equipes diretamente ligadas a essa questão e escute o que elas têm a sugerir.

Sugestões de melhorias, críticas, novas ideias e exposição de realidades que a empresa não imaginava que existissem podem sair desses encontros, se você realmente estiver disposto a prestar atenção no que as pessoas pensam. Essa simples ação não é, absolutamente, uma perda de tempo. Muito pelo contrário. Ela pode poupar muitas contratempos, como gastos desnecessários em um futuro bastante próximo.

A inclusão de procedimentos de segurança

Também é fundamental que a política de viagens corporativas inclua procedimentos básicos de segurança. A intenção é proporcionar tranquilidade e despreocupação tanto para o negócio quanto para quem viaja.

Pensando nisso, inclua no documento alguns protocolos e formulários obrigatórios para que o viajante forneça, além de telefones de contato para o caso de uma emergência, o endereço completo do local de hospedagem, o itinerário durante a viagem, assim como horários de reuniões, encontros e eventos já marcados.

Dessa maneira, se qualquer urgência surgir, a empresa será capaz de localizar o funcionário com agilidade máxima, tomando as devidas providências para solucionar o problema o mais breve possível.

Além disso, é essencial providenciar seguros de viagem para todo e qualquer colaborador que se desloque a serviço da empresa. Geralmente, essa opção já está incluída quando se trabalha em conjunto com empresas especializadas em viagens e eventos corporativos. Não se esqueça que é uma garantia maior de segurança para eventuais necessidades dos viajantes e pode evitar despesas desnecessárias caso haja algum imprevisto.

Pense bem: caso aconteça alguma intercorrência com o colaborador enquanto ele está viajando a serviço da companhia, o fato pode ser legalmente entendido como acidente de trabalho.

Assim, se a organização não estiver preparada para lidar com a situação, pode ter que arcar com incômodos e possíveis ações judiciais. Lembre-se portanto de que, ao contratar um seguro viagem, tanto a empresa quanto o colaborador estarão tranquilos e seguros.

A importância de contar com uma equipe especializada

Se você acompanhou a leitura deste post até aqui, já deve estar mais que convencido dos benefícios que a criação de uma política de viagens corporativas pode trazer para sua empresa, correto?

Entretanto, também é bastante possível que você esteja um pouco apreensivo frente a tantos ítens importantes que devem ser levados em consideração na hora de criar esse tipo de documento. Mas nada de desespero!

Para dar conta de todos os detalhes, vale a pena investir parcerias com empresas especializadas em gestão de viagens corporativas. Elas contam com times altamente qualificados e experientes quando o assunto é auxílio na orientação da criação de política de viagens da empresa, gestão eficiente de gastos.

Por isso, elas oferecerão as melhores alternativas em logística, entre diversos outros serviços tão importantes, para que seus viajantes estejam seguros e com isso, sua empresa consiga garantir o saving esperado no seu negócio!

Ao contar com esse auxílio, além de melhorar significativamente a gestão das viagens corporativas, será possível proporcionar melhores experiências aos colaboradores que viajam a serviço e diminuir consideravelmente os custos e riscos dessa atividade.

Tudo isso se explica pelo fato de que, devido à expertise neste ramo de atuação, essas empresas costumam desenvolver parcerias sólidas com fornecedores do setor turístico e hoteleiro, como companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, seguradoras e serviços de transporte.

O resultado? Melhores alternativas e sugestões para otimizar a viagem, atendimento diferenciado e emergencial para qualquer solicitação, qualidade das informações, além de negociações pontuais para seu negócio.

Elaborar uma política de viagens corporativas que funcione é um desafio para todo gestor. Porém, por mais trabalhoso e difícil que possa parecer à primeira vista, pode ser exatamente o que faltava para sua empresa ter sucesso nas viagens e garantia de segurança, economia e controle dos processos.

Ficou interessado em saber mais sobre o assunto ou ainda ficou com alguma dúvida específica com relação às políticas de viagens corporativas? Então continue acompanhando o blog da Copastur!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste