Política de viagens corporativas: o que deve ser levado em consideração?

Não é mais novidade para ninguém: o mundo está cada dia mais globalizado e conectado. Por isso é que, hoje, as barreiras geográficas são ultrapassadas sem maiores esforços. E é claro que essa tendência também pode ser notada dentro do mundo corporativo, fazendo com que as viagens corporativas ganhem espaço no dia a dia dos mais diversos tipos de corporação.

E não é para menos! Por meio delas, é possível ampliar mercados de atuação, iniciar parcerias promissoras com outras empresas, estreitar relacionamentos com clientes e fornecedores, além de frequentar reuniões, feiras e eventos do segmento. O detalhe é que, por mais que sejam capazes de trazer todas essas vantagens (e, na verdade, muitas outras também), quando mal geridas e planejadas, as viagens corporativas podem representar mais prejuízos que benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador em deslocamento.

Então entenda de uma vez por todas: quando o assunto é boa gestão de viagens corporativas, nada é mais eficiente que a elaboração de uma política de viagens corporativas certeira, que seja capaz de diminuir riscos e ampliar as vantagens desse tipo de iniciativa. Mas o que deve ser levado em consideração na hora de criar uma boa política de viagens corporativas para seu negócio? Pois é exatamente sobre isso que nosso post de hoje trata. Continue a leitura e fique por dentro desse assunto!

A base da política de viagens corporativas

8

Antes de mais nada, é preciso que os responsáveis pela gestão dos deslocamentos a trabalho dentro das empresas tenham esse conceito bastante claro em mente. Afinal, o que é uma política de viagens corporativas? Só dessa maneira é possível criar uma estratégia realmente eficaz, concisa e benéfica para todos os envolvidos.

Então vamos lá: a política de viagens corporativas nada mais é que um documento que descreve com riqueza de detalhes toda e qualquer informação, bem como objetivos e regras referentes às viagens realizadas por colaboradores em nome da empresa. Questões e regras referentes à compra de passagens aéreas e aos gastos com transporte e deslocamentos, assim como relativos a hospedagem, alimentação, telefonemas e até gorjetas devem estar devidamente explicados.

Os procedimentos envolvendo solicitação, autorização e aprovação de viagens corporativas também devem estar presentes na política da empresa, bem como os métodos de reembolso, pagamento de diárias, prestação de contas e redação de relatórios. Como você pode ver, absolutamente tudo o que se refere às viagens deve estar minuciosamente previsto nesse documento, não deixando margem para dúvidas ou mal-entendidos.

Entre as principais vantagens da criação desse tipo de documento estão:

  • As melhorias na qualidade das viagens corporativas;
  • A redução de custos;
  • A aquisição adequada de recursos;
  • A otimização do controle de despesas;
  • A simplificação de processos administrativos e operacionais.

E agora que você já sabe o significado e tem uma ideia sobre a importância que uma política de viagens corporativas bem estabelecida possui, podemos partir para alguns pontos cruciais para que esse tipo de documento seja realmente relevante para sua empresa. Continue a leitura para descobrir quais são eles e como aplicá-los de acordo com a realidade do seu negócio!

O estudo das necessidades da empresa

Na fase de criação de uma política de viagens corporativas, estudar cases e documentos redigidos por outras empresas pode ser bastante proveitoso. Mas é importante salientar que isso deve ser feito apenas para se ter uma visão mais completa do nível de detalhamento necessário, das questões que devem ser abordadas e até do que pode ficar de fora.

Afinal de contas, como cada empresa é única, é claro que também possui demandas e limitações únicas. Assim, copiar uma política de viagens corporativas ipsis litteris, só porque funcionou para outro empreendimento, definitivamente não é garantia de sucesso na sua empreitada. Então anote aí para não se esquecer: o que funciona para uma empresa pode não ser tão eficaz assim para a sua!

Além de buscar modelos nos quais se inspirar, portanto, é superimportante que você e sua equipe estudem a fundo as necessidades da empresa, adequando a política de viagens corporativas à realidade do negócio e não tentando fazer o contrário, ok? Nessas horas, é mais que válido conversar com os departamentos diretamente envolvidos nas viagens corporativas, escutando o que eles têm a sugerir. Dessa maneira, você garante que não criará um documento que, no papel, parece esplêndido, mas que, na prática, não tem nada a ver com as demandas da corporação.

A compreensão dos limites da corporação

Exatamente da mesma maneira que entender a fundo as necessidades da empresa é uma ação crucial na hora de redigir uma boa política de viagens corporativas, compreender muito bem os limites do negócio é imprescindível. Você e sua equipe devem levar em conta que cada corporação possui seu próprio ritmo de expansão de atividades para além de suas fronteiras geográficas. Mais uma vez, o todo tem que vir antes da parte.

Imagine se você cria uma política extremamente bem elaborada, mas impossível de ser colocada em prática — seja por limites financeiros, logísticos ou de pessoal. No fim das contas, isso só representa perda de tempo, podendo gerar mais confusão e prejuízo do que antes de a política ter sido formulada.

Se você exige o preenchimento de formulários de aprovação de deslocamento extensos demais enquanto o quadro de colaboradores é enxuto e há certo acúmulo de tarefas, por exemplo, pode fazer com que os colaboradores deixem de realizar algo importante para a empresa para se dedicar a essa tarefa. Esse definitivamente não parece ser o cenário ideal, não concorda? Tenha sempre em mente que a política de viagens corporativas deve sim ser completa e abrangente, mas nem por isso precisa ser excessivamente trabalhosa. Mantenha os pés no chão e fique bastante atento na hora de criar seu documento!

A adequação à cultura organizacional instaurada

Outro ponto extremamente importante quando o assunto é política de viagens corporativas diz respeito à necessidade de adequá-la à cultura organizacional já instaurada dentro da empresa. Pode acreditar: negligenciar esse aspecto é um dos principais motivos de falhas no processo de implementação de uma política desse tipo dentro das organizações.

O documento deve estar pautado principalmente no modo de fazer negócio e na maneira de pensar de seus fundadores ou administradores. Somente assim é possível traçar regras e limites que estejam de acordo com o que a empresa é e com a maneira como atua no mercado, trazendo vantagens e benefícios reais para todos os envolvidos.

Se, por exemplo, seu negócio presta serviços de assistência e reparo de equipamentos e máquinas, exigir que os formulários e pedidos de autorização de viagens sejam feitos com antecedência mínima de 30 dias é extremamente contraproducente. Afinal, o sucesso nesse ramo depende também da rapidez no atendimento ao cliente. E que cliente está disposto a esperar um mês pelo reparo de um equipamento, não é mesmo?

A definição de um orçamento

Aqui entra uma parte bastante delicada (e essencial) para uma boa política de viagens corporativas: a definição de um orçamento. A maioria dos gestores responsáveis pelos deslocamentos a trabalho de seus colaboradores sabe que essa atividade, quando mal manejada, pode abrir um rombo nos cofres da companhia. E apesar de, atualmente, as viagens corporativas representarem um dos principais gastos das empresas, é totalmente possível diminuir os custos com esse tipo de iniciativa. Para isso ser viável, o orçamento precisa estar muito bem definido na política de viagens.

Limites máximos de gastos com hospedagem e deslocamento, estipulação de um valor de diárias para alimentação, um processo eficiente de busca de passagens aéreas, um controle rigoroso em relação à prestação de contas, políticas de reembolso e limites de gastos com despesas extras: essas são estratégias muitíssimo eficientes quando o assunto é diminuir os riscos de orçamentos estourados em viagens corporativas.

Obviamente, para que isso se torne uma realidade dentro da empresa, é necessário que cada um dos itens relacionados ao orçamento esteja muito bem explicado na política de viagens da companhia. Os colaboradores que viajam a serviço da empresa devem estar cientes desses valores, bem como das formas de pagamento e do processo padrão de entrega de relatórios pós-viagem.

Definir um orçamento máximo para esse tipo de atividade evita mal-entendidos causados por interpretações equivocadas, bem como protege a empresa contra abusos por parte dos colaboradores — com gastos excedentes, que não estavam previstos. E, como você certamente sabe, é melhor prevenir que remediar!

A necessidade de um planejamento com antecedência

Como já citamos anteriormente, em alguns casos e tipos de empresa, é simplesmente inviável planejar viagens corporativas com muita antecedência. A boa notícia é que esses casos não são (nem de longe) a maioria. Para grande parte das companhias, portanto, planejar as viagens corporativas em tempo hábil se apresenta como uma ótima estratégia quando o assunto é gastar menos e promover maior conforto e segurança aos viajantes.

Justamente por esse ser um fator de peso considerável na qualidade das viagens, deve estar detalhado na política de viagens da sua empresa. Ao planejar com antecedência, além de conseguir melhores preços de passagens aéreas e hospedagens, também é possível fazer um levantamento mais completo de todas as demais despesas e atividades profissionais necessárias no destino. Com isso, os riscos de surgirem imprevistos, gastos extras e eventos não esperados diminui de maneira significativa.

Por tudo isso e muito mais, dê bastante atenção a esse quesito ao elaborar a política de viagens da sua empresa. Determine detalhadamente quanto tempo antes os pedidos de autorização de viagens devem ser feitos, assim como todas as informações que devem ser anexadas pelo colaborador ou responsável pela organização do deslocamento. O resultado disso é visto em forma de diminuição de custos e elevação da qualidade das viagens!

O perfil e os interesses dos colaboradores

Como gestor da área de viagens corporativas da sua empresa, você deve estar sempre focado na diminuição de custos e nas vantagens que cada deslocamento trará para o negócio, certo? E embora essa seja uma prática absolutamente louvável e acertada, é imprescindível que você também leve em consideração o perfil e os interesses dos colaboradores que efetivamente viajam a serviço.

Afinal de contas, ao viajarem pela companhia, os colaboradores são vistos como a empresa em si no lugar de destino. Por isso, caso estejam insatisfeitos ou sejam mal auxiliados e orientados, as chances de o trabalho realizado deixar muito a desejar aumentam, assim como se elevam os riscos de os objetivos pretendidos com o deslocamento não serem alcançados. Traduzindo: a viagem será contabilizada como desperdício de recurso da empresa e também de tempo do colaborador.

Em função disso, ao elaborar uma política de viagens corporativas, leve em consideração o perfil e os interesses dos colaboradores. Procure proporcionar conforto e vantagens aos colaboradores que viajam, permitindo que façam turismo nos momentos em que não estão trabalhando — desde que, nesse caso, os gastos estejam por conta deles. Também vale estipular um valor de diária para alimentação que permita que comam em restaurantes de qualidade. Essas são estratégias que, à primeira vista, podem parecer onerosas aos cofres da empresa, mas que trazem muitos benefícios a médio e longo prazos.

A necessidade de escutar os envolvidos

Como você pôde perceber no item acima, levar o perfil e os interesses dos colaboradores em consideração no momento de criar a política de viagens corporativas é uma ótima pedida, certo? Mas como determinar essas questões se você nunca parou para escutá-los e conhecê-los?

Entenda que para que a política de viagens seja realmente efetiva e que traga benefícios reais para a companhia, é imprescindível que todos os envolvidos sejam devidamente escutados. E aqui não estamos nos referindo somente aos colaboradores que viajam a serviço da empresa, mas também ao setor de recursos humanos, logística, financeiro e diretoria.

Cada um dos envolvidos possui um papel crucial na hora de fazer a política de viagens ser realmente aplicada e funcionar, na prática. Assim, antes de colocá-la em ação, reúna-se com as equipes diretamente ligadas à essa questão e escute o que elas têm a lhe dizer.

Sugestões de melhorias, críticas, novas ideias e exposição de realidades que você não imaginava que existissem podem sair dessas conversas, se você realmente estiver disposto a prestar atenção no que as pessoas pensam. Essa simples ação não é, absolutamente, uma perda de tempo. Muito pelo contrário! Ela pode lhe poupar muitas dores de cabeça em um futuro bastante próximo, pode acreditar!

Tenha sempre em mente que a política de viagens corporativas deve, antes de mais nada, estar completamente alinhada à realidade da empresa e de quem nela trabalha. E você só descobrirá isso se se dispuser a dialogar com todos os envolvidos.

A inclusão de procedimentos de segurança

Além de proporcionar conforto e bem-estar aos colaboradores que viajam pela empresa, também é imprescindível que a política de viagens corporativas inclua procedimentos básicos de segurança. A intenção aqui é proporcionar tranquilidade e despreocupação tanto para o negócio quanto para quem viaja.

Pensando nisso, inclua na política alguns protocolos e formulários obrigatórios para que o colaborador viajante forneça, além de telefones de contato para o caso de uma emergência, o endereço completo de seu local de hospedagem, seu itinerário durante a viagem, assim como horários de reuniões, encontros e eventos já marcados. Dessa maneira, se qualquer imprevisto ou urgência surgir, a empresa será capaz de localizar o funcionário com agilidade máxima, tomando as devidas providências para solucionar o problema o quanto antes.

Além disso, é essencial providenciar seguros de viagem para todo e qualquer colaborador se deslocando a serviço da empresa. Geralmente, essa opção já está incluída quando se trabalha em conjunto com empresas especializadas no ramo de viagens corporativas. Entretanto, caso essa não seja a realidade do seu negócio, será você o responsável por providenciar esse aspecto.

Pense bem: caso aconteça alguma intercorrência com o colaborador enquanto ele está viajando a serviço da companhia, o fato pode ser legalmente entendido como acidente de trabalho. Assim, se a empresa não estiver devidamente preparada para lidar com a situação, pode ter que arcar com incômodos e ações judiciais. Lembre-se portanto de que, ao contratar um seguro viagem, tanto a empresa quanto o colaborador estarão tranquilos e seguros.

A importância de contar com uma equipe especializada

72

Se você acompanhou a leitura deste post até aqui, já deve estar mais que convencido da importância e dos benefícios que a criação de uma política de viagens corporativas pode trazer para sua empresa, correto? Entretanto, também é bastante possível que você esteja um pouco apreensivo e até com um certo nível de preocupação frente a tantos itens importantes que devem ser levados em consideração na hora de criar esse tipo de documento. Mas nada de desespero!

Esse contexto é especialmente verdadeiro quando a abordagem diz respeito a empresas de menor porte, que não possuem um departamento exclusivamente criado para a gestão e o planejamento de viagens corporativas. Nesses casos, a tarefa costuma ficar a cargo de um dos gestores e de sua equipe, que, além dos deslocamentos corporativos, ainda têm de se ocupar com muitas outras tarefas e responsabilidades — igualmente importantes para o sucesso da empresa. Mas como dar conta disso tudo de maneira eficaz?

Se esse é seu principal questionamento nesse momento, precisa saber que, felizmente, existem empresas especializadas na gestão de viagens corporativas. Essas companhias contam com times altamente qualificados e experientes quando o assunto é criação de política de viagens corporativas, gestão eficiente de gastos com viagens, logística, entre diversos outros serviços ligados ao tema. Ao contar com esse auxílio, além de melhorar significativamente a gestão das viagens empresariais, será possível proporcionar melhores experiências aos colaboradores que viajam a serviço e diminuir consideravelmente os custos e riscos dessa atividade.

Tudo isso se explica pelo fato de que, ao terem bastante experiência no ramo, essas empresas costumam desenvolver parcerias sólidas com negócios do setor turístico e hoteleiro, como companhias aéreas, hotéis, restaurantes e serviços de transporte. O resultado? Preços e condições de pagamento mais flexíveis e facilitados.

Além disso, por serem experts no assunto, essas empresas são capazes de montar pacotes de viagens corporativas exclusivos para sua companhia, levando em consideração o limite orçamentário e a missão da empresa, bem como os objetivos que deseja atingir com a viagem e o perfil dos colaboradores envolvidos. É, assim, bom tanto para a empresa como para quem viaja!

Por fim, contar com o auxílio de especialistas na hora de criar sua política de viagens corporativas pode ser a estratégia mais acertada para não errar o pulo. Com a ajuda de quem entende a fundo cada um dos itens citados neste post, ficará muito mais fácil criar um documento adequado à realidade corporativa da empresa, que traga benefícios reais a todos os envolvidos. Isso sem contar que esses profissionais conseguem não apenas se prevenir contra imprevistos, mas efetivamente lidar com eles da melhor maneira possível, sempre mantendo o equilíbrio entre interesses do negócio e bem-estar do colaborador.

Elaborar uma política de viagens corporativas que funcione é um desafio para todo e qualquer gestor. Como você pôde perceber ao longo deste post, são diversos os itens e as questões que devem ser levados em conta para que esse documento cumpra seu papel e efetivamente traga benefícios para a companhia. E por mais trabalhoso e difícil que possa parecer à primeira vista, contar com uma política bem estruturada de viagens pode ser exatamente o que faltava para sua empresa decolar de vez, galgando muitos degraus na escada rumo ao sucesso.

Por isso, não perca mais nem um minuto! Coloque em prática todas as dicas e sugestões contidas ao longo deste guia e crie uma política de viagens corporativas realmente efetiva, levando em consideração cada um dos itens abordados aqui. Empenhando-se nessa tarefa, você será capaz de colher os frutos dessas ações muito antes do que imagina!

Ficou interessado em saber mais sobre assunto ou ainda ficou com alguma dúvida específica em relação às políticas de viagens corporativas? Então não deixe de baixar gratuitamente nosso guia completo para a definição das regras de uma política de viagens de incentivo! Neste material, você encontrará explicações detalhadas sobre como definir corretamente as regras de políticas de viagens de incentivo, sempre as adequando à realidade da empresa. Confira!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste