Agência de viagens corporativas: como ajuda a reduzir custos?

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As viagens corporativas estão ganhando cada dia mais espaço e visibilidade em empresas dos mais diversos tamanhos e setores. E, realmente, não é para menos! Os deslocamentos a trabalho são capazes de divulgar o nome da corporação para muito além de seus territórios, promovendo parcerias extremamente proveitosas e conquistando clientes em diversos cantos do mundo. Com isso, a marca só se fortalece!

No entanto, planejar uma viagem corporativa não é tarefa das mais simples. Além de demandar um tempo considerável do início ao fim, esse processo também demanda uma gestão eficiente e precisa, tudo para que a empresa não acabe com um rombo nos cofres e os colaboradores não fiquem insatisfeitos. Dentro desse contexto, são muitas as companhias que têm investido na contratação de uma agência de viagens corporativas, especialista no assunto, capaz de ajudar (e muito) a reduzir custos com tais deslocamentos.

Ainda não está totalmente convencido? Então você definitivamente precisa acompanhar nosso post de hoje. Aqui vai conhecer nada menos que 7 vantagens relacionadas à redução de custos que a contratação de uma agência de viagens corporativas é capaz de oferecer à sua empresa. Curioso? Vamos lá!

Economia também de tempo

Em um mundo extremamente acelerado, cenário em que o acúmulo de tarefas já se tornou lugar-comum, qualquer ação que proporcione economia de tempo é também sinônimo de economia financeira, não é mesmo? E essa constatação é especialmente verdadeira quando se fala do mundo corporativo. Pois é exatamente essa uma das maiores vantagens da contratação de uma agência de viagens corporativas!

Ao contar com a ajuda de especialistas no assunto, as principais tarefas e responsabilidades relacionadas aos deslocamentos em nome da empresa passam a ser da agência contratada. O resultado? Colaboradores mais livres para se dedicar a questões estratégicas da própria companhia. Ao longo do tempo, esse ambiente gera processos mais ágeis, com resoluções mais rápidas para problemas e, consequentemente, uma considerável economia financeira.

Descontos em passagens e hospedagem

Por terem muitos clientes e trabalharem diariamente com altíssimas demandas no setor, as agências de viagens corporativas possuem um enorme poder de barganha e negociação quando se trata da compra de passagens aéreas e da reserva de hospedagem. Nesse contexto (e na maioria dos casos), os descontos que as agências conseguem obter sobre os valores iniciais atingem percentuais dificilmente alcançados por empresas de outras áreas.

Facilitação da burocracia

Normalmente, as equipes que trabalham em agências de viagens corporativas são altamente especializadas no assunto. Por isso, conhecem a fundo todos os trâmites envolvidos nos deslocamentos, sejam eles nacionais, internacionais, individuais ou coletivos, para os mais diversos fins. Assim, questões que geralmente se mostram bastante burocráticas são resolvidas com muito mais rapidez e precisão, gerando economia de tempo e dinheiro.

Será preciso emitir um visto para entrar em determinado país estrangeiro? Você sabe quais são os demais documentos exigidos? Deixe a agência tomar conta disso!

Parcerias com diversos fornecedores

Na verdade, a compra das passagens aéreas e a reserva de hospedagem representam apenas a pontinha do iceberg na organização de uma viagem corporativa. Para que tudo corra bem e os objetivos da empresa com o deslocamento sejam efetivamente alcançados, muitos outros detalhes devem ser levados em consideração. É isso mesmo: o planejamento desse tipo de iniciativa exige muito cuidado.

Transfers do aeroporto ao hotel e vice-versa, aluguel de carros, locação de espaços e salas de reunião, reservas de mesas para jantares de negócios e logística de deslocamentos dentro da cidade: esses são apenas alguns exemplos de detalhes que devem ser levados em conta.

Pois nesse quesito, mais uma vez, uma agência de viagens corporativas sai à frente quando comparada ao poder de negociação de uma empresa sozinha, o que se traduz em tarifas mais favoráveis junto aos mais diversos fornecedores, gerando ainda mais economia para o negócio contratante.

Controle minucioso de gastos

Uma agência de viagens corporativas realmente comprometida com os resultados de seus clientes possui um sistema minucioso de controle de gastos. Por meio desse recurso, consegue acompanhar cada deslocamento realizado pelos funcionários em nome da empresa contratante.

Emissão de relatórios gerenciais detalhados, visualização de despesas agrupadas por colaborador, tipo ou prestador de serviço, monitoramento em tempo real dos gastos com cartão corporativo, além de correções e ajustes financeiros imediatos em casos de emergência: esses são alguns exemplos de estratégias de controle de gastos praticadas por esse tipo de empresa.

Tal nível de detalhamento ajuda enormemente o setor financeiro da contratante, que pode ver com precisão se há gastos desnecessários, exagero por parte dos funcionários ou quaisquer outros pontos a serem reavaliados para gerar economia.

Oferta constante de praticidade e orientação

Por serem especialistas no assunto, as agências de viagens corporativas não apenas agilizam os deslocamentos em nome das empresas, mas efetivamente tornam essas iniciativas mais eficientes. Além da praticidade gerada, uma vez que nenhum colaborador precisará mais se envolver diretamente com essa tarefa, as agências ainda dão toda a orientação necessária a quem vai viajar.

Em caso de emergência, com quem o colaborador deve entrar em contato? Quais são os endereços dos locais a serem visitados? Em quais dias e horários serão os eventos a que o funcionário precisa comparecer? Ao contar com o auxílio de uma agência de viagens corporativas, o colaborador já parte para a missão com todas essas questões devidamente respondidas.

Com isso, os riscos de acontecer algum equívoco durante o deslocamento diminuem consideravelmente, assim como também são reduzidas as chances de ter que arcar com gastos desnecessários para corrigir falhas e enganos.

Resolução ágil de problemas

Aqui temos outra grande vantagem que traz economia financeira como benefício secundário. Sabia que a maior parte das agências de viagens corporativas oferece serviços de assistência disponíveis 24 horas por dia aos colaboradores? Dessa forma, não importa onde o funcionário está ou qual é o fuso horário do local, pois ele será prontamente atendido no caso de emergências ou problemas de última hora.

Além de promover a segurança e o bem-estar dos colaboradores, questão importantíssima para o sucesso da viagem, isso também impede gastos com detalhes que poderiam ser facilmente evitados se o colaborador tivesse a quem recorrer no momento do imprevisto.

Viu só como a contratação de uma agência de viagens corporativas pode ajudar na redução de custos com a gestão de deslocamentos em sua empresa? Se ficou interessado ou tem mais alguma dúvida sobre o assunto, não hesite em entrar em contato conosco!

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