Relatório De Despesas De Viagem Corporativa — Como Fazer?

Um relatório de despesas de viagem é essencial para empresas que lidam com esses deslocamentos dos funcionários. Os custos envolvidos em uma viagem corporativa são os mais diversos, podendo chegar a um total bastante significativo. Afinal, é preciso pagar hotel, custos de táxi ou traslados, locação de veiculos, além das passagens (aéreas ou rodoviárias) e da alimentação.

Diante disso, fica claro que não ter controle sobre o que os colaboradores gastam em trânsito pode gerar impactos negativos que podem comprometer o budget da empresa.

No post de hoje, vamos ajudá-lo a controlar todos esses gastos por meio de boas práticas para a elaboração de relatórios de despesas de viagem. Quer reduzir esses custos? Então continue lendo!

Por que elaborar um relatório de despesas de viagem corporativa?

O relatório de despesas de viagem é fundamental para elencar os gastos da empresa nessa situação. Antes de mais nada, é preciso que a organização defina com clareza as despesas que são de sua responsabilidade nas viagens.

Por mais que a princípio possa parecer redundante burocratizar aquilo que já deveria estar claro para todos, é importante não deixar dúvidas sobre o que realmente é obrigação da empresa e o que deve ser de responsabilidade de cada funcionário.

Como fazer um relatório de despesas de viagem?

Via de regra, as despesas corporativas devem ser elencadas na política de viagens, aquele conjunto de normas e diretrizes voltadas para o trânsito de funcionários em outras cidades, estados ou países.

Deve-se considerar como despesas corporativas:

  • o pagamento de passagens;
  • reservas em hotéis;
  • traslados entre aeroporto, hotel e local de trabalho;
  • alimentação entre outras despesas não previstas;

Já os gastos pessoais (especialmente aqueles para lazer) ficam por conta dos funcionários. Veja a seguir como fazer um relatório de despesas de viagem corretamente.

Estabeleça uma política de reembolso

Além de definir claramente o que deve ser responsabilidade da empresa e o que é despesa pessoal, e preciso  discriminar quais custos serão pagos antecipadamente, direto do caixa da empresa, e quais serão pagos pelo funcionário em trânsito para, posteriormente, serem reembolsados.

O ideal é manter as despesas reembolsáveis no menor número possível. Afinal, é mais fácil controlar custos quando eles são pagos antes, diretamente pela empresa. A proposta aqui é investir na previsibilidade.

A emissão  de passagens e a reserva em hotéis, por exemplo, são alguns dos custos que podem ser facilmente incluídos na política de reembolso e pagos com antecipação.

Em algumas situações, no entanto, o reembolso pode ser a única alternativa — como quando o colaborador usa o próprio carro para fazer uma viagem, transformando os custos de abastecimento em uma despesa reembolsável.

Elabore regras para o reembolso

Agora que a empresa já definiu o que pode ser reembolsado, precisa elaborar as diretrizes para o funcionamento desse processo.

Isso significa, basicamente, definir o valor máximo permitido em cada tipo de gasto, quais serão as formas usadas como comprovação e, ainda, em quanto tempo e por qual meio os funcionários receberão os devidos valores de volta.

O teto de gastos ajuda no controle, dando uma certa previsibilidade das despesas para os gestores. Os meios de comprovação, por sua vez, são necessários para evitar erros e fraudes, podendo ser usados comprovantes de pagamento, notas fiscais e até a fatura do cartão de crédito.

Por fim, ter datas certas para o reembolso dá tranquilidade para os colaboradores e evita atritos no ambiente de trabalho.

Padronize os relatórios de despesas

A padronização de procedimentos  é sempre o melhor caminho, já que melhora e agiliza qualquer processo. Pois a mesma lógica se aplica à gestão de viagens corporativas, por meio do estabelecimento de um relatório de despesas de viagem padrão.

O documento deve conter informações simples, como o tempo de deslocamento até o destino, o motivo da viagem  (treinamento, encontro com fornecedores, captação de investidores, entre outras possibilidades) e, claro, nome do funcionário envolvido.

Além disso, o relatório ainda deve mostrar os itens consumidos e suas quantidades, descrevendo, por exemplo, que foram feitas 3 diárias de hotel, 6 refeições e assim por diante.

Por fim, o relatório deve prever a entrada de anexos comprobatórios de gastos, mas sem restringir despesas reembolsáveis.

É preciso deixar clara a obrigação de apresentar notas fiscais, boletos pagos e demais tipos de recibo, lembrando que pelos relatórios de despesas em viagens corporativas é que a empresa consegue analisar custos, identificar problemas e planejar os próximos deslocamentos de seus funcionários para que representem o menor custo possível.

Utilize um cartão corporativo

Basicamente, o uso de cartões corporativos é vantajoso em 2  aspectos. O primeiro é a definição antecipada de limite de gastos, com o limite do próprio cartão funcionando como teto das despesas permitidas pela empresa. Além disso, a fatura do cartão já é uma  maneira de comprovar as despesas em trânsito.

Contudo, é preciso considerar que esse comprovante tem limites. Um funcionário pode ir a um restaurante e gastar com bebidas alcoólicas, por exemplo, conduta que deve ser vetada pela política de viagens corporativas. Nesse caso, a fatura só mostrará que ele gastou um valor no estabelecimento, não especificando o consumo.

É essencial reforçar a política de compliance do negócio e pode ser uma boa ideia definir punições para descumprimento.

Procure acordos corporativos

Uma boa estratégia para reduzir custos com as viagens corporativas e ampliar o saving é estabelecendo parcerias com fornecedores que atendam as necessidades que a empresa busca.

Sua empresa pode firmar um acordo  com uma rede de hotéis, por exemplo, já definindo preços de diárias com descontos. Assim, sempre que um funcionário precisar se deslocar, os gestores já saberão o custo médio da hospedagem.

O próprio contrato com fornecedores não só pode como deve ser usado no relatório de despesas. Dessa vez, no entanto, o funcionário não será o responsável por elencar tal gasto, que já estará descrito pelo setor responsável por lidar com as contas de viagens a negócio.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia precisa ser incorporada como uma aliada no controle de despesas em viagens. Aliás, existem soluções criadas especialmente para isso, sabia? Há, inclusive, aplicativos para ajudar o colaborador em viagens.

Com um sistema de Expense, por exemplo, a empresa consegue listar todas as despesas de um deslocamento e seguir parâmetros da política de viagens e despesas da empresa.

Com essa ferramenta, a empresa consegue fazer um controle automático das despesas e analisar seu histórico de viagens.

Ter um sistema de Expense é uma forma de garantir o controle das despesas, agilizar a cobrança e reembolso aos viajantes, e facilitar o controle do departamento financeiro, por exemplo. Além do mais, ter um Expense integrado ao sistema de viagens, otimiza todo processo da gestão da empresa, que poderá analisar todos os gastos num único relatório.

Assim fica fácil checar, por exemplo, qual foi o aumento  das despesas com o pagamento de passagens aéreas no último trimestre do ano, prevendo com mais assertividade, clareza e objetividade qual deve ser o aumento esperado para a mesma época no ano.

Conte com uma empresa especializada

Por fim, não deixe de considerar a contratação de uma empresa como a Copastur, que é especializada na gestão de viagens corporativas, que possui o know-how para ajudá-lo a estabelecer uma política de viagens e um padrão para os relatórios de despesas, além de oferecer opções de ferramentas de expense que atendam a necessidade de cada cliente, integrando viagens e despesas no mesmo sistema.

Além disso, os  especialistas ajudam a reduzir custos, já que estão sempre conectados com o mercado e buscando alternativas que tragam economia, segurança nas viagens e satisfação dos viajantes da gestão de viagens corporativas da empresa. Investir em uma parceira na gestão de viagens representa, portanto, garantia de sucesso no processo de viagens.

Quer melhorar toda estrutura  e não apenas a elaboração de relatórios de despesas de viagem? Então baixe gratuitamente nosso Guia de Viagens de Negócios!

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