Os custos envolvidos em uma viagem corporativa são os mais diversos, podendo chegar a um total bastante significativo.

Afinal, é preciso pagar hotel, corridas de táxi ou mesmo um motorista para os traslados, além das passagens (aéreas ou rodoviárias) e da alimentação. Isso para ficar no básico!

Diante disso, fica claro que não ter controle sobre o que os funcionários gastam em trânsito pode gerar impactos negativos para o caixa da empresa.

No post de hoje, vamos ajudá-lo a controlar todos esses gastos por meio de boas práticas para a elaboração de relatórios de despesas. Quer reduzir os custos do negócio com viagens a trabalho? Então continue lendo!

Elenque as despesas da empresa

Antes de mais nada, é preciso que a empresa defina com clareza as despesas que são de sua responsabilidade nas viagens.

Por mais que a princípio possa parecer redundante burocratizar aquilo que já deveria estar claro para todos, é importante não deixar dúvidas sobre o que realmente é obrigação da empresa e o que deve ser de responsabilidade de cada funcionário.

Via de regra, as despesas corporativas devem ser elencadas na política de viagens, aquele conjunto de normas e diretrizes voltadas para o trânsito de funcionários em outras cidades, estados ou países.

Deve-se considerar como despesas corporativas o pagamento de passagens, reservas em hotéis e traslados entre aeroporto, hotel e local de trabalho, além da alimentação.

Já gastos pessoais (especialmente aqueles para lazer) ficam por conta dos funcionários.

Estabeleça o que é reembolsável

Além de definir claramente o que deve ser responsabilidade da empresa e o que é despesa pessoal, o negócio precisa discriminar quais custos serão pagos antecipadamente, direto do caixa da empresa, e quais serão pagos pelo funcionário em trânsito para, posteriormente, serem reembolsados.

O ideal é manter as despesas reembolsáveis no menor número possível. Afinal, é mais fácil controlar custos quando eles são pagos antes, diretamente pela empresa. A proposta aqui é investir na previsibilidade.

A marcação de passagens e a reserva em hotéis, por exemplo, são alguns dos custos que podem ser facilmente pagos com antecipação.

Em algumas situações, no entanto, o reembolso pode ser a única alternativa — como quando o colaborador usa o próprio carro para fazer uma viagem, transformando os custos de abastecimento em uma despesa reembolsável.


Elabore regras para o reembolso

Agora que a empresa já definiu o que pode ser reembolsado, precisa elaborar as diretrizes para o funcionamento desse processo.

Isso significa, basicamente, definir o valor máximo permitido em cada tipo de gasto, quais serão as formas usadas como comprovação e, ainda, em quanto tempo e por qual meio os funcionários receberão os devidos valores de volta.

O teto de gastos ajuda no controle, dando uma certa previsibilidade das despesas para os gestores. Os meios de comprovação, por sua vez, são necessários para evitar erros e fraudes, podendo ser usados comprovantes de pagamento, notas fiscais e até a fatura do cartão de crédito.

Por fim, ter datas certas para o reembolso dá tranquilidade para os colaboradores e evita atritos no ambiente de trabalho.

Padronize os relatórios de despesas

A padronização de rotinas é sempre uma boa ideia, já que melhora e agiliza qualquer processo. Pois a mesma lógica se aplica à gestão de viagens corporativas, por meio do estabelecimento de um relatório de despesas padrão.

O documento deve conter informações simples, como o tempo da viagem até o destino, a motivação da iniciativa (treinamento, encontro com fornecedores, captação de investidores, entre outras possibilidades) e, claro, nome do funcionário envolvido.

Além disso, o relatório ainda deve mostrar os itens consumidos e suas quantidades, discriminando, por exemplo, que foram feitas 3 diárias de hotel, 6 refeições e assim por diante.

Por fim, o relatório deve prever a entrada de anexos comprobatórios de gastos, mas sem restringir a despesas reembolsáveis.

É preciso deixar clara a obrigação de apresentar notas fiscais, boletos pagos e demais tipos de recibo, lembrando que pelos relatórios de despesas em viagens corporativas é que a empresa consegue analisar custos, identificar problemas e planejar os próximos deslocamentos de seus funcionários para que representam o menor custo possível.

Lance mão do cartão corporativo

Basicamente, o uso de cartões corporativos é vantajoso em 2 grandes aspectos. O primeiro é a definição antecipada de limite de gastos, com o limite do próprio cartão funcionando como teto das despesas permitidas pela empresa. Além disso, a fatura do cartão já constitui uma boa maneira de comprovar as despesas em trânsito.

Contudo, é preciso considerar que esse comprovante tem limites. Um funcionário pode ir a um restaurante e gastar com bebidas alcoólicas, por exemplo, conduta que deve ser vetada pela política de viagens corporativas. Nesse caso, a fatura só mostrará que ele gastou X no estabelecimento, não especificando o consumo.

É essencial reforçar a política de compliance do negócio e pode ser uma boa ideia definir punições para descumprimento.

Procure firmar parcerias

Uma boa estratégia para reduzir custos com as viagens corporativas é estabelecendo parcerias com bons fornecedores.

Sua empresa pode firmar um contrato com uma rede de hotéis, por exemplo, já definindo preços de diárias com descontos. Assim, sempre que um funcionário precisar se deslocar, os gestores já saberão o custo médio da hospedagem.

O próprio contrato com fornecedores não só pode como deve ser usado no relatório de despesas. Dessa vez, no entanto, o funcionário não será o responsável por elencar tal gasto, que já estará descrito pelo setor responsável por lidar com as contas de viagens a negócio.

Use a tecnologia a seu favor

tecnologia precisa ser incorporada como uma aliada no controle de despesas em viagens. Aliás, existem soluções criadas especialmente para isso, sabia?

Com um sistema de expense, por exemplo, a empresa consegue listar todas as despesas de um deslocamento em um software que as organizará de acordo com uma série de parâmetros — como custos, data e local.

Com essa ferramenta, a empresa consegue fazer um controle automático das despesas e analisar seu histórico de viagens.

Assim fica fácil checar, por exemplo, qual foi a elevação das despesas com o pagamento de passagens aéreas no último trimestre do ano, prevendo com mais precisão qual deve ser o aumento esperado para a mesma época no ano corrente.

Conte com uma empresa especializada

Por fim, não deixe de considerar a contratação de uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas, que já tenha know-how para ajudá-lo a estabelecer uma política de viagens e um padrão para os relatórios de despesas.

Além disso, esses especialistas ajudam a reduzir custos, já que estão sempre em contato com os melhores fornecedores e podem conseguir condições mais vantajosas de pagamento. Investir em uma parceira na gestão de viagens representa, portanto, economia no médio prazo.

Quer melhorar todo o processo de viagem corporativa e não apenas a elaboração de relatórios de despesas? Então baixe gratuitamente nosso Manual de viagens corporativas!

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