6 dicas para não errar na organização de uma viagem de negócios curta

Na sua empresa, elas podem acontecer de forma regular ou apenas ocasionalmente, mas é fundamental estar preparado para organizar uma viagem de negócios sempre que for necessário.

E quando elas são mais curtas, isso quer dizer que o trabalho para gerenciá-las é menor? Não mesmo! Um dos principais motivos que levam a erros na organização delas é justamente acreditar que jornadas menos extensas demandam menos cuidado.

Como vamos mostrar neste post, é preciso ficar atento e caprichar na gestão para que toda viagem de negócios, mesmo curta, que aconteça pela empresa seja um sucesso. Então, aproveite as nossas melhores dicas para você ficar longe de erros e problemas. Continue a leitura!

1. Ficar atento aos custos

Se você não se preocupar em pesquisar atentamente preços e condições, uma curta viagem de negócios pode ficar tão ou mais cara do que uma saída mais longa. Ou seja, o custo-benefício dessa viagem não seria nada interessante, concorda?

Para tanto, é imprescindível que você procure economizar em outros pontos para que a viagem seja financeiramente viável e bem-sucedida. Isso diz respeito, também, a otimizar o tempo da jornada, fazendo com que cada minuto da viagem seja aproveitado da melhor e mais produtiva maneira.

Assim, escolha um hotel perto dos lugares que o colaborador precisará frequentar, o que economizará tempo e dinheiro de transporte. Fique de olho ainda nos horários de check-in e check-out do hotel, para que não seja preciso pagar estadias desnecessárias.

2. Planejar todos os detalhes com antecedência

Qualquer que seja a viagem, independentemente do local de destino ou tempo de duração, planejar tudo com antecedência é uma das principais chaves para a economia e para o sucesso.

Se você deixar os detalhes para a última hora, prepare-se, pois vai se deparar com preços mais altos. Além disso, os hotéis mais interessantes para a empresa poderão não estar mais disponíveis, por exemplo.

Quando você planeja a viagem inteira com antecedência, poderá escolher tudo conforme o planejamento e de acordo com o que é mais viável para a empresa e para a equipe. Dessa maneira, é possível certificar-se de que tudo correrá conforme a organização.

3. Escolher uma boa agência de viagens parceira

Já deu para perceber que planejar uma viagem de negócios curta envolve uma série de detalhes e uma organização rigorosa, não é mesmo? Mas não se preocupe! Você e sua equipe não precisam dar conta de tudo sozinhos. Uma ótima ideia para garantir o sucesso dessas saídas da empresa é trabalhar ao lado de uma agência de viagens.

As melhores agências de viagens são especializadas em desenhar toda a trajetória, de acordo com as necessidades da sua companhia e com as particularidades da viagem, em termos de logística, finanças, tempo disponível, destino escolhido e muito mais.

Portanto, a agência de viagens que você escolher para firmar uma parceria vai se tornar uma grande aliada para o sucesso das suas viagens de negócio.

Ela ajudará você a garantir os melhores preços, condições, hotéis e passagens, além de auxiliar também na logística para que os colaboradores desloquem-se no destino e cumpram suas obrigações de trabalho sem maiores contratempos.

4. Orientar os colaboradores a seguir a política de viagens da empresa

É importante que a equipe de gestão desenvolva um guia detalhando a política de viagens da sua empresa. Dessa forma, o planejamento de cada trajeto não precisará ser feito do zero, pois haverá um procedimento estabelecido.

Além disso, é fundamental que a política de viagens seja seguida também por todos os colaboradores que farão parte dela. Isso deve ser uma preocupação sua, não apenas para que a equipe obedeça as orientações da companhia, mas também para saber como agir em situações inesperadas durante a viagem.

Entretanto, para que isso aconteça com sucesso e sem tirar totalmente a autonomia dos colaboradores, as políticas devem ser flexíveis, respeitando as particularidades de cada viagem e dando espaço para que o funcionário possa atuar de acordo com seu bom senso e sua experiência dentro do que a empresa pede.

Orientar a equipe a economizar sempre que possível, por exemplo, pode acabar levando-a a tomar decisões que comprometam o custo-benefício da viagem ou que não sejam tão interessantes dentro dos objetivos da jornada. Reforçar a importância de pensar no custo-benefício da viagem, aliás, é uma maneira mais eficiente de pedir isso.

5. Ser flexível diante de imprevistos

Sabe outro motivo por que é muito importante ter uma política de viagens detalhada e planejada? Porque em praticamente toda viagem de negócios acontecem alguns imprevistos.

Diante disso, você precisa saber agir com flexibilidade para tomar a melhor decisão dentre as opções disponíveis naquele momento.

Dessa forma, é fundamental também ser compreensivo com as ações dos colaboradores, já que, muitas vezes, eles não terão tempo de consultar você ou outro superior antes de tomar uma atitude que, por tratar-se de um imprevisto, nem sempre terá alguma orientação na política de viagens.

Quando o planejamento da viagem de negócios é bem pensado, os imprevistos tornam-se menos incômodos, pois será mais fácil lidar com eles e compensar quaisquer gastos adicionais (financeiros ou de tempo) depois.

Além disso, ser flexível também exige que você saiba fazer alterações na política de viagens sempre que perceber que algo não está mais funcionando. Não se prenda a uma orientação apenas por saber que “sempre foi assim”!

6. Valorizar o diálogo entre a empresa e os colaboradores

Dando continuidade à importância de estar aberto a modificar a política de viagens quando necessário, as sugestões para isso podem vir dos próprios colaboradores que participam desses trajetos. Afinal, eles vivenciam em primeira mão o seu planejamento.

Para que eles sintam-se à vontade para fazer sugestões nesse sentido e para que entendam que serão ouvidos e, se for o caso, que suas ideias serão postas em prática, a sua empresa deve valorizar o diálogo entre os gestores e os colaboradores.

Apenas assim as viagens de negócio poderão ser efetivamente bem-sucedidas e, mais do que isso, poderão aprimorar-se cada vez mais, conquistando resultados ainda melhores — tanto em termos logísticos e financeiros quanto em relação às reuniões, conversas com clientes, eventos e conferências que acontecem em cada destino.

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