O orçamento faz parte do cotidiano de qualquer empresa, principalmente pelo fato de que essa ferramenta permite otimizar a gestão de gastos. Em outras palavras, com um orçamento definido, é possível controlar custos e identificar oportunidades de economia.
E isso também é verdade quando falamos especificamente do orçamento de viagens corporativas. Por isso, mais do que explicar por que ele é importante ou dar dicas gerais sobre como fazê-lo, apresentamos aqui um passo a passo completo para você elaborar um orçamento de viagens personalizado para a sua empresa.
Ficou interessado? Então, continue a leitura e prepare-se para colocar a mão na massa!
1. Crie uma política interna de viagens
Antes de criar um orçamento de viagens, você precisa organizar uma política interna sólida, pois é ela que vai definir o que é permitido e o que é proibido em relação às viagens corporativas da empresa.
Um elemento que é proibido pela política não pode ser incluído no orçamento; por outro lado, um ponto obrigatório não pode ser cortado para reduzir custos.
O melhor exemplo é a questão do seguro viagem. Suponha que a política interna de viagens preveja que seja contratado um seguro, mesmo no caso de destinos nacionais. Nesse caso, não é possível tentar economizar tirando do orçamento a provisão de recursos para seguro.
Agora, imagine que a política só determina que o seguro deve ser contratado para viagens internacionais. Então, há espaço para tentar reduzir os custos, cortando do orçamento das viagens nacionais a verba que seria referente a ele.
Esse exemplo demonstra bem como a política de viagens afeta a elaboração do orçamento. Entretanto, tome cuidado para não tornar-se flexível com itens muito importantes, como a própria contratação do seguro de viagem! Muito vai depender, também, da quantidade de colaboradores que viajam e da natureza desses trajetos.
2. Delimite o escopo do programa de viagens
Depois da política interna, o segundo passo para chegar a um excelente orçamento de viagens corporativas é delimitar qual é o escopo desse programa na sua empresa. Em outras palavras, é preciso definir as principais características das viagens. Por exemplo:
- principais destinos;
- duração máxima e mínima, ou duração média;
- objetivos.
Tenha em mente que essas características impactam os custos da viagem e, portanto, o orçamento. Em uma viagem para visitar um cliente, por exemplo, você provavelmente terá que levá-lo para almoçar ou jantar, acarretando um gasto maior com alimentação. Isso não vai acontecer durante uma viagem para encontrar novos fornecedores.
Ao ir para um destino no exterior, é recomendável contratar um serviço especializado para levar o seu colaborador de um lugar ao outro, sem que ele se perca ou desperdice tempo desnecessariamente. Em uma viagem no Brasil, é possível resolver a questão usando um aplicativo de mobilidade urbana, pois o risco é bem menor.
O preço dessas duas alternativas é totalmente diferente. Portanto, avalie o que funciona melhor em casa caso.
3. Defina quantos colaboradores vão participar
Em algumas empresas, as viagens corporativas são delegadas apenas a um certo grupo de funcionários. Em outras, existe mais flexibilidade para que vários colaboradores tenham a oportunidade de participar, desde que sua presença seja relevante — você não envia um analista contábil para fazer a prospecção de clientes, não é?
Além disso, você pode querer organizar viagens mais enxutas, ou não. Isso tem relação com o escopo, que vimos no item acima. Se o objetivo é participar de um evento, como uma feira, faz sentido enviar um grupo maior. Enquanto isso, para visitar um cliente, basta mandar um ou dois colaboradores.
Para que você possa elaborar o orçamento, essa informação faz toda a diferença. Afinal, os custos de uma viagem estão diretamente relacionados ao número de pessoas que vai participar. Cuide também para escolher a equipe mais adequadas para a viagem, de acordo com os objetivos da empresa e com os negócios que acontecerão no destino.
4. Padronize os roteiros
Depois de todo esse planejamento, o quarto passo é padronizar alguns elementos dos roteiros de viagens. Isso é importante por que, quanto mais as viagens forem previsíveis, mais fácil é determinar o valor que será necessário desembolsar com elas.
Imagine, por exemplo, que o roteiro determina que, nas viagens internacionais, o embarque será à noite. Com isso, é possível prever que o avião vai chegar ao destino no final da manhã, exatamente no horário certo para o check-in no hotel. Esse detalhe pode prevenir que a empresa tenha que pagar taxas por late check-in.
5. Pesquisar valores médios
Por último, mas não menos importante, é a hora de pesquisar quais são os valores médios para cada elemento da viagem — passagem de avião, diária de hotel, seguro de viagem, alimentação e assim por diante. Sem ter essa informação, você correrá o risco de criar um orçamento inviável.
Para fazer essa pesquisa, tome cuidado com os serviços de comparação de preços da internet — aqueles sites especializados em comparar valores para os viajantes. Eles prometem que você conseguirá ver os preços máximos e mínimos, sem ter que fazer ligações ou entrar em vários sites.
Porém, esses serviços não têm nenhum contato ou relação com as companhias aéreas e hotéis; portanto, não podem fazer nada em relação aos preços, e apenas reproduzem o que é divulgado em outros sites.
Tenha sempre em mente, também, que os preços variam muito ao longo do ano. Por isso, é importante trabalhar com valores conservadores. Não seja muito otimista! Senão, você pode descobrir que, duas semanas depois de criar seu orçamento, ele já não é mais relevante.
Viu só? Criar um orçamento de viagens não é um processo fácil. Mesmo resumindo-o a cinco passos, ainda existe muito trabalho a ser feito para chegar em um orçamento que vai, realmente, ajudar sua empresa a economizar. Além disso, o desenvolvimento das etapas que apresentamos aqui também exige um certo nível de experiência.
Por isso, uma boa opção é buscar o apoio de uma agência de viagens corporativas, especializada nesse trabalho. A terceirização é um caminho simples para conseguir os melhores resultados e otimizar o seu investimento.
Para completar, você, gestor, ainda ganha de volta o tempo que gastaria para cuidar de tudo sozinho, podendo dedicá-lo a atividades mais importantes.
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