Escolher a melhor agência de viagens para suas férias já é um desafio e tanto, e optar por uma agência para a empresa é mais delicado ainda. Isso porque esse parceiro estará lidando com as verbas da sua instituição.
Uma gestão inteligente de viagens corporativas pode envolver muitos pontos, desde pequenas saídas a cidades próximas até viagens internacionais para eventos de grande porte — ou até mesmo troca de tripulação de bases de óleo e gás. Ou seja, independentemente do perfil da sua organização, a agência ficará responsável por toda a logística envolvida.
Então, como escolher a melhor agência de viagens corporativas? Neste artigo mostraremos os principais critérios que devem ser avaliados para a escolha desse parceiro estratégico.
Quer saber quais critérios são esses e tomar a decisão correta? Continue acompanhando!
1. Busque referências
Uma das grandes dificuldades ao buscar um parceiro é avaliar a qualidade dos serviços antes de efetivar o contrato. Felizmente, as referências dão um belo auxílio nesse sentido, ajudando a evitar problemas na viagem corporativa.
Clientes satisfeitos podem ser um sinal de serviços de qualidade, fazendo com que você tenha mais segurança e tranquilidade na contratação. Na dúvida, não hesite em pedir mais referências para a empresa. Eles podem lhe passar o contato de consumidores para uma conversa direta.
2. Conheça os serviços oferecidos
Às vezes, uma empresa começa contratando uma agência de viagens para uma necessidade pontual, mas logo essa parceria pode evoluir para o longo prazo. Por isso, antes de mais nada, saiba quais são os tipos de auxílios que a sua firma precisará ao longo do tempo.
A partir daí, conheça todas as possibilidades oferecidas pela agência. Há fornecedores que fazem o básico, mas poucos oferecem serviços completos e aprofundados, como organização de troca de turnos de equipes, gestão de fluxos de viagens e relatórios detalhados de despesas.
3. Pesquise sobre a assistência
A assistência dada pela empresa aos viajantes é um ponto importantíssimo quando seus colaboradores estão em deslocamento. Estamos falando desde o suporte padrão (para transmitir orientações e tirar dúvidas) até o auxílio em casos de emergências, como acidentes e doenças.
Uma boa agência de viagens corporativas sempre tem políticas sérias e claras para cuidar de seus clientes. Isso garante que todos façam uma viagem tranquila, focando no que realmente importa: as relações comerciais.
4. Avalie a tecnologia
Como você sabe, atualmente a tecnologia não é um artigo de luxo, mas sim uma necessidade. Pode ter certeza que a melhor agência de viagens terá em sua rotina o uso de ferramentas modernas que facilitam todo o processo logístico e a prestação do serviço.
Nem sempre essa tecnologia fica exposta aos clientes, porém você pode se informar sobre a empresa e entender como ela conduz a sua administração. Por exemplo, uma agência de viagens que utiliza Qulcure Rocks para gestão pessoal tende a ter colaboradores mais motivados e qualificados, entregando melhores resultados aos clientes.
5. Note a qualidade do atendimento
O relacionamento é um dos pontos fundamentais para uma parceria entre duas empresas, certo? Por isso, fique atento desde o primeiro contato e procure reparar no padrão de atendimento que a agência oferece.
Boas empresas estão sempre procurando melhorar aquilo que já funciona, pois o objetivo delas é entregar um serviço de excelência. Normalmente, as melhores agências de viagens corporativas contam com sistemas de métricas e formas de avaliações constantes para a satisfação dos clientes.
6. Verifique a presença de certificações
Na hora de buscar um parceiro para a produção, por exemplo, é comum verificar a presença de certificações. Porém, ao pesquisar por uma agência de viagens, muitas vezes os gestores esquecem desse ponto.
Porém, no mercado de viagens, a qualidade é tão importante quanto em outros setores. Sendo assim, busque uma agência que apresente certificações como ISO 9001 (relativo ao sistema de gestão de qualidade), ISO 14001 (que destaca a presença de parâmetros ambientais) e ISO 31000 (que tem como foco a gestão de riscos).
Outro ponto que pode ajudar na escolha são os prêmios. Instituições como a Panrotas escolhem, todos os anos, a melhor agência de viagens corporativa. A eleição é decidida por mais de 50 profissionais de Turismo, todos eles fornecedores, atuando dentro de empresas das mais diversas áreas.
7. Informe-se sobre a experiência
Por fim, lembre-se de que experiência também pesa. Até porque a última coisa que sua empresa deseja é perder tempo microgerenciando fornecedores, não é mesmo? Quando você contrata uma agência de viagem consagrada no mercado, cria-se um relacionamento de parceria que permanece no longo prazo, trazendo cada vez mais benefícios.
Na dúvida, verifique se a agência está entre as maiores empresas de gestão de viagens corporativas do Brasil, já que esse pode ser um diferencial decisivo. Nenhuma organização cresce à toa e o reconhecimento costuma vir acompanhado de muito compromisso com os clientes e parceiros.
8. Pergunte sobre as opções de pagamento
Um dos pontos que mais pesam em uma viagem de negócios é o custo. Por isso, o ideal é que a agência ofereça flexibilidade tanto nas condições como nas opções de pagamento. O melhor é que a agência procure se adequar à realidade da sua organização, e não que ela force você a se adequar a ela, correto?
Portanto, tenha consciência de que um bom parceiro estratégico fará o que estiver ao alcance dele para fechar o negócio. Por isso, informe-se sobre as possibilidades de pagamento fornecidas pela agência. Não deixe de comunicar as suas necessidades para que ela possa fazer uma proposta justa e que seja benéfica para os dois lados.
Ao seguir os critérios que apresentamos aqui, você pode ficar bastante tranquilo em relação à escolha da melhor agência de viagens para a sua empresa. Afinal, quem cumpre todos esses requisitos está apto a cuidar da logística de deslocamentos da sua companhia. Assim, suas viagens serão seguras e bem planejadas, deixando seus colaboradores focados em fazer o trabalho em si e gerando mais resultados para o negócio.
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