Logística de eventos: Guia detalhado para organizadores terem sucesso

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A logística de eventos tem um papel de destaque no sucesso de qualquer ocasião, desde conferências e seminários, festivais, até as confraternizações de empresas

Uma logística bem elaborada não apenas otimiza o tempo e os recursos disponíveis, mas também contribui para a experiência positiva dos participantes, criando um ambiente propício para networking, aprendizado e entretenimento. 

A atenção aos detalhes, a capacidade de antecipar possíveis problemas e a flexibilidade para lidar com imprevistos são essenciais para garantir que o evento transcorra sem contratempos, deixando uma impressão duradoura nos participantes.

Ou seja, os eventos podem ajudar a criar novos relacionamentos com potenciais clientes, gerar oportunidades, fechar vendas e fortalecer parcerias. Vale destacar que 65% dos consumidores dizem entender melhor um produto ou serviço quando o experimentam por meio de eventos ao vivo, de acordo com a Forbes

Por estes motivos, esse setor tem crescido tanto e despertado interesse das empresas, como estratégia de negócios. Inclusive, segundo o Globe Trender, 78% das empresas preveem um aumento no número de eventos.

Neste texto, exploraremos o conceito de logística de eventos, mostrando como fazer, pontos de atenção e dicas para ter sucesso. Continue a leitura!

Leitura recomendada: Como Fazer Programação de Evento e Criar a Melhor Experiência?

O que é a logística de eventos?

A logística de eventos corporativos refere-se ao planejamento e execução de todas as atividades necessárias para garantir o sucesso de uma ocasião, como conferências, convenções, lançamentos de produtos, reuniões de equipe, festas de fim de ano etc.

Esse processo abrange diversos aspectos:

  • Seleção do local;
  • Contratação de fornecedores;
  • Coordenação do transporte e hospedagem dos participantes;
  • Gestão de tecnologia;
  • Alimentação;
  • Segurança. 

Assim, é fundamental a definição de cronogramas detalhados, gestão de orçamentos e monitoramento de todas as etapas do evento, assegurando que tudo ocorra conforme planejado e dentro dos padrões de qualidade esperados. 

A logística visa não apenas atender às necessidades e expectativas dos colaboradores, clientes e parceiros, mas também reforçar a imagem da empresa, fortalecer relacionamentos, promover a marca e alcançar objetivos estratégicos definidos. 

Como fazer a logística de eventos?

Organizar a logística de eventos corporativos requer uma abordagem meticulosa para alcançar o sucesso e a satisfação dos participantes. 

O primeiro passo é definir claramente os objetivos do evento e o perfil dos convidados, o que orientará a escolha do local adequado, considerando aspectos como capacidade, acessibilidade e infraestrutura tecnológica. 

Em seguida, crie um cronograma detalhado, abrangendo desde o planejamento inicial até a execução e o desmonte, além de alocar responsabilidades específicas a cada membro da equipe.

A logística do evento também inclui a coordenação de transporte para participantes e a organização de acomodações, especialmente se o evento envolver convidados de outras localidades. Além disso, é importante cuidar da alimentação, garantindo opções variadas e respeitando restrições alimentares.

Por fim, faça um planejamento para lidar com imprevistos, com planos de contingência e suporte de emergência, que seja capaz de lidar com qualquer eventualidade e assegurar um evento bem-sucedido.

Saiba mais: Checklist de eventos: 12 passos para elaborar e evitar imprevistos

12 dicas para acertar na logística de eventos corporativos

1. Seleção do local

A partir da definição do objetivo do evento, da quantidade de participantes e do formato que terá, você já pode começar a pesquisar sobre os locais em que o evento pode ser realizado. Esse papel é da logística, uma vez que os envolvidos precisam conhecer o espaço com antecedência para pensarem na efetiva montagem, já no dia do evento.

Nessa etapa, o segredo está em selecionar um local de fácil acesso para todos os participantes, com estacionamento próprio ou ao menos nas proximidades. Pense também no formato do evento, nas áreas de circulação, onde será servido o coffee break, se há um espaço privado para a equipe coordenar de lá as ações no dia, entre outros elementos. O importante é facilitar a execução.

2. Escolha dos fornecedores

Os fornecedores de eventos desempenham papel determinante na logística. Afinal, garantir produtos e serviços de qualidade, com entregas dentro do prazo estabelecido e conforme o combinado é essencial para ter um evento de sucesso.

Para contar com fornecedores de confiança, faça, antes de qualquer evento, uma boa análise do mercado. Solicite aos potenciais parceiros o preenchimento de uma Request For Proposal (RFP). Este formulário tem por objetivo levantar as características, potencialidades e deficiências de cada fornecedor, a fim de realizar um processo seletivo mais rigoroso.

3. Locação de equipamentos

Seu evento vai precisar de equipamentos de tecnologia, como data show, telão, computadores e totens para autoatendimento? Então, anote aí: é absolutamente essencial testar o funcionamento dos equipamentos antes do dia do evento, ok?

Pensando nisso, leve seus operadores para conhecer os recursos e aprender a usar os equipamentos com antecedência. É preciso se certificar de que todos estão devidamente preparados para executar suas funções durante o evento e até resolver um probleminha ou outro que possa surgir inesperadamente.

4. Transporte dos convidados

Ao pensar em congressos, feiras e demais eventos que são realizados em locais mais distantes, você também deve se preocupar com o transporte dos convidados. Aí entra mais uma vez a logística, claro!

Faça contato com empresas de locação de vans, verifique as condições do fornecimento do serviço e elabore cronogramas e rotas para facilitar o traslado. Se forem muitas pessoas, prefira ônibus de viagem, com ar-condicionado e o máximo de comodidade para os convidados. Nada de economizar na hora de surpreender com seu evento, combinado?

5. Impressão de materiais

Você certamente vai querer divulgar seu evento, certo? Para isso, entre outras possibilidades, precisará de materiais impressos — que podem ser convites, folders, flyers e banners, por exemplo. A seleção dos fornecedores desse tipo de serviço também depende da equipe responsável pela logística de eventos.

Combine com a agência que está elaborando o material para que os arquivos sejam entregues prontos para a produção. Tenha certeza de que todos os materiais foram previamente revisados e aprovados para não ter surpresas com erros ortográficos ou imagens de má qualidade, por exemplo.

6. Condições do tempo

Se seu evento será a céu aberto, você precisa estar preparado para transferir toda a produção para um local coberto caso chova. Sabemos que isso nem sempre é possível, mas oferecer uma infraestrutura mínima aos participantes é mais que recomendável. Nesse caso, você pode apostar em capas e guarda-chuvas para proteger de chuviscos, além de preparar abrigos estruturados em caso de tempestade.

Porém, não é só quando chove que você tem que se preocupar com as condições climáticas! Imagine ter um evento acontecendo em um local sem sombra alguma, com um sol escaldante de 35 graus! Você não quer que seus convidados saiam de lá com insolação, não é mesmo? Assim, assegure-se de que há pontos de sombra, ao menos com guarda-sóis, e ofereça bonés, chapéus ou viseiras, por exemplo.

7. Fluxo de pessoas

A logística de eventos também deve se preocupar em oferecer acesso fácil aos participantes. Imagine uma única porta de entrada para um evento que deve receber 500 pessoas! Nesse contexto, as filas seriam intermináveis — ainda mais se houver credenciamento. Não causaria uma boa primeira impressão, concorda?

Idealmente, o fluxo de pessoas deve ser livre, permitindo idas e vindas sem problemas. Se for preciso esperar, como no caso do credenciamento, pelo menos deixe algumas mesinhas disponíveis para as pessoas se sentarem enquanto aguardam e providencie para que a entrada seja feita da maneira mais rápida possível, evitando deixar os convidados impacientes.

8. Serviço de apoio

Todo evento de grande porte deve ter um apoio médico disponível para o caso de acontecer alguma emergência. Mas não se preocupe, porque contar com essa ajuda não é tão difícil quanto parece: muitas empresas oferecem esse tipo de serviço. Geralmente, uma ambulância fica à disposição, com profissionais devidamente qualificados, para realizar qualquer tipo de atendimento.

Certifique-se de incluir esse item no seu checklist de logística de eventos para nunca deixar de fora! Afinal de contas, nesse caso definitivamente é melhor prevenir que remediar, certo?

9. Contratação de segurança

Por mais que seja um evento menor, com convidados praticamente de casa, lembre-se: a segurança é absolutamente vital para o sucesso do seu evento. Este é mais um item que deve ser providenciado pelo pessoal da logística.

Contratação de empresa terceirizada, posicionamento adequado dos profissionais, orientações em relação a políticas de ingresso de participantes, direcionamentos sobre quando atuar e em que situações intervir são de responsabilidade da empresa organizadora do evento. Garanta que seus convidados se sintam bem e protegidos!

10. Processo de montagem

A montagem é a etapa mais importante da logística de eventos, pois tudo deve estar pronto antes de qualquer convidado chegar. O detalhe é que muitos eventos demandam dias de montagem e desmontagem da estrutura, mobilizando uma quantidade significativa de pessoas.

De olho nisso, você pode fazer com que sua equipe pare tudo para realizar a montagem ou contratar uma empresa especializada nisso. O que realmente importa é que tudo saia conforme o planejado para que seus convidados sejam bem recebidos.

11. Hora da desmontagem

Após o evento, sua equipe também terá que desmontar a estrutura, fazer a devolução dos equipamentos, conferir se o local foi deixado de acordo com o estipulado em contrato e realizar um check-up final para verificar se tudo foi feito conforme o previsto.

Marque uma data para a desmontagem da estrutura, mobilize a quantidade de pessoas necessárias, contate fornecedores e esteja pronto para dar um feedback à direção da empresa.

12. Integração da equipe

Por último, precisamos ressaltar que, para que a logística de eventos saia impecável, toda a equipe deve estar devidamente alinhada em relação aos objetivos gerais e às responsabilidades de cada um.

Para tanto, estimule a cooperação e faça reuniões diárias para integrar os envolvidos, promovendo um ambiente de troca e companheirismo. No dia do evento, mantenha todos conectados por meio de smartphones ou rádios, com o propósito de distribuir rapidamente a comunicação. Criar um grupo temporário de WhatsApp, por exemplo, pode ser uma boa ideia.

Boas práticas para logística de eventos

Você sabia que existem boas práticas para lidar com a logística sem dores de cabeça, facilitando não apenas a organização do evento em si, mas também evitando que erros graves sejam cometidos? Confira a lista que separamos:

Segurança

Tudo bem que o conforto dos participantes é importante, mas a segurança em eventos corporativos é simplesmente fundamental. Hoje em dia, com o aumento da quantidade de equipamentos eletrônicos usados em eventos de todo porte, uma ótima prática é também uma das mais simples: verificar todas as instalações elétricas.

Lembre-se de que alguns equipamentos são bastante sofisticados e sensíveis a variações de tensão na corrente elétrica. Assim, testar as instalações pode ajudar tanto a evitar danos quanto a se prevenir contra surpresas de última hora.

Outra ação envolvendo a segurança dos eventos é conferir se o local já tem normas definidas. Isso porque é interessante seguir as orientações que porventura já existem.

Obviamente, como cada evento tem suas particularidades, nem sempre é necessário disponibilizar atendimento médico. Nesse caso, porém, vale tomar conhecimento sobre estabelecimentos de saúde no entorno, orientando a equipe sobre como proceder e para onde encaminhar pessoas que eventualmente precisem de atendimento médico.

Contar com sinalizações adequadas quanto ao mapeamento do espaço também é um aspecto de segurança que não deve passar despercebido. Esse cuidado é capaz de garantir mais facilidade para ir e vir, além de orientar os participantes sobre possíveis áreas de descarga ou transporte, inibindo o acesso e evitando a ocorrência de acidentes.

Neste aspecto ainda, é bom ter um controle de acesso de pessoas bem eficiente. Desse modo, somente palestrantes, participantes inscritos, organizadores e prestadores de serviços poderão entrar no evento. Isso reduz a chance de que golpistas tentem entrar no local para roubar pertences e objetivos das pessoas, como celulares e notebooks.

Quanto à organização

Em alguns casos, pode ser interessante contar com um espaço físico que funcione como o centro de organização do evento. No entanto, normalmente, a criação de um site já cumpre bem esse papel, concentrando informações sobre a iniciativa. 

O essencial é disponibilizar dados imprescindíveis, como local, data, programação e formas de inscrição, por exemplo.

Além disso, os sites podem ajudar no acompanhamento do número de inscritos, bem como no contato com os fornecedores, no recolhimento de dados dos participantes e até mesmo na seleção de profissionais para atuar no evento.

Nesse cenário, os convidados ou os interessados de modo geral devem buscar a página para obter informações completas. Para isso, basta que o link seja adequadamente divulgado.

A atenção deve ser redobrada no que se refere à atualização das informações, que deve ser frequente. Afinal, se a quantidade de dados aumenta ou sofre alterações, todos precisam estar a par!

Por fim, ao reunir materiais sobre o evento, o site ainda pode ajudar nas análises posteriores, orientando melhorias.

Veja também: Tipos de Eventos corporativos: quais são e 10 formatos para sua empresa oferecer

Quanto ao planejamento

Um bom planejamento de eventos gera diversos benefícios, como evitar atrasos, cumprir metas e trazer maior assertividade às ações da organização.

Mas existe uma outra vantagem proporcionada por um planejamento eficaz: garantir que o evento conseguirá atender às pessoas com necessidades especiais.

Afinal, é preciso conhecer as particularidades específicas dos participantes que serão recebidos, a fim de verificar a tempo como suprir todas elas. Pense bem: isso influencia até mesmo na escolha do local do evento, que deve ter sua estrutura adaptada para comportar todos adequadamente.

É um ponto determinante também na escolha do tipo de transporte usado, caso seja oferecida condução para os participantes até o local.

Vale lembrar que todos os itens de um planejamento de eventos cuidadoso envolvem também:

  • Custos envolvidos;
  • Comparação de preços entre diferentes fornecedores;
  • Decisão sobre o material gráfico;
  • Meios de divulgação;
  • Escolha do cardápio do buffet;
  • Verificação das condições do tempo.

Ainda nesse quesito, lembre-se: o ideal é elaborar um planejamento flexível, respaldado por uma lista de opções de fornecedores referenciados para ter a quem recorrer, caso surjam problemas de fornecimento.

Anote aí: planejar com a devida antecedência gera confiança. Já a falta dessa boa prática costuma minar a logística do evento, transformando o limite dos prazos em motivo para nervosismo — o que impacta negativamente toda a gestão.

Quanto à equipe

Orientação e treinamento: essas são as melhores ações no que se refere à equipe envolvida na organização de qualquer evento.

Em etapas como montagem e teste de equipamentos, por exemplo, esse cuidado faz toda a diferença. Afinal, os profissionais precisam entender a importância de fazer checagens repetidas vezes, de usar a proteção adequada, de anotar resultados, de alertar sobre possíveis falhas e assim por diante.

Na prática, uma última verificação atenta, o teste dos equipamentos e a disponibilidade de opções reservas podem garantir o andamento ideal da programação, sem falhas. E isso envolve desde o funcionamento da ventilação até a verificação do buffet.

O que a organização do evento precisa ter sempre em mente é a importância de esclarecer aos profissionais da equipe sobre as prioridades em relação à logística da iniciativa. Só assim, os profissionais conseguirão balizar suas ações com foco no que realmente importa.

A implementação de recursos tecnológicos em algumas etapas pode ajudar bastante a logística do evento. Para isso, basta que a equipe esteja treinada e conheça as ferramentas.

Cada vez mais usada nos eventos corporativos, a tecnologia não está presente só na filmagem e no envio de convites digitais, viu? Ela também pode ser útil na acomodação dos participantes e na integração dessa tarefa a outros processos.

Leia também o post sobre Inovação em eventos

Quanto à divulgação

Normalmente, o melhor é que a divulgação seja ampla e variada. Lembrando sempre que, nos dias de hoje, é essencial divulgar online. Plataformas como o Facebook, por exemplo, oferecem até recursos de confirmação de presença, o que pode ser uma alternativa bem interessante.

Materiais tradicionais, como anúncios, brindes customizados, convites em papel e panfletos em pontos estratégicos, são úteis para reforçar a divulgação. Mas, como tudo isso envolve custos, é preciso avaliar o que realmente vale a pena para cada caso.

Como falamos há pouco, a criação de um site por si só já contribui bastante para a divulgação do evento. E esse recurso ainda pode ser funcional para a confirmação de presença, já que os convidados passam cada vez mais tempo conectados à internet.

O que você tem que guardar em relação à divulgação de eventos é que ações mais direcionadas e precisas têm custos menores. Portanto, defina adequadamente o público antes de escolher os meios para divulgá-lo!

No fim das contas, eventos corporativos de sucesso dão visibilidade para a empresa e têm potencial para atrair novos clientes. Por isso, é tão importante adotar boas práticas na logística de eventos!

Leia também: Pré-evento: Como engajar e atrair o público para o evento

Conte com o apoio da Copastur na logística de eventos corporativos

Como você pode ver, ser detalhista é uma grande virtude na logística de eventos. É preciso pensar em absolutamente tudo que o evento precisa para ser um sucesso. 

Para não correr o risco de cometer algum deslize, conte com um parceiro especializado em eventos. Por terem expertise na área, essas empresas conseguem cobrir mais facilmente todas as demandas exigidas pela logística!

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