Gastos Corporativos — Saiba Como Evitar Fraudes em Viagens

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Uma das maiores preocupações das empresas durante viagens profissionais diz respeito ao controle dos gastos corporativos. Afinal, além de procurar se manter dentro do orçamento, nenhum gestor deseja lidar com fraudes, ou seja, cobranças e reembolsos indevidos, que podem trazer prejuízo para o negócio.

Mesmo sendo situações extremamente delicadas, que inclusive comprometem a credibilidade dos profissionais envolvidos, é importante que os gestores tenham sempre em mente que elas podem, sim, acontecer. Nesse caso, é preciso saber conduzí-las adequadamente. Para isso, nada melhor que se informar sobre o assunto, não é mesmo? Confira as dicas da Copastur!

Tenha uma política clara a respeito dos gastos corporativos

Em 2011, uma empresa americana demitiu um de seus funcionários por ter incluído o aluguel de um filme em seu relatório de despesas de viagem corporativa.

No entanto, por mais que casos como esse demonstrem uma certa falta de bom senso por parte do colaborador, essa nem sempre é a situação mais comum.

Na verdade, o que se entende como fraude na maioria das circunstâncias nada mais é que uma falta de entendimento do colaborador sobre o que é de responsabilidade da empresa (ou não) durante uma viagem profissional.

O detalhe é que essa confusão pode ser causada pela falta de uma comunicação clara e objetiva com a equipe, sobre a regra da política de gastos corporativos nesse contexto.

Se a gestão de compras relata que a alimentação será colocada na conta da empresa durante uma viagem, por exemplo, não adianta reclamar se o colaborador consumir itens do frigobar do hotel onde ficou hospedado.

É preciso deixar muito claro o que será reembolsado, bem como o valor máximo permitido para esta despesa, para evitar prejuízos em viagens.

Pensando nisso, antes de qualquer viagem, mesmo que seja um funcionário experiente, vale relembrar especialmente aquelas regrinhas que explicam quais despesas ficam por conta de quem.

Para elaborar essas regras, aliás, é importante contar com a ajuda da própria equipe, já que todos têm perspectivas e necessidades diferentes. Não é porque você está acostumado a fazer apenas uma refeição por dia, que seus colaboradores ficarão satisfeitos com o mesmo, por exemplo.

Analisar os perfis de cada viajante, bem como os locais para onde cada um se desloca, é importante. Assim é possível definir o que será permitido e até que valor deve ser estipulado, para que o reembolso das despesas seja efetuado corretamente.

Use um sistema de ERP para controlar gastos em tempo real

O cenário pós-viagem corporativa é quase sempre o mesmo na maioria das empresas que não apostam na tecnologia: recibos de compras perdidos, papelada acumulada, desconfiança no processo e perda de tempo na conferência de toda esta etapa.

É claro que esse caos acaba trazendo problemas para a elaboração do relatório de despesas, além de abrir espaço para fraudes. Afinal, aproveitando a desorganização da gestão, alguns profissionais podem agir de má-fé para justificar determinados gastos.

Para evitar esse tipo de situação, a tecnologia chega como uma excelente aliada. Com um sistema de gestão empresarial (conhecido como ERP), por exemplo, é possível controlar os gastos corporativos em tempo real.

Essa ferramenta fornece aplicativos que permitem fotografar e armazenar recibos, além de controlar e registrar todas as compras feitas por meio de cartões de crédito, débito ou dinheiro.

É importante deixar claro, porém, que esse controle não é uma forma de vigilância. Na prática, além de evitar a abertura de espaço para fraudes, ter essa organização também facilita a prestação de contas.

Além disso, é uma forma de tranquilizar o colaborador e manter o controle dos gastos. Afinal, não precisar de preocupar com cada despesa em uma viagem ajuda a reduzir o estresse, certo?

Tenha cuidado com a elaboração do relatório de despesas

O fechamento do relatório de gastos corporativos de uma viagem é uma daquelas atividades que costumam trazer dor de cabeça para a gestão. Afinal, verificar cada número, cada nota e recibo pode abrir espaço para erros de cálculo.

Além disso, muitos desses documentos ainda são escritos à mão ou em planilhas do Excel — modelos que podem ser facilmente alterados por qualquer pessoa, bastando que se tenha acesso a eles.

A fim de evitar esse problema, um bom caminho é investir na automatização dos relatórios de despesa de viagens.

Atualmente, os softwares de gestão contam com espaços específicos para a geração de relatórios não só precisos, mas que dificilmente podem ser fraudados. Essa alternativa também facilita a elaboração desse documento, agilizando o processo de conferência e evitando atrasos ou retrabalhos.

Procure ser bastante cauteloso com sua abordagem

Tenha muito cuidado ao abordar (ou mesmo acusar) colaboradores quando o assunto for relacionado a possíveis fraudes.

Além de causar um mal-estar indesejado, esse tipo de situação, se não for provada, pode ser caracterizada como dano moral e comprometer a imagem empregatícia da empresa.

Nesse sentido, o primeiro passo é entender o que realmente se caracteriza como fraude nos gastos corporativos.

A Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) — Associação que investiga casos de falsificação dentro do ambiente corporativo — costuma interpretar como fraudes:

  • transferência de despesas estritamente pessoais para a conta da empresa;
  • pedido de reembolso para produtos e serviços que não foram usados;
  • falsificação de notas fiscais e recibos usados como documentação de compras;
  • aumento do custo real de uma despesa para pedir reembolso.

Esses são apenas alguns exemplos que a gestão de compras pode identificar em um relatório de despesas.

No entanto, é importante ter em mente que durante uma viagem corporativa, algumas informações podem se perder, como notas fiscais e até mesmo os valores exatos que foram gastos.

Por essa razão, antes de qualquer acusação, analise bem cada situação e se reporte diretamente ao colaborador para entender melhor o que ocorreu.

Seja como for, evite usar a preocupação com possíveis fraudes como justificativa para não investir em viagens corporativas, ok?

Sabemos que são o melhor meio de manter contato com os clientes, participar de eventos, feiras e trazer bons resultados para a empresa. Para evitar o receio de ter prejuízos cada vez que sua equipe viaja profissionalmente, que tal contratar especialistas no assunto para dar conta desse controle?

Uma parceria de sucesso com uma TMC qualificada e experiente fará toda diferença e trará total tranquilidade para suas viagens corporativas.

E então, gostou das nossas dicas? Para gerenciar ainda melhor as despesas e driblar situações como as que foram citadas neste post, não deixe de baixar nosso guia completo para viagens corporativas internacionais!

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