Ancillary fees: qual sua importância no gerenciamento de despesas?

As ancillary fees são taxas acessórias cobradas pelas companhias aéreas e outras empresas do ramo, muitas vezes por algo que você sequer solicitou. Por isso, é fundamental levá-las em consideração no gerenciamento das despesas.

O bom planejamento e os cuidados com a política de viagens da empresa são cada vez mais importantes, considerando que os deslocamentos de colaboradores para outras cidades ou países estão aumentando. Além disso, as exigências das próprias empresas e da equipe também passam por mudanças, fazendo com que esses serviços adicionais venham para ficar.

Preparamos este post para que você entenda como as ancillary fees impactam no seu gerenciamento de despesas. Além disso, mostramos como incluí-las na política de viagens da empresa e como fazer bom uso daquilo que está sendo pago. Continue a leitura e fique de olho!

Quais ancillary fees são mais cobradas?

As companhias aéreas beneficiam-se cada vez mais da inclusão das ancillary fees. Pense, por exemplo, na inclusão de uma taxa por toda bagagem despachada, implementada pela Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC), em maio de 2017. A partir da aprovação dessa nova legislação, as companhias ficaram livres para estabelecer essa ancillary fee, que se torna parte do preço final da passagem.

Sendo assim, o melhor caminho para lidar com tais gastos adicionais é incluí-los no seu gerenciamento de despesas e pensar nas melhores maneiras de utilizar adequadamente os serviços pelos quais a empresa está pagando. Para você entender melhor o quanto as ancillary fees estão presentes no mundo das viagens corporativas, apresentamos a partir de agora as taxas mais comuns.

1. Despacho de bagagem

Antes um direito de todo passageiro, o despacho de bagagem também tornou-se uma ancillary fee. Essa decisão da ANAC, como mencionamos anteriormente, foi o primeiro contato de muitos viajantes casuais com o conceito.

É possível evitar essa cobrança se o passageiro escolher não despachar mala. Especialmente em viagens de negócio breves, levar apenas uma bagagem de mão costuma ser uma opção perfeitamente viável. Portanto, sempre que possível, escolha uma passagem que não dê direito ao despacho e economize.

2. Marcação antecipada do assento

A maioria das pessoas gosta de saber com antecedência onde vai viajar, seja no assento do corredor, da janela, ou no meio ou início do avião. Sabendo disso, as companhias aéreas passaram a cobrar também uma ancillary fee que dá direito à escolha da poltrona no momento da aquisição da passagem.

Quem prefere uma versão mais econômica do bilhete, que não inclui essa opção, deve escolher entre os assentos que estiverem disponíveis no momento do check in.

3. Acesso à área VIP

As companhias aéreas operam salas VIP nos principais aeroportos do Brasil e do mundo, por onde os clientes de status mais elevado (em programas de milhagem, na maioria dos casos) podem circular enquanto esperam seus voos. Aos demais passageiros que gostariam desse acesso, é cobrada uma ancillary fee.

Especialmente em viagens de negócios, o acesso a essas áreas é bastante interessante, já que elas proporcionam um espaço adequado para conduzir transações, resolver demandas profissionais e até mesmo fazer breves reuniões entre a equipe ou com um cliente.

4. Espaço adicional entre os assentos

A classe econômica é conhecida por ter um pequeno espaço entre uma poltrona e outra, o que não é nada agradável, especialmente para as pessoas mais altas. Mas também existe uma ancillary fee para dar conta disso.

Mesmo quem viaja na categoria mais básica pode adquirir passagens que dão direito a um espaço extra à frente da poltrona, o que proporciona mais conforto durante a viagem.

5. Prioridade no standby em voos alternativos

E se o voo sofrer atrasos ou for cancelado, como proceder? Se essas situações já incomodam em uma viagem turística, os riscos são ainda mais elevados quando o deslocamento é feito em nome da empresa, já que o colaborador fica sujeito a perder compromissos ou deixar seus clientes esperando, por exemplo.

Sendo assim, pode valer a pena considerar a compra de passagens com uma ancillary fee que ofereça ao passageiro prioridade no standby em voos alternativos. Dessa forma, no caso de qualquer eventualidade, o colaborador tem mais chances de conseguir embarcar rapidamente.

Qual é a importância da gestão de viagens e de despesas?

A gestão de viagens e de despesas precisa saber lidar com as ancillary fees. Afinal, analisar a porcentagem dos gastos com taxas extras pode revelar o valor elevado que essas cobranças têm como resultado.

De 2010 a 2015, o lucro das companhias aéreas com as ancillary fees aumentou cerca de 66%. Portanto, ao fazer o planejamento das viagens corporativas para o próximo ano ou semestre, organize detalhadamente os serviços adicionais que estão sendo pagos.

E não é só as companhias aéreas que adotam essa estratégia. Alguns hotéis cobram pelo uso do wi-fi e as locadoras de carros oferecem valores diferentes a quem deseja devolver o veículo em outro lugar, por exemplo. E essas são taxas difíceis de identificar, até que ocorra uma necessidade. Portanto, é fundamental ficar de olho e analisar a fundo todos os seus direitos enquanto cliente.

Como incluir as ancillary fees na política de compras da empresa?

O primeiro passo é identificar todas as categorias de ancillary fees pagas nas passagens e em outros serviços de viagens contratados. A partir daí, é possível listar valores e características e também registrar o melhor momento para deixar de utilizar determinado serviço.

Quando você tem essa visão geral das taxas e entende realmente o que elas significam, pode pensar em soluções ainda melhores para o gerenciamento de despesas. Também é interessante avaliar maneiras de economizar em outros pontos (na alimentação ou na própria hospedagem, por exemplo) quando as ancillary fees estiverem particularmente altas.

Como você viu, as ancillary fees fazem parte da rotina de todo mundo que viaja. Então, ao fazer a gestão, tenha em mente que a cobrança de serviços adicionais pode ser evitada ou muito bem aproveitada para otimizar processos.

Agora que você já sabe o que são as ancillary fees e como elas impactam nas viagens corporativas, que tal continuar por dentro dos melhores conteúdos para a sua gestão? Assine nossa newsletter gratuita e receba os novos posts do blog diretamente em sua caixa de entrada!

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