O que fazer quando a política de viagens corporativas é violada?

Toda empresa tem suas normas sobre como uma determinada atividade deve ser conduzida, certo? O detalhe é que essas políticas nem sempre são acompanhadas de uma visão clara sobre como proceder quando um dos colaboradores foge do previsto, infringindo as regras.

Como esse é um tema bastante delicado, resolvemos preparar um conteúdo especial para ajudá-lo a resolver esse impasse. No post de hoje, você vai entender por que sua empresa deve desenvolver uma política de viagens e o que deve ser feito quando essas normas são violadas. Acompanhe!

1. Entendendo a importância da política de viagens

A formulação de um documento com parâmetros claros sobre os deslocamentos de colaboradores da empresa serve para garantir que os recursos investidos em viagens corporativas tenham a destinação correta, além de assegurar uma experiência de qualidade para os profissionais.

Tal política deve procurar abranger o maior número possível de procedimentos e condutas relacionados ao contexto de uma viagem corporativa. Suas normas devem ser redigidas e comunicadas de maneira clara.

Entre os principais benefícios proporcionados pela elaboração de uma política de viagens corporativas cuidadosa podemos citar:

2. Identificando o perfil de violação frequente

Mesmo com a política alinhada entre os colaboradores, nada impede que uma violação aconteça, não é mesmo? Pois sempre que esse tipo de ocorrência sai da teoria para a prática, é hora de agir! O primeiro passo consiste em identificar se a violação está relacionada ao perfil do indivíduo ou se foi uma situação atípica.

Entenda: algumas pessoas simplesmente têm dificuldade de seguir regras. E esses indivíduos apresentam um perfil de violação frequente. Esse tipo de profissional não infringe apenas a política de viagens, mas também outras regras da empresa, como horários, prazos e até uso adequado de uniforme.

Enquanto isso, outras pessoas podem eventualmente violar a política devido a uma situação atípica — seja um mal-entendido, uma emergência ou um momento de distração. Nesse caso, não existe uma intenção negativa por trás e, muito provavelmente, esse fato não vai se repetir.

Ambas as situações exigem uma reação por parte da empresa. No entanto, as maneiras como elas serão conduzidas devem ser diferentes.

O colaborador que infringiu a política de viagens dentro de uma situação atípica merece sua compreensão. Sente-se com ele para entender quais foram as circunstâncias que levaram à violação, mas deixe claro que sua atitude não será vista com maus olhos. Nesse caso, você deve demonstrar, acima de tudo, bom senso.

Por outro lado, o colaborador com “perfil de infrator” precisa de uma postura mais enérgica. Explique porque sua atitude está incorreta e qual seria a maneira adequada de agir. Reforce que a empresa está observando o comportamento de seus funcionários e nada vai passar desapercebido. Destaque que você, como gestor, está ali para ajudá-lo a cumprir a política da empresa, e que ele pode procurá-lo se tiver dúvidas ou dificuldades.

3. Agindo de forma imediata

Ao identificar uma violação à política de viagens da empresa, por menor que ela seja, nunca deixe o assunto para depois. Acredite: agir imediatamente é o melhor que você pode fazer, qualquer que seja a situação.

Quando a empresa não se posiciona rapidamente, gera a impressão de que a violação não foi realmente grave, de que ninguém realmente se importou com o ocorrido. Diante disso, o colaborador se sente autorizado a cometer o mesmo erro novamente. Além disso, outros membros da equipe podem seguir o mau exemplo.

O que você deve entender é que, ao deixar para agir mais tarde, sua atitude automaticamente perde força. O impacto é muito maior quando, logo em seguida à violação, o colaborador já recebe um feedback.

E vale a pena ressaltar que é feedback, mesmo. Você não deve achar que a “punição” é a melhor maneira de lidar com infrações. Em vez disso, o seu foco deve ser em educar o colaborador, para que ele possa melhorar sua atitude, e em identificar formas de fomentar condições mais propícias para que todos sigam voluntariamente a política de viagens da empresa.

4. Definindo consequências para as infrações

Para não restarem dúvidas, a política de viagens já deve formalizar as consequências de uma violação. Ainda mais importante que isso, todos os colaboradores devem estar plenamente cientes a esse respeito. Mas qual será a melhor forma de definir tais consequências?

O método mais recomendado é agir de maneira progressiva, levando em consideração a gravidade ou a reincidência, para garantir o máximo de justiça.

Você pode apresentar a advertência verbal na primeira violação, uma advertência escrita na segunda e uma suspensão na terceira, culminando com o desligamento na quarta. Somente em caso de violações muito graves ou claramente mal-intencionadas, pode-se partir diretamente para as últimas sanções.

Esse modelo, embora muito sólido, não é uma fórmula pronta. Leve em consideração as particularidades da sua equipe para optar por uma abordagem positiva, que estimule a melhoria — sem causar ressentimentos.

5. Cuidando da imagem do colaborador

Mesmo que um determinado colaborador viole a política de viagens da empresa, isso não dá ao gestor o direito de expô-lo diante do resto da equipe. Tenha, portanto, muito cuidado com quaisquer atitudes que possam gerar constrangimento ou ferir a dignidade desse profissional. Os procedimentos devem ser adotados de maneira discreta.

Jamais repreenda verbalmente um funcionário na frente dos colegas, por exemplo. Chame-o até sua sala e converse com ele individualmente. Outra recomendação importante: mesmo estando sozinhos, jamais perca o controle da situação. Nunca grite com o colaborador e evite gestos ameaçadores.

Tal como a semântica sugere, a advertência tem um caráter de observação e aconselhamento. Assim, ao aplicá-la, a intenção é de simplesmente comunicar ao profissional que ele agiu de forma errada. Mantenha-se no mérito da conduta profissional, não fazendo julgamentos pessoais. Caso contrário, o que seria uma mera advertência pode ser entendido como assédio moral.

6. Evitando efeitos negativos sobre o time

Se, por um lado, violações à política de viagens da empresa não podem ser toleradas ou ignoradas, por outro, quanto maior é o controle exercido sobre os funcionários, maior também é a pressão gerada sobre eles. E é claro que isso pode afetar negativamente sua motivação e sua produtividade.

Mas como lidar adequadamente com as violações sem prejudicar a qualidade do clima organizacional? Pois o segredo está em agir de maneira justa e transparente.

Quando advertido, o funcionário precisa entender por que aquilo está acontecendo e ter a certeza de que não se trata de uma perseguição pessoal. Também é importante não transformar a política de viagens em uma cruzada contra os colaboradores, uma vez que os profissionais da empresa merecem sua confiança. Mais uma vez, reforçamos: as consequências de infringir a política não visam punir o colaborador, mas preservar a empresa.

Além disso, lembre-se: nem sempre uma violação à política de viagens indica um erro do colaborador. Em algumas situações, na verdade, ela aponta para uma falha na própria política! Portanto, busque analisar essas ocorrências para descobrir formas de otimizar a gestão das viagens corporativas da sua empresa!

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