Convenções empresariais: como escolher as melhores datas?

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Convenções empresariais são excelentes oportunidades para as empresas divulgarem seu nome e seus produtos, além de fazer parcerias com fornecedores, conquistar o público interno e, claro, angariar clientes. Mas não é só o negócio organizador que tira proveito desses eventos empresariais, viu? Eles também são úteis para os convidados, que ampliam seu networking enquanto aprendem mais sobre a empresa e sobre os demais temas em pauta.

Se bem planejadas, as convenções empresariais não só cumprem os objetivos pelos quais foram idealizadas, como também representam excelentes estratégias de marketing. Afinal de contas, o nome da empresa está irremediavelmente associado à qualidade do evento! Como nada vem de graça, é mais que natural que isso também implique uma grande responsabilidade para os organizadores, que devem estar atentos a uma série de detalhes para garantir o sucesso da convenção.

Entre esses detalhes está a escolha da data para as convenções. Por mais que a tarefa pareça simples, pode acreditar: essa decisão afeta diretamente o sucesso do evento e, mais que isso, a satisfação dos participantes. Quer saber como fazer a melhor escolha? Então confira agora mesmo as dicas que preparamos para ajudá-lo a eleger as datas ideais para as convenções da sua empresa!

1. Pense na finalidade do evento

Antes de eleger uma data para o evento da sua empresa, é preciso refletir sobre o objetivo que a organização deseja alcançar com ele. Como não é difícil supor, as opções de data poderão variar de acordo com a finalidade pretendida.

Se o objetivo é meramente comemorativo, a liberdade para escolher o melhor momento para a celebração é maior — a menos que se trate do aniversário da empresa, por exemplo, circunstância em que a data é previamente determinada. Nas demais situações, o gestor pode definir para quando quiser o período da convenção, ficando mais livre para se ocupar de outros detalhes importantes.

2. Defina o público-alvo

Como dissemos no tópico anterior, as convenções empresariais podem ter vários propósitos, desde apresentar um novo produto ou serviço ao mercado, passando pela comemoração de uma conquista interna até chegar ao estreitamento de laços com parceiros e clientes.

Em geral, se o objetivo é promover um evento para seu próprio pessoal, o gestor também tem mais liberdade para definir o dia da celebração. Isso porque os funcionários dificilmente deixarão de comparecer a uma convenção da firma. Entretanto, se o porte da celebração for maior, destinando-se a um público externo, aí será preciso mais cautela na definição do dia e do horário do evento. Afinal, os participantes podem ter outros afazeres ou até residir em outras cidades, precisando se planejar com mais antecedência.

3. Verifique a época do ano

A época do ano também pode interferir bastante no sucesso de uma convenção. Por conta das chuvas, do frio ou do calor excessivo, determinados períodos apresentam condições climáticas pouco favoráveis para determinados eventos. O ideal, portanto, é escolher um período de temperaturas mais amenas e com pouca probabilidade de chuva, para não dificultar a chegada (e saída) dos participantes ao evento.

Levando tudo isso em consideração, os meses da primavera e do outono tendem a ser os mais indicados para a realização de eventos. Afinal, nesses períodos há uma menor incidência de variações climáticas significativas.

4. Escolha o dia da semana

A escolha do dia da semana é outro fator de suma importância para o sucesso de uma convenção. No Brasil, como a maior parte das pessoas não costuma trabalhar aos domingos.

Além do sábado, os demais dias do final de semana (incluindo aí a sexta-feira e, claro, o domingo) também são boas opções de data, já que aumentam a possibilidade de presença de participantes em razão da naturalmente maior disponibilidade das pessoas nesses dias.

É preciso ter cuidado apenas com algumas questões. Caso se decida pelo domingo, o ideal é que a celebração ocorra no período da manhã ou da tarde, para não cansar os convidados, que reiniciam sua jornada de trabalho no dia seguinte.

5. Cogite também os feriados

Não se esqueça dos feriados!

Se deseja marcar uma convenção em um desses dias, é importante levar em consideração o local em que a celebração será realizada. Se sua cidade fica completamente vazia durante os feriados, por exemplo, seu evento pode ser prejudicado. Se, ao contrário, a cidade é um polo de atração de pessoas nessas datas, os eventos tendem a ter uma adesão até maior!

6. Observe a duração do evento

Além da escolha das melhores datas para a realização das convenções empresariais, para que esses eventos tenham êxito e elevem o status da sua empresa, há ainda outros pontos a considerar quando o assunto é sua organização. Nesse momento, vamos falar sobre sua duração.

Convenções muito longas costumam entediar os participantes, que se sentirão desmotivados a partir do segundo ou terceiro dia. Por isso, programar a transmissão do conteúdo para um período mais curto é o mais indicado. Você também pode investir no desenvolvimento de estratégias para manter a motivação do público, como a alternância entre atividades que envolvam exposição de conteúdo com outras de puro entretenimento.

A partir dessas dicas você já pode organizar seu evento com mais segurança e cuidado, tendo maiores chances de êxito nas convenções da empresa. Não se esqueça que os eventos empresariais são ótimas formas de conquistar o público interno e solidificar as parcerias com fornecedores e clientes.

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