Palestrante para evento corporativo: como organizar a logística?

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Palestras e demais eventos corporativos são formas extremamente eficazes de educar e motivar os colaboradores, com isso melhorando a produtividade da empresa de forma geral. Por essa e outras razões, é fundamental planejar os mínimos detalhes. Palestras, por exemplo, demandam uma série de providências que precisam ser observadas com antecedência, desde o tema em questão até quem serão os palestrantes, passando por como e quando irão até o evento e onde ficarão hospedados.

Sabia que tudo isso é responsabilidade do gestor da empresa? E será que sabe também o que é preciso para organizar uma boa palestra? Então confira agora os pontos mais importantes sobre a logística por trás do convite a um palestrante para evento corporativo!

Escolhendo o palestrante

A primeira coisa a ser feita é, basicamente, decidir quem será o palestrante. Afinal, a palestra deve distinguir seu evento, apresentando um conteúdo realmente útil para a empresa e seus colaboradores. As tendências de palestras hoje em dia focam cada vez mais na passagem de conhecimentos práticos e proveitosos para os expectadores, de preferência em um tempo não tão prolongado.

Definido esse aspecto primordial, você poderá passar para o convite ou a contratação do palestrante, a fim de reservar a data. Mas antes de convidá-lo formalmente, entre em contato por telefone ou e-mail! Uma simples conversa pode ser suficiente para descobrir se ele tem ou não brechas na agenda. Dessa maneira, você poderá organizar melhor as demais tarefas que vêm pela frente.

Fechada a data, convide-o oficialmente via carta, que pode ser entregue em mãos, pelo correio ou mesmo por e-mail. Aproveite a ocasião para contar um pouco mais sobre o evento e ressaltar o quanto espera poder contar com sua presença. Por fim, peça ao palestrante para responder seu contato e confirmar sua presença. Lembrando que, se houver mais de um palestrante, esse procedimento deve ser feito com cada um separadamente, ok?

Reservando o hotel

Palestrantes de fora precisam de acomodações, correto? Independentemente de a estadia ser apenas para o dia do evento ou para um período maior, é necessário fazer a reserva do hotel com o máximo de antecedência possível. Essa precaução garantirá um bom quarto, em um hotel de qualidade e em uma localização adequada. Vale ressaltar que essa tarefa inclui buscar acomodações próprias para cada tipo de palestrante. Sejam quais forem as exigências, certifique-se de que o lugar oferece tudo o que for acordado com o convidado.

E aqui vai um aspecto a se considerar: se o palestrante for a surpresa do evento, a empresa deve optar por hospedá-lo em outro hotel, para não estragar a comoção dos participantes do evento. Tudo precisa ser pensado com antecipação! Na prática, porém, muitos eventos corporativos são realizados nos próprios hotéis. Nesse caso, pode-se reservar a acomodação por lá mesmo, o que pode render bons descontos — sem contar a comodidade! E não se esqueça de também confirmar os dias da reserva, tanto da chegada quanto da saída.

Providenciando as refeições

É recomendado que a empresa providencie as refeições do palestrante, sejam elas realizadas no próprio hotel, em qualquer outro local do evento ou em restaurantes parceiros. Sendo o palestrante pago ou convidado, é válido definir com antecedência como será essa parte com os profissionais à frente do evento. Se for o caso, pense em quais lugares você gostaria de levar o palestrante e reflita se precisa reservar mesas e horários para evitar correrias entre as atividades. A pessoa ainda conseguirá descansar antes de retomar seus afazeres?

E atenção: na hora de escolher os locais e definir os horários, procure escolher o que for mais viável. Afinal de contas, de nada adianta reservar o melhor restaurante da cidade para o almoço, sendo que o período é curto demais para fazer os deslocamentos com tranquilidade, dentro do prazo combinado.

Agendando o voo

Caso o palestrante vá ao evento de avião, claro que um elemento fundamental para assegurar a viagem é fazer a reserva da passagem e das demais comodidades. Nesse sentido, verifique questões como conforto, tempo de viagem, trajeto e segurança no percurso, dentre outros. Agende a viagem com antecedência e prefira lidar com empresas renomadas no quesito qualidade no atendimento.

Nesse momento, lembre-se de reservar o hotel e o serviço de traslado de acordo com o horário de chegada previsto. Esperar muito tempo no saguão ou no corredor do hotel é um erro nada elegante que pode ser facilmente evitado. O ideal é que já haja um carro esperando o convidado para seguir diretamente ao hotel. Bem mais profissional, não concorda?

Organizando os traslados

É importante saber como o palestrante vai se locomover do aeroporto até o hotel, bem como aos locais de refeição e, claro, até onde será realizado o evento corporativo. Para efetivar o traslado sem contratempos, certifique-se de que haverá uma pessoa responsável e um veículo à disposição para levar o convidado onde for necessário, cumprindo com o cronograma previamente organizado. Não se esqueça de conferir pelo menos se o carro tem ar-condicionado e qual é a qualificação do motorista.

Preparando o material

Muitas palestras necessitam de material extra ou mesmo de equipamentos especiais para atingirem todo seu potencial. Por esse motivo, é importante pedir ao convidado que envie uma listinha de itens que serão necessários para a apresentação. Assim você pode planejar e organizar tudo adequadamente para não ter que lidar com imprevistos no dia do evento.

Os materiais requisitados podem ser telão, projetor, notebook, acesso à internet, sala específica, um maior número de cadeiras, canetas e blocos de anotação e por aí vai. E é claro que essa lista pode variar bastante, de acordo com a palestra em si, com o tom do evento, o número de participantes e a empresa propriamente dita.

Agradecendo a participação

Receber uma homenagem ou um mimo ao fim das atividades certamente fará com que o palestrante se lembre da sua empresa com carinho. Pode ser um certificado, uma cesta com petiscos, um kit com itens de escritório personalizados ou o que for mais viável para o negócio. Além de demonstrar o reconhecimento pelo trabalho feito, isso poderá incentivá-lo a frequentar outros futuros eventos corporativos da sua empresa!

Por fim, é preciso lembrar que, como a organização dos detalhes no que diz respeito à logística do convite de palestrante para evento corporativo pode ser bastante trabalhosa, especialmente se você não dispõe do tempo necessário para dedicar a esse planejamento. Então não hesite em contar com a ajuda de uma empresa especializada nesse tipo de organização! E se gostou da nossa checklist, aproveite para conhecer mais sobre Copastur e entender como podemos garantir o sucesso do seu evento!

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