As viagens corporativas fazem parte das estratégias de muitas empresas e não podem ser cortadas do orçamento. Nesses casos, uma opção para diminuir gastos é buscar meios de pagar menos por determinados serviços utilizados nos deslocamentos. Você sabia, por exemplo, que existem várias formas de economizar com hospedagem?
É importante ficar de olho em oportunidades que geram descontos, afinal, quando aplicadas a um grande número de viagens, podem representar uma economia significativa para a organização. Ao mesmo tempo, é preciso se certificar de que a estadia garantirá ao colaborador a comodidade e a qualidade necessárias.
Neste post, trouxemos desde orientações simples até ações que farão a diferença no valor das próximas reservas. Acompanhe e escolha as melhores para o seu negócio!
Comparar opções e valores
O passo mais básico é pesquisar diferentes hotéis, pousadas e outras formas de estadia disponíveis no local de destino. É bom avaliar uma grande quantidade para ter um comparativo eficiente dos valores, condições e estruturas dos estabelecimentos.
Você não deve focar apenas nas opções mais conhecidas, afinal, muitos locais oferecem o mesmo conforto que os empreendimentos renomados e cobram preços menos salgados. Portanto, vale a pena dedicar um tempo nessas análises antes de decidir.
Alguns sites ajudam na hora de encontrar a melhor hospedagem. Muitos contêm filtros que permitem selecionar cidade, data da estadia, tipo de quarto e outros detalhes. A vantagem é que, por meio deles, você também compara preços rapidamente.
Fazer parcerias com estabelecimentos
Hoje é possível negociar com empresas das mais diversas áreas, incluindo as redes hoteleiras. Inclusive, muitos estabelecimentos mantêm unidades em praticamente todas as capitais do Brasil — alguns até em cidades conhecidas do exterior.
Ao propor uma parceria com determinada rede, você pode conquistar uma série de benefícios. Dias fixos de reservas, possibilidade de mudar datas, pagamentos apenas ao fim do mês e preço único em altas e baixas temporadas são alguns exemplos.
Além de fazer a empresa economizar com hospedagem, esse tipo de acerto pode tornar a viagem de negócio mais tranquila e personalizada ao colaborador. Isso porque você sempre saberá o que terá à disposição assim que chegar ao estabelecimento parceiro.
Agendar a hospedagem com antecedência
Todo serviço tende a ser mais econômico quando procurado com antecedência — passagens, transporte, alimentação, aluguel de espaços para reuniões etc. Isso também vale para os locais de estadia, que costumam cobrar preços mais baixos se a reserva for feita alguns meses antes da viagem.
Para ter acesso aos descontos, é importante que os gestores responsáveis pela compra acompanhem o planejamento da viagem. Dessa forma, é possível prever a data com exatidão e entrar em contato com os estabelecimentos assim que tudo estiver definido.
Mas atenção: por se tratar de um procedimento antecipado, é fundamental guardar os comprovantes de reserva para evitar dores de cabeça. Eles fazem parte do checklist de viagem e devem estar nas mãos dos colaboradores no dia do deslocamento.
Analisar a localização do hotel
Um hotel localizado no centro da cidade pode ser mais caro que um empreendimento afastado. Ao mesmo tempo, permite que o colaborador tenha acesso a diferentes meios de transporte, cafés, restaurantes e variedade de comércios.
Nesse exemplo, o poder de escolha na hora de se deslocar e se alimentar é maior quando a pessoa está perto de um grande centro. Logo, a economia com refeições e locomoção pode abater os gastos extras com a estadia bem localizada.
Por outro lado, uma pousada distante do centro, que ofereça segurança, refeições de qualidade e abrigue uma sala de reuniões, pode significar melhor custo-benefício. Afinal, o colaborador conseguirá fazer praticamente tudo no local de estadia, economizando tanto com as diárias quanto com alimentação e transporte.
Uma série de fatores interferem nos custos gerados ao longo da viagem. Uma hospedagem próxima do escritório de trabalho, por exemplo, diminui o tempo de deslocamento e os gastos com esse processo.
Portanto, é crucial pesar os prós e contras de cada opção para escolher aquela que proporcionará mais economia sem prejudicar a boa experiência do colaborador.
Considerar a temporada
Tentar organizar viagens de última hora em período de alta temporada é um desafio, principalmente se o destino é uma cidade turística. Não só porque fica mais difícil encontrar vagas em bons hotéis, mas também por conta das diferenças nos preços das diárias, que passam a ser maiores.
Novamente, se o seu objetivo é economizar com hospedagem, faça as reservas com antecedência. Assim, mesmo que a data da viagem caia em uma época de alta temporada, os valores da estadia serão menores que aqueles cobrados na tarifa balcão (aquela que envolve preço cheio, sem descontos).
Optar por diária fracionada
Essa é uma excelente alternativa para cortar gastos com hospedagem em viagens curtas. A proposta é fazer o agendamento por hora para eliminar os custos das diárias inteiras que, muitas vezes, não são totalmente aproveitadas pelos colaboradores.
Muitas plataformas e portais aceitam esse tipo de reserva e contam com inúmeras empresas parceiras. Dessa forma, é possível fazer agendamentos de acordo com a duração do encontro e do tempo necessário para o viajante descansar antes de retornar.
Caso chegue ao hotel às 10h e tenha uma reunião marcada das 13h às 15h, o colaborador pode cumprir sua programação e descansar em seu quarto até às 19h. Dessa forma, pagará apenas por uma estadia de 9h em vez de uma diária completa.
Para viagens de longa distância, a opção é manter todos os viajantes no mesmo estabelecimento. Dessa forma, há a possibilidade de obter valores mais baixos que os de uma reserva individual.
Contar com ajuda especializada
Essa é a ação que fará a diferença nos valores das reservas e na qualidade das hospedagens. Você já se perguntou se vale a pena contar com o serviço de uma empresa da área de gestão de viagens corporativas?
Uma equipe especializada poderá encontrar as melhores opções de preços e de lugares conforme a necessidade do seu negócio. Isso porque tem experiência para lidar com todos os processos que envolvem o planejamento de uma viagem.
Além disso, muitas agências mantêm parcerias que dão acesso a condições vantajosas em diferentes serviços. É uma ótima forma de terceirizar atividades que geram custos e ganhar tempo para focar em projetos de maior relevância na sua empresa.
Gostou das dicas? Aproveite para refletir sobre as alternativas e selecionar aquelas que mais ajudarão você a economizar com hospedagem. Cabe destacar que a última sugestão deve ser considerada por trazer outros benefícios além do corte de gastos.
Por falar no último tópico, que tal colocá-lo em prática agora mesmo? Entre em contato com conosco e descubra como a Copastur pode ajudar!
