Como definir o orçamento e diminuir gastos com viagens corporativas?

Em tempos de crise, é preciso saber economizar para não entrar no vermelho. E no meio corporativo, isso não é diferente: para não prejudicar sua receita, muitas empresas procuram cortar uma série de gastos. E um dos focos de economia são as viagens corporativas.

Elas podem ser uma considerável fonte de gastos, se não receberem a devida atenção.

Mas não é tão fácil eliminar gastos com as viagens, porque elas não são meros custos, mas geralmente envolvem objetivos maiores. Muitas fazem parte da estratégia comercial da organização e, por isso, não podem ser simplesmente cortadas do orçamento.

Deslocar essas equipes é algo é essencial para que uma companhia consiga ampliar mercados e divulgar sua marca, fechando parcerias vantajosas com fornecedores ou capacitando seus colaboradores.

Por isso, é preciso saber qual a forma mais correta e segura de reduzir esses custos, para que a empresa continue investindo nas viagens corporativas sem, por outro lado, comprometer significativamente os seus recursos.

Neste post, mostraremos como definir o orçamento de forma segura, sem prejudicar os objetivos estratégicos da empresa. Acompanhe!

Preparando o orçamento

O primeiro passo é sempre o planejamento. Para poder se organizar melhor e controlar efetivamente dos custos com as viagens corporativas, o recomendável é que a empresa separe uma parcela do seu orçamento especialmente para esses eventos. Planejar é a forma mais inteligente e segura de evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro.

Confira, a seguir, algumas dicas para prepará-lo!

Entenda a dinâmica de viagens da sua empresa

Para entender qual o melhor caminho para o futuro, uma boa estratégia é observar o passado. Você precisa levantar o máximo de informações para conseguir identificar os pontos de melhoria.

Quantidade de eventos

Para começar, analise o número de viagens corporativas realizadas na sua empresa em um dado período — mês, bimestre ou semestre. Isso dará uma ideia inicial da necessidade desses eventos.

São todos realmente necessários? As viagens estão sendo feitas com muita frequência? Você pode saber isso se identificar também o motivo de cada uma delas.

Motivo da viagem

Qual a motivação do deslocamento? Em geral, podem ser razões válidas:

  • reuniões;
  • fechamento de contratos e parcerias;
  • premiação para os funcionários;
  • treinamentos corporativos etc.

Acontece que, quando não é feito um controle efetivo, algumas viagens podem ser motivadas por razões particulares ou em momentos inadequados. Nem sempre a decisão de fazer uma reunião com um cliente ou um novo treinamento é tomada com o devido planejamento.

Isso aumenta os riscos de a viagem ser improdutiva. Por isso, vale a pena enumerar a quantidade de eventos para cada uma das razões identificadas.

O meio de deslocamento

Também é preciso avaliar qual o meio de transporte mais frequentemente utilizado. Muitas vezes, a empresa recorre à mesma forma de deslocamento por hábito, sem fazer nenhuma avaliação prévia de suas opções, para escolher a mais econômica.

E esse é um ponto muito importante.

A configuração das equipes

Além disso, lembre-se de avaliar se os gastos são feitos por equipes ou individualmente, ou seja: se os funcionários viajam e se hospedam juntos ou separados, se vão para lugares distintos etc.

Isso é importante porque pessoas que se hospedam juntas conseguem um valor menor que teriam que pagar em reservas individuais.

Todas essas informações são indispensáveis para dar subsídio ao planejamento. Depois de verificar esses dados, você pode tomar iniciativas para economizar, como:

  • estabelecer um teto para os gastos;
  • fazer pesquisas de mercado;
  • comparar opções diferentes de custos;
  • enfim, buscar as melhores opções dentro do orçamento que você reservou.

Assim, a empresa toma as rédeas dos gastos e consegue avaliar do custo-benefício das diversas opções de uma forma muito clara.

Identifique as principais fontes de gastos

As viagens corporativas, juntamente com as despesas com pessoal e tecnologia, compõem os gastos mais significativos da maior parte das empresas. Assim, a economia desses recursos é sempre bem-vinda.

É fato que, ao planejar uma viagem de negócios, não se pode abrir mão da qualidade do serviço e do conforto dos seus funcionários. Entretanto, algumas despesas acabam pesando no orçamento pela simples falta de planejamento e pesquisa dos melhores preços e opções disponíveis no mercado.

Identificar as principais fontes de gastos vai ajudar a saber por que e onde a organização está gastando mais recursos, alertando o gestor para eventuais ocorrências de desperdício ou inversão de prioridades, como:

  • viagens de última hora e sem planejamento;
  • compra de passagens mais caras por falta de pesquisa adequada;
  • reserva de hotel distante dos pontos de interesse no local de destino etc.

Conhecendo a dinâmica das viagens corporativas da sua empresa e evitando gastos desnecessários, é possível economizar muito dinheiro.

Trabalhe com centros de custos

Uma boa maneira de realizar esses passos de forma controlada e padronizada é utilizando centros de custos ou de responsabilidades. Eles representam departamentos dentro da empresa nos quais se pode alocar os custos relativos a cada tipo de atividade.

Cada centro de custo pode registrar suas próprias despesas, investimentos, lucros e, obviamente, custos.

Para realizar essa tarefa, concentre a análise e o planejamento orçamentário em um único setor, que será capaz de centralizar informações e tomar decisões com efeitos globais, levando em conta o equilíbrio ideal entre receitas e gastos.

A partir daí as decisões globais podem ser fragmentadas e setorizadas, especificando metas de economia, tetos de gasto e lucratividade para cada centro de custo.

Sua empresa também pode utilizar centros de custos específicos em cada área, ou seja, um centro de custos no setor de Marketing, outro no de Vendas, no Comercial e assim por diante. Assim, quando um setor analisar a viabilidade de uma viagem corporativa, vai levar em conta:

  • seu orçamento para esse tipo de gasto no período;
  • a finalidade da viagem, avaliando o quanto ela é indispensável;
  • o retorno esperado com a realização do deslocamento etc.

A partir dessa estratégia, o orçamento da empresa é “rateado” entre os centros de custos, e cada setor fica responsável por tomar as decisões estratégicas para a redução de despesas. Os centros de custos precisam ter um bom nível de autonomia e independência para tomarem decisões rápidas e efetivas, evitando entraves burocráticos.

Considere os possíveis imprevistos

Prever custos é um passo básico na hora de planejar viagens corporativas, e quando os gastos reais se provam equivalentes àquilo que foi colocado previamente no papel, a empresa tem uma grande vitória.

Mas, por outro lado, também é preciso considerar que viagens empresariais são cheias de riscos com imprevistos, o que exige uma margem orçamentária maior.

Que tipo de imprevistos levar em conta?

Certos incidentes podem ser cobertos por um bom seguro viagem — é o caso da perda de bagagem ou eventuais emergências médicas. Mas, o que fazer quando o imprevisto é relativo ao objeto da viagem? Imagine que um treinamento precise ser prolongado ou uma reunião, adiada. Isso vai requerer mais gastos com diárias e, provavelmente, com transportes.

Isso não vai aumentar as despesas?

Ao definir o orçamento, você pode deixar uma margem reservada para essas eventualidades. com a premissa de que ela só deve ser utilizada caso seja realmente necessário. Se aliar isso à divisão dos centros de custos, cada setor vai saber que precisa economizar ao máximo para atingir suas metas de economia.

Assim, o risco de uso desnecessário desse recurso fica para trás.

Como prever esses eventos?

Faça um levantamento de todo o orçamento disponível para as viagens e separe uma porcentagem dele para cobrir as despesas inesperadas. Se um voo for cancelado, por exemplo, isso vai gerar mais custos de hospedagem e alimentação.

Então, quanto maior o gasto previsto para a viagem, maior a margem que deve ser reservada, sabe por quê? Viagens mais caras geralmente representam situações mais importantes, concorda? Dias de treinamento, discussão de um projeto junto a um cliente etc.

Diante de eventualidades, é melhor ter flexibilidade para se reorganizar do que perder a viagem.

Como evitar que imprevistos ocorram?

Ter uma reserva de dinheiro para a utilização nesses momentos, claro, é uma estratégia básica, mas também é preciso investir em serviços de proteção para evitar que alguns deles ocorram ou gerem custos maiores.

Um seguro de viagens corporativas, por exemplo, pode até fazer com que a empresa tenha um pequeno aumento no seu orçamento inicial pelas taxas, mas, em caso de problemas como os citados acima, a seguradora é quem vai arcar com os gastos não previstos. Calculando tudo na ponta do lápis, a economia compensará o investimento.

Diminuindo os custos

Mesmo que o orçamento seja enxuto, tenha certeza de uma coisa: você sempre vai encontrar despesas que podem ser cortadas, sem prejuízo do conforto e segurança do colaborador ou dos objetivos da viagem.

Assim, com o orçamento delimitado, é hora de adotar estratégias práticas para reduzir os custos. Veja as dicas que separamos para que a sua empresa gaste menos dinheiro com as viagens corporativas e os seus colaboradores fiquem igualmente satisfeitos!

Defina um calendário de viagens

Como falamos anteriormente, quando falamos em orçamento, é importante conhecer a dinâmica da sua empresa e verificar a quantidade de deslocamentos e os períodos nos quais eles são realizados. Isso eleva o seu poder de barganha, pois favorece a compra dos serviços antecipadamente, em forma de pacotes.

Definir um calendário de viagens é essencial para poder aproveitar promoções ou contratar os serviços a um custo mais baixo. É provável que haja imprevistos de última hora, mas, na maioria dos casos — reuniões com clientes, viagens comemorativas, contato com fornecedores etc. — as datas podem ser programadas com antecedência.

Assim, será mais fácil prever e controlar os custos e ainda se beneficiar das compras antecipadas.

Por fim, o calendário de viagens faz com que os gestores escolham as melhores épocas para agendar treinamentos e reuniões corporativas, fugindo ao máximo dos feriados e das épocas de alta estação, quando os preços nas companhias aéreas e nas redes hoteleiras aumentam muito.

Sempre faça pesquisa de preços

Realizar uma pesquisa completa, antes de fechar a compra de passagens aéreas, locação de veículos ou reserva de hotéis fará a empresa a economizar bastante. Muitas vezes, de uma companhia para a outra, a economia chega a quase 50% do valor total.

Para encontrar os melhores valores, utilize o Online Booking Tool (OBT) da agência corporativa: uma plataforma que permite que os usuários façam as próprias reservas de forma simples. O funcionário pode consultar preços e datas de fornecedores já pré-selecionados pela empresa e realizar transações condizentes com sua política de viagens.

A principal dica aqui é utilizar a “regra de três”, ou seja, fazer um orçamento prévio com pelo menos três fornecedores diferentes. Mas atenção: é importante que essa pesquisa não seja feita às pressas, mas que seja um procedimento de rotina da empresa. Assim, fica mais fácil:

  • acompanhar a flutuação de preços durante o ano;
  • identificar momentos com maiores descontos;
  • atuar pensando no médio e longo prazo, entre outros benefícios.

Firme parcerias com empresas

Outra excelente forma de economizar na hora de realizar uma viagem corporativa é realizar parcerias com outras empresas, como companhias aéreas, locadoras de veículos, hotéis, empresas de táxi, restaurantes e muito mais. Fechando um contrato com elas, você terá condições bem mais vantajosas no que se refere a:

  • preços mais baixos;
  • forma de pagamento;
  • condições de prazo e parcelamento, por exemplo.

Além disso, caso aconteça algum imprevisto ou seja necessário realizar uma viagem de última hora, certamente esses fornecedores vão se esforçar para resolver os problemas para você e podem ofertar condições bem mais vantajosas para não perder sua fidelidade.

Estabeleça uma política de viagens

Outra boa forma de evitar gastos desnecessários e desperdício de dinheiro é estabelecer uma política de viagens na sua empresa. Essa estratégia será responsável por padronizar processos e facilitar o controle orçamentário antes, durante e depois da viagem.

Por meio de uma política eficiente de viagens, você pode estabelecer regras importantes para aspectos fundamentais, veja a seguir!

A forma de aquisição dos serviços

Como eles serão comprados? Podem ser usando a base comparativa de valores do OBT, direto na agência de viagem, por meio de uma empresa especializada em viagens corporativas etc.

O tipo de serviço

Há vários detalhes que precisam ser definidos antes de cada viagem, incluindo a classe das passagens, o tipo de transporte a ser utilizado durante o período (táxi, frota corporativa, aluguel de veículos etc.).

As datas-limites

Estabelecer um deadline evita que você deixe para tomar decisões “em cima da hora” e acabar gastando mais com isso. Pense em um prazo razoável, que não seja tão antecipado — a ponto de abrir espaço para cancelamentos e mudanças de planos —nem tão imediato para que seja feito às pressas, pulando etapas.

As formas de comprovação de gastos

Defina como deve ser feita a prestação de contas: se haverá a necessidade de preencher formulários ou que tipo de recibos serão aceitos. Você pode utilizar recibos, vouchers de empresas especializadas, cartões corporativos e outras possibilidades.

É muito importante que essa política de viagens seja bastante clara e do conhecimento de todos os funcionários que trabalham em trânsito, seja rotineira ou esporadicamente. Portanto, formalize-a por e-mail ou usando a intranet, pedindo que as pessoas de interesse sinalizem a leitura.

Também é essencial que ela seja acompanhada de outras ferramentas de gestão, como de um bom software de controle de gastos e dos relatórios de viagens que serão preenchidos pelos empregados, como falamos brevemente e detalharemos a seguir.

Utilize relatórios de viagens

Os relatórios de viagens são uma das principais ferramentas para a identificação correta de gastos. Usando esse documento, cada funcionário em trânsito deve especificar os seus gastos durante o deslocamento, sempre acompanhado de arquivos comprobatórios.

Os relatórios devem seguir modelos padronizados para que os funcionários saibam exatamente que tipo de informação é relevante. Os custos precisam ser separados de acordo com sua natureza, ou seja, o funcionário que vai prestar as contas tem que apontar o que foi gasto com:

  • alimentação;
  • diárias;
  • pedágio;
  • combustível;
  • hospedagem;
  • deslocamento etc.

Os relatórios devem permitir que os colaboradores anexem arquivos, como cupons e notas fiscais. Isso também é fundamental, pois permite que a empresa possa auditar o relatório, caso necessário, além de ser uma boa forma de garantir o cumprimento de regras de compliance das empresas.

Não esqueça de definir KPIs, ou seja, indicadores de performance para as viagens corporativas. Assim, você tem uma base para avaliar os números obtidos nos relatórios e saber se estão aquém ou além do esperado.

Treine seus funcionários

O planejamento orçamentário e a redução de custos sempre têm relação próxima com números, tabelas, documentos e outros processos burocráticos. No entanto, é preciso lembrar que os principais agentes da economia de uma empresa são os funcionários. Se eles não internalizarem a necessidade de seguir processos e evitar gastos desnecessários, todo seu esforço será em vão.

Portanto, seus colaboradores devem receber orientações claras sobre as melhores práticas em deslocamentos empresariais — o que inclui o bom uso do budget previsto para cada viagem.

Apresentar a política de viagens e até convidar suas equipes para colaborarem com sua elaboração é o primeiro passo a ser dado nesse sentido. Quando o time participa do processo se torna conhecedor profundo de todos os detalhes e fica ainda mais comprometido com sua aplicação.

Reembolso de Despesas de Viagem

No treinamento de funcionários, um dos pontos mais importantes a tratar é o reembolso. O Reembolso de Despesas de Viagem (RDV) é um tipo de estratégia na qual o empregado utiliza recursos próprios durante a viagem e, posteriormente, é ressarcido pela empresa, mediante comprovação dos gastos a serviço.

Isso é muito comum, mas exige cuidado, pois todos os detalhes devem ser combinados antes da viagem.

Como o funcionário vai saber o que pode gastar com a certeza de que será reembolsado? Somente com regras claras, previamente definidas.

Por isso, o primeiro passo que a empresa tem que dar é estabelecer um limite claro de reembolsos para coibir excessos e especificar quais tipos de gastos serão cobertos. É comum, por exemplo, que a hospedagem seja paga diretamente pela empresa, enquanto os gastos com alimentação fiquem por conta do funcionário. Mas alguns detalhes podem gerar dúvida. Por exemplo:

  • em uma viagem longa, o excesso de bagagem é pago?
  • as despesas com lavanderia serão ressarcidas?
  • o limite por refeição está definido?
  • as três refeições podem ser apresentadas no reembolso?

Para afastar a possibilidade de fraude e até mesmo visando garantir segurança a jurídica das transações, é preciso que os funcionários apresentem recibos, cupons ou notas fiscais que justifiquem seus gastos.

Por fim, a empresa também precisa fazer sua parte! Deixe claro o tempo necessário até o reembolso será realizado e por qual meio (transferência bancária, adição na folha de pagamento etc.). Isso é importante para que o trabalhador consiga fazer seu próprio planejamento orçamentário e para evitar embates futuros entre empresa e empregado.

Procure soluções alternativas

Quando pensamos em viagens corporativas, é difícil não lembrarmos de grandes redes de hotéis ou companhias aéreas tradicionais, não é? A verdade, no entanto, é que estamos em um momento em que alternativas recentes e inovadoras são competitivas e seguras o suficiente para atrair empresas.

Nesse contexto, pode ser uma boa ideia apostar em economia colaborativa. O exemplo mais evidente são os serviços que ligam passageiros à motoristas particulares ou táxis mais baratos, como 99 e Uber.

Se engana quem pensa que esse tipo de solução está restrito apenas para o usuário final: hoje, existem soluções voltadas especificamente para empresas, com preços e prazos de pagamento específicos, além de ferramentas de gestão agregadas.

Contrate o serviço para uma empresa especializada

Por último, mas não menos importante, vale mencionar a conveniência de terceirizar o serviço de planejamento e realização das viagens corporativas para uma empresa especializada.

Contar com o auxílio de profissionais experientes no assunto, além de otimizar o serviço, permitirá que a sua equipe se dedique a projetos de maior relevância estratégica para a sua empresa, canalizando os esforços para setores mais fulcrais da atividade desenvolvida.

A terceirização também permite uma economia de recursos ainda maior: como as empresas especializadas dispõem de condições mais vantajosas junto aos fornecedores, elas são capazes de diminuir o preço dos serviços contratados ainda mais.

Essa medida facilita o planejamento do orçamento da sua empresa, trazendo mais comodidade e controle para os processos de deslocamento.

Além de ampliarem a influência e as atividades empresariais, as viagens de negócio ainda são excelentes estratégias de marketing interno e externo. Para que elas continuem ajudando a empresa a crescer, é importante que sejam bem planejadas, evitando-se o dispêndio desnecessário de recursos e primando pelo conforto dos colaboradores viajantes.

Gostou de saber mais sobre viagens corporativas e quer continuar acompanhando outras dicas como essas? Curta nossa página no Facebook e não perca nenhuma publicação!

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste