Já faz tempo que as empresas utilizam a tecnologia para otimizar processos em viagens corporativas. A cada ano, surgem novas soluções, planilhas, recursos intuitivos, softwares e até aplicativos para orientar colaboradores em trânsito.
Muitas das funcionalidades também facilitam o trabalho das equipes que organizam as viagens a negócio, já que permitem acompanhar cada passo da experiência. Entre as estratégias para a redução de custos estão as Online Booking Tools (OBT), ferramentas de reservas bastante úteis.
Quer saber como elas funcionam e quais benefícios podem gerar para a sua empresa? Continue a leitura deste artigo!
Qual é a finalidade dessa ferramenta?
Todo gestor sabe que o controle do orçamento é a base para o bom funcionamento da empresa. O acompanhamento das despesas permite definir os melhores investimentos, tomar boas decisões e pensar em estratégias de crescimento. Tudo isso contribui para a captação de novos clientes e ajuda a manter o negócio competitivo no mercado.
As chamadas Online Booking Tools existem justamente para garantir o uso adequado dos recursos financeiros. Elas permitem que a equipe responsável pela gestão das viagens corporativas organize, em um único lugar, todos os processos envolvidos no deslocamento dos colaboradores.
É possível resolver questões de hospedagem, aluguel de veículos, reservas de voos e outros detalhes a partir de um sistema que inclui diversas funcionalidades. O viajante também tem acesso à ferramenta e pode usá-la para organizar vários processos: solicitar adiantamento, comparar preços, elaborar relatório de despesas etc.
A conveniência é um ponto de destaque nesse tipo de recurso, visto que alguns OBTs permitem integração com dispositivos móveis (tablets e smartphones) e até mesmo com ERPs — o que permite fazer o controle dentro da própria plataforma de gestão de viagens.
Como se não bastasse a assistência ofertada pela ferramenta, muitos modelos já podem ser personalizados de acordo com os objetivos e as necessidades de cada companhia. É possível, por exemplo, agregar informações relacionadas à política de viagens da empresa para que determinadas regras sejam cumpridas pelo viajante.
Como as Online Booking Tools reduzem custos?
Existem vários modelos de OBTs no mercado, cada um com recursos e funcionalidades específicas. A variedade é positiva, uma vez que é possível encontrar opções com interface amigável e de fácil operação por parte de qualquer profissional.
Também conhecidas como sistema de reservas, as OBTs garantem uma infinidade de recursos aos gestores e viajantes. Muitos possibilitam a criação de self booking (quando o usuário faz sua própria reserva), fazendo com que o colaborador também participe da tarefa de controlar gastos.
Veja agora como as Online Booking Tools ajudam empresas a reduzir custos:
Controle de despesas
Uma das grandes vantagens do sistema está na possibilidade de configurá-lo em busca das melhores condições, sempre respeitando as definições da diária de viagem ou da ajuda de custo.
Com uma OBT, o próprio colaborador consegue planejar seus deslocamentos, o que elimina a necessidade de buscar o intermédio de terceiros ou de contratar profissionais exclusivos para resolver essa questão.
Ao longo do percurso, os gestores recebem informações detalhadas sobre como os viajantes estão utilizando cada recurso. A partir disso, podem desenvolver estratégias que ajudem a economizar ainda mais.
Comparação de preços
As Online Booking Tools reúnem em um só lugar tudo o que o colaborador em trânsito precisa. Dessa forma, a visualização dos dados é facilitada e o viajante consegue fazer ótimos comparativos de preços apresentados em diferentes serviços.
É possível avaliar o valor de quartos de hotéis, conferir ofertas de voos e comparar condições de aluguel de carros, por exemplo. Também dá para obter cotações e tirar dúvidas — tudo para estudar o custo-benefício de diferentes categorias, fazer escolhas mais conscientes e não extrapolar o limite de orçamento destinado à viagem.
Aumento da produtividade
Mais produtividade significa melhores resultados com menos custos. Uma empresa preocupada em otimizar processos certamente verá essa vantagem como um diferencial.
Com uma ferramenta completa, o colaborador consegue se manter focado nos seus objetivos durante a viagem a negócios. A organização de processos por meio do sistema também evita a perda de tempo em trajetos desnecessários ou com serviços extras que podem gerar prejuízos.
Alinhamento à política da empresa
Regras, normas e orientações gerais devem ser inseridas no sistema antes da viagem. Dessa forma, é possível garantir que o viajante estará alinhado às políticas da empresa durante todo o percurso e a permanência em eventos, palestras etc.
A redução de custos é resultado do controle a partir da estipulação de um orçamento para cada atividade ou serviço. Com a ferramenta, o colaborador saberá exatamente o que pode ou não contratar durante o processo. Isso inclui as classes de voos, o nível de qualidade dos hotéis autorizados, entre outras questões que geram despesas.
Relatórios mais precisos
Outro ponto positivo das Online Booking Tools está no fato de permitirem a montagem de relatórios completos e precisos. Trata-se de uma grande vantagem, afinal, muitos desses documentos representam as principais fontes de consulta de despesas para os gestores.
Com arquivos detalhados é possível levantar aspectos a serem melhorados durante as viagens corporativas, sempre buscando a redução de gastos e um melhor aproveitamento dos recursos empresariais.
Mais autonomia com workflow de aprovação
Com uma OBT a empresa ganha mais autonomia para gerar e gerenciar reservas do modo que achar melhor. Mesmo os colaboradores têm a possibilidade de decidir quando e como planejar as próximas viagens — contanto que estejam em acordo com os gestores envolvidos.
Sempre que for preciso fazer um replanejamento ou uma alteração no processo, basta acessar o sistema e modificar tudo por meio da plataforma. Isso evita a necessidade de entrar em contato ou aguardar respostas de terceiros, o que poderia representar perda de tempo e de recursos.
São muitas as vantagens de usar essa ferramenta, certo? A boa notícia é que qualquer empresa pode desfrutar dos benefícios das Online Booking Tools. Para implementá-las, você só precisa contatar uma agência especializada no ramo — que ficará responsável por fornecer suporte e gerir o sistema conforme as demandas do seu negócio.
Incrível o poder da tecnologia, não é? Agora, se você procura uma solução completa para reduzir custos, entre em contato conosco. Temos equipes capacitadas para fazer a gestão inteligente de todas as suas viagens corporativas!
