Como organizar viagens corporativas de última hora?

Uma das indicações que mais repetimos em termos de planejamento de viagens corporativas é a importância da antecedência. Em situações emergenciais, contudo, pode ser que você tenha de organizar viagens corporativas de última hora. Alterações de agenda, reuniões com clientes e imprevistos fazem com que seus colaboradores tenham de aprontar malas rapidamente, e sua empresa precisa estar preparada para essas situações.

Para entender como organizar viagens corporativas de última hora, continue a leitura e confira o post que preparamos!

Entenda o cenário: viagens corporativas emergenciais são comuns?

O ideal é que as viagens corporativas emergenciais sejam exceção. Antes de qualquer coisa, é importante avaliar por que a sua empresa precisou organizar uma viagem corporativa de última hora. Se esse evento está acontecendo com frequência, é fundamental investigar motivos. Afinal, o ideal é que as viagens corporativas sejam planejadas com antecedência, não só por causa dos custos, mas também para que os colaboradores tenham mais tempo para se preparar adequadamente, traçando estratégias efetivas.

Como organizar viagens corporativas de última hora?

Como você já deve saber, no mundo das viagens corporativas, emergências acontecem. No entanto, quanto mais a sua empresa estiver preparada para essas situações, menos empecilhos e gastos ela terá.

Saiba como comprar passagens de última hora

Na organização de uma viagem repentina, a primeira etapa a ser cumprida é a compra de passagens aéreas. Afinal, essa decisão permite programar todo o resto da viagem.

A necessidade de uma viagem de emergência é a única situação em que é admissível comprar as passagens aéreas de última hora. Isso implica que a sua empresa tenha maior flexibilidade nas buscas, abrindo margens para todas as opções possíveis, tais como diferentes classes de voo, companhias aéreas, entre outros aspectos.

Vale lembrar que a data e os horários dos voos são fatores que exercem grande influência sobre os preços das passagens aéreas. É interessante que sua empresa analise também as questões dos feriados. Em caso de recessos, os valores do início e término do feriado são maiores. Segundas e sextas-feiras são dias nobres para o turismo e, portanto, costumam ter valores mais elevados.

Voos durante a madrugada e em meio da semana são mais acessíveis. Vale lembrar que os horários estão intimamente ligados ao destino escolhido. Em Brasília, por exemplo, terças e quintas são dias de maior procura, o que eleva os preços das passagens aéreas. Já no Rio de Janeiro, segundas e sextas-feiras têm maior fluxo de passageiros.

Pense em mais praticidade na escolha da hospedagem

A escolha da hospedagem também pode ser um diferencial para uma viagem corporativa mais produtiva. Quando o hotel fica muito distante do aeroporto ou do local onde o evento ou reunião vai acontecer, o colaborador pode ficar mais ansioso por arcar com percalços no deslocamento.

Assim, procure por hotéis mais próximos ao local do evento, de modo que seu colaborador não perca muito tempo. Dê também preferência a hotéis que tenham sala de conferência para marcar reuniões com eventuais clientes, fornecedores ou sócios. Outra opção é procurar por acomodações próximas a coworkings, ou espaços compartilhados de trabalho. Esses cuidados otimizam o tempo do funcionário e reduzem o estresse de uma viagem corporativa de emergência.

Otimize o tempo do viajante

Quando a viagem é feita de última hora, é comum que o colaborador não tenha muito tempo para organizar os próprios compromissos, o que pode ser bastante estressante. Por isso, é importante que a sua empresa procure adotar procedimentos mais práticos para o colaborador.

Aproveitar o tempo das refeições para negócios é uma tática antiga para que as transações sejam feitas em um clima propício para boa conversa e em condições confortáveis. Portanto, mesmo que esse tipo de reunião seja mais dispendioso, é provável que gere resultados melhores para seus funcionários e para os envolvidos.

Estipular um prazo inicial e final para os compromissos também pode ser interessante. Assim, os envolvidos não se atrasam, o que contribui para que as tarefas fluam melhor.

Respeite as políticas de viagens

A antecedência é o principal ingrediente para otimizar custos com viagens corporativas. Contudo, em situações de emergência, também é possível manter um bom gerenciamento dos gastos. Com uma política de viagens consolidada, você tem alternativas para saber quais são as melhores formas de conseguir o que precisa por bons preços.

A política de viagens corporativas também reduz ruídos de comunicação, definindo procedimentos operacionais para que todos saibam de suas responsabilidades. O ideal é que essas diretrizes contenham indicações para situações de emergência, definindo quais colaboradores têm autonomia para solicitar viagens de última hora, a quem devem reportar, quais são os limites de gastos etc.

Conte com uma empresa especializada

Uma agência especializada em viagens corporativas tem um time de profissionais capacitados para gerenciar as burocracias envolvidas na organização. Além dessa equipe dedicada ao planejamento e à execução, bem como a experiência com situações extremas e procedimentos de segurança, essas empresas também têm uma cartela de fornecedores com os quais podem negociar em melhores condições, reduzindo custos. Esses recursos diferenciados permitem a estruturação de programas para diminuição de despesas corporativas que atuam, principalmente, na obtenção de melhores tarifas para passagens aéreas.

O acompanhamento da sua viagem também é facilitado com o auxílio de dispositivos, o que melhora a construção de relatórios, a obtenção do ROI e a manutenção das estratégias de negócio.

No ambiente corporativo, são comuns as situações em que o gestor ou colaborador precisam realizar uma viagem de emergência. Para que essas situações não fiquem ainda mais recorrentes ou gerem despesas prejudiciais para o orçamento da empresa, é ideal que você esteja preparado para otimizar o processo de tomada de decisões e seguir o planejamento estratégico da companhia.

Contar com uma agência especializada em viagens corporativas reduz significativamente os potenciais desgastes e prejuízos causados por viagens de emergência. Isso porque elas contam com experiência, fornecedores e tecnologia para manter a sua estratégia nos trilhos, negociar em melhores condições e desafogar gestores desse planejamento burocrático. Assim, seus colaboradores se mantêm focados nos negócios a serem feitos e a sua empresa tem mais garantias de que o aparato para boas transações está bem preparado!

Especialmente na organização de viagens corporativas de última hora, é essencial que você se atenha a medidas de segurança. Confira o nosso post com dicas para assegurar a tranquilidade do viajante e saiba o que não pode ser esquecido!

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