Eventos corporativos: melhore a experiência dos convidados com tracking

Copastur bannerPowered by Rock Convert

Conseguir feedbacks do público participante de um evento nem sempre foi uma tarefa muito prática. Mas a tecnologia veio para mudar essa realidade! Mais do que avaliar posteriormente os resultados, alguns mecanismos tecnológicos atuais permitem que se tenha mais controle sobre o que acontece durante o evento, em tempo real.

A verdade é que há pouco espaço para métodos ultrapassados e sem dinamismo. A ideia é saber o quanto antes o que foi eficaz em cada evento, se tudo está correndo como o esperado e o que pode ser melhorado nas próximas oportunidades. Além disso, hoje já sabemos que, se o objetivo é assegurar que os convidados tenham uma experiência positivamente marcante, monitorar é tão importante quanto planejar.

Quer saber como a tecnologia de tracking pode ajudar nisso? Então agora mesmo confira nosso post!

Qual a relação entre tracking e eventos?

38

É o monitoramento que revela o quanto a empresa está empenhada em garantir que os objetivos do evento sejam alcançados. Consequentemente, garantir que tudo saia da forma mais fiel possível em relação ao planejamento significa garantir a satisfação do público participante e, assim, o sucesso do evento.

Nesse sentido, a tecnologia de tracking se apresenta como uma ferramenta excepcional. Por meio da combinação de dispositivos portáteis, equipamentos, softwares e aplicativos, é possível não só acompanhar, mas efetivamente avaliar o efeito que as propostas do evento geraram nos convidados.

Um exemplo de tecnologia de tracking já bastante conhecida é o rastreamento das interações dos usuários em sites. No ramo dos eventos corporativos, é comum que se crie uma página virtual sobre o evento, certo? Nessa etapa, monitorar e colher dados sobre a movimentação da página, acompanhando as visitas e interações que ela recebe, tem o poder de gerar informações extremamente relevantes. E esses dados serão úteis de diversas formas, inclusive no aprimoramento da experiência dos convidados.

Como esse trabalho pode ser feito?

Esse trabalho envolve conhecimento sobre os recursos e planejamento do que poderá ser usado no evento. No caso do monitoramento de uma página na internet, o recurso mais usado é o Google Analytics, que disponibiliza uma ferramenta ainda mais específica para isso: o Event Tracking.

Os dados obtidos por meio do Analytics permitem conhecer o comportamento do usuário enquanto navega na página do evento, informando quantos usuários fizeram downloads, preencheram formulários de inscrição ou interagiram com vídeos, por exemplo. Já o Event Tracking rastreia todas as interações do usuário com o site.

O recurso ajuda na classificação, organização e separação dos dados, com base em especificações de cunho técnico — como a estrutura e o comportamento desses dados. Tudo isso deve ser transformado em informação útil para que possa efetivamente auxiliar a tomada de decisão sobre quais propostas apresentar aos usuários.

Trabalhar com recursos de web analytics permite aprimorar a definição de métricas e, com isso, verificar com frequência se resultados foram alcançados ou não. Usar indicadores dá uma margem de segurança maior sobre as decisões a serem tomadas.

Fazer o acompanhamento com a ajuda de uma ferramenta é importante para descobrir problemas e também revelar o quão eficaz é determinada estratégia. Nesse sentido, evidencia oportunidades que podem encabeçar mudanças e ajustes importantes para aprimorar a experiência do usuário. E fora do ambiente virtual não é muito diferente!

Nesse caso, em vez de usuários, temos os convidados. Monitorar a interação durante o evento é útil para descobrir quais atividades despertaram maior interesse do público, quais locais tiveram um fluxo de participantes maior em função de dinâmicas ou games, quais as vantagens e desvantagens do local escolhido para a realização do evento e até mesmo se a entrega de brindes aconteceu como deveria.

Quais ferramentas usar?

As ferramentas vão desde as mais elementares, como câmeras web, até recursos com nomes não tão conhecidos, como o Near Field Communication (NFC). Adiantando: o NFC nada mais é que uma tecnologia para trocar informações entre dispositivos fisicamente próximos, dispensando o uso de cabos ou fios — ou seja, wireless.

Os recursos de vídeo já podem ser considerados como tecnologias de tracking, por existirem casos em que as empresas cogitam a possibilidade de monitorar por câmera o fluxo de participantes em estandes, com os dados sendo disponibilizados em tempo real.

Já um exemplo de uso do NFC seria a implementação de equipamentos com um chip para identificação rápida. Dispositivos podem ler etiquetas com essa tecnologia para facilitar etapas de check-in ou mesmo processos de pagamentos. Com esse recurso, é possível conseguir informações sobre data e até tempo em que um visitante permaneceu em um local, por exemplo.

Outras ferramentas possíveis para colocar em prática a tecnologia de tracking são:

  • Drones: além de bastante úteis para fazer filmagens, os drones podem trabalhar no monitoramento do público, captando informações em tempo hábil sobre imprevistos, emergências ou superlotação.
  • Wi-fi: esse já é um recurso amplamente conhecido pela maior parte dos indivíduos, independentemente da classificação etária a que pertencem. Ter pontos de internet sem fio disponíveis no evento pode ser útil para acompanhar o fluxo do público, estejam os convidados agrupados ou não. Só um detalhe: para usar essa ferramenta como recurso de tracking, o software adotado tem importância.

Em geral, os aplicativos para eventos que permitem fazer o monitoramento em tempo real são importantes para delinear interesses e necessidades do público participante. Dessa forma, facilitam o planejamento de eventos futuros com propostas mais precisas, aumentando as chances de realmente envolver os convidados e proporcionar experiências surpreendentes.

E quais são os principais benefícios?

20

Sabemos que organizar e executar eventos corporativos é uma tarefa complexa. Portanto, a escolha por implementar novidades e inovar nas propostas para o público tampouco poderia ser fácil. Tudo significa investimento e envolve custos. Daí a importância de ter certeza de que o trabalho valeu a pena.

Com a tecnologia de tracking, já é possível obter informações sobre o evento em tempo real, conectar participantes on-line, promover interação com redes sociais, permitir que os convidados compartilhem impressões e ideias para enriquecer a gestão do evento e fazer com que conteúdos em mídia digital sejam mais acessíveis. É um combo e tanto, não concorda?

Não podemos nos esquecer que a interatividade está entre os mecanismos com maior potencial para gerar experiências marcantes no público. Por isso, eventos corporativos que apostam na interatividade estão sempre à frente. Um evento de sucesso proporciona experiências de positivas aos convidados. Para tanto, é importante inovar, enriquecer e divertir!

E você, já sabia dos benefícios proporcionados pela tecnologia de tracking na realização de eventos corporativos? Gostou de saber o quanto essa novidade pode ser útil para o aprimoramento do evento? Deixe um comentário caso tenha dúvidas ou sugestões!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste