A gestão de despesas corporativas envolve o controle rigoroso dos custos, desde os pequenos gastos diários até os grandes investimentos de capital. Esse gerenciamento permite que a empresa identifique áreas de desperdício, implemente estratégias de redução de custos e garanta que os recursos sejam alocados de maneira eficiente.
Além disso, uma política clara de controle de despesas, aliada a uma cultura organizacional que valorize a transparência e a responsabilidade, contribui para a sustentabilidade e o crescimento da companhia a longo prazo. Diante da importância do tema, este post vai se aprofundar no assunto, apresentando o conceito e as melhores estratégias para você conhecer os gastos da sua empresa e descobrir como transformar essa gestão em um diferencial competitivo para o negócio. Confira!
O que são despesas corporativas?
As despesas corporativas englobam todos os gastos incorridos por uma empresa para manter as suas operações funcionando e alcançar os seus objetivos estratégicos. Elas se distinguem dos custos, que estão diretamente relacionados à produção dos bens ou serviços da empresa.
Imagine uma empresa de software… Os custos incluem o pagamento de pessoas programadoras, a aquisição dos equipamentos e o aluguel do escritório. Já as despesas corporativas abrangem itens como contas de luz e de internet, materiais de escritório e viagens de negócios.
Tipos de despesas de uma empresa
Despesas operacionais
As despesas operacionais são aquelas diretamente relacionadas à atividade principal da empresa. Elas incluem os custos de produção, como matéria-prima, mão de obra, energia elétrica, água e outros insumos necessários para a fabricação de produtos ou prestação de serviços.
Também fazem parte delas as despesas administrativas, como salários e encargos dos funcionários da área administrativa, aluguel, telefone, internet, material de escritório, etc. As despesas de vendas e marketing, assim como as de manutenção e reparo, também se enquadram nessa categoria, incluindo gastos com comissões de vendedores, publicidade, promoções e manutenção de equipamentos, veículos e instalações.
Despesas financeiras
As despesas financeiras são aquelas relacionadas à captação de recursos para financiar as atividades da empresa. Incluem-se nessa categoria os juros pagos sobre empréstimos e financiamentos, as taxas bancárias cobradas por serviços como emissão de boletos, manutenção de contas, etc. Também se enquadram aqui os descontos concedidos aos clientes em vendas a prazo.
Essas despesas impactam diretamente o resultado financeiro da empresa. Portanto, é importante negociar as melhores taxas e condições com as instituições financeiras, além de gerenciar o fluxo de caixa para minimizar a necessidade de captação de recursos onerosos.
Despesas tributárias
As despesas tributárias se referem aos impostos, taxas e contribuições que a empresa deve recolher aos órgãos governamentais. Estão incluídos nessa categoria o IR (Imposto de Renda), o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), o PIS (Programa de Integração Social), a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), entre outros. O planejamento tributário é essencial para que a empresa cumpra com as suas obrigações fiscais de forma eficiente, evitando multas e penalidades.
Outras despesas
Além das categorias citadas acima, existem outras despesas que a empresa pode ter, como a depreciação de ativos (máquinas, equipamentos, veículos, etc.), seguros (de responsabilidade civil, de patrimônio, de vida, etc.), gastos com viagens e representação comercial, doações e contribuições para entidades filantrópicas. Embora não sejam diretamente relacionadas à atividade-fim da empresa, essas despesas também precisam ser planejadas e controladas, pois impactam os resultados financeiros.
Despesas fixas e variáveis
Além da classificação por tipo de despesa, é importante diferenciar as despesas fixas das variáveis. As fixas são aquelas que não variam de acordo com o volume de produção ou de vendas, como aluguel, salários fixos, seguros, etc. Já as despesas variáveis são aquelas que aumentam ou diminuem proporcionalmente ao nível de atividade da empresa, como matérias-primas, comissões de vendas, impostos sobre vendas, etc.
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Desafios da gestão de despesas corporativas
- Falta de controle e visibilidade das despesas: muitas empresas lutam para terem uma visão clara e em tempo real das suas despesas, devido aos processos manuais, planilhas e sistemas desconectados. Sem uma fonte única de verdade, é difícil monitorar gastos, identificar áreas de desperdício e tomar decisões informadas;
- Falta de políticas e controles: sem políticas claras sobre o que pode ser gasto, por quem e em quais circunstâncias, as despesas ficam fora de controle. Assim, pessoas colaboradoras podem fazer compras não autorizadas ou até mesmo exagerar nos gastos. Políticas e controles bem definidos são indispensáveis para uma gestão de despesas corporativas mais disciplinada;
- Despesas fora do orçamento: muitas empresas lutam para manter as despesas dentro do orçamento. Gastos inesperados, como viagens de última hora ou contas mais altas de serviços públicos, podem estourar o budget. Por isso, um processo rigoroso de aprovação de despesas e o monitoramento contínuo do orçamento são necessários para evitar surpresas desagradáveis;
- Fraude e abuso: infelizmente, o abuso e a fraude nas despesas corporativas não são tão incomuns. Algum funcionário pode tentar reembolsar gastos pessoais, inflacionar despesas de viagem ou até mesmo roubar dinheiro da empresa. Logo, controles rígidos, auditorias regulares e conscientização dos funcionários são peças-chave para combater esse problema;
- Conformidade e auditoria: as empresas precisam garantir que as suas despesas estejam em conformidade com leis e regulamentos, como impostos e normas contábeis, já que auditorias internas e externas exigem documentações detalhadas e processos sólidos. Falhar nesse aspecto pode levar a multas, penalidades e danos à reputação;
- Falta de integração de dados: diversas empresas ainda utilizam vários sistemas para gerenciar despesas, como cartões corporativos, plataformas de reembolso e softwares de contabilidade. Entretanto, quando esses sistemas não se comunicam, os dados ficam fragmentados, dificultando a análise e a tomada de decisões.
9 benefícios de ter uma gestão de despesas corporativas
1- Redução de custos
Uma gestão de despesas corporativas eficiente permite identificar áreas em que os custos podem ser reduzidos, sem comprometer a qualidade ou a produtividade. Isso inclui a renegociação de contratos, otimização de processos e eliminação de despesas desnecessárias.
2- Crescimento da lucratividade
Ao controlar e reduzir despesas, a empresa pode aumentar a sua margem de lucro. Cada economia realizada em custos operacionais contribui diretamente para a melhoria do resultado final.
3- Maior precisão no orçamento
A gestão detalhada das despesas possibilita um planejamento orçamentário mais preciso e realista, o que facilita a alocação correta de recursos e evita surpresas desagradáveis ao longo do período fiscal.
4- Tomada de decisão informada
Com dados precisos sobre as despesas, as pessoas gestoras podem tomar decisões mais informadas e estratégicas. Isso ajuda na identificação de oportunidades de investimento e na priorização de projetos que oferecem o melhor retorno sobre o investimento (ROI).
5- Melhoria da eficiência operacional
A análise contínua das despesas pode revelar ineficiências e gargalos nos processos empresariais. Então, a implementação de melhorias pode levar a operações mais fluidas e produtivas.
6- Aumento da competitividade
Empresas que gerenciam as suas despesas de forma eficaz conseguem oferecer produtos e serviços a preços mais competitivos. Também investem mais em inovação e marketing, fortalecendo a sua posição no mercado.
7- Melhor fluxo de caixa
Controlar as despesas ajuda a manter um fluxo de caixa positivo, essencial para a sustentabilidade a longo prazo. Isso faz com que a empresa tenha recursos disponíveis para enfrentar períodos de baixa demanda ou imprevistos.
8- Conformidade regulamentar
A gestão de despesas corporativas rigorosa garante que a empresa cumpra todas as regulamentações financeiras e fiscais, evitando multas e penalidades.
9- Transparência e prestação de contas
Um sistema de gestão de despesas corporativas bem estruturado promove a transparência e facilita a prestação de contas para stakeholders internos e externos, incluindo acionistas e órgãos reguladores.
O que as leis brasileiras falam sobre despesas corporativas?
No Brasil, a gestão de despesas corporativas é amparada por diversas leis e normas, visando garantir a transparência e a responsabilidade fiscal das empresas. No contexto da legislação tributária e contábil, o Regulamento do Imposto de Renda (RIR), por exemplo, estabelece que as despesas operacionais necessárias para a atividade da empresa são dedutíveis para fins de apuração do lucro real, desde que devidamente comprovadas e escrituradas.
A Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76) também requer que as empresas apresentem as suas demonstrações financeiras de forma clara e detalhada, incluindo a discriminação das despesas. Além disso, a legislação exige a conformidade com princípios contábeis geralmente aceitos, assegurando que as despesas sejam registradas de maneira justa e transparente. Já no contexto da legislação trabalhista, as despesas corporativas relacionadas aos funcionários são regulamentadas principalmente pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e outras normas específicas, que tratam de questões como reembolso de despesas, benefícios e indenizações.
A CLT estabelece que as despesas efetuadas pelas pessoas colaboradoras para a realização das suas atividades profissionais devem ser reembolsadas pela empresa. Isso inclui viagens a trabalho, alimentação, hospedagem, transporte, etc. O artigo 457 da CLT menciona que essas despesas, quando devidamente comprovadas e autorizadas pelo empregador, não são consideradas salário e, portanto, não integram a base de cálculo para encargos trabalhistas e previdenciários.
Como fazer a gestão de despesas corporativas?
1- Entenda as suas despesas corporativas
Antes de tudo, é importante entender que toda ação gerencial parte de um profundo conhecimento sobre a própria empresa. Isso implica na análise de contratos e de índices que formarão a base necessária para as pessoas gestoras tomarem decisões sólidas, levando em conta dados concretos. O primeiro passo para fazer uma gestão de despesas corporativas eficiente consiste, então, em fazer uma análise detalhada das contas da empresa, listando todos os gastos do negócio. Essa fase se torna ainda mais eficaz quando há uma base de dados com um bom histórico registrado, considerando períodos relativamente longos, de um trimestre a um ano. Dessa forma, é possível identificar a flutuação dos gastos e despesas por época do ano.
É importante que esse diagnóstico leve em consideração as características específicas de cada custo, sendo que a primeira etapa da diferenciação é definir o que são gastos fixos e gastos variáveis. Como já explicamos, os fixos dizem respeito a cobranças recorrentes e estáveis, como o aluguel de imóveis ou equipamentos, o pagamento de serviços terceirizados e a quitação da folha dos funcionários. Gastos variáveis, por sua vez, flutuam de acordo com a produção da empresa. Por isso, contas de luz e água podem entrar nessa categoria, assim como a compra de matérias-primas e insumos, as comissões por vendas e as horas extras do time.
2- Revise os contratos
Agora que a sua empresa já sabe o quanto realmente gasta nos diversos períodos do ano, fica muito mais fácil identificar despesas que podem ser negociadas. A essa altura, uma boa dica é analisar os contratos com prestadores de serviços e fornecedores da empresa, buscando por renegociações. É evidente que esse trabalho pode ser longo e burocrático, especialmente em um primeiro momento, quando vários contratos são revistos de uma só vez. Mas, acredite, o resultado pode aliviar bastante o caixa da empresa, abrindo caminho – e capital – para o crescimento e novos investimentos.
Pesquise no mercado os preços médios dos fornecedores, compare com os do seu contrato atual e negocie melhores condições com base nesses dados. Só não se esqueça de que preço nem sempre é tudo! Leve em conta, também, a qualidade do serviço prestado e até mesmo o grau de integração com o fornecedor. Às vezes, é mais estratégico pagar um pouco mais para um fornecedor que tem muito a oferecer.
Lembre-se também de rever contratos que, a princípio, podem ser considerados secundários, mas causam um grande impacto no seu orçamento mensal, como os serviços de telecomunicações (internet e telefonia) e o aluguel do imóvel corporativo. Por fim, compreenda que esse procedimento de análise e revisão de contratos deve se tornar rotina na sua empresa, sendo realizado periodicamente. Assim, é possível evitar que todo o processo seja feito de forma massiva, o que pode gerar lentidão e imprecisão nas negociações.
3- Padronize processos
Agora, você já conferiu as principais fontes de despesas externas, principalmente as ligadas ao pagamento de fornecedores. No entanto, a sua empresa também precisa rever as despesas internas, aquelas sob a sua responsabilidade direta. Em suma, isso significa revisar e padronizar processos. O melhor exemplo que podemos citar vem das indústrias e manufaturas, já que, nelas, toda a cadeia de produção é analisada por meio de índices de performance para, a partir daí, serem identificados os pontos mais custosos para a empresa.
Vale ressaltar que usar métricas para checar custos internos é essencial em todas as áreas. Para você ter uma ideia, existem índices para monitorar custos por venda, por ação de marketing e até mesmo por funcionário de acordo com a sua produtividade. Devem ser escolhidos indicadores-chave condizentes com a realidade e demandas do negócio, que possam ser monitorados de forma rotineira. A ideia é usar essa análise para reformular os processos sempre que necessário, seja aumentando a capacidade produtiva ou estancando gastos que estão fora de controle.
4- Conte com parcerias
Podemos citar como exemplo uma fábrica de bolos, que tem gastos que vão muito além de ingredientes e funcionários. Na verdade, essa empresa precisa lidar com vários processos administrativos sem ligação direta com o seu core business, mas que não deixam de ser indispensáveis para o funcionamento da organização. Estamos falando da contratação de equipes de limpeza e segurança, do apoio fiscal com o qual o empreendimento precisa contar, etc.
A verdade é que internalizar todos esses processos pode ser proibitivo, especialmente para pequenas e médias empresas (PME). A solução, portanto, pode ser um serviço terceirizado. Por mais que pareça um contrassenso, pois estamos falando da aquisição de mais uma despesa, esse tipo de serviço tem um custo previsível. Geralmente, os contratos exigem pagamentos recorrentes e regulares, e a empresa ainda conta com especialistas em determinada área, com um conhecimento que pode ser utilizado justamente para reduzir despesas.
No caso dos serviços B2B, as possibilidades de terceirização são diversas, indo do apoio logístico ao suporte legal, passando por serviços de contabilidade, zeladoria e segurança. As empresas especialistas em gestão de viagens corporativas são um ótimo exemplo! Os negócios costumam deixar o setor de recursos humanos (RH) responsável por cuidar dos deslocamentos a trabalho, o que sobrecarrega os profissionais desse departamento e ainda dificulta o controle correto de gastos.
Por outro lado, ao fechar uma parceria, é a contratada que fica responsável por orçar diferentes serviços, e ainda pode ajudar a empresa a consolidar uma política de viagens corporativa. O resultado é uma forma de investimento que traz economia! Além de ter certeza que a organização está apostando em fornecedores qualificados a um preço justo, é possível estabelecer e padronizar um processo interno com o devido apoio técnico, formando a base para uma economia real.
A Copastur pode ajudar a sua empresa na gestão de despesas corporativas
A Copastur é a sua grande aliada na gestão de despesas corporativas. Oferecemos soluções integradas e personalizadas para o controle e a otimização de gastos com viagens e eventos. Logo, as empresas conseguem ter um maior controle dos gastos, como deslocamentos, acomodações e outros. E, também, ganham acesso a uma lista de fornecedores de eventos confiáveis que podem otimizar os custos.
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