Como usar o Business Intelligence na gestão de eventos?

É simplesmente inegável o potencial da tecnologia como facilitadora de processos. E isso vale tanto para a rotina pessoal como para o dia a dia empresarial. Trabalhar com inteligência apoiada em tecnologia: essa certamente é a melhor alternativa para encarar os desafios do mercado.

Está aí se perguntando sobre como chegar lá? Pois a resposta para essa dúvida vem em forma de 2 palavrinhas: Business Intelligence. O BI parte da necessidade de usar dados gerados pelo próprio negócio para conseguir informações claras e relevantes para sua gestão. Para isso, é preciso lançar mão de ferramentas tecnológicas sofisticadas.

Especificamente no caso da gestão de eventos, são diversas as tarefas que podem ser otimizadas com a aplicação do BI. Sabia que a própria experiência do público é diferenciada quando certos métodos ou aparatos estão envolvidos? Acompanhe nosso post de hoje para entender como isso acontece e conhecer alguns exemplos!

Antes de mais nada, o que é BI?

Se pensarmos na nossa rotina, principalmente levando em conta a abrangência do uso da internet hoje em dia, podemos dizer que quase tudo é baseado na informação, não é mesmo?

Quando uma empresa publica um anúncio no Facebook, por exemplo, não se trata apenas de vender um produto, mas de conseguir o máximo de dados possível sobre as pessoas que clicaram nele: quantas efetuaram a compra, quantas deixaram de concluir a negociação, quais os perfis de consumo de cada uma delas e assim por diante.

Do departamento de RH ao marketing, ter essas informações em mãos ajuda as empresas a melhorarem suas estratégias para atrair tais consumidores e, claro, melhorar seu processo de tomada de decisões.

Mas atenção: nem só da internet vêm informações relevantes, ok? Canais de venda, SAC, telefone, e-mail e até o tête-à-tête com clientes também são excelentes fontes de dados. Juntando todas elas, imagine a enxurrada de informações que CEOs, gerentes e colaboradores das empresas recebem diariamente! Como armazená-las e transformá-las em algo com significado? É aí que entra o Business Intelligence.

Essa estratégia nada mais é que um conjunto de soluções e processos que ajudam não só a entender a enorme quantidade de dados recebidos, mas também a identificar comportamentos e descobrir tendências, transformado tudo isso em ações a fim de gerar resultados positivos e competitividade para o negócio. Tudo com a ajuda da tecnologia.

Como o próprio nome já sugere, trata-se de trazer inteligência para a empresa. A dinâmica é similar ao processo que acontece no nosso cérebro quando processamos informações: geramos conhecimento que pode ser aplicado nas decisões do dia a dia!

Empresas que investem nessa estratégia conseguem se organizar e trabalhar melhor com aquilo que possuem. E isso vale não apenas para a realização de eventos, mas para sua estrutura como um todo, integrando e melhorando a comunicação entre seus setores.

Qual a relação com o mercado de eventos?

Quem trabalha com gestão de eventos sabe o quanto é difícil prever o andamento de uma ação ou os problemas que poderão prejudicar a iniciativa. A boa notícia é que o BI pode ajudar (e muito) as empresas a terem uma visão ampla de todos os possíveis cenários, com as oportunidades e os eventuais problemas que podem surgir.

Obviamente, com acesso a informações concretas, fica muito mais fácil agir e gerenciar riscos! Só um detalhe: para achar os dados certos para alavancar a gestão do seu evento, é preciso escolher as tecnologias adequadas e saber como usá-las. E é justamente sobre isso que falaremos a seguir!

Como usar o BI na gestão de eventos?

Pode acreditar: usar o Business Intelligence na sua empresa é mais fácil do que parece. Confira algumas possibilidades a partir de agora e tire suas próprias conclusões!

Conte com um serviço especializado

Aplicado à gestão de eventos, o conceito de BI transforma a realidade a partir do momento em que evidencia dados com potencial para indicar o caminho certo a seguir. Trata-se de colocar em prática uma gestão inteligente, mais bem orientada e com ações verdadeiramente alinhadas ao propósito de cada ação.

Mais que indicações, as informações obtidas podem revelar problemas reais ou iniciativas ineficazes — e, portanto, desnecessárias. Ao mesmo tempo, os dados têm potencial para revelar padrões de comportamento, preferências e até mesmo certas tendências do público, o que acaba servindo de suporte para a tomada de melhores decisões estratégicas.

Vale lembrar que as empresas especializadas na organização de eventos corporativos já estão mais que habituadas a lidar com grande parte das soluções tecnológicas usadas nesse ramo. Por essas e outras, optar por um serviço especializado é sempre a melhor escolha!

Dê velocidade à leitura de dados com o QR Code

Os códigos Quick Response (QR) já são amplamente conhecidos pelos usuários de dispositivos eletrônicos. Eles podem ser encontrados em diferentes contextos, mas normalmente têm sempre o mesmo objetivo: entregar um conjunto de informações. Podem ser instruções sobre um produto, com o código impresso na embalagem, até a leitura de uma seção específica de jornal, com o QR Code impresso na página. Lembra de ter se deparado com algum desses por aí?

Mesmo não carregando mais aquele ar de novidade, esse tipo de recurso continua sendo capaz de assegurar muito mais velocidade a vários processos. Já imaginou o que esses códigos fariam para a identificação dos participantes de um evento, por exemplo? Uma leitura rápida no credenciamento agilizaria o trabalho de segurança, causando também uma ótima impressão nos convidados. Além de diminuir as filas e reduzir o número de profissionais envolvidos nessa etapa, a solução ainda gera uma percepção positiva no público a respeito da organização do evento.

Basicamente, os códigos QR facilitam o registro de informações, consequentemente trazendo inúmeras possibilidades de uso para a gestão de eventos. Hoje, a maior parte dos dispositivos eletrônicos é capaz de decodificar um QR Code por meio da câmera do próprio aparelho e do uso de um aplicativo específico. Disponibilizar um código QR personalizado é, portanto, uma forma criativa de dar um up no seu evento, seja disponibilizando informação ao público, gerando interação ou economizando espaço na mídia impressa.

Gaste menos papel na comunicação e divulgação

Acredite você ou não, é verdade: já existem empresas que disponibilizam tablets para aluguel. Com esses equipamentos disponíveis, é possível levar material informativo digital aos participantes durante o evento ou mesmo orientar sobre o cardápio, propor enquetes, exibir mapas e divulgar detalhes da programação.

Imaginando o mesmo público em um evento sem e outro com o tablet, a experiência vivida com certeza vai de 8 a 80. E esse tipo de facilidade definitivamente marca os convidados — de uma forma positiva, claro!

Além disso, vale ressaltar que esse tipo de dispositivo móvel também pode ser bastante útil para a empresa organizadora do evento, pois recolhe dados que, depois de analisados, revelam insights que podem ser usados no futuro. Isso sem falar na diminuição dos gastos com papel, obviamente.

Aposte em interatividade e experiências marcantes

O nível de consciência sobre os mecanismos tradicionais para se chamar a atenção do consumidor tem aumentado. E a tecnologia é, nesse sentido, o que ainda consegue criar meios para surpreender o cliente, proporcionando experiências não só mais completas, mas diferenciadas.

No universo da gestão de eventos, destaca-se quem proporciona aos convidados experiências inovadoras, que divertem e, ao mesmo tempo, acrescentam valor — que pode vir em forma de uma informação nova ou simplesmente de uma perspectiva diferente da usual, por exemplo. É esse tipo de abordagem que pode transformar o evento em uma ocasião inesquecível. Mas guarde: para isso, é preciso ir além do convencional.

Na prática, aparatos tecnológicos podem ser empregados da decoração a dinâmicas de interação, com jogos de luzes e projeções (possibilidades do live marketing) ou por meio de recursos com interatividade multitouch, como mesas para games ou quizes. Outra opção é disponibilizar telas interativas com webcams, permitindo que os próprios convidados personalizem os enquadramentos das fotos, enviem as imagens por e-mail ou as compartilhem nas redes sociais, tudo em tempo real.

A ideia por trás das alternativas mais surpreendentes é justamente a interatividade. Produtos, marcas e serviços têm sua percepção aumentada quando o cliente vive experiências envolventes com eles, sabia? Depois, com ajuda de um software adequado, tudo isso pode se converter em informação relevante para evidenciar padrões de comportamento e preferências dos públicos dos eventos.

Prepare-se para as tendências tecnológicas

A gestão de eventos também precisa se preparar para o futuro! Afinal, como daqui para frente a tecnologia estará em quase todos os lugares, o uso de sua linguagem será cada vez mais natural. E o universo dos eventos não foge dessa novidade! Nesse sentido, as principais tendências serão:

  • projeções mapeadas para desenvolver imagens tridimensionais de um determinado espaço e entender como ficará sua estrutura pronta;
  • painéis eletrônicos para localização do público dentro do espaço;
  • robôs interativos ou ferramentas de inteligência artificial para dar informações;
  • hologramas para permitir que palestrantes se apresentem a distância;
  • aplicativos para as pessoas interagirem com outros participantes, compartilhando dúvidas, opiniões e experiências vivenciadas em tempo real.

O Business Intelligence pode ajudar na gestão e no uso dessas tecnologias a fim de melhorar a experiência dos participantes e sair na frente da concorrência. Com a análise de dados, ficará mais fácil criar eventos inovadores e diferenciados, que atendam a uma expectativa que o público nem sabe que tem.

Use a ferramenta certa para segmentar o público

De uns tempos para cá, foram muitas as mudanças em termos de divulgação e segmentação de público para a realização de eventos corporativos. Como práticas antiquadas tendem a gerar resultados insatisfatórios, o melhor é mesmo recorrer a ferramentas mais adequadas, que simplifiquem as etapas, a fim de alcançar o público certo para o evento.

Por meio de um software, é possível armazenar e gerenciar dados de forma a permitir a separação do público de acordo com determinados critérios — como ramo de atividade, hierarquia dentro da empresa, interessados em eventos similares, entre outras inúmeras divisões possíveis. O essencial é que as ações estejam voltadas para a audiência certa.

Facilite seu relacionamento com o cliente

Uma gestão de eventos de sucesso começa com o relacionamento com o cliente. O problema é que nem sempre é fácil entender o que esse cliente quer e o que ele espera, mesmo que estejamos falando da empresa em que você trabalha e representa. Para melhorar esse relacionamento, o primeiro passo consiste em reunir os dados disponíveis sobre o evento, sobre seu público-alvo e a proposta desse cliente ao realizá-lo — hábitos, desejos, idade, profissão, perfil demográfico e orçamento disponível.

Nesse caso, ferramentas de analytics e sistemas de gestão ajudam a descobrir tais informações sem ser preciso perguntar diretamente. Além disso, ainda permitem a integração de dados e a criação de um panorama geral sobre quem é esse cliente e quais serviços cabem no seu bolso e no seu gosto.

Melhore a comunicação com a equipe

A tecnologia usada pelo BI também é importante para melhorar a comunicação com o time antes e depois da realização dos eventos. É bem possível que você já use aplicativos de troca de mensagens e e-mails para compartilhar dados e sugestões, certo? Mas saiba: há outros caminhos que são mais eficazes, principalmente porque facilitam o armazenamento das informações.

Nesse sentido, sistemas em nuvem podem ajudar a compartilhar ideias e sugestões com o resto da equipe, melhorando a comunicação no planejamento de cada evento. Outras ferramentas de análise, especialmente as que funcionam off-line, também podem ser usadas na própria realização do evento, ajudando o time a encontrar o número de um fornecedor, saber a quantidade de comida a ser servida, ter em mãos um mapa do local do evento e assim por diante.

Prepare o setor de serviços

Por antecipar as expectativas do mercado, trazer mais organização em todos os processos da empresa e melhorar a comunicação, qualquer tipo de análise de dados ajuda no fluxo de trabalho das pessoas. Além de ajudar no planejamento de quem organiza o evento, o BI pode ajudar também a preparar a equipe a lidar com problemas.

Suas ferramentas e seus sistemas acabam com um problema recorrente tanto no dia a dia das empresas como durante a realização de um evento: a hierarquização de informações. Com a integração de dados entre os setores, todo o planejamento e as ações são distribuídos entre motoristas, montadores, responsáveis pela limpeza e recepcionistas, da maneira mais fácil possível e em tempo real.

Reúna dados e os converta em informações úteis

Uma gestão de eventos de sucesso não pode abrir mão de recolher e analisar dados de comportamento dos convidados. E isso é possível por meio de um sistema de gestão, com as informações sendo captadas e armazenadas em um banco de dados. É importante, portanto, que o sistema seja adequadamente modelado para esse tipo de negócio.

Depois de organizados e devidamente classificados, os dados devem ser cuidadosamente analisados para se transformarem em informações úteis, guiando e fundamentando a tomada de decisão de forma inteligente. O sistema ainda oferece os benefícios de minimizar a chance de erros e facilitar a acessibilidade das informações, evitando que outros profissionais fiquem sobrecarregados com esse trabalho.

E então, ficou mais fácil entender como o Business Intelligence pode ser um elemento de peso para a boa gestão de eventos? Quer aprender mais sobre o assunto? Então não deixe de baixar nosso guia da tecnologia em eventos empresariais!

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About the author

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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