Gestão de riscos em viagens: garanta sua segurança!

As empresas dos variados segmentos desenvolvem uma série de atividades e cada uma delas conta com uma parcela de risco.

No varejo, por exemplo, o estoque apresenta o risco de perdas. Nas vendas, há o riscos de inadimplência. Da mesma forma, os riscos também existem nas viagens corporativas, e é por isso que o gestor deve se preparar e realizar a gestão de riscos em viagens.

Essa atividade consiste em 3 passos essenciais: identificar as situações de risco; entender qual é a probabilidade de que certo quadro de risco se concretize; e definir como lidar com tal circunstância.

Quer saber mais sobre como realizar a gestão de riscos em viagens? Então, confira as recomendações que apresentamos neste post!

Faça uma lista das situações de risco

Você já dedicou algum tempo a pensar nas situações de risco envolvidas em viagens corporativas? Algumas delas são bastante óbvias e outras podem passar totalmente despercebidas até que realmente aconteçam.

Podemos dividir as situações de risco em 3 grupos principais: riscos pessoais, riscos financeiros e riscos estratégicos. Veja alguns exemplos de cada um.

Riscos pessoais

São aqueles relativos à saúde e segurança dos seus colaboradores:

  • acidentes de avião ou de carro durante a viagem;
  • assaltos ou sequestros;
  • tropeços, quedas e escorregões, que podem causar ferimentos e fraturas;
  • doenças contraídas durante a viagem.

Riscos financeiros

Esses riscos são materiais, ou seja, o problema principal é o prejuízo. Alguns exemplos são:

  • extravio ou roubo de bagagem;
  • perda ou roubo do cartão de crédito da empresa durante a viagem;
  • gastos que ultrapassam o orçamento estabelecido, devido a circunstâncias imprevistas;
  • desrespeito às políticas de viagem da empresa;
  • ocorrência de fraudes.

Riscos estratégicos

São aqueles que impedem o alcance do objetivo da viagem, ainda que o deslocamento tenha transcorrido sem problemas. Algumas das causas dos riscos estratégicos são:

  • falta de produtividade do colaborador;
  • não cumprimento da agenda programada;
  • uso excessivo da viagem para fins pessoais, ultrapassando a noção de Bleisure (que vamos apresentar mais adiante);
  • negociações infrutíferas durante a viagem.

A lista poderia ser bem maior, mas agora já é possível ter uma ideia de como uma simples viagem de negócios apresenta várias situações de risco. E é preciso ter consciência disso para realizar uma eficaz gestão de riscos em viagens.

Classifique as situações por probabilidade

Avalie os riscos listados no item anterior. Será que um acidente de avião e um extravio de bagagem têm a mesma probabilidade de acontecer? Fraude e falta de produtividade ocorrem com a mesma frequência? Certamente não.

É claro que a probabilidade de concretização de determinado risco não é o único fator em jogo, já que o impacto também precisa ser considerado. Ou seja, é importante perceber que se certas situações de risco acontecerem as consequências serão enormes. Por outro lado, certas situações podem ter alta probabilidade de ocorrer e, ao mesmo tempo, não causarem um impacto tão grande assim.

Um exemplo típico é o uso da viagem corporativa para fins pessoais. Qual colaborador que viaja a Paris pela empresa não vai aproveitar a oportunidade para visitar a torre Eiffell ou comprar umas lembrancinhas? Isso sempre acontece, então, a probabilidade de concretização é alta.

Por outro lado, as consequências na maioria das vezes não são graves. De fato, atualmente é uma tendência apostar em uma combinação saudável de trabalho e lazer nas viagens corporativas, para aumentar a motivação e a produtividade dos colaboradores. Essa tendência é conhecida como Bleisure, uma junção dos termos business (negócios) e leisure (lazer).

Perceba que o que pode parecer um risco à primeira vista também pode ser, segundo outra perspectiva, uma oportunidade. Essa é a reflexão que você precisa fazer sobre cada uma das situações, antes mesmo de passar à terceira etapa da gestão de riscos em viagens.

Tome uma decisão

É hora de definir como você vai lidar com cada uma das situações de risco. Existem 3 alternativas:

  • eliminar o risco;
  • transferir o risco;
  • assumir o risco.

Para eliminar o risco, adote medidas de precaução. Se quiser evitar o risco de extravio de malas, por exemplo, crie uma política para que os colaboradores só transportem bagagem de mão, que não precisa ser despachada.

A segunda estratégia é optar por transferir determinado risco da empresa para um terceiro. É exatamente isso que acontece quando você contrata um seguro de viagem, que transfere à seguradora os riscos financeiros (atenção, pois não estamos falando dos riscos jurídicos) caso aconteça algum dos eventos cobertos pela apólice.

Se a empresa optar por assumir o risco, simplesmente aceite que alguma situação indesejada pode se concretizar e se prepare para lidar com as consequências.

Um exemplo são os casos em que colaboradores usam a viagem de negócios para fins pessoais. Já vimos que pode haver até mesmo alguns benefícios quando isso acontece de maneira equilibrada. Então, a empresa pode assumir o risco e somente tomar alguma ação quando houver um caso realmente grave.

Não se esqueça de que, para decidir qual caminho tomar, você precisa levar em consideração a probabilidade de concretização e as consequências. Por exemplo, a probabilidade de seu colaborador sofrer um acidente durante a viagem é relativamente baixa, mas as consequências são gravíssimas. Por isso, você deve adotar a única medida que é possível nesses casos, ou seja, fazer a contratação de um seguro viagem.

Simplificando bastante a questão, podemos dizer que existe a seguinte relação:

  • se a situação de risco tem alta probabilidade de concretização, consequências graves ou ambas, você deve evitar o risco;
  • se a situação de risco tem alta probabilidade de concretização, consequências graves ou ambas, mas não existe uma maneira eficaz de evitar o risco, procure transferi-lo;
  • quando a situação de risco tem, ao mesmo tempo, baixa probabilidade de concretização e consequências leves, pode ser mais interessante assumir o risco, pois o custo de agir para evitá-lo ou transferi-lo pode ser maior do que o benefício.

É isso mesmo. Existe um custo-benefício envolvido na gestão de riscos em viagens, e você precisa considerá-lo antes de investir tempo ou dinheiro em um risco insignificante para a empresa.

Ao mesmo tempo, porém, não se esqueça de que a empresa sempre mantém um grau de responsabilidade pelo que acontece às seus colaboradores nas viagens. Portanto, é preciso considerar todas as consequências jurídicas das decisões tomadas diante de cada um dos riscos.

Antes de encerrar esse post, vamos ver mais alguns exemplos de riscos típicos das viagens corporativas e possíveis alternativas para lidar com eles.

Situação #1: devido a uma falha interna, o colaborador embarca sem seguro-viagem e, no destino, sofre um acidente. Não existe a quem transferir o risco, nesse caso. Portanto, a medida ideal é manter um fundo de recursos financeiros que possa ser rapidamente resgatado para usar diante da emergência e, assim, arcar com os custos médicos que o colaborador possa ter.

Situação #2: devido a uma situação de acidente ou doença, o colaborador que está viajando tem a necessidade da presença de um familiar. Perceba que ter ou não o seguro-viagem é irrelevante nesse caso, porque o verdadeiro problema desse risco não seria resolvido pela seguradora.

Por isso, a empresa precisa ter um valor destinado, no fundo de emergência que citamos no exemplo anterior, a colaborar com as despesas de viagem do familiar que vai acompanhar seu colaborador. Além disso, também deve estar preparada para ajudar esse familiar a resolver rapidamente qualquer pendência que atrapalhe seu embarque, como o processo de obter passaporte.

Situação #3: tudo está preparado para a viagem, quando o colaborador descobre que seu passaporte expirou. A melhor maneira de lidar com esse risco é evitando que ele se concretize, o que pode ser feito criando um processo de gestão de viagens corporativas que passe por um checklist de requisitos, incluindo a validade do passaporte.

Porém, para o caso de que essa medida também venha a falhar, sua empresa deve ainda estar preparada para acionar os mecanismos da solicitação de passaporte de urgência. Ele fica pronto mais rapidamente e pode salvar uma viagem que, de outra maneira, seria perdida.

Situação #4: o colaborador é assaltado na viagem, perdendo o cartão de crédito da empresa. Para esse risco, a melhor opção é uma solução que permite evitá-lo totalmente. Trata-se do uso de um cartão de crédito virtual, específico para viagens e direcionado para o uso corporativo. Ele não pode ser roubado nem perdido, o que afasta muitas dores de cabeça associadas a esse tipo de situação, como a necessidade de avisar a operadora, avisar a empresa e bloquear o cartão.

Como você viu, a gestão de riscos não é um processo simples. Porém, é também essencial, já que pode salvar a empresa de muitos problemas, antes mesmo que eles aconteçam. E tudo começa, é claro, no planejamento da viagem.

Mas se a sua ideia é realizar uma gestão de riscos em viagens realmente eficaz, vale a pena contar com a ajuda de uma empresa especializada em gestão de viagens, capacitada em cuidar desse assunto para você.

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