Viagem terminada, mas e agora? Para onde foram as notas fiscais? Quanto era mesmo o valor limite a ser gasto? Como fazer a prestação de contas sem ter documentos para comprovar? Por incrível que pareça, essa é uma situação bastante comum em empresas que adotam as viagens corporativas para expandir os negócios. É por esse motivo que os investimentos em políticas mais estruturadas de viagens corporativas têm crescido nos últimos anos.

Sabia que em uma pesquisa realizada com quase 350 executivos, 95% consideraram a conformidade das viagens corporativas uma prioridade? E essa conformidade é alcançada com processos estruturados e políticas de prestação de contas consistentes. Que tal conhecer as melhores práticas que colocarão suas viagens corporativas nos eixos? Fique de olho!

Estruture uma política de viagens

Se sua empresa ainda não possui uma política de viagens, chegou a hora de pensar seriamente nisso. Comece determinando as regras que nortearão seus investimentos nessa área, desde a identificação da necessidade de deslocamento até a prestação de contas ao financeiro. Mapeie os setores envolvidos, os responsáveis por cada processo e as falhas que estão impactando nos custos. O segredo está na estruturação de um fluxo de trabalho livre de barreiras e impedimentos.

Vale lembrar que a política de viagens corporativas não só pode como deve ser constantemente atualizada, além de devidamente comunicada a todos os funcionários. Assim a empresa cria toda uma cultura de atendimento às normas estabelecidas, assegurando que os custos serão mantidos sob controle.

Planeje suas reservas

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Antecipar custos é uma das melhores formas de reduzir as inconsistências na prestação de contas em viagens corporativas. Afinal, com essa tática, a empresa sabe de antemão quanto será gasto, sem ter que lidar com grandes imprevistos.

Podemos citar como exemplo a reserva de passagens aéreas e de hotéis. A mesma pesquisa que mencionamos lá na introdução revelou que 68% das reservas de passagens aéreas não são feitas com antecedência, o que gera um custo maior para a empresa. Além disso, 42% dos viajantes desrespeitam políticas com relação à escolha de companhias aéreas com as quais a empresa mantém relacionamento e 32% optam por tarifas de hotéis mais caros. Mesmo que a empresa tenha regras, portanto, elas podem não ser cumpridas.

Preveja deslocamentos adicionais

Imagine que um profissional da sua equipe vai se deslocar até determinada localidade central, como uma capital, mas terá que ir a cidades adjacentes. Nesse caso, uma boa tática consiste em ter esses dados com antecedência para que seja possível contratar um serviço de deslocamento mais barato.

O uso de vans e carros de aluguel pode ser mais vantajoso para a empresa que pagar por passagens aéreas ou ainda passagens de ônibus de um local a outro, sabia? E o melhor é que, nesse contexto, o profissional ainda tem maior liberdade para gerenciar seu tempo, sem falar que a prestação de contas fica mais fácil, pois a empresa que oferece o serviço envia a nota fiscal diretamente para o contratante.

Procure fazer convênios

Pensando principalmente nos deslocamentos e na alimentação, a empresa pode celebrar convênios com estabelecimentos locais em regiões onde há sempre muita demanda para viagens. A simples troca da refeição do hotel por um restaurante local pode significar economia para o negócio e facilitar a prestação de contas no fim do mês, com uma fatura que venha consolidada, em uma única nota fiscal.

Escolha uma forma de controle

Esperar que cada viajante traga todas as notas fiscais e os recibos relativos à sua viagem pode não ser a melhor forma de manter o controle de custos desses deslocamentos. Afinal, entre idas e vindas, qualquer documento pode ser perdido ou mesmo esquecido. Pois existem formas mais assertivas de manter este tipo de controle!

Você pode apostar nas planilhas eletrônicas compartilhadas, por exemplo. Nesse caso, ao final de cada dia, o viajante insere as despesas e a empresa pode acompanhar o que está sendo gasto mesmo a distância. Para evitar extrapolar o orçamento, novas orientações podem ser passadas enquanto o profissional ainda está viajando. Já facilita bastante, certo?

Outra maneira de fazer o controle das despesas de viagens é usando aplicativos financeiros. Com esse tipo de ferramenta, é possível inserir e categorizar as despesas, tirar fotos dos comprovantes e armazená-los virtualmente, adicionar anotações e compartilhar relatórios e gráficos de acompanhamento. Dessa maneira, o controle fica muito mais fácil e a empresa pode monitorar os gastos, comparando-os mês a mês para melhorar sua capacidade de planejamento e decisão.

Crie um fluxo de aprovação

O fluxo de aprovação é necessário para que mais de uma pessoa consiga avaliar se a viagem é realmente necessária e se os custos estão dentro do orçamento. Portanto, nada de liberar viagens sem qualquer restrição! Ao mesmo tempo, evite envolver muitos níveis hierárquicos no processo, a fim de não comprometer a agilidade e a eficiência das aprovações. O ideal é incluir apenas o gestor da área solicitante, uma pessoa de compras e outra do financeiro.

Incentive as melhores práticas

Por incrível que pareça, 77% das empresas não têm qualquer programa de incentivo que leve os funcionários a cumprir a política de viagens corporativas. Em um primeiro momento, parece óbvio que as regras devam ser cumpridas, não é mesmo? Mas, como vimos, a prática pode se mostrar diferente.

Se você quer que as pessoas realmente se comprometam com a prestação de contas das viagens, crie programas de incentivo, como clubes de fidelidade, acúmulo de pontos, brindes e bonificações para quem cumprir à risca as orientações da empresa. Com o tempo, você verá que a cultura de controle de gastos em viagens corporativas será absorvida por todos, contribuindo para a economia de recursos e aumentando a lucratividade do empreendimento.

Conte com especialistas na área

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Como você deve ter notado, existem vários pormenores que afetam os custos das viagens corporativas, podendo contribuir para que a prestação de contas seja o mais precisa possível. Ter uma equipe dedicada a gerenciar todas as atividades é um investimento que pode ser facilmente recuperado com a redução dos gastos supérfluos que a empresa tem com viagens mal planejadas.

Ao contar com equipes externas de gestão de viagens corporativas ou ainda com ferramentas que ajudem na automatização de processos, impedindo que as políticas da empresa sejam contornadas, você adiciona uma boa dose de imparcialidade ao contexto. Com isso, garante que gastará somente o necessário com cada deslocamento.

Como você viu, a prestação de contas em viagens corporativas é uma tarefa um pouco complicada, mas nada impossível se você seguir essas melhores prática e tiver os melhores profissionais atuando na gestão! Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário e participe!

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Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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