Quando o assunto são comemorações ou reuniões importantes, os mínimos detalhes fazem a diferença: do convite empresarial corporativo à avaliação das ações de comunicação.
Sempre que há a oportunidade de impressionar o público-alvo dessa estratégia de marketing é fundamental se atentar a questões como o formato à forma de envio, o método de confirmação de presença (RSVP), a recepção dos convidados no grande dia, entre outros pontos que merecem atenção especial.
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Neste post, vamos abordar a primeira e mais poderosa forma de engajar o público de um evento: os convites. Siga com a leitura e aprenda a criar convites de eventos impossíveis de ignorar!
Saia da caixa
A melhor forma de criar convites empresariais que encantem seus clientes é fugir do comum. Isso significa buscar formas alternativas de chamar a atenção
Em muitas das vezes a saída é utilizar menos textos e uma imagem de destaque. Porém, deve existir um cuidado para que o convite empresarial seja único e não pareça ter sido enviado para milhares de pessoas ao mesmo tempo – entretanto, é preciso observar o perfil do seu público para não errar na medida.
Por exemplo: se a sua empresa está organizando uma festa de carnaval para os colaboradores, que tal criar algo em formato de uma sombrinha de frevo ou com algum item que remeta a comemoração?
Deixe a imaginação rolar solta na hora de pensar, mas tome cuidado para não fugir identidade visual e tenha elementos demais na criação. Depois, valide a ideia com sua equipe e parta para a produção.
Não quer esquecer de nada em seu evento? Conheça o check-list para te lembrar de todos os detalhes que na correriam podem ficar de lado.
Crie uma identidade para o seu evento
Convites empresariais devem ser uma extensão de toda a comunicação visual da ação de marketing. Nesse sentido, procure desenvolver um layout único, que represente a mensagem que você deseja transmitir.
Dependendo da ação, é possível dar certa personalização como masculinos e femininos, para adultos e crianças ou conforme o setor da empresa que está envolvido.
Datas comemorativas também podem dar o tom do layout, assim como um objetivo específico — metas atingidas, por exemplo. Para esse caso, podemos utilizar a estratégia para uma viagem de incentivo, utilizando ou dando dicas do destino que a pessoa visitará.
O tipo de papel utilizado (quando impressos) e a fonte aplicada no texto devem estar em harmonia, facilitando a visualização das informações e contribuindo para a identidade visual do evento.
Crie ações de expectativa
Mais do que enviar os convites empresariais, você precisa manter o público em questão ansioso pelo grande dia. Isso é possível se você organizar uma série de ações de expectativa, isto é, pequenos flashes do que aguarda os convidados.
Teasers com palestrantes falando algo sobre o evento, desafios a serem superados antes do dia do encontro e transmissões ao vivo a partir dos bastidores são algumas opções. Ações que promovam o engajamento antes que o evento ocorra como fórum para dúvidas e quizzes podem contribuir para criar expectativa nos participantes.
Também é possível conectar mensagens secretas com em junção ao convite empresarial enviado ou então disparar uma série de e-mails, como uma contagem regressiva. O uso de gifs e vídeos no e-mail é uma boa forma de inovar e manter seu público engajado do primeiro ao último dia.
Use o marketing experiencial a seu favor
O marketing de experiências proporciona maior engajamento em várias situações da empresa, como envolvimento com metas e integração de novos colaboradores — também pode ser usado para criar convites empresariais impossíveis de serem ignorados.
Você também pode envolver outras áreas ou até mesmo clientes em ações de marketing experiencial. Crie uma sequência de desafios a serem superados para que os acionistas participem de uma reunião do conselho administrativo ou prepare algo especial para convidar novos colaboradores para um processo de integração. As possibilidades são inúmeras!
Confie no poder da tecnologia
Pensou em um evento de última hora para motivar a equipe? Que tal usar o streaming de vídeo para fazer uma transmissão ao vivo e convidá-los para uma ação pontual, como um coffee-break?
Vídeos verticais estão na moda tanto no Facebook quanto no Instagram. Aproveite que as pessoas estão conectadas o tempo todo para marcá-las nessas transmissões e despertar o interesse por seus convites de eventos.
O tempo para envio é curto e de última hora? Você pode usar o vídeo mapping para chamar a atenção das pessoas no refeitório da empresa ou então na sala de coffee-break e conduzi-las até determinado local projetando orientações com elementos audiovisuais.
Inove na confirmação
Para que você tenha a dimensão exata do evento e do que será necessário para atender a todos, é preciso determinar uma forma de confirmação de presença, isto é, o famoso RSVP (Répondez S’il Vous Plaît) ou Responda Por Favor, em português.
Antigamente, esse processo era bastante manual: o convidado respondia com um pequeno cartão dizendo “sim” ou “não” e devolvia em mãos ou pelo correio. Hoje, com a tecnologia, tudo ficou bem mais simples.
Você pode pedir a confirmação por e-mail, SMS, WhatsApp ou Facebook, criando uma página de eventos na rede social. Utilizar uma landing page pode ser uma boa forma de constatar a presença dos seus convidados. Você também tem a possibilidade de usar aplicativo. Nessas plataformas, existe o RSVP ativo e passivo, que facilita a organização
Empresas como a Copastur Eventos, que possuem alta eficiência na gestão e organização podem contribuir para que o processo de RSVP seja um sucesso, pois possuem times dedicados que cuidam de todos os detalhes.
Não se esqueça do grande dia
O ditado diz que “a primeira impressão é a que fica”. No entanto, se você criar convites empresarias criativos, inusitados e impossíveis de ignorar, a tendência é superar ainda mais as expectativas dos convidados.
O perfeito alinhamento de toda a comunicação do evento, bem como do valor gerado para o público, é o que garante o sucesso da sua iniciativa.
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