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A redução de custos nas empresas é uma necessidade e um desafio enfrentados por toda organização em algum momento. Afinal, a diminuição dos gastos abre caminho para melhorar a lucratividade do negócio como um todo. E, na prática, isso traz vários benefícios diretos e indiretos.
Em meio à competitividade do mercado, que tem se tornado cada vez mais acirrada, o segredo está em não comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Portanto, o caminho mais inteligente é evitar desperdícios, negociar condições favoráveis e engajar todo o time para entrar nessa missão.
Se você é um(a) gestor(a) que busca reduzir os custos da sua empresa e quer conhecer diversas estratégias e tendências para colocar em prática, esse texto é para você. Continue a leitura!
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O que é redução de custo nas empresas?
A redução de custos nas empresas consiste em um conjunto de estratégias e práticas adotadas com o objetivo de diminuir as despesas operacionais e melhorar a eficiência financeira.
Esse processo envolve a análise detalhada de todos os gastos da organização, identificando áreas em que é possível otimizar recursos sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.
Qual a importância de reduzir custos nas empresas?
Além da margem de lucro, os gastos fazem parte do modo como os negócios determinam a precificação dos produtos e serviços que oferecem. Todas as fórmulas de cálculo de preço buscam cobrir as despesas das operações.
Assim, quando seu negócio tem custos muito altos, o preço final pode ser maior ou acima do praticado pela concorrência. Como é de se imaginar, isso deixa sua empresa para trás na corrida pela preferência de consumidores(as) e na competitividade do mercado.
Por outro lado, ao obter uma margem mais enxuta, você pode oferecer promoções e investir na qualidade, ganhando espaço na disputa. O que precisa ficar claro é que custos operacionais altos podem inviabilizar um negócio. Nesse cenário nada ideal, muitos empresários acabam com a (falsa) impressão de que não há possibilidade de levar a organização adiante.
Quantas vezes você já disse ou ouviu alguém dizer: “Não sei como a empresa X consegue manter esse valor impraticável”? É claro que essa não é uma verdade absoluta. Há várias formas e alternativas de a empresa se sustentar e conseguir aplicar um preço reduzido, ainda que em promoções sazonais.
Se a concorrência faz, é porque é possível! Você precisa saber quais são as estratégias de redução de custos nas empresas concorrentes para reduzir as despesas de operação e conseguir praticar preços melhores também.
Além disso, gastos muito altos são fortes indicativos de problemas internos que têm passado despercebidos, como:
- Falta de processos otimizados;
- Desperdício de materiais;
- Alto índice de defeito no processo produtivo;
- Contratos de serviços acima da média de mercado;
- Fornecedores caros;
- Despesas fixas muito altas.
Diante disso, cabe ao gestor descobrir quais são os gargalos e pontos que mais impactam nos custos. Com essa informação em mãos, é hora de correr atrás das devidas soluções. Ter a Copastur como sua parceira estratégica, por exemplo, pode reduzir as despesas de viagens corporativas em até 30%!
Quais vantagens a redução de custos nas empresas traz?
Ao perceber problemas causados pelas altas despesas operacionais, é possível identificar o que uma diminuição desses custos traria de bom para a empresa.
Confira abaixo alguns dos benefícios mais importantes proporcionados pela aplicação de boas estratégias de redução de custos nas empresas!
Aumento da rentabilidade
O aspecto mais básico de todos para a redução de custos nas empresas, e que envolve os demais, é o aumento da rentabilidade. O que precisamos ressaltar aqui é que, para que determinado setor e/ou a empresa inteira apresentem resultados melhores, não é preciso aumentar a quantidade de operações. Na verdade, muitas vezes, só é preciso melhorar e otimizar a forma de atuação no mercado.
Imagine que uma empresa tem como meta para o ano um aumento de 10% no seu lucro líquido, em valores absolutos. Qual seria o caminho mais fácil para alcançar esse objetivo? Pensar em aumentar o volume de vendas, certo? Afinal, mais negócios fechados trazem mais resultados.
Mas e se você pensar em melhores resultados? A solução mais inteligente é focar na qualidade e não na quantidade. Sim, é possível alcançar esse crescimento no lucro, enxugando custos operacionais muitas vezes desnecessários.
Para que não fique nenhuma dúvida a esse respeito, vale ressaltar que, na prática, quando o foco se volta para o aumento do volume de vendas, uma série de outros gastos vêm junto, como:
- Aumento do volume de compras;
- Pagamento de horas extras;
- Aumento do quadro de pessoas colaboradoras;
- Incremento das contas fixas – como água e energia;
- Depreciação maior do maquinário, que trabalha mais, entre outras despesas.
No entanto, ao reduzir custos operacionais, você alcança exatamente o oposto de tudo isso que foi apontado. Seu negócio consegue reduzir índices de compras, deixar de precisar solicitar horas extras e economizar em toda a infraestrutura. Muito melhor, não concorda?
Competitividade no mercado
Em função de tudo isso, a efetivação de estratégias de redução de custos nas empresas torna o lado corporativo mais competitivo, uma vez que o negócio passa a produzir mais com menos.
Isso é importante para manter a corporação ativa e no mesmo nível de mercado, já que os preços praticados para a pessoa consumidora são mais enxutos. Além do mais, com a economia gerada, é possível realizar promoções, ações de incentivo e engajamento entre as equipes, promover meios de divulgação e investir em novas estratégias de marketing.
Sem deixar de citar que a melhoria do processo produtivo se reflete na qualidade do produto final, que chega com mais qualidade e menor custo ao mercado!
Disponibilidade de capital
Como consequência da redução dos custos operacionais, a empresa se depara com uma possível sobra de caixa em relação a seus resultados anteriores. Usada de forma inteligente, essa margem traz mais solidez para o negócio, que pode investir em melhorias internas e aplicações financeiras.
Quando a empresa faz investimentos, aumenta sua receita financeira, o que, por sua vez, incrementa seus resultados, pois o dinheiro investido complementa as margens operacionais.
Consegue entender como o negócio ganha em duas vertentes diferentes? Ainda existe a possibilidade de investir em melhorias internas, como:
- Capacitação de pessoal;
- Melhoria na estrutura física da empresa;
- Ampliação ou renovação de maquinário e instalações;
- Compra de insumos de melhor qualidade;
- Oferecimento de benefícios para satisfação das pessoas colaboradoras.
Como já deu para perceber, a economia promove um ciclo positivo que beneficia o produto e aumenta sua capacidade de ganho de mercado, gerando ainda mais lucro para o negócio.
Redução de custos operacionais
Os custos operacionais são os gastos necessários para manter as operações diárias de uma empresa. Essas despesas representam uma parte significativa dos valores regulares e desempenham um papel crucial na determinação da rentabilidade.
Entre os principais custos operacionais, destacam-se despesas com pessoal, aluguel, energia, matéria-prima e logística. Para reduzi-los, é fundamental implementar práticas eficientes de gestão. Abaixo, listamos 15 dicas que podem te ajudar a reduzir os gastos operacionais. Acompanhe!
15 dicas de redução de custos nas empresas
Dicas para reduzir custos nas empresas
São diversas frentes de trabalho para reduzir custos operacionais. Como o foco de gastos desnecessários pode estar em vários lugares, não existe um caminho único.
Logo, é preciso avaliar as variantes do negócio para encontrar as causas. Para ajudar, que tal conhecer exemplos de redução de custos nas empresas para solucionar gargalos na produção?
Reduza custos internos
Para começar o processo de redução de custos nas empresas com o pé direito, é preciso fazer um mapeamento de toda a corporação. Essa é uma atividade um tanto complexa, mas que vale muito a pena, à medida que os gargalos de produção forem encontrados.
Pode apostar que, ao vasculhar detalhadamente todas as atividades e processos do negócio, você certamente vai se deparar com despesas desnecessárias e oportunidades de melhoria.
Pode acontecer, por exemplo, de uma empresa dispor de duas ferramentas semelhantes e pagas (como um software licenciado), embora apenas uma seja usada. Talvez seja possível substituí-las por uma outra solução única, mais completa, barata e moderna.
Analise o fluxo de caixa
Uma das melhores estratégias de redução de custos nas empresas, que não implica em diminuir a qualidade dos produtos ou serviços do seu portfólio, é fazer uma análise criteriosa do seu fluxo de caixa.
Ao avaliar as receitas e os gastos do negócio, o(a) gestor(a) consegue perceber claramente quais são as maiores fontes de saída e de recursos do caixa corporativo. A partir desse diagnóstico, o próximo passo é investigar os motivos de eventuais aumentos de custos. Podem estar nos preços dos insumos, que oscilam, no crescimento de gastos logísticos e assim por diante.
Só depois de descobrir para onde os recursos estão indo é que se torna possível decidir quais são os cortes mais acertados a se fazer. Lembre-se: o histórico do fluxo de caixa é extremamente importante, pois permite comparar a evolução dos gastos.
Renegocie contratos vigentes
Ao analisar o histórico dos custos por segmento, é possível descobrir, por exemplo, que aquele fornecedor que era mais vantajoso há meses mudou suas condições.
Agora, outro fornecedor pode oferecer melhores oportunidades de negócio. Avalie as opções disponíveis no mercado! Analisando o gasto com cada contrato, você pode comparar esse valor com os serviços e produtos dos quais usufrui.
Às vezes, a negociação envolve itens que acabam ficando subutilizados, podendo ser cortados das renovações sem nenhum prejuízo interno. Vale rever os contratos vigentes em relação a:
- Valores praticados;
- Parcelas negociadas;
- Taxas de juros;
- Indicador de reajuste anual.
Nesse caminho, se você identificar contratos pouco vantajosos, negocie melhores condições ou, se o fornecedor não tiver flexibilidade suficiente para isso, saia em busca de outras opções.
Alugue equipamentos
Mais uma estratégia de redução de custos nas empresas é optar pelo aluguel de equipamentos em vez da aquisição. É claro que essa medida precisa ser avaliada caso a caso, mas, geralmente, o aluguel é indicado para ferramentas usadas poucas vezes ou para trabalhos específicos, o que não justificaria imobilizar capital para compra.
Vale lembrar que é a empresa proprietária que arca com a depreciação, as manutenções preventiva e corretiva, bem como com o tempo parado das máquinas. Quando você aluga equipamentos conforme a demanda, reduz esse custo.
O contrário também é válido. Que tal ser o locador, alugando ferramentas subutilizadas para gerar mais receita para a empresa? Com essa alternativa, se há maquinário parado, você consegue reduzir custos não apenas relativos à ociosidade, mas também à manutenção e ao armazenamento dos elementos, gerando receita extra para a empresa.
Faça pesquisa de preços
Por mais que essa dica pareça simples demais, acredite: muitas empresas têm gastos excessivos simplesmente por não contarem com uma política clara de aquisição de bens e serviços.
Na prática, para a redução de custos nas empresas, é preciso ter critérios e procedimentos eficientes no setor de compras. Alguns negócios adotam, por exemplo, o padrão de pedir pelo menos três propostas antes de fechar qualquer negócio.
Existem gastos comuns que podem sofrer grandes variações em períodos curtos de tempo, além de variarem de acordo com a sazonalidade. São exemplos:
As pesquisas de preço fazem parte do processo de requisição padrão, obedecendo a critérios que sejam eficientes para ajudar na tomada de decisões. Isso inclui procurar por diferentes fornecedores, datas e tipos de serviço.
Uma passagem no domingo à noite, por exemplo, pode ser mais barata que outra na segunda-feira bem cedo. Mas já parou para pensar que essa opção talvez envolva outros custos que exigem uma avaliação mais minuciosa? Gastos com táxi à noite são mais caros. Também será preciso arcar com uma diária de hospedagem a mais. Será que vale a pena?
Seguindo a mesma linha de raciocínio, alugar carros pode sair mais caro e ter maiores custos potenciais (como danos ao veículo e acidentes) do que usar um aplicativo de mobilidade corporativa.
Igualmente, fechar um pacote de serviços integrados com uma empresa especializada como a Copastur pode ser mais vantajoso do que adquiri-los separadamente. Lembrando que não é somente o preço final que precisa ser avaliado. Para escolher o fornecedor ideal, é necessário avaliar:
- Estrutura do atendimento oferecida;
- Qualidade do serviço prestado;
- Idoneidade da empresa parceira;
- Estrutura de tecnologia e inovação;
- Força de negociação que o fornecedor tem no mercado, para trazer condições comerciais melhores.
Há, inclusive, estratégias de redução de custos nas empresas que envolvem dividir o orçamento em centros de custo, a fim de permitir que cada gestor(a) administre os recursos da sua própria área. Dessa forma, profissionais geralmente passam a se preocupar ainda mais com a pesquisa de preços como forma de diminuir seus gastos.
Estabeleça parcerias com fornecedores
Ter acesso a fornecedores de confiança é sempre uma excelente vantagem competitiva para a redução de custos nas empresas. Pensando nisso, busque criar relacionamentos duradouros. Só tenha em mente que as negociações devem estabelecer uma relação de ganho em mão dupla para formar uma parceria sólida e de longo prazo. Contar com uma agência 360 como a Copastur já conecta sua empresa aos melhores fornecedores!
Negociando preços e condições comerciais, você pode adquirir mais produtos para conseguir um desconto maior, prazos de pagamento mais folgados ou taxas de juros menores. Mas não compre nada acima da sua previsão de consumo, pois isso gera prejuízos com armazenamento, obsolescência e perecibilidade.
Evite desperdícios
Campanhas contra desperdício costumam trazer resultados rápidos para a redução de custos nas empresas. Até as contas mais simples podem esconder excelentes oportunidades de economia. Vale conscientizar seu time para evitar gastos desnecessários com:
- Água;
- Energia;
- Telefone;
- Material de escritório;
- Impressões (além da questão da sustentabilidade);
- Copos descartáveis (a natureza também agradece!).
Aposte em serviços compartilhados
Nos dias de hoje, uma empresa pequena não necessariamente precisa manter uma estrutura fixa de atendimento. Você já ouviu falar em serviços de coworking? Basicamente, trata-se do compartilhamento de escritórios, que limita os gastos às necessidades dos clientes.
Nesse formato, o negócio não precisa manter uma infraestrutura completa disponível para utilização esporádica. A propósito, isso também vale para a aquisição de serviços. Negociar uma viagem corporativa para a equipe, por exemplo, tende a ser mais vantajoso que a aquisição de passagens individuais. Reservas em grupos podem ter uma opção melhor de redução de custos nas empresas durante viagens, bem como a compra antecipada e escolha das melhores tarifas.
Controle o estoque
O controle de estoque eficiente é uma das mais importantes estratégias de redução de custos nas empresas. Afinal, matérias-primas e mercadorias de baixa rotatividade estão imobilizadas e diminuem o capital de giro do negócio. Assim, a empresa:
- Corre o risco de atrasar o pagamento de fornecedores;
- Perde boas oportunidades de negócio por falta de capital disponível;
- Sofre prejuízos com itens perdidos, seja por descuido, vencimento ou extravio.
Para não ter que lidar com esse tipo de dor de cabeça, invista em um processo efetivo de controle de estoque, definindo datas e formas precisas de calcular quanto precisa ser comprado de cada item.
Medidas simples como colocar novos produtos no fundo das prateleiras, dando vazão aos de vencimento mais próximo primeiro, já são capazes de evitar perdas e reduzir custos.
Leia também o post sobre planejamento estratégico
Terceirize tarefas
Terceirizar atividades nada mais é do que delegá-las a outras empresas devidamente capacitadas para sua execução. Essa é uma grande ferramenta usada para gerar redução de custo nas empresas.
Nesse contexto, você pode focar na atividade-fim de seu negócio, ou seja, seu core business. Lembre-se: quanto maior é uma companhia, mais capacidade ela tem de negociar valores atrativos com as prestadoras de serviço e conseguir melhores condições no mercado.
A verdade é que gerir um contrato de terceirização pode ser muito mais econômico e fácil que optar por manter equipes inteiras dedicadas a atividades que passam longe do efetivo objeto de atuação do negócio. Conte com as marcas da biosfera Copastur para viagens corporativas e mobilidade, eventos empresariais, ações de incentivo, intercâmbios profissionais, ativações de live marketing e muito mais!
Invista em renovação tecnológica
Avalie periodicamente as ferramentas e os maquinários que seu negócio utiliza, calculando a relação entre custo e benefício. Em alguns casos, vale mais a pena adquirir equipamentos modernos do que gastar com manutenção e consertos, uma vez que o custo inicial logo é pago com o aumento da produtividade e a diminuição de gastos com o item obsoleto.
Você pode perceber isso com clareza ao calcular o prazo de retorno do investimento feito, levando em conta o ganho esperado e observando em quanto tempo deve se pagar. Isso faz toda a diferença para a redução de custos nas empresas!
Planeje o orçamento
Estabelecer um orçamento mensal é fundamental para reduzir os custos. Isso porque, sem esse controle do quanto seu negócio pode gastar, a saúde financeira da empresa fica comprometida e a gestão não consegue identificar onde cortar despesas desnecessárias. Com a quantidade máxima de recursos definida, fica mais organizado destinar onde investir o dinheiro e promover redução de custos nas empresas.
Diminua os custos com viagens corporativas
Encontre hospedagens, passagens, transporte, alimentação, entre outros elementos da viagem corporativa, com maior custo-benefício. Não adianta, por exemplo, escolher um hotel mais barato se ele fica muito longe de onde será a conferência e sua organização precisará gastar mais com o deslocamento da pessoa colaboradora. Pesquise as opções mais estratégicas para sua empresa! Uma agência como a Copastur, com mais de 52 anos de experiência atendendo empresas de todos os portes, faz tudo isso por você.
Capacite as pessoas colaboradoras
Para gerar redução de custos nas empresas, invista na capacitação dos colaboradores, pois assim ele aprenderá novas habilidades e estará apto a desenvolver novas tarefas e aprimorar o tempo que desempenha em cada uma delas. Quanto mais instruído, melhor será o seu desempenho.
15. Faça benchmarking
Faça benchmarking com outras empresas do seu setor para entender as métricas do mercado e como o seu negócio está perante o cenário atual. Isso pode te ajudar a identificar se está gastando mais do que o necessário em certas áreas em que não há necessidade.
Como você pôde perceber, existem várias maneiras de reduzir custos na sua empresa. Cabe analisar quais se adaptam mais ao seu negócio para ganhar em competitividade no mercado!
Quais são as tendências em redução de custos?
A seguir, apresentamos as principais tendências que vêm moldando a redução de custos nas empresas, com abordagem aprofundada e objetiva:
- Automatização de processos operacionais: uso de RPA, IA e sistemas integrados para eliminar tarefas manuais e reduzir retrabalho;
- Otimização da cadeia de suprimentos com dados: análise preditiva e modelos lean para reduzir estoques e desperdícios;
- Gestão estratégica de viagens e eventos corporativos: controle e otimização de deslocamentos, pedidos de reembolsos de funcionários(as), gastos no cartão de crédito corporativo e outros aspectos;
- Revisão e renegociação de contratos: condições mais vantajosas com fornecedores e eliminação de cláusulas onerosas;
- Sustentabilidade e redução de desperdícios: desenvolver ações de sustentabilidade corporativa, que busquem a redução do consumo de energia, água, materiais e recursos naturais, é uma boa ideia para sua empresa e o planeta;
- Uso inteligente da tecnologia: licenciamento por demanda e cloud computing para evitar custos desnecessários;
- Educação corporativa voltada à eficiência: capacitação de equipes para identificar desperdícios de recursos e promover melhorias contínuas.
Como a Copastur pode ajudar sua empresa na redução de custos?
Na Copastur, apoiamos a redução de custos nas empresas com inteligência, tecnologia e gestão estratégica. Quando cuidamos das suas viagens corporativas, por exemplo, você consegue ter até 30% de economia. Além da nossa biosfera de marcas, com diversos tipos de serviços oferecidos, há também nossos produtos inovadores!
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