A carta de reembolso é uma ferramenta essencial para solicitar a devolução de valores pagos antecipadamente ou por conta própria, geralmente em contextos corporativos. Seja em uma viagem a trabalho, na realização de cursos ou na compra de materiais, o reembolso é um direito garantido às pessoas colaboradoras quando devidamente documentado e justificado.
Neste guia completo, você vai entender o que é, como fazer carta de reembolso, suas finalidades e quais erros evitar nesse documento, além de descobrir soluções inteligentes que podem simplificar a gestão de reembolsos na sua empresa. Confira!
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O que é uma carta de reembolso e para que serve?
A carta de reembolso é um documento formal utilizado por pessoas colaboradoras ou parceiras para solicitar a restituição financeira, ou seja, a devolução de gastos realizados em nome de uma empresa ou instituição. Sua principal função é garantir transparência e registro dessas transações, facilitando a aprovação pelo departamento financeiro. Esse documento especifica o motivo da solicitação, detalha os valores pagos, apresenta comprovantes e indica os dados bancários do solicitante para transferência.
Na prática, a carta de reembolso é frequentemente utilizada em viagens corporativas, por exemplo, em que o(a) funcionário(a) precisa custear despesas como passagens, hospedagens ou alimentação. Porém, também pode ser aplicada em outras situações, como aquisição de materiais, participação em eventos empresariais, etc.
Quais despesas podem ser reembolsadas?
A possibilidade de reembolso depende diretamente das políticas internas de cada empresa, que podem variar em termos de critérios e limites. Um exemplo é a política de reembolso de viagens corporativas. No entanto, algumas despesas são habitualmente aceitas para reembolso pela maioria:
- Transporte: passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias, táxi, aplicativos de mobilidade, aluguel de carros ou custos com combustível (quando se usa veículo próprio), estacionamento e pedágios;
- Hospedagem: diárias de hotéis, pousadas ou aluguéis temporários e taxas de serviços obrigatórios (W-Fi, lavanderia em viagens longas, entre outros);
- Alimentação: refeições realizadas durante viagens corporativas, eventos empresariais ou horas extras não programadas e coffee breaks em reuniões externas (dentro dos limites pré-estabelecidos);
- Materiais ou serviços: itens necessários para a execução de atividades profissionais, como material de escritório ou para home office, equipamentos de proteção individual (EPIs), ferramentas específicas, impressão de materiais em gráficas, assinaturas de softwares essenciais para projetos específicos e outros.
Seja qual for a despesa, é essencial que a pessoa colaboradora guarde os comprovantes para anexar à carta de reembolso e garantir a devolução dos valores. E atenção! Despesas pessoais como compras não relacionadas ao trabalho ou gastos acima do estipulado nas diárias de viagem e outras situações costumam ser recusados. Por isso, sempre consulte antes a gestão da empresa, a política de viagens corporativas e os demais documentos disponíveis.
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Quando a carta de reembolso pode ser utilizada?
A carta de reembolso pode ser aplicada a diversas situações. Veja abaixo os principais casos!
Viagem a trabalho
Durante deslocamentos profissionais, pode acontecer de a pessoa colaboradora precisar arcar com custos de transporte, hospedagem e alimentação até ser ressarcida. A carta de reembolso permite que esses valores sejam devolvidos de forma estruturada e dentro das normas da empresa, incluindo:
- Passagens de última hora;
- Hospedagem em cidades com alta demanda turística (ex.: durante feiras internacionais);
- Alimentação em locais onde não há convênio com a empresa.
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Gastos com materiais
Despesas com materiais de escritório, ferramentas ou equipamentos para atender a demandas corporativas podem ser reembolsadas. As solicitações também podem contemplar:
- Compra emergencial de ferramentas (como um notebook para substituir um equipamento quebrado durante uma viagem, por exemplo);
- Materiais de escritório não disponíveis no estoque da empresa (como toners de impressora específicos e outros).
Despesas com eventos
A participação em feiras, congressos e eventos corporativos pode envolver custos adicionais. A carta é uma forma de formalizar o pedido de reembolso dessas despesas, como:
- Inscrição em congressos, workshops ou cursos de capacitação;
- Transporte e hospedagem para participar de feiras do setor.
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Realização de horas extras
Embora seja uma prática menos comum, algumas empresas permitem que gastos com alimentação ou transporte relacionados a horas extras sejam reembolsados:
- Jantar noturno quando a pessoa colaboradora precisa trabalhar além do horário;
- Transporte para casa em dias de carga horária estendida (após 22h, por exemplo).
Cursos e participação em eventos
Investimentos em cursos ou treinamentos, desde que previamente aprovados, também podem ser ressarcidos para fortalecer a capacitação da equipe, abrangendo:
- Certificações exigidas para promoções internas;
- Cursos de idiomas para equipes que lidam com clientes internacionais.
Elementos essenciais para criar uma boa carta de reembolso
O documento deve ser completo e objetivo. Para isso, alguns elementos são indispensáveis para fazer carta de reembolso:
Identificação do solicitante
Além do seu nome completo e cargo, inclua o departamento ou projeto vinculado, o e-mail corporativo e o telefone para contato.
Motivo da solicitação do reembolso
Contextualize a despesa de maneira estratégica, descrevendo detalhadamente o motivo da solicitação, como a natureza da despesa ou a atividade realizada. Em vez de redigir apenas “Reembolso de gastos em São Paulo”, por exemplo, prefira escrever “Reembolso de despesas com transporte e alimentação durante reunião técnica com o cliente X na filial de São Paulo, em 10/05/2024, conforme autorização do gerente Y”.
Valor a ser reembolsado e comprovantes das despesas realizadas
Depois, liste cada gasto separadamente, no modelo “Aplicativo de transporte do aeroporto ao hotel: R$ 45,00”. Anexe todos os comprovantes necessários, em documentos digitalizados em PDF ou imagem (notas fiscais, recibos ou extratos bancários).
Dados bancários para transferência do valor
Informe os dados bancários para depósito, incluindo nome do titular, banco, agência e número da conta. Caso aplicável, você também pode informar sua chave PIX. Prefira contas no nome do solicitante para evitar fraudes. Se a empresa utilizar plataformas de reembolso de despesas, siga as instruções do sistema.
Como fazer uma carta de pedido de reembolso?
Registre todas as despesas
Antes de redigir a carta de reembolso, reúna todas as informações sobre os gastos realizados, categorizando-os de forma clara. Use aplicativos de gestão financeira pessoal (como Planilhas Google) para fotografar recibos e categorizar gastos em tempo real. Para facilitar, anote a finalidade de cada despesa no momento do pagamento.
Informe todos os dados relevantes
Preencha o documento com os dados do solicitante, os detalhes da despesa e o motivo do reembolso. Estruture a carta de reembolso em 3 partes:
- Cabeçalho: data, nome do destinatário (exemplo: “À Gerência Financeira da Empresa Z”) e assunto (“Solicitação de Reembolso – Viagem a Curitiba”);
- Corpo: descrição detalhada dos gastos, datas e motivação;
- Anexos: lista numerada dos documentos comprobatórios.
Modelo de trecho
“Solicito o reembolso no valor total de R$ 1.230,00 referente aos seguintes itens:
- Passagem aérea SP-CWB (20/05): R$ 680,00 (anexo 1 – nota fiscal);
- Hospedagem no Hotel ABC (20 a 22/05): R$ 400,00 (anexo 2 – recibo);
- Alimentação (3 dias): R$ 150,00 (anexo 3 – extratos).”
Anexe os comprovantes e notas fiscais
Certifique-se de que os documentos estejam organizados e legíveis, contendo: nome da empresa ou CNPJ do estabelecimento, data da transação e valor total pago. Para gastos sem nota fiscal, como transporte por aplicativo, faça capturas de tela do histórico de corridas ou baixe o PDF do recibo. Assim, você evita dúvidas ou atrasos no processamento.
Erros comuns ao preencher uma carta de reembolso
Alguns erros podem comprometer a aprovação do pedido de reembolso de despesas. Veja como evitá-los:
Falta de informações obrigatórias
- Problema: esquecer-se de incluir dados importantes, como valores ou o CNPJ da empresa no comprovante;
- Solução: verificar checklists prévios disponibilizados pelo departamento financeiro.
Descrições vagas ou imprecisas
- Problema: usar termos como vagos “diversas despesas” em vez de prezar pela clareza e objetividade nas descrições;
- Solução: detalhar cada item de forma transparente (exemplo: “Impressão de 50 manuais técnicos para treinamento da equipe”).
Não anexar documentos comprobatórios
- Problema: fazer carta de reembolso sem a nota fiscal da hospedagem ou outros comprovantes de serviços ou produtos;
- Solução: digitalizar todos os recibos e NFs antes de descartá-los.
Erros nos valores ou cálculos
- Problema: somar incorretamente os valores dos itens e se esquecer de revisar o total;
- Solução: usar calculadoras ou fórmulas automáticas em planilhas para verificar a soma.
Como otimizar a gestão de reembolsos?
- Padronização: crie modelos de carta de reembolso personalizados para cada tipo de despesa (viagens, cursos, etc.);
- Automatização: e, para simplificar ainda mais, utilize softwares que integram comprovantes, aprovam solicitações online e geram relatórios;
- Parcerias estratégicas: contrate empresas como a Copastur, que oferecem soluções 360º e otimizam o reembolso de despesas, sem a necessidade de fazer carta de reembolso.
A gestão de reembolsos pode ser simplificada com o uso de ferramentas e serviços especializados. O CopasturCard oferece controle financeiro centralizado, permitindo o acompanhamento das despesas em tempo real. Isso garante mais transparência e praticidade no dia a dia, além de que ter uma visão clara dos gastos facilita decisões estratégicas, ajudando a direcionar os recursos da melhor forma.
O cartão corporativo é integrado ao superapp C+, que facilita a emissão de relatórios para as empresas e agiliza o processo de reembolso para ambos os lados, já que as pessoas colaboradoras podem fazer todo o processo diretamente no aplicativo. Além disso, adotar uma política de reembolso clara e consistente ajuda a reduzir erros e melhorar a eficiência do processo!
Como a Copastur pode ajudar na gestão de viagens das empresas?
A Copastur oferece soluções que simplificam a gestão de despesas e reembolsos. Com diversas marcas, serviços, produtos, sistemas integrados e consultoria personalizada, ajudamos a sua empresa a otimizar processos, reduzir custos e oferecer uma experiência mais eficiente para as equipes.
Atuamos como uma aliada estratégica para empresas que desejam:
- Centralizar reservas: acesso a uma plataforma única com informações sobre passagens, reservas, hotéis e mobilidade corporativa;
- Controlar orçamentos: definição de limites de gastos por pessoa colaboradora, equipe ou projeto;
- Simplificar reembolsos: integração com sistema de gestão financeira (Expense Management) para automatizar aprovações por meio do superapp C+;
- Receber suporte 24×7: atendimento ágil e humanizado, disponível 24 horas e 7 dias por semana, para empresas e suas equipes, inclusive em imprevistos como remarcação de voos ou busca por hospedagem alternativa;
- Incluir vários serviços em um só contrato: somos uma biosfera de marcas que oferece gestão de viagens de negócios, eventos empresariais e outras jornadas corporativas, além de ativações de live marketing, viagens a lazer, de incentivo, intercâmbios e muito mais.
E não para por aí! Nossos relatórios detalhados ajudam a identificar padrões de gastos para gerar economias futuras e renegociar contratos com fornecedores. Com a Copastur, sua empresa reduz custos com viagens corporativas até 30%, além de otimizar o tempo de toda a sua equipe.
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