Política de reembolso de despesas: Guia para gestão de viagens corporativas

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Uma política de reembolso de despesas clara e transparente é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Ela não apenas garante que os funcionários sejam reembolsados de forma justa e eficiente por despesas relacionadas ao trabalho, mas também contribui para a construção de um ambiente de trabalho positivo e confiável.

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Sem uma definição sobre as formas de reembolso, os colaboradores que viajam a trabalho não sabem qual é seu limite de gastos, podendo, inclusive, acreditar que tudo o que declararem será devidamente reembolsado. 

Neste contexto, este post vai trazer os principais pontos relacionados à política de reembolso que os gestores de viagens corporativas precisam saber, da criação às melhores práticas. Confira!

O que é uma política de reembolso de despesas?

 

A política de reembolso nada mais é que um termo por meio do qual a empresa fica responsável por arcar com as despesas dos funcionários ao realizarem viagens a trabalho. 

Basicamente, de acordo com essa política, a organização se compromete a devolver ao colaborador os valores de alguma forma relacionados à missão que foram gastos. 

Nesse sentido, geralmente, são reembolsáveis despesas com deslocamento, transporte no local, acomodação e alimentação. Por outro, gastos pessoais (como compras) ficam de fora, já porque não são indispensáveis para a boa atuação profissional.

Quais as maiores vantagens da política de reembolso?

 

Para o funcionário, a grande vantagem de contar com uma política de reembolso consiste no fato de que ele não precisa custear de maneira definitiva quaisquer despesas com uma viagem a trabalho. Se essa política não existisse, seria como se o funcionário praticamente precisasse pagar para trabalhar, diminuindo bastante a lucratividade da sua atuação.

Já para a empresa, a vantagem de ter uma política de reembolso consiste justamente na redução de custos. Pense bem: se a empresa fornece os recursos de maneira contínua para o funcionário, corre o risco de ele gastar mais do que deveria.

Quando ocorre o reembolso, por outro lado, o funcionário só vai poder gastar aquilo que realmente possuir disponível, o que evita que a conta no retorno da viagem fique alta demais.

Para ambos, o principal benefício se traduz pela geração de satisfação. Para o funcionário, isso significa mais motivação e vontade de contribuir. Para a empresa, resulta em menos rotatividade e mais produtividade. Assim todos saem ganhando!

CLT e reembolso de despesas

 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) aborda o tema de reembolso de despesas no Capítulo V da Seção II do Título IV, dedicado ao Salário Mínimo, Horas Extras e Descontos. 

O artigo 457 da CLT define que as despesas do empregado em serviço, necessárias ao desempenho de suas funções, devem ser ressarcidas pelo empregador.

A legislação, no entanto, não define quais despesas são reembolsáveis, cabendo à empresa definir sua política de reembolso em seu regulamento interno ou acordo coletivo de trabalho.

Acesse também o conteúdo sobre os direitos de quem viaja a trabalho

Como criar essa política na empresa?

 

Para elaborar e aplicar uma política de reembolso, é preciso, antes de mais nada, conhecer as obrigações relacionadas a esses reembolsos. A legislação prevê que sejam reembolsados custos com transporte e deslocamento, hospedagem, alimentação, credenciamento em eventos, combustível e o que mais estiver diretamente relacionado ao trabalho.

Sabendo quais são os custos envolvidos, você precisa estimar de quanto serão esses gastos. Essa previsão ajudará a gestão financeira a não se surpreender no final da viagem, pois permite um melhor planejamento. 

Também é preciso levar em conta gastos que podem surgir de situações imprevistas, como um voo cancelado ou atrasado, perda de bagagem ou a necessidade de uma diária extra no hotel.

Com isso em mente, os funcionários devem ser instruídos a respeito da política. Deve-se informar, por exemplo, os valores médios estimados, além de deixar bem clara a necessidade de prestação de contas. Esse, na verdade, é um dos fatores mais importantes. A empresa deve exigir que o funcionário apresente notas fiscais ou recibos de todas as despesas, de modo a garantir um controle assertivo.

Feito isso, passa-se para a criação de um fluxo de reembolso na empresa. Isso significa, por exemplo, instituir um processo de avaliação, conferência de valores e disponibilização do recebimento no setor financeiro da organização.

Lembre-se de que quanto mais rápido o reembolso acontecer, mais satisfeito o funcionário ficará e menos problemas resultarão dessa política.

Hoje existem diversas ferramentas tecnológicas como sistemas integrado onde facilita o uso e o controle dos gastos e reembolso das empresas.

Leia também o post sobre política de viagem corporativa

Melhores práticas para uma política de reembolso

 

Defina limites

 

Se você quer desenvolver a política de reembolso em viagens corporativas, é absolutamente imperativo definir um limite para os gastos dos colaboradores. Essa medida serve, basicamente, para evitar que os colaboradores usem as viagens corporativas como pretexto para atividades pessoais, perdendo a produtividade. Você pode, por exemplo, impor limites a gastos com restaurantes e compras.

Estabeleça prazos para o reembolso

 

Se, por um lado, é direito da empresa estabelecer limites, por outro, é direito do colaborador saber quando ele vai receber seu reembolso. Lembrando que o ideal aqui é que esse prazo não seja excessivamente longo. Tenha em mente que seu funcionário tirou dinheiro do próprio bolso para pagar por uma atividade que era, de fato, do interesse do negócio.

Uma vez estabelecidos, esses prazos devem ser rigorosamente cumpridos, ok? E isso exige bastante planejamento até mesmo no sentido de o reembolso ser adiantado para o dia útil mais próximo quando o prazo terminar em um final de semana ou cair em um feriado.

Faça uma projeção financeira

 

Você pode até achar que, porque escolheu trabalhar com reembolso, não precisa fazer projeções de gastos da viagem. Na verdade, essa projeção é necessária independentemente do método com o qual você vai lidar com os gastos, seja entregando dinheiro ao colaborador antes da viagem ou fazendo o reembolso depois.

Faz-se necessário, então, incluir a projeção desse montante no orçamento geral do setor ou da empresa. Inclusive porque, dependendo do valor, essa despesa pode gerar um forte impacto sobre a lucratividade do negócio no período.

Prepare uma reserva cambial

 

Muitas viagens corporativas envolvem a necessidade de câmbio. E, para os brasileiros, isso infelizmente significa gastos extras não apenas com a taxa da operação em si, mas principalmente devido à desvalorização da nossa moeda em relação a outras — como o dólar, o euro e a libra esterlina.

Dito isso, se seu colaborador fizer uma viagem corporativa para os EUA e gastar 100 dólares, na volta solicitará um reembolso de, no mínimo, 450 reais. Possivelmente mais, aliás, já que ele provavelmente vai pagar suas despesas com o cartão de crédito, que cobra taxas adicionais pelas transações internacionais. Com tudo isso se acumulando, o valor a ser reembolsado pode ultrapassar bastante o valor nominal gasto.

A lição que deve ser aprendida com isso é que, caso viagens internacionais façam parte da realidade da sua empresa, é melhor incluir uma reserva adicional no provisionamento de reembolsos ou optar por cartões corporativos.

Registre os gastos em um sistema de controle

 

Uma das maiores burocracias da política de reembolso em viagens corporativas é a comprovação dos gastos. Por mais que seja uma prática importante para garantir a devolução apenas do valor devido, essa comprovação causa um grande desperdício de tempo na preparação de relatórios, fora a dificuldade de guardar todos os cupons e as notas fiscais.

Nesse caso, sempre que um colaborador fizer uma viagem, abre um novo caderno, no qual poderá anexar fotos dos comprovantes ou fazer anotações especificando data, valor e justificativa do gasto. Lá na empresa, alguém pode acompanhar o valor acumulado para reembolso. Nesse cenário, quando o colaborador voltar, o relatório já estará pronto!

Adote uma postura flexível

 

Ficou um pouco confuso com esse intertítulo? Afinal, falamos tanto sobre limites e prazos e agora pedimos uma postura flexível? Pois é exatamente isso! A questão é que imprevistos acontecem

E se, por um lado, você não quer que seus colaboradores se acomodem demais, abusando das viagens corporativas, por outro, também não vai querer que percam a motivação para essa atividade graças ao controle excessivo da empresa.

Seja transparente na comunicação

 

Não adianta nada ter uma boa política de reembolso se, no final, você não comunica as regras e os critérios estabelecidos de maneira clara e transparente aos colaboradores. Entenda: eles precisam saber exatamente quais são seus deveres e direitos. Caso contrário, qualquer cobrança de determinada postura se torna injusta.

Pensando nisso, vale a pena preparar um manual ou até mesmo um treinamento para formalizar a maneira como o reembolso é conduzido. Além disso, sempre que alguma alteração na política for feita, por menor que seja, é fundamental atualizar a equipe com essa informação.

Mantenha a imparcialidade na aplicação

 

Não é nada incomum que as empresas ofereçam mais liberdade em relação aos gastos quando a viagem envolve um gestor — permitindo principalmente voos, hotéis e restaurantes mais caros. 

O detalhe é que esses privilégios podem se transformar em um fator bem negativo, que prejudica a harmonia e o relacionamento dentro da empresa, comprometendo o clima organizacional.

Por esse motivo, para ter uma política bem-sucedida de reembolso, é necessário que ela seja única, válida para todos os colaboradores, independentemente do setor ou cargo que ocupam.

Como deve ser uma boa política de reembolso de despesas

Para que a política estabelecida tenha efetividade, não basta simplesmente definir um conjunto aleatório de regras. Na verdade, ela deve englobar aspectos que garantam seu pleno funcionamento, atendendo à finalidade para a qual foi criada. Confira quais são os 5 principais:

Documentação de reembolso

 

Esclareça qual é a documentação necessária para viabilizar o reembolso. São notas fiscais e recibos? Avalie que tipo de documento é eficiente para comprovar gastos e defina em nome de quem eles devem estar registrados — se do funcionário ou da empresa, de acordo com a demanda da contabilidade. 

Qualquer outra questão útil para validação interna também deve estar aqui.

Forma de report

 

Estabeleça também a forma de entrega mais eficaz, que pode ser feita por:

  • Input via sistema específico de reembolso;
  • Entrega em mãos ao gestor ou ao setor financeiro;
  • Envio do documento escaneado por e-mail a um destinatário específico.

Inclua ainda a data-limite para a prestação de contas, que pode variar conforme o modelo de apresentação dos documentos. Se o envio é feito por e-mail ou via sistema, o colaborador deve fazer a entrega ainda em viagem? Por outro lado, a entrega em mãos dá mais tempo ao funcionário para apresentar a documentação. E quanto ao prazo, será contado a partir da data especificada no recibo ou do término da viagem?

Aqui, é importante mencionar: na escolha da forma de report, foque sempre na desburocratização do processo. Quanto mais simples e eficiente for, maior será a aderência dos funcionários.

Sistemas de controle de reembolso são, nesse caso, muito mais adequados, diminuindo a ida e vinda de formulários e comprovantes, além de ajudar o colaborador a seguir as regras de onde estiver. É fato: a tecnologia sempre traz benefícios para a gestão. Então que tal buscar caminhos mais automatizados?

Pré-aprovação de gastos

 

Para ajudar a desburocratizar o processo e torná-lo mais amigável, a empresa pode definir que tipo de gasto é pré-aprovado e, por isso, exige um trâmite menor de documentos. Isso pode incluir, por exemplo, deslocamentos, alimentação e hospedagem, caso o hotel não tenha sido diretamente reservado pela empresa, entre outras possibilidades.

Também vale a pena definir um teto para cada um desses gastos, tomando como base os valores praticados pelo mercado. Se for preciso, a empresa pode usar dados de viagens anteriores ou fazer pesquisas nas áreas de interesse para estabelecer o limite de cada despesa.

Como lidar com emergências durante as viagens corporativas?

 

As emergências em viagens a trabalho precisam ter um modo de ação definido na política de reembolso. Imagine se acontece um problema de saúde ou um acidente com o colaborador.

Esse passo a passo de como o funcionário deve agir vai variar conforme as políticas internas. Se os funcionários têm um plano de saúde nacional e a viagem é dentro do país, por exemplo, a primeira orientação é que o colaborador comunique a situação imediatamente ao RH e entre em contato com o plano, para receber a devida assistência.

Caso a empresa tenha a prática de contratar um seguro viagem para os deslocamentos corporativos, também deve haver material orientativo sobre como proceder. Ele pode esclarecer questões como:

  • Para qual número o funcionário deve ligar;
  • Para qual hospital ou serviço de saúde ele deve se direcionar;
  • Quem se responsabiliza pelo pagamento imediato — se é o plano/seguro ou se a empresa (ou o funcionário) deve arcar com as despesas imediatas para pedir ressarcimento depois.

Demais emergências podem ser resolvidas caso a caso, sempre seguindo a premissa da responsabilidade. 

Se o colaborador se envolver em um acidente de trânsito por imprudência, por exemplo, custos médicos e todas as despesas são cobertas pela empresa, mas os danos ao outro veículo ou às pessoas envolvidas devem ser pagos pelo profissional.

Como você viu, uma política de reembolso para funcionários é, além de uma obrigatoriedade, uma ótima forma de garantir que os profissionais se mantenham motivados, produtivos e em busca de constante melhoria de resultados.

Agora que você já sabe tudo sobre política de reembolso de despesas em viagens corporativas, aproveite para conhecer os serviços da agência de viagens corporativas da Copastur e saiba como podemos ajudar a sua empresa.

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