5 pontos de uma boa política de reembolso em viagens corporativas

Manter uma política de reembolso em viagens corporativas é fundamental tanto para a segurança dos funcionários como para a saúde da própria empresa. Já parou para pensar que, ao definir regras com antecipação e clareza, uma política bem elaborada evita desgastes?

Sem uma definição sobre as formas de reembolso, os colaboradores que viajam a trabalho não sabem qual é seu limite de gastos, podendo inclusive acreditar que tudo o que declararem será devidamente reembolsado. Melhor esclarecer as possibilidades, não concorda?

O fato é que a viagem corporativa é um gasto estratégico, que existe com uma finalidade específica. Cabe à empresa avaliar o retorno que espera dessa iniciativa para saber se faz jus ao investimento realizado.

Quer tirar suas dúvidas sobre a importância desse passo e aprender a definir uma boa política de reembolso? Então conheça agora mesmo 5 pontos primordiais para garantir sua efetividade!

Por que definir uma política de reembolso em viagens corporativas?

Como gestor, você sabe que o melhor caminho para alcançar ótimos resultados é manter processos bem definidos, que estabeleçam caminhos claros e com resultados já conhecidos, certo? Isso vale para as atividades internas, os trâmites burocráticos do negócio e basicamente tudo o que diz respeito ao mundo corporativo.

Pois com o reembolso dos gastos em viagens não é diferente. A definição de processos conduz a um resultado esperado para os 2 lados, sendo que:

  • o colaborador sabe quanto, quando e em que pode gastar, tendo a certeza de que seus custos estão cobertos pelo empregador;
  • a empresa, por sua vez, mantém os gastos dentro do previsto para alcançar o resultado desejado, fazendo valer o que foi investido.

Assim como qualquer outra aplicação de recursos, as viagens corporativas pedem o cálculo do retorno sobre o investimento esperado. Lembre-se de que uma gestão que deixa de prever o resultado de suas escolhas está contando com a sorte. Além do mais, como bem diz o ditado, quem não mede não gerencia.

Saiba desde já: estabelecer uma política de reembolso é fundamental para definir os limites dos custos desses deslocamentos. Sem isso, fica muito mais difícil saber quanto a ação vai custar à empresa e, portanto, prever se o investimento valerá mesmo a pena.

O que uma boa política de reembolso deve incluir em suas regras?

Para que a política estabelecida tenha efetividade, não basta simplesmente definir um conjunto aleatório de regras. Na verdade, ela deve englobar aspectos que garantam seu pleno funcionamento, atendendo à finalidade para a qual foi criada. Confira quais são os 5 principais!

1. Documentação de reembolso

Esclareça qual é a documentação necessária para viabilizar o reembolso. São notas fiscais e recibos? Avalie que tipo de documento é eficiente para comprovar gastos e defina em nome de quem eles devem estar registrados — se do funcionário ou da empresa, de acordo com a demanda da contabilidade. Qualquer outra questão útil para validação interna também deve estar aqui.

2. Forma de report

Estabeleça também a forma de entrega mais eficaz, que pode ser feita por:

  • input via sistema específico de reembolso;
  • entrega em mãos ao gestor ou ao setor financeiro;
  • envio do documento escaneado por e-mail a um destinatário específico.

Inclua ainda a data-limite para a prestação de contas, que pode variar conforme o modelo de apresentação dos documentos. Se o envio é feito por e-mail ou via sistema, o colaborador deve fazer a entrega ainda em viagem? Por outro lado, a entrega em mãos dá mais tempo ao funcionário para apresentar a documentação. E quanto ao prazo, será contado a partir da data especificada no recibo ou do término da viagem?

Aqui, é importante mencionar: na escolha da forma de report, foque sempre na desburocratização do processo. Quanto mais simples e eficiente for, maior será a aderência dos funcionários.

Sistemas de controle de reembolso são, nesse caso, muito mais adequados, diminuindo a ida e vinda de formulários e comprovantes, além de ajudar o colaborador a seguir as regras de onde estiver. É fato: a tecnologia sempre traz benefícios para a gestão. Então que tal buscar caminhos mais automatizados?

3. Análise da fatura

Se a empresa usa um cartão corporativo como forma de adiantamento de valores ao funcionário que vai viajar, também é preciso explicar o correto uso desse recurso.

No caso, o funcionário está livre da prestação de contas? Pode ser que sim, quando a empresa estabelece um valor mínimo livre para o colaborador se manter durante a viagem. Geralmente, no entanto, é melhor não.

Se for o caso, pense em uma maneira de analisar a fatura do cartão, cruzando os dados registrados com recibos e notas fiscais entregues para comprovação da finalidade de uso. É importante deixar claro para o funcionário se haverá ou não a necessidade de apresentar alguma documentação extra para validar os gastos que tiveram a serviço.

4. Pré-aprovação de gastos

Para ajudar a desburocratizar o processo e torná-lo mais amigável, a empresa pode definir que tipo de gasto é pré-aprovado e, por isso, exige um trâmite menor de documentos. Isso pode incluir, por exemplo, deslocamentos, alimentação e hospedagem, caso o hotel não tenha sido diretamente reservado pela empresa, entre outras possibilidades.

Também vale a pena definir um teto para cada um desses gastos, tomando como base os valores praticados pelo mercado. Se for preciso, a empresa pode usar dados de viagens anteriores ou fazer pesquisas nas áreas de interesse para estabelecer o limite de cada despesa.

5. Cálculo da variação cambial

Em viagens internacionais, é preciso levar em conta a questão da moeda. A política de reembolso deve esclarecer previamente qual regime cambial (taxa de câmbio flutuante, fixa ou atrelada) será usado e qual a data a considerar — se aquela em que o valor foi efetivamente gasto ou a de ressarcimento.

Na prática, a variação pode ser favorável ou não para ambos os lados. De toda forma, essa definição ajuda a empresa a manter uma política imparcial e deixa o colaborador avisado sobre como o reembolso será feito, evitando desgastes com suposições muitas vezes indevidas.

Como lidar com emergências durante as viagens corporativas?

As emergências em viagens a trabalho precisam ter um modo de ação definido na política de reembolso. Imagine se acontece um problema de saúde ou um acidente com o colaborador.

De quem é a responsabilidade? Segundo a lei, é a empresa quem tem que lidar com o acontecido. Afinal, estando o colaborador a serviço, qualquer eventualidade é considerada acidente de trabalho.

Esse passo a passo de como o funcionário deve agir vai variar conforme as políticas internas. Se o corpo de funcionários tem um plano de saúde nacional e a viagem é dentro do país, por exemplo, a primeira orientação é que o colaborador comunique a situação imediatamente ao RH e entre em contato com o plano, para receber a devida assistência.

Caso a empresa tenha a prática de contratar um seguro viagem para os deslocamentos corporativos, também deve haver material orientativo sobre como proceder. Ele pode esclarecer questões como:

  • para qual número o funcionário deve ligar;
  • para qual hospital ou serviço de saúde ele deve se direcionar;
  • quem se responsabiliza pelo pagamento imediato — se é o plano/seguro ou se a empresa (ou o funcionário) deve arcar com as despesas imediatas para pedir ressarcimento depois.

Demais emergências podem ser resolvidas caso a caso, sempre seguindo a premissa da responsabilidade. Se o colaborador se envolve em um acidente de trânsito por imprudência, por exemplo, custas médicas e todas as despesas são cobertas pela empresa, mas os danos ao outro veículo ou às pessoas envolvidas devem ser pagos pelo profissional.

Dando atenção a esses pontos, a política de reembolso em viagens corporativas pode englobar todos os aspectos fundamentais do processo, trazendo garantias de que tanto a viagem quanto a prestação de contas ocorram da forma mais segura possível.

Por fim, para saber como gerir os deslocamentos a trabalho de forma efetiva, não deixe de baixar este e-book que trata da gestão de viagens corporativas!

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