Como organizar eventos em tempos de crise?

A situação não está nada fácil para as empresas, não é verdade? Na prática, a preocupante retração da economia, por conta da pandemia do novo coronavírus, tem se traduzido em demissões em massa ou até mesmo no fechamento das portas de muitas corporações. Nesse cenário, como organizar eventos empresariais se a verba desses setores está pequena? É o que veremos a seguir!

Lembrando que eventos são uma maneira de divulgar a empresa e fazer com que ela não sofra tanto durante crises econômicas. Justamente por não ser uma missão fácil, resolvemos trazer neste post orientações para que você planeje um evento corporativo de sucesso, mesmo em tempos de crise. Quer se preparar? Continue lendo!

A primeira dica de como organizar eventos é não desconsiderar a parceria com especialistas

Ao pensar em como organizar eventos, se apenas ao ouvir falar em contratar um serviço especialista você já concluiu que essa opção prejudica o orçamento da sua área, está na hora de saber que é exatamente o contrário.

Além de aconselharem sobre onde investir e quais verbas cortar, esses profissionais geralmente conhecem fornecedores de todos os segmentos, o que pode garantir excelentes negociações e até reduções de custos. Ao colocar tudo na ponta do lápis, você se dará conta de que vale sim muito a pena!

Se desconsiderarmos a redução dos custos para a organização completa do evento, ao contar com a ajuda de especialistas no assunto, você vai ter inúmeros benefícios adicionais. Especialmente se você desempenha outras tarefas profissionais e não pode se dedicar integralmente a saber como organizar eventos em conta e de sucesso.

Veja, a seguir, as vantagens que esse tipo de serviço oferece:

Cuidam dos detalhes operacionais

Nesse caso você pode tranquilamente deixar todo o trabalho operacional a cargo dos experts — indo do levantamento de fornecedores, passando pela realização de contatos telefônicos e a marcação de reuniões, até chegar à análise de contratos e negociação de custos. Não parece uma mão na roda?

Apoiam no fortalecimento da organização geral

Outra vantagem da contratação desse tipo de serviço é no caso de você não ter com quem contar para ajudar na organização do evento. Por mais que grandes empresas geralmente possuam um departamento inteiro responsável por esse tipo de atividade, isso não é uma regra.

Entendemos que ter todas as responsabilidades da organização de um evento corporativo em cima de uma só pessoa pode ser muito desgastante. Por isso, tais empresas podem compartilhar as tarefas, além de servirem como fonte de ideias e opções, já que trabalham com isso.

Focam exclusivamente no objetivo da empresa

Contar com uma assessoria para a organização de seu evento corporativo pode ser uma excelente maneira de investir parte do orçamento disponível. Mas é bom lembrar que, como existem muitas opções, é preciso fazer uma boa pesquisa para escolher a mais adequada aos seus objetivos e às expectativas da sua empresa.

Quando bem selecionados, esses especialistas são realmente eficientes, capazes de atingir o objetivo do evento por meio de um planejamento estratégico, jogo de cintura, capacidade de negociação e criatividade.

Organize eventos apenas com o essencial

É extremamente importante definir o que efetivamente é prioridade na organização de um evento. Com isso em mente, faça uma lista dos elementos que não podem faltar de jeito nenhum.

Alguns itens são considerados supérfluos, podendo ser cortados sem dó. Convites impressos são um bom exemplo. Para que gastar uma fatia do orçamento já curto na criação e na impressão de convites se você pode convidar todos com uma ação de e-mail marketing bem planejada ou realizar uma boa divulgação via redes sociais?

Um ponto que deve ser pensado, por exemplo, é a distribuição de lembrancinhas ou brindes. São extremamente necessários para a divulgação da marca ou do produto? Realmente farão diferença no sucesso do evento? Se a resposta for não, corte.

O segredo em saber como organizar eventos está em analisar cada item, verificando sua real necessidade para o sucesso da ação como um todo. A partir daí, com a lista de itens indispensáveis em mãos, é hora de partir para os cálculos de orçamento e para batalhar por menores preços (sem perdas no quesito qualidade) com os fornecedores.

Defina o limite de gastos

As empresas costumam fornecer previamente o valor disponível para planejar e organizar eventos. Mas caso esse item tenha ficado em aberto, sendo solicitado que você determine a quantia, vale fazer uma pesquisa detalhada sobre quanto gastará, em média, nessa organização, fornecendo um valor ligeiramente maior à chefia.

Monte uma planilha com todos os elementos necessários à realização do evento, destinando um valor máximo para gastar em cada um. Você deve ter como base, obviamente, seu orçamento total.

Ao lidar com valores mais restritos, calcular e anotar toda e qualquer despesa é primordial. Fazendo isso, você terá no fim a ideia exata de onde foi gasto cada centavo. Esse tipo de controle permite que você perceba quais despesas podem ser consideradas supérfluas, remanejando o orçamento para priorizar categorias que considera mais importantes.

Considere a negociação com fornecedores

Não tem como organizar eventos de sucesso com orçamento limitado sem pesquisar e negociar com fornecedores. Por isso, faça uma busca detalhada tanto na internet quanto com seus contatos, montando uma lista de possíveis fornecedores para cada item necessário à realização do evento.

Com essa busca você já conseguirá ter uma ideia do preço que cada um cobra por determinado serviço. Corte aqueles que apresentarem uma média significativamente maior do que você tem disponível para gastar com tal contratação. Isso poupará seu tempo em negociações que provavelmente não levariam a lugar nenhum.

Depois da pré-seleção pronta, passe para os telefonemas, marcando reuniões presenciais com aqueles fornecedores dentro da faixa de valores mais adequada a seu orçamento. Durante essas reuniões você terá que colocar sua lábia de negociador para funcionar! Veja algumas dicas para esse momento:

  • proponha uma parceria com o fornecedor, como por exemplo, contratá-lo em todos os eventos corporativos da empresa durante determinado período de tempo;
  • espere que eles deem seu preço para só então apresentar sua contraproposta de acordo com o que tem disponível para gastar com aquele serviço;
  • se os fornecedores não forem capazes de trabalhar com a quantia que você dispõe, certamente já deixarão a negativa clara. Caso isso aconteça, não se acanhe em pedir indicações de negócios conhecidos.

Tomar esses cuidados básicos pode poupá-lo de muitas dores de cabeça no futuro.

Considere soluções inovadoras para seus eventos

Saber como organizar eventos em tempos de crise exige muito da capacidade criativa dos profissionais. O ideal é só investir nesse detalhe se realmente fizer diferença para a divulgação da marca e para o sucesso do evento. Analise cuidadosamente cada questão antes de investir seu valioso orçamento em elementos desnecessariamente onerosos.

Usando a criatividade e inovando em soluções, é sim possível reduzir de maneira significativa os custos de um evento corporativo. Se enfrentar dificuldades nessa parte, não hesite em reunir sua equipe.

Evite o desperdício de recursos

Quando falamos em como organizar eventos, o desperdício não pode deixar de ser apontado. Sabia que se você converter todo o desperdício em valores, não acreditaria na quantidade de dinheiro que é jogada pela janela? Além de tudo, os tempos não estão propícios para desperdícios.

Antes de mais nada, debruce-se sobre a adequação do local alugado para o evento. Tenha sempre em mente a quantidade máxima de convidados para alugar um espaço que comporte esse número de pessoas — nem muito mais, nem muito menos.

Leve em conta a estação do ano e o horário do evento antes de fechar negócio. Além disso, se o evento acontecer em meio a pandemia do COVID-19, é extremamente importante que o local tenha uma boa circulação de ar e permita o distanciamento indicado entre as pessoas. Não deixe de considerar isso no momento da contratação do espaço.

Outra questão importante quando o assunto é como organizar eventos sem desperdício é a quantidade de comida e bebida ideal para o número de convidados. Se você não estiver atento a isso, pode não só gastar dinheiro à toa como fazer com que a comida seja jogada fora.

Caso não tenha muita noção de como fazer o cálculo dessas quantidades, contratar um serviço por meio de um esquema de consignação é mais indicado. Apesar de ser ligeiramente mais caro que só comprar um número fechado de garrafas, você garante que na conta final terá os gastos do que foi consumido, zerando o desperdício.

O que mudou nos eventos corporativos com a crise

Com a receita das organizações mais apertadas em função da instabilidade econômica, além de se perguntarem como organizar eventos com pouco orçamento, muitas empresas (especialmente as de pequeno e médio portes) consideram se realmente vale a pena fazer um. A resposta para essa pergunta é curta e claríssima: sim!

Quando bem organizado e focado em proporcionar boas experiências ao público-alvo, esse tipo de ação promove a interação e a produtividade dos colaboradores, aumenta a geração de leads e o reconhecimento da marca junto ao mercado.

É exatamente em tempos de retração da economia que as empresas mais têm que investir na fidelização dos clientes antigos e na captação de novos, além de criar parcerias sólidas. Esse pacote garantirá a sustentabilidade do negócio durante a turbulência.

Em relação a esse quesito, a grande mudança está na gestão dos eventos corporativos. Com o orçamento mais apertado que o normal, os responsáveis pela organização dessas ações têm que aprender a lidar da melhor maneira possível com o cenário nada ideal. No checklist desse processo está:

  • saber o que pode ser cortado e onde é viável economizar;
  • aprender a negociar preços atraentes com os fornecedores;
  • evitar desperdícios, ter criatividade e inovação. Esses pilares são peças-chave para descobrir como organizar um evento corporativo de sucesso, mesmo com a diminuição dos valores disponíveis para isso. Não tenha medo de usar a tecnologia para criar encontros on-line a seu favor.

Provavelmente você já percebeu que saber como organizar eventos em tempos críticos que cumpram seu papel, sem estourar o budget da empresa, pode ser bem simples com uma ajuda extra, certo? Por isso, entre contato com a Copastur! Oferecemos o que for necessário para que o evento da sua empresa seja um real sucesso.

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