Como organizar eventos em tempos de crise?

A situação não está nada fácil para empresas dos mais diversos setores, não é verdade? Na prática, a preocupante retração da economia tem se traduzido em demissões em massa ou até mesmo no fechamento das portas de muitas corporações. Nesse cenário, como é possível organizar eventos corporativos e de divulgação de produtos e marcas empresariais, sendo que a verba destinada a esses setores anda cada vez mais enxuta? Pois essa é a pergunta da vez que vem rondando o dia a dia dos profissionais de marketing das empresas. Afinal, ao mesmo tempo em que precisam planejar cada vez mais ações de divulgação para alavancar as marcas (pois é disso que as empresas necessitam em tempos de crise), têm que saber lidar com orçamentos cada vez menores.

E como sabemos que essa missão definitivamente não é (nem de longe) das mais fáceis, resolvemos trazer para o post de hoje os aspectos mais essenciais para a organização de um evento corporativo de sucesso, que atinja plenamente seus objetivos, mesmo em tempos de crise. Descreveremos aqui o que mudou na gestão de eventos corporativos com o cenário de instabilidade atual do país, o que é realmente importante e o que pode ser cortado, qual o limite de gastos, como pesquisar fornecedores e evitar desperdícios, além de como contar com a ajuda de especialistas pode ser crucial para o sucesso do evento.

Quer aprender como organizar um evento corporativo de sucesso, mesmo em tempos de crise? Então continue acompanhando esse conteúdo e aprenda já!

 

Chamando especialistas: mas isso não encarece?

Por mais que possa parecer contraditório, investir na contratação de empresas ou agências especializadas em organização de eventos corporativos pode, em muitos casos, ser a melhor estratégia na hora de economizar sem deixar de promover um evento de alta qualidade. Está aí se perguntando como isso pode ser possível? Acontece que essas empresas contam com especialistas que sabem trabalhar exatamente com o que você tem: orçamento reduzido.

Além de poderem aconselhar sobre onde investir e o que cortar, esses profissionais geralmente conhecem muitos fornecedores de todos os segmentos, o que pode garantir pacotes de preço extremamente camaradas, que você jamais conseguiria tentando organizar o evento por conta própria. Ao colocar tudo na ponta do lápis, você se dará conta de que vale sim muito a pena!

Além da redução dos custos para a organização completa do evento, ao contar com a ajuda de especialistas no assunto você ainda vai ter inúmeros benefícios adicionais. Especialmente se você desempenha outras tarefas profissionais e, portanto, não pode se dedicar integralmente à organização do evento, uma assessoria pode ser de grande ajuda. Nesse caso, você pode tranquilamente deixar todo o trabalho braçal a cargo dos experts, desde o levantamento de fornecedores, passando pela realização de contatos telefônicos e a marcação de reuniões até chegar à análise de contratos e à negociação de custos. Não parece uma mão na roda?

Outra excelente vantagem da contratação desse tipo de serviço é no caso de você não ter com quem contar para ajudar na organização. E por mais que grandes empresas geralmente possuam um departamento inteiro responsável por esse tipo de atividade, isso não é uma regra. Ter todas as responsabilidades da organização de um evento corporativo em cima de uma só pessoa pode ser muito desgastante. Assim, tais empresas podem compartilhar as tarefas, além de servirem como fonte quase inesgotável de ideias e opções, já que trabalham com isso e provavelmente possuem mais experiência que você no assunto.

Viu só como contar com uma assessoria para a organização de seu evento corporativo pode ser uma excelente maneira de investir parte do orçamento disponível? Só um último detalhe agora: como existem muitas opções de empresas especialistas no mercado, é preciso fazer uma boa pesquisa para escolher a mais adequada a seus objetivos e às expectativas da sua empresa, ok?

Em tempo de crise e orçamentos apertados, organizar eventos corporativos que sejam realmente eficientes e que atinjam seus objetivos não é nada fácil. Para ser bem-sucedido na missão, deve-se contar com uma boa dose de planejamento estratégico, jogo de cintura, capacidade de negociação e criatividade. Mas depois de tantas dica, você ao menos sabe por onde começar!

Para conseguir driblar o dilema de ter que fazer muito dispondo de pouco, uma estratégia e um planejamento bem feitos são as melhores opções. Quer promover eventos eficientes, que cumpram seu papel, sem estourar o budget da empresa? Comece focando nos desejos e nas aspirações do público-alvo. Depois analise onde reduzir os custos e como evitar os desperdícios. Esses são os principais meios para promover a marca com redução de gastos. A atenção aos detalhes e uma boa dose de criatividade e inovação também são extremamente importantes para garantir o sucesso do evento.

Gerindo os eventos corporativos: o que mudou com a crise?

Com a receita das organizações mais apertadas em função da instabilidade econômica, muitas empresas (especialmente as de pequeno e médio portes) têm se perguntando se realmente vale a pena investir tempo e dinheiro em eventos corporativos. Pois a resposta para essa pergunta é curta, direta e claríssima: sim! Quando bem organizado e focado em proporcionar boas experiências ao público-alvo, esse tipo de ação promove a interação e a produtividade dos colaboradores, aumenta a geração de leads e o reconhecimento da marca junto ao mercado.

E é exatamente em tempos de retração da economia como o atual que as empresas mais têm que investir na fidelização dos clientes antigos e na captação de novos, além de criar parcerias sólidas. Esse pacote garantirá a sustentabilidade do negócio durante a turbulência. Em relação a esse quesito, a grande diferença está na gestão dos eventos corporativos. Com o orçamento mais apertado que o normal, os responsáveis pela organização dessas ações têm que aprender a lidar da melhor maneira possível com o cenário nada ideal.

Saber o que pode ser cortado, onde é viável economizar, aprender a negociar preços atraentes com os fornecedores, evitar desperdícios e arrasar na criatividade e na inovação são agora peças-chave para conseguir organizar um evento corporativo de sucesso, mesmo com a diminuição dos valores disponíveis para isso. E por mais que isso demande gestores com jogo de cintura e bastante criatividade, é sim possível!

Fazendo mais com menos: o que é essencial em um evento?

Para começar, é extremamente importante definir o que efetivamente é prioridade na organização e no planejamento de um evento. Com isso em mente, faça uma lista dos elementos que não podem faltar de jeito nenhum — como local adequado, comida suficiente e música agradável, por exemplo. Afinal de contas, é praticamente impossível fazer um bom evento sem algum desses pilares, não concorda?

Por outro lado, alguns itens são considerados supérfluos, podendo ser cortados sem dó nem piedade. Convites impressos são um bom exemplo. Para que gastar uma fatia do orçamento já curto na criação e na impressão de convites se você pode convidar todos com uma ação de e-mail marketing bem planejada ou realizar uma boa divulgação via redes sociais? E o melhor: sem gastar um centavo! E olha que essa simples mudança ainda pode trazer resultados muito melhores no que se refere ao engajamento por parte dos convidados, viu? Isso sem contar que, de quebra, a empresa ainda contribuirá para a economia de papel e a sustentabilidade do planeta!

Outro ponto que deve ser pensado é sobre a distribuição de lembrancinhas ou brindes. São extremamente necessários para a divulgação da marca ou do produto? Realmente farão diferença no sucesso do evento? Se a resposta for não, corte logo. A maioria das pessoas nem sequer usa os brindes depois, muitos deles indo parar na lata do lixo — juntamente com o dinheiro gasto em sua confecção!

O segredo está em analisar, ponto a ponto, cada item do evento, verificando sua real necessidade para o sucesso da ação como um todo. A partir daí, com a lista de itens indispensáveis em mãos e já tendo cortado o supérfluo, é hora de partir para os cálculos de orçamento e pela batalha por menores preços (sem perdas no quesito qualidade) com os fornecedores.

Definindo o orçamento: qual é o limite de gastos?

Na verdade, a empresa costuma fornecer previamente o valor que a equipe terá disponível para planejar e organizar o evento. Mas caso esse item tenha ficado em aberto, sendo solicitado que você determine a quantia, vale fazer uma pesquisa detalhada sobre quanto gastará, em média, nessa organização, fornecendo um valor ligeiramente maior à chefia. Essa folguinha é necessária para dar uma margem para possíveis negociações dos limites de gastos.

Monte uma planilha com todos os elementos necessários à realização do evento, destinando um valor máximo para gastar em cada um. Você deve ter como base, obviamente, seu orçamento total. Já podemos adiantar que itens como comida e bebida são os que costumam abocanhar a maior parte do capital. Só não se esqueça de acrescentar até os gastos que a princípio parecerem insignificantes — como material de limpeza ou balões para a decoração, por exemplo. Muitas vezes, é justamente por causa desses itens a que não costumamos dar muita atenção que o orçamento estoura.

É simples: ao lidar com valores mais restritos, calcular e anotar toda e qualquer despesa é primordial. Fazendo isso, você terá no fim a ideia exata de onde foi gasto cada centavo. Esse tipo de controle permite, inclusive, que você perceba quais despesas podem ser consideradas supérfluas, remanejando o orçamento para priorizar categorias que considera mais importantes.

Pesquisando fornecedores: é possível negociar?

Pesquisar e negociar com fornecedores é uma questão absolutamente essencial quando o assunto é organizar eventos corporativos com economia financeira. Primeiramente, faça uma busca detalhada tanto na internet quanto com seus contatos, montando uma lista de possíveis fornecedores para cada item necessário à realização do evento. Por essa busca você já conseguirá ter uma ideia do preço que cada um cobra por determinado serviço. Corte logo aqueles que apresentarem uma média significativamente maior que o que você tem disponível para gastar com tal contratação. Isso poupará seu tempo em negociações que provavelmente não levariam a lugar nenhum.

Com essa pré-seleção pronta, passe para os telefonemas, marcando reuniões presenciais com aqueles fornecedores dentro da faixa de valores mais adequada a seu orçamento. Durante essas reuniões é que você terá que colocar sua lábia de negociador para funcionar! Como estratégia de negociação e diminuição dos preços, você pode propor uma parceria com esse fornecedor, comprometendo-se a contratá-lo em todos os eventos corporativos da empresa durante determinado período de tempo, por exemplo.

E para evitar perda de tempo e de energia, espere que eles deem seu preço para só então apresentar sua contraproposta de acordo com o que tem disponível para gastar com aquele serviço. Se os fornecedores não forem capazes de trabalhar com a quantia de que você dispõe, certamente já deixarão a negativa clara. Caso isso aconteça, não se acanhe em pedir indicações de negócios conhecidos que fariam o serviço a preços mais acessíveis. Pense bem: dentro desse meio, os fornecedores costumam se conhecer, muitos inclusive podendo ser parceiros. E perguntar não custa nada, certo?

Ao fechar um negócio com qualquer tipo de fornecedor, sempre exija a redação de um contrato detalhado, que exponha tudo o que foi acordado, o tipo de serviço que será prestado, o detalhamento dos preços de cada item, a data de entrega do serviço, cláusulas de cancelamento ou atraso e assim por diante. Certifique-se de não deixar nenhum detalhe de fora! O contrato deve ter 2 vias e ser assinado tanto por você quanto pelo fornecedor, ficando uma via com cada uma das partes. Essa é uma maneira de garantir legalmente que todos os serviços contratados serão devidamente prestados — e, caso não sejam, é possível cobrar.

Se for exigido o pagamento de algum valor como depósito para garantir a contratação do fornecedor, exija a emissão de um recibo detalhado no mesmo momento. Esse recibo deve descrever exatamente a quantia paga e informar (sem sombra de dúvida) que esse montante será devidamente descontado do valor final contratado. Acredite: tomar esse cuidado básico pode poupá-lo de muitas dores de cabeça no futuro. E como é melhor prevenir que remediar, anote aí essa dica!

Soltando a criatividade: soluções inovadoras podem ajudar?

Tempos de crise e de retração da economia exigem muito da capacidade criativa dos profissionais responsáveis pela organização de eventos. Com o cinto apertado e menos recursos para transformar teoria em prática, é preciso ter muito jogo de cintura, além de uma visão além do alcance para fazer com que o evento seja um sucesso — mesmo gastando pouco.

A substituição de determinados itens por outros que sejam similares, mas apresentem um custo-benefício melhor, é uma atitude que pode economizar um bom dinheiro. Em relação às bebidas, por exemplo, que tal investir em opções produzidas por aqui em vez de se desdobrar para encaixar no budget limitado os custos das marcas importadas? E o mesmo vale para o cardápio! Como pratos muito elaborados costumam custar mais caro, substitua o menu gourmet por outro mais acessível, com pratos igualmente saborosos, mas sem tanto glamour. A economia pode ser surpreendente!

Aqui também entra a questão da distribuição de brindes e lembranças. Como já citamos anteriormente, o ideal é só investir nesse detalhe se realmente fizer diferença para a divulgação da marca e para o sucesso do evento. E se for esse o caso, foque em escolher brindes úteis e criativos, que os convidados usarão com frequência, tendo assim um contato mais direto com a marca. Canecas, lixeirinhas para automóveis e eco-bags são excelentes opções, visto que são funcionais e, ao mesmo tempo, não custam muito dinheiro — especialmente se compradas em grandes quantidades.

Por fim, entra em foco a decoração do local. Obviamente, esse é um item indispensável, já que faz toda a diferença na impressão que as pessoas terão do evento em si e, consequentemente, da empresa organizadora. Mas será que vale mesmo a pena alugar mesas de madeira maciça, caríssimas, em vez de mesas fabricadas em materiais mais simples e baratos? O salão todo realmente precisa estar entupido de flores ou um vaso discreto em cada mesa já cumpre bem o papel? Analise cuidadosamente cada questão antes de investir seu valioso orçamento em elementos desnecessariamente onerosos.

Usando a criatividade e inovando em soluções, é sim possível reduzir de maneira bastante significativa os custos de um evento corporativo. E se enfrentar dificuldades nessa parte, não hesite em conversar com pessoas que tenham experiência no assunto, pedindo opiniões e sugestões — pode ser até aquela sua tia que adora organizar os casamentos da família. Reúna sua equipe e faça uma reunião a respeito do assunto. Às vezes, ótimas ideias e soluções podem partir de lugares que você nem imagina. E inovar é exatamente isso: procurar onde não se costuma ir, enxergar com outros olhos e reinventar o lugar-comum!

Reduzindo custos: evitar desperdícios é uma boa pedida?

Infelizmente, o desperdício faz parte do nosso dia a dia. Se você parar para calcular, por exemplo, quanto papel é desperdiçado em seu local de trabalho diariamente, muito provavelmente levaria um choque. E se resolver converter todo o desperdício em valores, não acreditaria na quantidade de dinheiro que simplesmente é jogada pela janela. E isso vale para empresas de todos os setores e tamanhos, viu? Mas a verdade é que os tempos não são nada propícios a desperdícios! Justamente em épocas de orçamento apertado para os eventos corporativos que você deve ficar atento a possíveis torneiras abertas, pensando em como evitar o transbordamento.

Antes de mais nada, debruce-se sobre a adequação do local alugado para o evento. Tenha sempre em mente a quantidade máxima de convidados para alugar um espaço que comporte esse número de pessoas — nem muito mais, nem muito menos. Até porque, se você aluga um espaço com capacidade para 1.000 pessoas, por exemplo, e convida apenas 300, por mais que ninguém deixe de comparecer (o que é praticamente impossível), todos terão a impressão de que o evento está vazio e sem graça. Por outro lado, alugar um espaço onde cabem menos pessoas que o número de convidados pode fazer todos irem embora rapidinho — afinal, quem gosta de ficar apertado, em um ambiente abafado e lotado de gente?

Leve em conta também a estação do ano e o horário do evento antes de fechar negócio. Em tempos quentes, é interessante que o local possua ar-condicionado ou, pelo menos, uma área exterior, como um jardim. Já quando está frio, essas questões podem ser desconsideradas, dando preferência a locais fechados. Eventos diurnos costumam ser mais econômicos por causa da iluminação, enquanto os noturnos acabam economizando em climatização. Como você pode perceber, alugar um local econômico e adequado para a realização de um evento corporativo demanda que você tenha bom senso, evitando que se jogue dinheiro pela janela.

Outra questão importante quando o assunto é desperdício em eventos corporativos é a quantidade de comida e bebida ideal para o número de convidados. Se você não estiver atento a isso, pode não só gastar um dinheirão à toa como ainda fazer com que comida seja posta no lixo. Faça um cálculo preciso da média de consumo de bebida e comida por convidado e contrate uma quantidade ligeiramente maior que isso. Tomar esse cuidado evitará que o buffet seja insuficiente, bem como não deixará que as sobras sejam descabidas.

Se você não tem muita noção de como fazer o cálculo dessas quantidades, contratar um serviço por meio de um esquema de consignação pode ser uma boa estratégia. Apesar de ser ligeiramente mais caro que simplesmente comprar um número fechado de garrafas, assim você garantirá que na conta final só virão os gastos do que foi consumido, conseguindo assim zerar o desperdício.

Agora é a sua vez: comente aqui e nos conte se você já precisou organizar algum evento corporativo tendo que equilibrar limitações de orçamento com qualidade! Tem experiência nessa área? Já contou com a ajuda de especialistas no assunto? Compartilhe suas experiências conosco e participe da conversa! Já pensou que sua contribuição pode ajudar outras pessoas?

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste