Viagem de incentivo: Guia completo para gestores

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A viagem de incentivo é uma ferramenta que ajuda a reconhecer, motivar e fidelizar os colaboradores que contribuem para o sucesso de uma empresa.

Essas viagens não apenas proporcionam um tempo de lazer e relaxamento para os funcionários, mas também criam oportunidades para que eles sejam apresentados a novas culturas e experiências, além de realizarem networking. 

Então, as viagens de incentivo servem como um diferencial para estimular os colaboradores e garantir sua satisfação no trabalho. Inclusive, segundo a pesquisa Incentive Travel Index, para 79% dos respondentes, esses ‘reconhecimentos’ geram maior engajamento dos profissionais mesmo em um cenário predominante de home office.

Neste artigo, iremos trazer uma visão aprofundada da viagem de incentivo, abordando desde o conceito até as dicas de como ter sucesso no planejamento, organização e logística. Confira!

Leitura recomendada: Endomarketing: motive sua equipe com viagens de incentivo

O que é uma viagem de incentivo?

A viagem de incentivo é um tipo de viagem corporativa que tem por objetivo motivar o time, premiando aqueles profissionais que alcançaram os resultados desejados.

Diferentemente de uma viagem empresarial comum, o colaborador aqui não precisa prestar contas dos gastos realizados na viagem. Até porque a intenção é justamente proporcionar toda a infraestrutura para que ele usufrua de uma premiação que mereceu.

A depender da política estabelecida, a empresa, além de comprar as passagens aéreas, disponibiliza hospedagem em lugar previamente escolhido, fecha passeios turísticos, inclui despesas com alimentação e outras tantas possibilidades. Nesse contexto, o colaborador sabe claramente o que pode aproveitar. Se ele quiser comprar souvenirs ou sair da programação estabelecida, até pode fazê-lo, desde que seja por conta própria.

Vale lembrar que, de forma geral, esse tipo de viagem é posterior ao alcance de metas, e à superação de bons resultados. Assim, enquanto a viagem corporativa busca fechar negócios, a viagem de incentivo serve para comemorá-los!

Os benefícios das viagens de incentivo

Segundo um estudo do psicólogo Thomas Gilovich, da Cornell University, as experiências com viagens são mais marcantes do que bens materiais. A tendência é que todo trabalho recompensado dessa forma seja capaz de oferecer mais felicidade ao colaborador. O que aumenta a motivação dos demais na empresa.

Assim, todo colaborador se sente privilegiado e grato pela oportunidade de conhecer um lugar novo e até mesmo por poder entrar em contato com uma cultura totalmente distinta. Ainda conforme o estudo Incentive Travel Index, 90% dos entrevistados veem a viagem de incentivo como uma ferramenta para atrair e reter talentos.

No entanto, é claro que aqui também há um budget a cumprir, mas os gastos reservados às premiações já devem estar incluídos no planejamento estratégico do negócio, como um valor reservado para as políticas de incentivo estabelecidas.

Saiba mais: Controle de Orçamento: O que é, tipos e como fazer na sua empresa

Como organizar uma viagem de incentivo?

A organização de uma viagem de incentivo exige planejamento para garantir a realização de várias tarefas. Abaixo listamos o passo a passo de como ter sucesso:

Definição do objetivo da viagem

Determine os objetivos da viagem, como por exemplo, para realizar uma campanha de incentivo de vendas, recompensar o desempenho ou promover o trabalho em equipe. Esses objetivos orientarão todas as decisões subsequentes.

Seleção dos participantes

Decida quais funcionários serão elegíveis para participar da viagem de incentivo, com base em critérios como desempenho, anos de serviço ou contribuições excepcionais.

Escolha do destino

Selecione um destino atraente e adequado para a viagem, levando em consideração fatores como acessibilidade, infraestrutura, atrações locais e orçamento. De acordo com a Pesquisa Anual de Viagens de Incentivo (PAVI), pensando em destinos brasileiros, a região Nordeste é a preferida, com a Bahia como o local mais desejado.

Planejamento do itinerário

Crie um itinerário equilibrado que inclua uma combinação de atividades recreativas, eventos sociais e tempo livre. Certifique-se de que haja algo para atender a diferentes interesses e preferências.

Reservas e logística

Faça todas as reservas necessárias, englobando transporte, acomodação, refeições e atividades. Certifique-se de que tudo esteja organizado e confirmado com antecedência.

Comunicação com os participantes

Mantenha os participantes informados sobre todos os detalhes da viagem, como por exemplo, datas, itinerário, requisitos de viagem e informações de contato importantes.

Avaliação e feedback

Após a viagem, solicite feedback dos participantes para avaliar o sucesso da ação e identificar áreas de melhoria para futuras viagens de incentivo.

Quais são os principais desafios da gestão de viagens de incentivo?

A verdade é que organizar e oferecer uma viagem de incentivo aos colaboradores não costuma ser nada fácil. Nesse contexto, muitas empresas podem inclusive se deparar com disputas internas e brechas no orçamento. Geralmente, os maiores desafios nesse sentido são relacionados à gestão e ao planejamento da viagem. Confira alguns exemplos para entender melhor!

Fazer um bom planejamento

Como a maioria das empresas não conta com profissionais especializados (e exclusivamente dedicados) em gestão de viagens corporativas, a tendência é que colaboradores de outras áreas sejam designados para essa função — que não é nada fácil.

Pensar no deslocamento como um todo, na hospedagem e na logística, negociar preços e organizar todos os detalhes de uma viagem de incentivo pode trazer muita dor de cabeça. Afinal, qualquer probleminha no planejamento pode colocar os viajantes em maus lençóis, até comprometendo a imagem da empresa.

Sem a devida experiência no assunto, os funcionários acabam gastando muito tempo para dar conta dessa organização — e não podemos esquecer que eles ainda precisam realizar suas atividades de trabalho normais! Sem poder de barganha, o preço final fica mais caro. Sem know-how, imprevistos não são sanados a tempo. Sem ajuda, portanto, o que era para ser um sucesso pode se transformar rapidamente em fracasso.

Comunicar a política de viagens

É importante não só definir de forma clara qual é a política de viagens da empresa, bem como incluir os colaboradores. Explicar tudo o que se pode ou não pode fazer é importante para que essa iniciativa traga benefícios e não dores de cabeça. 

A falta de uma explicação sobre custos, objetivos e para quem as iniciativas são destinadas gera margem para dúvidas e até conflitos internos entre os colaboradores.

Negociar os melhores preços

O período de organização de uma viagem de incentivo é o mais dramático para as empresas — mais ainda para aquelas que contam com um orçamento limitado. O que é importante ressaltar aqui é que, muitas vezes, contratar o barato acaba saindo caro. Para complicar, nem sempre é fácil negociar os melhores preços. Por isso, a antecedência é tão importante.

Vale destacar que, segundo estudo da Copastur, comprar passagem aérea com mais de 30 dias de antecedência pode gerar economias de mais de 50%.

Ao pensar nos detalhes com tempo de sobra em mãos, é possível fazer mais orçamentos, procurando por opções mais em conta, bem como usar essa previsão de receita como argumento para conseguir descontos ou condições de pagamento mais favoráveis. Antecipação: esse é o grande segredo para aliviar os cofres da empresa — e, claro, fugir de imprevistos!

Lidar com imprevistos

Por falar neles… Atraso no voo, extravio de bagagem, perda de passaporte, falta de direcionamento ao chegar no destino: esses são apenas alguns dos possíveis imprevistos que podem surgir nas viagens de incentivo. E cabe a quem fica responsável pela organização tentar resolvê-los.

Temos, assim, um dos principais desafios da estratégia de incentivo, uma vez que esse tipo de acontecimento exige rapidez e eficiência máximas. Caso contrário, todo o objetivo da viagem (melhorar a motivação do colaborador) pode ir por água abaixo, trazendo estresse e preocupação em vez de relaxamento e diversão.

Garantir a segurança

Um dos aspectos mais preocupantes para as empresas em relação às viagens de incentivo é garantir a segurança e o bem-estar dos colaboradores durante a experiência. Este fator está diretamente relacionado ao conceito de Duty of Care. Afinal, mesmo que a viagem oferecida tenha como objetivo proporcionar lazer, a empresa ainda é responsável por seus profissionais. É isso mesmo! Assaltos, agressões e outras questões até mais graves acabam caindo na conta do negócio. Por isso, exige-se atenção redobrada.

O grande desafio aqui está, portanto, em tentar evitar esses problemas. Para isso, vale fazer uma pesquisa a respeito do nível de segurança no local de destino, a fim de escolher um hotel bem localizado e com boas referências. Também é bom garantir o transporte do colaborador e, claro, contratar um seguro que cubra qualquer situação mais séria.

Não se esqueça ainda de ter um olhar especial para o caso de viagens envolvendo mulheres.

Controlar os gastos

Normalmente, o controle de gastos é uma das maiores preocupações das empresas durante as viagens. Afinal, como saber se os colaboradores estão usando a verba disponível da melhor forma? O ideal é que os gestores consigam acompanhar as finanças em tempo real para não correrem grandes riscos. E essa não é uma tarefa fácil de ser gerida.

Leia também o post de Roi de viagens corporativas

No fim das contas, como enfrentar esses desafios?

No dia a dia, muitos gestores e analistas veem o fato de não ter profissionais dedicados exclusivamente à compra de passagens e reservas de hotéis como um impeditivo para a adoção dessa prática. No entanto, todos os problemas citados anteriormente podem ser facilmente resolvidos com a contratação de uma empresa especializada!

Mas, certamente, quando falamos em contratação de serviços, é normal pensarmos que tal ação demanda investimentos astronômicos, certo? Errado! O principal intuito de empresas que atuam na organização de viagens de incentivo é justamente o contrário: trazer eficiência, economia e redução de custo para as empresas. Isso porque a falta de conhecimento de quem não tem experiência na área pode levar a um planejamento inadequado, resultando em decisões mais custosas.

Planejamento completo e personalização

É importante entender que os profissionais que atuam diretamente nesse setor se tornam responsáveis por toda a gestão das viagens corporativas e de incentivo, oferecendo pacotes exclusivos e personalizados de acordo com a ação proposta e o orçamento disponível. E isso vale inclusive para pequenas e médias empresas, viu? Trata-se de uma alternativa não só bastante viável como vantajosa por conta das parcerias que esses serviços estabelecem, reduzindo consideravelmente o investimento.

O trabalho desses especialistas se pauta em elementos essenciais, como:

  • Compra de passagens;
  • Escolha de um hotel de qualidade;
  • Contratação de serviços de transporte;
  • Controle das despesas da viagem.

Mas as atividades ainda vão além. Essas empresas funcionam como centrais de atendimento 24 horas, com o intuito de orientar seus clientes da melhor forma possível diante de eventuais emergências.

Na prática, tudo mais que pode surgir passa a ser responsabilidade da empresa externa. Porém, obviamente, o seu negócio deve ter acesso a todos os dados sobre os processos de viagem, o deslocamento, a hospedagem, o viajante, entre outros, a qualquer momento. Esse apoio integral diminui as preocupações tanto de quem viaja, como também daqueles responsáveis pelo bem-estar desses colaboradores. Com isso, o sucesso da viagem é praticamente garantido!

Como a Copastur pode ajudar na viagem de incentivo da sua empresa?

Com mais de 50 anos de mercado, a Copastur é especialista em viagens corporativas, de incentivo, eventos, live marketing e muito mais. Por isso, a companhia consegue cuidar de todos os detalhes burocráticos da viagem, oferecendo um serviço de qualidade com um bom custo-benefício.

Identificar as necessidades de cada organização e montar estratégias específicas para realizar um trabalho eficiente é o primeiro ponto que a Copastur leva em conta. Assim, é possível entender qual o tipo de viagem é o mais adequado para cada caso.

Na viagem de incentivo, você pode optar, por exemplo, por uma programação mais flexível, até mesmo com acompanhante. 

No entanto, existem outros pontos importantes que precisam ser observados na hora de entregar o serviço de planejamento e gestão das viagens. Acompanhe!

Conhecer a empresa

Por meio de uma reunião de briefing, a Copastur consegue fazer a personalização da viagem. O objetivo dessa etapa é encontrar o melhor caminho para a sua empresa, entendendo as necessidades e os objetivos.

Pesquisar o perfil dos viajantes

Esse é mais um passo relevante, pois nem toda empresa tem clareza do que é o melhor a oferecer para  equipe. É comum, por exemplo, que as ideias sejam baseadas na estratégia do concorrente. No entanto, as viagens de incentivo precisam de um mapeamento detalhado, e isso é feito por meio de uma pesquisa sobre o perfil da empresa, dos funcionários ou dos clientes.

Identificar o orçamento disponível

Como conciliar a viagem desejada e a verba disponível? O desafio da Copastur é unir as melhores opções de destino ao budget determinado, sempre buscando experiências inovadoras, diferentes e impactantes.

Vale destacar que, atualmente, a média de gastos por pessoa em viagens de incentivo no Brasil está entre R$ 5 mil e R$ 10 mil, de acordo com a Pesquisa Anual de Viagens de Incentivo (PAVI).

Leia também: 5 estratégias para evoluir a experiência do colaborador nas viagens corporativas 

Buscar inovação

A Copastur conta com uma gama de oportunidades para viagem de incentivo. Mas, para entender qual é a melhor opção para a sua empresa, é preciso compreender o que realmente será útil para o seu projeto.

Após conhecer o perfil dos possíveis viajantes premiados, é possível definir o melhor destino e o roteiro. Trata-se de um processo bem diferente do praticado pelos tradicionais e engessados pacotes de viagens.

O diferencial da Copastur

A qualidade da entrega com base na personalização do projeto é um dos pontos mais prezados pela Copastur. Afinal, uma viagem de incentivo não é como um produto que está pronto em uma prateleira. E a maneira encontrada para garantir a qualidade do serviço prestado é sempre ouvir o cliente.

Ao executar o projeto, a Copastur entrega ao cliente todas as informações da viagem de forma eletrônica e oferece soluções tecnológicas que ajudam na gestão da viagem. Também existe a opção de receber tudo por meios físicos.

Outro grande diferencial é a dedicação da equipe da Copastur no acompanhamento dos trâmites de cada viagem. Assim, fica muito mais fácil resolver eventuais problemas e garantir a melhor experiência para a empresa contratante e para o colaborador.

Cases de viagem de incentivo – Copastur

Viagem de incentivo para a Grécia

Em agosto de 2018, a Copastur foi contratada para criar e executar um projeto para 200 colaboradores premiados. Por meio da pesquisa do perfil dos viajantes, descobriu-se que eles tinham preferência por um local com praias, e não focado em opções culturais ou históricas.

O roteiro escolhido foi um cruzeiro por Mykonos, Ephessus, Patmos, Creta e Santorini — ilhas da Grécia que contam com praias paradisíacas. Além disso, houve a realização de uma festa de premiação temática aos ganhadores em Atenas!

Viagem de incentivo para o Chile

A viagem para o Chile aconteceu durante o mês de julho de 2018 e contou com 35 pessoas. Após uma reunião, ficou definido que o destino seria uma das vinícolas mais modernas e luxuosas desse país da América do Sul.

O roteiro iniciou-se com uma atividade de blending — quando o vinho é produzido por meio da mistura de espécies diferentes de uvas. Na parte final da viagem, foi realizado o transfer de helicóptero de Santiago para Viña Vik, conhecida pela sua beleza e por seus ótimos vinhos.

Não podemos deixar de mencionar, ainda, a hospedagem no renomado hotel de luxo da vinícola, que carrega o conceito de ser praticamente uma obra de arte.

O que acha de proporcionar tais experiências também na sua empresa? Conheça agora mesmo a agência de viagens de incentivo da Copastur e garanta uma viagem de incentivo dos sonhos para os seus colaboradores!

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