Diária de Viagem e Ajuda de Custo — Entenda a Diferença!

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Um gestor de compras responsável pelas viagens corporativas da empresa precisa conhecer bem os termos associados a essa atividade. Esses dois conceitos podem gerar muita confusão: diária de viagem e ajuda de custo.

As diferenças entre eles são grandes e incluem até mesmo questões tributárias. Portanto, saber o que cada um significa vai ajudá-lo a decidir como organizar as viagens e como classificar as despesas.

Quer entender a diferença entre diária de viagem e ajuda de custo? Nesse post, explicamos tudo que você precisa saber. Confira!

O que é diária de viagem?

A diária de viagem está efetivamente relacionada às viagens corporativas. É o pagamento realizado para cobrir despesas com viagens corporativas que o colaborador realiza como parte do seu contrato de trabalho, como os gastos com transporte e alimentação.

Pela lei, ela se divide em 2 tipos:

  • diária de viagem — referente a pagamentos em compensação a despesas com viagens habituais; ultrapassando 50% do salário-base mensal, passa a ter natureza salarial;
  • despesas de viagem — referente a pagamentos em compensação a despesas com viagens esporádicas; independentemente do valor, não tem natureza salarial.

Sendo assim, a diária de viagem propriamente dita incide em toda a folha de pagamento, já que recaem sobre ela as mesmas obrigações que dizem respeito ao salário, como imposto de renda e contribuição previdenciária. Ela também é contabilizada para o cálculo de férias e 13º salário.

Existe, porém, outro detalhe. Para que isso aconteça, é necessário que a empresa não exija a prestação de contas sobre a diária de viagem.

O motivo é que, quando não há prestação de contas, pode-se entender que o funcionário fica com o excedente, que não foi gasto, para seu uso pessoal. Portanto, é uma forma de remuneração.

Em resumo, os critérios para que a diária de viagem seja considerada de natureza salarial são os seguintes:

  • que as viagens sejam parte do contrato de trabalho, da função do colaborador;
  • que as diárias de viagem sejam pagas habitualmente;
  • que tenham valor superior a 50% do salário-base do seu colaborador;
  • que não haja exigência, por parte da empresa, de prestação de contas.

O que é ajuda de custo?

A ajuda de custo corresponde ao valor que a empresa disponibiliza ao colaborador em caráter estritamente ocasional. Veja que, para o pagamento da ajuda de custo, não é possível que os deslocamentos sejam parte do cumprimento do contrato de trabalho do colaborador.

Via de regra, a ajuda de custo busca viabilizar sua transferência para trabalhar em um local diferente daquele onde foi inicialmente firmado o contrato.

O pagamento da ajuda de custo é obrigatório quando a mudança de domicílio for necessária para a transferência. Assim, ela não está realmente ligada às viagens corporativas.

A ajuda de custo é paga uma única vez, com a finalidade de ser utilizada pelo colaborador para cobrir qualquer eventual despesa da sua relocação. Seguindo esses termos, ela não tem natureza salarial.

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Em certos casos, pode-se também disponibilizar a ajuda de custo para outros deslocamentos ocasionais, como quando o colaborador comparece a um evento corporativo representando a  empresa.

O mais importante é que a ajuda de custo seja indenizatória. Em outras palavras, trata-se de um ressarcimento dos gastos contraídos pelo colaborador nesse deslocamento.

Porém, se a ajuda de custo for paga habitualmente, isto é, de forma recorrente, ela passa a ter natureza salarial. Isso significa que ela vai estar atrelada a custos extras para a empresa e em descontos para o colaborador. E isso não tem relação com o valor pago.

Por que é importante diferenciar diária de viagem e ajuda de custo?

Como você viu, a classificação dos valores pagos ao colaborador pode ser feita como diária de viagem ou ajuda de custo. Nos dois casos, de acordo com as especificidades do pagamento, como montante relativo e frequência, pode ou não haver custos extras para a empresa.

Tenha em mente que não se trata de simples  práticas administrativas. Essas são questões previstas na legislação trabalhista, especificamente descritas no artigo 457 da CLT.

Naturalmente, existe uma preocupação do Governo em relação ao uso das diárias de viagem e da ajuda de custo pelas empresas para evitar as despesas trabalhistas. É por isso que existe uma atenção redobrada quando esses termos aparecem na contabilidade da empresa.

Conhecendo as características de cada uma, você vai poder escolher a maneira ideal de declarar as despesas, tanto na folha de pagamento dos colaboradores quanto na contabilidade da empresa. Assim, poderá evitar processos trabalhistas e também manter sua empresa livre de qualquer possível acusação de fraude fiscal.

Entender as diferenças entre essas duas categorias também permite tomar medidas simples para reduzir custos. 

Por exemplo, pelo que vimos, para evitar que as diárias de viagem tenham natureza salarial, basta que a política de viagens da empresa exija que todos os colaboradores realizem prestação de contas sobre os valores recebidos. Essa política, inclusive, oferece outros benefícios, porque os relatórios de despesas servem para aprimorar o planejamento de viagens.

E isso nos leva a uma questão final: a importância do planejamento das viagens corporativas. E organizar as viagens vai muito além de escolher a companhia aérea ou o hotel.

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Questões muito mais estratégicas estão envolvidas, como a decisão de enquadrar os gastos como diária de viagem ou ajuda de custo. Essa decisão, para uma empresa em que as viagens são frequentes, pode levar a uma soma importante em custos extras ou economia e garantir o saving esperado.

Devido à complexidade das decisões que você deve tomar durante o planejamento de viagens, você pode considerar a ideia de contratar uma empresa especializada nessa atividade.

Ela poderá ajudá-lo a encontrar maneiras de reduzir os gastos com viagens corporativas, sem comprometer os objetivos do negócio e nem o bem-estar dos colaboradores. Essas empresas trazem o conhecimento e as ferramentas, inclusive soluções tecnológicas, para garantir o sucesso das viagens corporativas da sua empresa.

Neste post, você ficou por dentro da diferença entre diária de viagem e ajuda de custo, um dos temas que você precisa entender para fazer uma boa gestão de viagens na sua empresa. Quer descobrir outros? Então, aproveite para ler agora mesmo nosso completo guia da gestão de viagens corporativas!

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