Pré-evento: Como engajar e atrair o público para o evento

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O pré-evento é uma etapa fundamental e determinante para o sucesso de um acontecimento, pois representa a capacidade de engajar e atrair o público antes mesmo que ele ocorra.

O período que antecede um evento oferece uma oportunidade valiosa para criar antecipação, estabelecer conexões emocionais e despertar o interesse da audiência. 

Para saber como acertar nessa preparação prévia, separamos algumas dicas e práticas de engajamento pré-evento para estreitar a relação com seus convidados e garantir o sucesso da empreitada. Continue lendo e confira!

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O que é o pré-evento?

O pré-evento refere-se ao conjunto de atividades, preparativos e estratégias realizados antes de um acontecimento e abrange desde a concepção e planejamento do evento até a execução propriamente dita.

Neste período, os organizadores concentram-se em definir os objetivos do evento, selecionar o local adequado, elaborar um cronograma detalhado, assegurar recursos necessários, como equipamentos e pessoal, e promover a divulgação para atrair participantes. 

Além disso, os organizadores têm a oportunidade de construir uma narrativa envolvente, divulgar informações relevantes, e criar uma conexão emocional com o público, de modo a gerar expectativa e desejo pelo evento.

Como atrair público para o evento?

Para você que quer saber como atrair público para o evento, saiba que existem várias estratégias que podem ser aplicadas. Veja só!

Conheça muito bem seu público

Como ponto inicial, é muito importante conhecer a fundo o perfil dos participantes para saber como trabalhar uma comunicação relevante e aumentar o engajamento. Afinal, é difícil elaborar conteúdos interessantes e se aproximar de um grupo quando não sabemos, de fato, com quem estamos falando.

Conhecer o público-alvo ajuda a empresa a definir a linguagem e os meios para divulgação da cerimônia. No marketing, um conceito que sintetiza essa ideia é o de persona.

Trata-se de uma representação semi-ficcional do que seria o perfil do cliente ideal de um negócio. Para identificá-la, a empresa precisa ir além dos dados sociodemográficos — faixa etária, classe social, profissão, etc. — e pensar nos interesses e desafios dessas pessoas.

Adotando esse método, a instituição é capaz de escolher melhor o tom da linguagem, os temas, as atrações, entre outros fatores presentes no evento corporativo.

Elabore uma comunicação de qualidade

Para interagir com sua persona, o marketing de conteúdo é uma das estratégias mais utilizadas hoje em dia e rende bons resultados para o engajamento pré-evento, por conta de sua eficácia.

O trabalho com conteúdo envolve o desenvolvimento de artigos, posts, entrevistas, vídeos, entre outros materiais que podem ser postados em um blog, no hotsite do evento ou demais mídias sociais, gerando expectativa e entusiasmo na audiência.

Nesse momento, se o objetivo é cativar os participantes, a prioridade é criar elementos de comunicação que combinem com seu perfil (como falamos acima, com foco nos interesses da persona). Logo, considere as dicas a seguir:

  • humanize os conteúdos e evite falas robotizadas, que afastam as pessoas e não retêm a atenção. Você tem mais chances de envolver o público a partir do momento em que eles percebem que estão recebendo o conteúdo em um tom único, criativo e amigável;
  • estude horários que apresentem maior alcance nas redes sociais e busque programar suas postagens para esses períodos, o que otimiza os resultados com interações e visualizações;
  • aposte na frequência das postagens. Se as mídias do evento ficarem paradas por muito tempo, sua audiência pode se esquecer da cerimônia e perder a empolgação inicial;
  • permita que a comunicação seja interativa, ou seja, que o público possa comentar e compartilhar materiais exclusivos. Isso é ótimo para propagar o nome da empresa e, ainda mais, da cerimônia.

Gere curiosidade

Em um gancho com o tópico anterior, o intuito da criação de conteúdo é, justamente, estimular a curiosidade dos participantes por meio de um contato antecipado. Compartilhe um pouco de informações-chave, como:

Vale a pena aguçar a ansiedade do público para elevar o interesse, porém, sem revelar tudo de uma vez só e estragar a surpresa.
Planeje as postagens estrategicamente e solte as informações aos poucos. Lembre-se de sempre deixar algum mistério para ser desvendado no dia o evento.

Escolha os meios certos de divulgação

O celular é a principal forma como as pessoas se informam, usam as redes sociais e acessam sites. Por isso, é fundamental contar com uma divulgação online para atrair e engajar o público.

Claro, sempre levando em consideração a sua persona, para não correr o risco de escolher um canal que não seja compatível com o público do evento.

Hoje, por meio da internet, é possível manter um contato constante com o público. Além disso, na palma da mão, os usuários podem:

  • receber notificações diárias sobre as novidades do evento;
  • conhecer e interagir com outros participantes;
  • checar notícias em tempo real;
  • compartilhar ideias e usar hashtags para promover a solenidade;
  • ter uma conexão mais próxima com a empresa que organiza o evento.

Compartilhe informações relevantes e facilite o acesso

Outro aspecto importante sobre como atrair público para o evento é aproveitar as mídias sociais ou do hotsite para facilitar o acesso às informações e disponibilizar a programação completa, além de materiais de forma clara e em poucos toques — sem que o participante tenha que perder muito tempo procurando o que deseja saber.

A experiência do público pode ser prejudicada se as pessoas se sentirem mal informadas sobre o que vai acontecer. Além disso, isso passa uma imagem de falta de cuidado e profissionalismo por parte dos organizadores.

Você pode usar a criatividade e compartilhar conhecimentos e curiosidades sobre o local onde de realização da cerimônia, bem como incluir informações úteis, como:

  • hotéis para se hospedar;
  • como chegar ao local do evento;
  • farmácias e lojas;
  • opções de lazer e alimentação;
  • pontos turísticos e locais imperdíveis; entre outras.

Faça pesquisas

Uma iniciativa importante é avaliar os resultados e o feedback dos participantes de cerimônias anteriores — colhidos em questionários de satisfação pós-evento. Assim, a empresa entende o que o público aprovou bem e o que não teve o retorno esperado.

Essas análises servirão como um norte para construir uma estratégia de comunicação e de divulgação mais eficiente.

O engajamento pré-evento é uma variável essencial para que a empresa consiga alcançar seus objetivos e proporcionar uma experiência memorável para seus convidados antes do grande dia. Por isso, planeje-se e não perca as práticas que listamos aqui de vista para surpreender sua audiência e deixá-la ansiosa para conhecer ainda mais o seu negócio.

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