Evento Corporativo — Como Elaborar o da Sua Empresa?
Quem já trabalhou com a organização de eventos corporativos sabe muito bem que, mesmo que o público seja exclusivamente interno, a pressão para o sucesso da empreitada é grande. Afinal de contas, a empresa espera um retorno à altura dos investimentos feitos para proporcionar uma experiência única para a sua equipe. Mas como garantir o sucesso dessa missão?
Neste post, vamos ajudá-lo a montar uma checklist para que o próximo evento corporativo da sua empresa seja perfeito — e todos os outros depois dele também, claro!
Fase 1: planejamento do evento corporativo
A fase do planejamento é a mais longa e, possivelmente, também a mais importante para se ter um evento corporativo de sucesso. Nesse momento, basicamente tudo é trabalho de escritório — você, sua mesa, seu computador e seu telefone. Será preciso fazer muitas pesquisas, criar e abastecer planilhas, pedir orçamentos e fazer cronogramas. Pode apostar: esse preparo organizado fará toda a diferença!
Comece fazendo benchmark
Como organizador de eventos deste tipo, tente descobrir o que as empresas de seu segmento têm feito no âmbito de eventos corporativos para o público interno. Essa pesquisa de referências é muito útil para expandir a criatividade e gerar insights.
Claro que isso não significa que você vai copiar o que é feito em outras organizações, até porque o evento corporativo precisa refletir o posicionamento, a cultura e os valores da empresa que o organiza! O benchmark deve funcionar como uma forma de descobrir novidades e possibilidades que você talvez ainda não conheça.
Defina tema e nome para o evento
Mesmo que só para os próprios colaboradores, todo evento corporativo precisa ter um nome. Sabia que essa escolha simples pode servir como fator motivacional?
Imaginando que o evento seja um sucesso, ele pode se tornar parte do calendário permanente da empresa. Anualmente, portanto, os funcionários esperarão ansiosos por mais uma edição.
Além disso, o tema também é indispensável, pois está associado ao objetivo por trás de um evento corporativo. Se você estiver organizando uma rodada de palestras, por exemplo, é bom que pense em um assunto que as interligue. Caso contrário, a impressão que fica é a de que a empresa simplesmente juntou o que conseguiu encontrar, sem nenhum critério ou meta.
Pense em local, data e atrações
O local deve ser compatível com o estilo e o porte do evento. Não é uma boa ideia realizar um minicurso no campo ou promover uma confraternização em uma sala de conferência, não acha?
Também é essencial garantir que o local escolhido atenda a rígidos critérios de segurança e conforto. Lembre-se de que você é responsável pelo bem-estar dos colaboradores também durante o evento corporativo!
A data, por sua vez, precisa ser pensada de forma a não atrapalhar o andamento das atividades do negócio.
Não é uma boa ideia programar tudo para aquela época do mês em que a equipe comercial deve estar focada em bater suas metas de vendas, e a equipe financeira precisa conferir e elaborar demonstrativos e projeções.
Por outro lado, também não é interessante marcar o evento para um mês em que muitas pessoas sairão de férias, o que afeta bastante a adesão.
Finalmente, as atrações precisam ser escolhidas levando em conta dois fatores: tema e atratividade. Elas devem ser compatíveis com o tema do evento, que a essa altura já está definido, além de realmente despertarem o interesse dos colaboradores. Porém, não se pode esquecer do que eles gostam!
Sendo assim, para não ter erro, uma alternativa simples é fazer uma enquete para descobrir o que a equipe desejaria. Depois, basta filtrar as respostas recebidas e ver o que se encaixa melhor no todo, sempre de acordo com os objetivos iniciais do planejamento, ok?
Passe para o levantamento dos custos
Depois de definir os elementos essenciais do evento corporativo (local, data e atrações), é hora de descobrir quanto isso vai custar para a empresa. Esse é o momento de pedir orçamentos e negociar tanto com os fornecedores quanto com o próprio setor financeiro da organização para buscar as melhores oportunidades de reduzir os custos.
Basicamente, trabalhe para encontrar custo-benefício vantajoso. Afinal, todo evento deve ser tratado como um investimento, certo?
Por outro lado, aceitar o mais barato em detrimento da qualidade nunca é uma boa pedida. Tenha em mente que os profissionais se lembrarão dessa experiência, o que pode afetar desde a imagem da marca à motivação da equipe. Foque, portanto, em fazer o melhor com o orçamento disponível!
Defina o cronograma por etapas
Antes de encerrar o planejamento, o último passo é definir o cronograma por etapas. Pense, por exemplo, nas seguintes hipóteses:
- se serão distribuídos brindes e quando deverão estar prontos para evitar atrasos;
- se a atração será mais grandiosa, quando será feito um teste de verificação para ter certeza de que tudo vai funcionar direitinho no espaço do evento?
- se houver decoração. Quando será feita?
- a que horas o fornecedor do buffet (se for o caso) deve chegar no dia do evento?
Em outras palavras, é preciso definir muito bem todos os elementos, praticamente como se estivesse regendo uma orquestra. Para controlar esse cronograma, você pode usar um calendário simples ou uma ferramenta mais elaborada, como um diagrama de Gantt. O que realmente importa é que você não perca a visão geral dos prazos!
Fase 2 — execução
Até aqui, você viu que o planejamento ocupa mais tempo e, em grande parte, determina o sucesso do evento corporativo. No entanto, é a execução que costuma gerar mais estresse! A boa notícia é que existem alguns truques para sobreviver a essa etapa sem maiores sobressaltos. Veja:
Acompanhe os fornecedores de perto
Imagine que você acabou de fechar contrato com um fornecedor de brindes para o evento corporativo.
Desse momento em diante, nada de esquecer do acordo firmado até a data combinada para a entrega! Deixando o relacionamento solto assim, a chance de os brindes não chegarem no dia marcado aumenta. E se você só descobrir essa confusão quando nada mais puder ser feito?
Para evitar esse tipo de pesadelo, a organização de eventos empresariais pode adotar uma solução bem simples, que é a de acompanhar o trabalho dos fornecedores de perto, desde a assinatura do contrato até a entrega.
Ligue para seu contato pelo menos uma vez por semana, por exemplo, para ter notícias do andamento da encomenda. Assim, se algo dá errado, você ainda pode recorrer a um plano B.
Tenha sempre um plano B para seu evento corporativo
Já que falamos sobre isso, imagine se seu fornecedor preferencial tem um problema e diz que não vai dar conta de atender à demanda. É hora de recorrer ao plano B! Pensando nisso, nada de descartar os orçamentos feitos, pois eles podem vir a calhar no futuro.
Só tenha em mente que, como o novo contratado terá menos tempo para atender a seu pedido, pode sair mais caro e afetar sua previsão de custos. O ideal, assim, é trabalhar com uma margem financeira de segurança.
Tire lições de cada tropeço
O dia do evento chegou e, mesmo com todas essas etapas, alguma coisa ainda deu errado? Por pior que isso possa parecer, existe um lado bom, que é o aprendizado. Use o tropeço como lição para os próximos eventos!
Você pode fazer um relatório ao final para registrar o que deu certo e o que deveria ter sido feito de maneira diferente, por exemplo. Assim, os problemas são usados como referência para aprimoramento, fazendo com que cada evento corporativo seja sempre melhor que o anterior.
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