Eventos Online — Descubra se Funcionam Para sua Empresa

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Quando você acha que nada mais pode ser inventado, a tecnologia se aprimora e pronto: lá vem mais uma novidade para o mundo corporativo. É o caso, por exemplo, dos eventos on-line!
Nos últimos meses, você deve ter ouvido falar bastante dessa modalidade, por causa do isolamento social. Agora entenda de uma vez se essa é uma alternativa viável para a sua empresa!

Afinal de contas, o que são eventos on-line e híbridos?

Basicamente, os eventos on-line são transmitidos pela internet e podem ser exibidos em tempo real ou permanecer disponíveis em forma de gravação.
No caso dos híbridos, eles podem alcançar os participantes presentes e os virtuais É simples assim!

Quais são as vantagens de fazer um evento digital?

A modalidade on-line é ideal para iniciativas internas de grande porte, principalmente para empresas com diversas unidades espalhadas em diferentes locais.

Podemos citar como exemplo uma palestra motivacional com um palestrante de renome. O palestrante pode falar de um estúdio e ser transmitido para convidados de diversas localidades, por meio da internet.

Assim, é possível manter os benefícios de um evento presencial — ou seja, o compartilhamento de informações — e ainda agregar as vantagens do on-line!

Porém, cuidado para não achar que a versão virtual substitui a organização de eventos nos quais o colaborador comparece em pessoa! Afinal, quando ele está assistindo pela tela do computador, perde um componente muito importante: a interação.

Óbvio que em tempos de isolamento social – como o que ocorreu por causa da pandemia – e em outras situações o virtual é a solução. No entanto, os encontros presenciais continuam sendo importantes.

Eventos corporativos têm a função de aumentar o engajamento do colaborador com a empresa e com seus colegas, reforçando seu vínculo emocional. Isso causa um impacto positivo na motivação, na produtividade e na fidelidade da equipe.

Qual estrutura é necessária para fazer um evento pela internet?

Se você quiser apostar nessa ideia, saiba que é preciso contar com uma estrutura mínima. Entre os itens que você deve providenciar estão:

  • som e iluminação adequados;
  • câmeras de filmagem, que devem estar bem posicionadas para captar tudo ou ser manuseadas por especialistas na transmissão de imagens ao vivo;
  • conectividade estável com a internet, para que seja possível transmitir o evento com boa qualidade e sem interrupções;
  • acesso a uma plataforma adequada para a transmissão de vídeos — é crucial escolher uma plataforma segura para que apenas usuários cadastrados (no caso, os colaboradores da empresa) tenham acesso à transmissão.

E atenção: embora seja necessário investir em bons equipamentos, esses mesmos recursos poderão ser usados para diversos eventos on-line no futuro. A longo prazo, portanto, há economia por conta da redução de custos.

Além dos equipamentos, também é altamente recomendável contratar uma empresa especializada na organização de eventos. Esse pessoal vai garantir qualidade impecável ao seu evento on-line. Eles podem, inclusive, trazer o próprio equipamento técnico — o que só vai deixar o processo ainda mais fácil para você.

Como eliminar barreiras para produzir eventos virtuais?

A verdade é que produzir eventos on-line dentro das empresas ainda não é muito fácil, uma vez que os próprios gestores costumam se opor à prática. A fim de eliminar as barreiras internas, é preciso:

  • garantir o sucesso dos eventos on-line;
  • conseguir o melhor custo-benefício possível;
  • aumentar o valor agregado.

Garantir o sucesso

Para garantir o sucesso dos eventos on-line é preciso, antes de mais nada, motivar a equipe para participar. Isso porque, muitas vezes, a facilidade de acesso acaba causando o efeito contrário: funciona como desculpa para não participar.

É um processo similar com o que acontece com alunos de faculdades a distância que simplesmente nunca acessam o curso. O detalhe é que, no caso das faculdades, é o próprio aluno quem paga.

Já no caso dos eventos on-line, a empresa arca com os custos. Assim, se não existe adesão, esse investimento vira desperdício.

Para evitar esse tipo de efeito reverso, é fundamental educar os colaboradores para que encarem os eventos on-line com seriedade. Uma boa estratégia é promover os primeiros eventos em horário regular de trabalho.

Quem pode comparecer, ótimo. Já quem está longe assiste do próprio computador da empresa! Ao notarem que qualidade vem associada a praticidade, os profissionais passarão a aderir naturalmente aos próximos.

Otimizar o custo-benefício

Para otimizar o custo-benefício, você deve avaliar as necessidades da empresa antes de planejar como o evento on-line será realizado.

Aqui vai um exemplo: a transmissão de um evento de integração, como uma festa de lançamento de um novo produto, exige que haja mais câmeras circulando pelo evento, cuidados específicos com o som, iluminação, e assim por diante. Enquanto isso, a transmissão de uma palestra realizada para treinar os colaboradores é bem mais simples, pois o foco fica apenas no palestrante.

Cada evento possui uma dinâmica própria e, portanto, também requisitos específicos para que o evento tenha alta qualidade. É importante contar com uma equipe especializada, que poderá ajudar a identificar as necessidades em cada caso, para garantir o sucesso da transmissão sem que haja desperdício de recursos ou gastos extras.

Aumentar o valor agregado

Com objetivo de aumentar o valor agregado dos eventos on-line, uma ótima pedida é aproveitar a oportunidade que eles oferecem para criar um banco de conteúdo e conhecimento próprio. Pense bem: entre apresentações de palestras, cursos e outros eventos, uma empresa gera muita informação para sua comunidade interna.

A transmissão de eventos facilita a criação de uma base de vídeos com as gravações. Assim, até mesmo aquele colaborador que entra na organização depois do evento pode assisti-lo! Por consequência, os profissionais têm muito mais oportunidades de adquirir conhecimentos relevantes, promovendo crescimento para todo o negócio a partir de seu aprimoramento.

Pode acreditar: seguindo esses passos, você consegue reduzir as objeções internas aos eventos on-line, passando a implementar a prática na empresa. Pronto para superar esse desafio?
Por fim, que tal aproveitar para descobrir como criar um excelente evento corporativo tanto on-line quanto offline? Veja outros conteúdos da Copastur!

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