O papel de uma Travel Management Company (TCM) é extremamente importante para a rentabilidade de uma organização que quer ir além do seu mercado local, seja outra cidade, estado ou país. É o que comprova uma pesquisa da Trip Actions realizada com quase 3 mil pessoas que viajaram a trabalho em junho de 2018.
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De acordo com o estudo, mais de 90% dos entrevistados acreditam que o contato presencial é fundamental para o sucesso de negociações comerciais. Contudo, 64% sentem que ficariam desamparados em caso de problemas por parte da empresa ou da TMC.
Preparamos este post para ajudar você a compreender melhor qual é o papel da TMC durante uma viagem corporativa. Siga com a leitura e descubra!
O que é e o que faz uma TMC?
A TMC é a empresa que realiza o gerenciamento das viagens corporativas de uma organização. Ao contrário do que muitos pensam, a TMC não é uma agência comum, já que vai além dos processos de uma viagem — como marcação de passagens, reserva de hotéis e translado. Ela também analisa os seus aspectos estratégicos.
A TMC é responsável por aspectos fundamentais para que os gastos com viagens corporativas sejam sustentáveis e que o plano de negócios seja cumprido. Para atender a essa demanda, as TMCs oferecem uma série de serviços que são ofertados às empresas, como plataformas online para atendimento aos viajantes e centralização de informações e geração de relatórios.
Resumindo, estão entre os serviços prestados por uma TMC:
- auxílio com reservas, seja de maneira offline ou por meio de alguma plataforma;
- monitoramento das viagens dos clientes;
- suporte 24 horas, 7 dias por semana, aos viajantes de uma equipe especializada;
- elaboração de relatórios para auxílio na melhoria das políticas de viagens corporativas dos clientes.
Qual o papel da TMC com o viajante?
Para os viajantes, o trabalho da TMC se inicia antes mesmo do embarque. Com um serviço focado no bem-estar do viajante, a empresa parceira está sempre atenta às necessidades especiais dos colaboradores. Por isso, adequações são feitas sempre que necessário para evitar problemas e constrangimentos durante a experiência.
É papel da TMC organizar e enviar ao colaborador todas as informações referentes à viagem. Normalmente, essa comunicação ocorre por meio de uma plataforma da própria empresa organizadora da viagem corporativa e pode ser visualizada tanto por gestores e gerentes, quanto pelos viajantes.
Além das reservas de hotel e do voo, as TMCs são responsáveis pela emissão de documentos. Isso é comum em casos de viagens internacionais, em que muitas vezes é preciso apresentar alguma declaração ou até mesmo a necessidade de visto.
Durante a experiência de viagem, a atuação da TMC segue de extrema importância. Afinal, ninguém está livre de passar por alguma situação difícil durante sua estadia e trajeto, como cancelamento de voo. Para casos como esse, existe o suporte das TMCs que disponibilizam uma equipe especializada para atender, por meio de uma plataforma, os viajantes corporativos, sempre que necessário. Essa assistência transmite tranquilidade aos colaboradores.
Resumindo, para o viajante, o papel da TMC é garantir que tudo ocorra conforme planejado e mostrar que o colaborador está seguro e pode contar com o suporte de uma empresa autoridade no assunto. No fim das contas, segurança e tranquilidade são fundamentais para que haja uma boa experiência de viagem corporativa.
Qual o papel da TMC com a empresa contratante?
O principal papel da TMC para com as empresas é melhorar a gestão de viagens corporativas. Mas o que a agência faz para aperfeiçoar essa entrega? Primeiro de tudo, a TMC funciona como um parceiro da organização.
Como há uma relação de parceria, as TMCs, antes de iniciar a prestação de serviços, fazem um diagnóstico da empresa. É questionado se a empresa já trabalha com viagens corporativas para compreender como funciona o processo. Dessa forma, é possível identificar os principais problemas existentes com viagens corporativas no momento da contração da TMC.
Entendendo a necessidade da empresa, a agência faz uma proposta com uma série de serviços customizados para o seu caso. E o cliente também pode adicionar ou retirar demandas de acordo com a sua compreensão do seu negócio.
Como já exposto aqui, as atividades da TMC vão além da compra de passagens e reservas de hotel. É ela quem faz a gestão e o reporte das informações relativas a todas as viagens corporativas da empresa. Por meio da geração de relatórios — gerados em tempo real —, a TMC faz uma análise dos dados para auxiliar o cliente, de maneira estratégica, a aperfeiçoar o uso das suas viagens corporativas.
Na prática, isso significa melhorar a produtividade dos colaboradores durante as viagens, garantir que a política de viagens está sendo cumprida por todos e, se necessário, fazer ajustes nas condutas já existentes ou criar uma nova diretriz.
A parceria com uma TMC traz significativa redução nos gastos da empresa com viagens corporativas. A negociação e o contato com os fornecedores é papel da TMC. Logo, pelo volume de contratos, acaba conseguindo preços mais em conta para utilização das melhores soluções para a empresa e seus viajantes.
Além disso, a TMC torna menos complexo o processo de pagamento de viagens, pois é necessário fazer apenas o pagamento à empresa parceira e não a diferentes fornecedores em datas distintas.
É visível que o universo de viagens mudou com o mundo digital. Dessa forma, é possível dizer que as TMCs são contratações benéficas tanto para as empresas quanto para seus viajantes.
De fato, trata-se de uma relação de parceria, com o objetivo de melhorar tudo o que é relacionado a viagens corporativas, já que por meio delas é possível obter relatórios personalizados em tempo real, garantir que seus colaboradores tenham o atendimento especializado durante as suas viagens e se certificar de que os viajantes estão em segurança.
Agora que está claro o papel da TMC, que tal entrar em contato com a Copastur e conhecer os diferentes serviços personalizados para a sua empresa? Basta preencher este formulário que entraremos em contato com uma solução para a sua empresa!
