O guia da gestão de viagens corporativas

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Seja para participar de reuniões, feiras e outros eventos, para analisar possibilidades de expansão territorial ou para facilitar a tramitação de novas parcerias comerciais, as viagens corporativas são aquelas feitas pelos funcionários de determinada organização em nome da instituição. Movimentando bilhões de reais anualmente, esse segmento do setor de turismo é extremamente movimentado no Brasil. Sabia que, em algumas empresas, as viagens de negócios são responsáveis por uma das maiores fatias de suas despesas, geralmente apenas ficando atrás dos gastos relacionados à folha de pagamento, a procedimentos operacionais e aos custos referentes a desenvolvimento, implementação e manutenção de tecnologia?

Neste guia de gestão de viagens corporativas você obterá informações sobre alguns dos principais conceitos relacionados à área, descobrirá por que razão, afinal, esse é um elemento tão importante para a saúde financeira das instituições, bem como para o bem-estar e para a satisfação dos colaboradores. Isso sem contar que é determinante para o bom andamento dos negócios! Ao final da leitura, você será capaz de colocar em prática algumas estratégias que o ajudarão a verificar uma significativa redução de custos nas viagens corporativas de sua empresa, ao mesmo tempo em que agregarão valor ao serviço de viagem oferecido a seus colaboradores. Pronto para tudo isso e muito mais? Então acompanhe!

As diferenças entre turismo de lazer e viagens corporativas

Por mais que as viagens de lazer e as viagens de negócios movimentem profundamente o cenário do turismo nacional e apresentam alguns aspectos semelhantes, são bastante diferentes em diversos pontos. Confira nosso comparativo e entenda melhor:

Finalidade

O primeiro aspecto que diferencia drasticamente essas duas modalidades de turismo é a finalidade. As viagens de lazer, como o próprio nome já indica, têm por objetivo primordial promover descanso, diversão e entretenimento ao viajante. Por outro lado, as viagens corporativas têm caráter estritamente profissional, apresentando como meta o alcance dos objetivos da empresa. Nesse caso, o funcionário viajará para participar de reuniões de negócios, eventos corporativos e outras situações que o transformarão em um representante da organização, capaz de ampliar o alcance do mercado, estabelecer parcerias e fechar acordos comerciais.

Adequação

Nas viagens de negócios, a escolha do destino não fica a critério do viajante. Além do mais, o funcionário geralmente viaja sozinho ou com parceiros de trabalho, sem a companhia da família e, em muitos casos, as opções de hospedagem, transporte e outros serviços se tornam ligeiramente mais restritas, uma vez que precisam se adequar às limitações de orçamento e à política de viagens da empresa. Assim, se o viajante a lazer busca encaixar o destino, os itinerários e as atividades a seu próprio orçamento e perfil, o funcionário viajando a negócio precisa observar os parâmetros estabelecidos pela empresa para a realização de gastos, mantendo por isso uma maior vigilância sobre o que é ou não reembolsável, além de preservar os comprovantes de despesas para apresentar na hora da prestação de contas.

De fato, na viagem de negócios, assim como na viagem de lazer, busca-se o conforto, o bem-estar e a absoluta segurança do passageiro, sempre focando na melhor relação entre custo e benefício. Contudo, nas viagens de negócios, dá-se também central importância aos objetivos e às necessidades da empresa responsável pelo custeio da viagem, de modo que a redução de custos não implique em perda de qualidade de serviços de hospedagem ou transporte.

A importância da gestão de viagens corporativas

Em empresas cujos deslocamentos de colaboradores ocorrem em frequência e quantidade significativamente grande, a gestão de viagens corporativas se torna um elemento de relevância incomensurável. Mas por quê? Veja:

Objetivo

Os objetivos dessa gestão são centralizar os procedimentos relacionados a tudo o que pode ser necessário para fazer com que uma viagem corporativa aconteça, possibilitar o alinhamento entre as necessidades do negócio e as de seus funcionários, realizar o controle e o acompanhamento de custos, garantir a segurança e o conforto do colaborador viajante e obter os melhores resultados a partir da otimização das despesas.

Modo

A gestão de viagens pode ser realizada totalmente dentro da própria instituição ou, o que vem se mostrando mais comum e até mesmo mais eficiente, pode ser colocada em prática com o auxílio de uma agência especializada na área de gestão de viagens corporativas. O importante é que a agência parceira tenha amplos conhecimentos sobre a estrutura e as necessidades da empresa, fazendo com que seu trabalho se desenvolva de acordo com a política de viagens corporativas da instituição. Assim é possível aumentar a adesão dos colaboradores às regras estabelecidas no que se refere à realização das viagens.

Contratação

De fato, as empresas de gestão de viagens corporativas podem ser grandes parceiras de sua instituição, mas antes de escolher nas mãos de qual delas as viagens de seus funcionários serão colocadas, é importante se informar. Verifique sua reputação, a qualidade de seus serviços, sua infraestrutura, o leque de possibilidades oferecido, sua experiência no mercado e os preços praticados. Assim você garante uma boa prestação de serviço por um preço competitivo.

​O papel desempenhado pelo gestor de viagens corporativas

Se a gestão de viagens é a melhor maneira de fazer com que os deslocamentos realizados (dentro e fora do país) pelos funcionários da empresa se deem de forma segura, confortável e com uma boa relação entre custo e benefício, é evidente que o gestor de viagens corporativas ocupa papel de grande destaque nesse contexto.

Orçamento

Com amplos conhecimentos sobre o mercado de viagens e também sobre o funcionamento e as metas da instituição para a qual trabalha, o gestor de viagens corporativas é o profissional responsável, dentre outras tarefas, por controlar, acompanhar e minimizar custos. Assim consegue fazer com que quaisquer limitações orçamentárias da empresa não se tornem um obstáculo à adequada prestação de serviços aos viajantes.

Tecnologia

Como uma das maneiras de fazer mais com menos, otimizando custos e até mesmo melhorando a rotina de seu próprio trabalho de gestão, o gestor de viagens corporativas procura tirar proveito de todos os benefícios que a tecnologia pode proporcionar. Assim, estimular o uso de ferramentas on-line no ato da reserva de passagens, incentivar o uso de sistemas de self booking e plataformas que facilitem a implementação de fluxos, organizem e dinamizem a obtenção de dados e tornem mais prática e confiável a emissão de relatórios são exemplos de como a gestão pode obter vantagens do emprego de tecnologias nas tarefas do cotidiano.

Política

É também atribuição do gestor de viagens adotar todas as providências necessárias para garantir que haja total adesão e correta implementação da política de viagens corporativas, além de providenciar a obtenção de dados a partir da elaboração de relatórios, com vistas à correção e ao aprimoramento de ações futuras.

A política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas é um instrumento imprescindível no estabelecimento das diretrizes que nortearão os deslocamentos realizados, sejam em território nacional ou internacional. Assim se permite que os viajantes desfrutem das melhores condições possíveis, mas sem desobedecer aos parâmetros previstos pela instituição.

Objetivo

Alguns de seus principais objetivos são possibilitar a padronização dos procedimentos relacionados às viagens realizadas em nome da empresa, adotar estratégias que possibilitem diminuição de custos (mas sempre de olho na obtenção dos resultados financeiros esperados pela organização) e, principalmente, garantir o bem-estar, a segurança e o conforto dos colaboradores viajantes.

Alinhamento

Uma política de viagens corporativas eficiente deve ser construída com base em um trabalho conjunto entre representantes das mais diversas áreas da corporação que possam colaborar com informações relevantes. É importante que essa política esteja alinhada ao perfil, à missão e à visão da instituição, sendo capaz, portanto, de atender satisfatoriamente a todas as suas necessidades.

Detalhe

O grau de detalhamento da política de viagens corporativas dependerá principalmente do perfil da empresa. Contudo, é importante ter em mente que quanto mais minuciosa e detalhada for, maiores serão as possibilidades de que esteja apta a prever o maior número de cenários possíveis (desde o planejamento dos detalhes do deslocamento de ida até o retorno do funcionário ao local de origem). Isso ajuda a diminuir as chances de potenciais conflitos, situações imprevistas ou interpretações equivocadas por parte dos colaboradores no que se refere, por exemplo, ao que é ou não é passível de reembolso ou a quais são os tipos de categorias de serviços à sua disposição.

Os principais aspectos contemplados por essa política

O trabalho de construção de uma política de viagens corporativas não precisa resultar em um documento longo ou de grande complexidade. Entretanto, faz-se primordial que ele seja abrangente e, acima de tudo, de fácil compreensão e acesso a todos os funcionários da empresa. Afinal de contas, a política de viagens será o guia oficial sobre o assunto para toda a equipe de colaboradores, devendo inclusive ser levada em conta no momento de qualquer tomada de decisão a esse respeito. Mas o que incluir aí então?

Diretrizes

Seguir a política de viagens será obrigatório a todos os colaboradores da empresa ou a apenas parte deles? As regras apontadas pelo documento devem ser colocadas em prática sob quais condições? Qual é o fluxo de solicitação e aprovação de uma viagem corporativa? Quais ferramentas tecnológicas deverão ser utilizadas na hora de solicitar a autorização de uma viagem? Como, para ser eficiente e eficaz, a política de viagens corporativas deve logo esclarecer quais são suas diretrizes gerais, essas são algumas das questões que devem estar presentes na elaboração da política de viagens. As respostas para essas perguntas nortearão não somente o desenvolvimento dos trabalhos do gestor de viagens corporativas, mas também os procedimentos dos colaboradores seja antes, durante ou após a realização de uma viagem.

Termos

Também é essencial lançar luz aos termos específicos que poderão ser empregados no documento, definindo com exatidão o que se entende, por exemplo, como solicitante, viajante ou aprovação de viagem. Acredite: por mais que isso possa parecer supérfluo à primeira vista, pode evitar interpretações errôneas no futuro.

Objetivos

Outro ponto que deve estar presente na política de viagens é seu objetivo. E por mais que isso varie de acordo com a empresa e suas particularidades, o básico normalmente consiste em garantir o conforto e a segurança dos viajantes, utilizar a tecnologia para otimizar os processos de compra e reserva de serviços e produtos, além de reduzir determinado percentual nos gastos com viagens.

Deslocamentos

É crucial para o sucesso de uma política de viagens corporativas especificar detalhes sobre como e quando se poderá verificar o deslocamento aéreo e o terrestre, estabelecendo normas que não permitam dúvidas sobre quando uma viagem poderá ou não ser colocada em prática. Atualmente, com o avanço das tecnologias, muito do que antes só era possível ser feito por meio de reuniões presenciais, dando causa a longos deslocamentos dos funcionários, hoje pode ser realizado por meio de conferências on-line, trazendo como consequências rapidez, praticidade e muita economia às instituições.

Detalhes

A política de viagens de uma empresa também deve abranger minúcias que se refiram a tipos de hospedagem, serviços reembolsáveis e não reembolsáveis, adiantamento de verbas, formas de pagamento dos serviços contratados, valores de diárias e quais itens estarão à disposição de cada cargo, dentre outras informações. Ou seja, tudo aquilo que pode apresentar impacto (direto ou indireto) às viagens deve ser levado em consideração quando a política de viagens for delineada. Para isso, realizar um brainstorm com profissionais de vários setores da empresa pode se mostrar uma atitude bastante produtiva.

Direitos e deveres

A política de viagens corporativas deve possibilitar que o viajante tenha claro conhecimento a respeito de suas responsabilidades e de seus direitos, a fim de se manter esclarecido sobre quais são os limites de gastos estipulados pela empresa, quais são as regras para obter o reembolso de certas despesas ou de que modo deve utilizar o cartão corporativo (quando estiver à disposição do colaborador em deslocamento).

A redução de custos em viagens corporativas

De fato, os gastos oriundos de viagens corporativas estão, em algumas empresas, entre suas principais despesas, ao lado dos custos com folha de pagamento e de despesas relacionadas à utilização de tecnologia, por exemplo. Mas a verdade é que uma gestão de viagens eficiente, realmente bem-sucedida, é aquela que se mostra capaz de atuar de modo competente na redução de custos, desde que as ações implementadas para tanto não alterem a qualidade dos serviços prestados aos viajantes ou a eficácia dos resultados finais obtidos com os deslocamentos dos colaboradores.

Entretanto, não existe uma fórmula única e exclusiva para promover a redução dos custos ligados a viagens corporativas. O que se pode dizer é que, em termos gerais, alguns aspectos são mais recorrentes quando o assunto é gasto excessivo de verba em relação a esses processos. Como exemplos, podemos citar a morosidade na aprovação das viagens, a falta de planejamento sobre o que deve ou não deve ser feito e quando as providências necessitam ser tomadas, a ausência de suficiente antecedência no momento da reserva da passagens aéreas, hospedagem e outros serviços terrestres, além da falta de centralização das fontes de informação (o que frequentemente pode dar causa a pagamentos em duplicidade) e falta de habilidade em lidar com a necessidade de remarcação de passagens, de aplicação de descontos e créditos previamente obtidos. Problemas com os devidos repasses de valores a fornecedores e colaboradores também entram nessa conta nada favorável. Mas vamos ver o que é possível ser feito a respeito?

Influências e oscilações nos custos

As viagens corporativas têm seus custos altamente influenciados por diversos fatores. Aí entram, por exemplo, as crises econômicas nacionais e internacionais, que ocasionam a valorização ou a desvalorização da moeda, assim como as variações no preço do petróleo e outros combustíveis. Isso sem falar na oscilação dos preços das tarifas praticadas pelas companhias aéreas e nos valores de hospedagem em território nacional e internacional. Ou seja, as despesas que se originam da necessidade de fazer com que os colaboradores se desloquem podem variar muito! Por essa razão, a fim de manter em ordem as metas financeiras da instituição, é preciso assumir toda e qualquer estratégia alcançável para controlar custos de modo racional e efetivo.

Leque de providências iniciais

A criação de uma política de viagens cuidadosamente estruturada aliada à adesão e à compreensão dos colaboradores quanto a seu funcionamento já é uma boa maneira de iniciar uma prática de gestão de viagens corporativas mais adequada às necessidades da empresa. A eficiência dos sistemas de solicitação, a avaliação e a respectiva aprovação das viagens, além de um trabalho de prestação de contas ágil também podem colaborar substancialmente para a otimização dos procedimentos. Facilita-se, assim, a economia e o melhor aproveitamento dos recursos financeiros da organização. O uso de novas tecnologias no armazenamento, no controle de gastos e no gerenciamento das operações de gestão também pode conferir inúmeras vantagens tanto ao viajante e ao gestor quanto à empresa.

Benchmarking como base

O benchmarking como ferramenta na gestão de viagens corporativas pode auxiliar as empresas a tomarem cases de sucesso como base para estruturar sua política de viagens ou mesmo para alterá-la a fim de aprimorar as próprias práticas. O foco deve sempre estar em superar os resultados financeiros esperados e manter em alta as conquistas com as viagens corporativas.

Conhecimento a favor da capacitação

Para favorecer os savings e otimizar a qualidade dos serviços, é imprescindível que o gestor de viagens corporativas esteja constantemente muito bem informado a respeito de tudo o que acontece na empresa no que se refere às necessidades de deslocamento e às limitações de recursos. Assim, esse profissional se tornará cada vez mais capaz de agir de forma planejada, podendo atuar com mais consistência em busca das melhores opções de preços, condições, descontos e benefícios junto às companhias aéreas, empresas do ramo hoteleiro, agências de locação de automóveis e outras prestadoras de serviços envolvidas na concretização de uma viagem corporativa.

Desenvolvimento de cronograma

O desenvolvimento e a atualização de um cronograma de viagens completo e abrangente, por meio do qual se esteja apto a saber, de modo acessível e prático e com a devida antecedência, para quais localidades deverão ocorrer os deslocamentos, como são os perfis dos colaboradores viajantes, qual é a finalidade e quais são as necessidades da viagem. Tudo isso dará ao gestor de viagens um panorama mais amplo com o qual trabalhar, para que possa planejar suas ações de modo a garantir as melhores condições possíveis tanto no que se refere aos tipos de serviços que estarão acessíveis ao viajante, quanto com relação aos preços conquistados nas negociações. Pode-se, dessa forma, adequar planos para fazer com que dois funcionários que viajarão na mesma data e para locais próximos se desloquem e se hospedem juntos, por exemplo, o que proporcionará uma boa economia.

Simplificação que garante antecedência

Passagens aéreas e serviços de hospedagem reservados e comprados com antecedência podem possibilitar a obtenção de descontos bastante significativos. Porém, para evitar a perda de bilhetes de viagem e diárias de hotéis mais em conta em decorrência da demora na aprovação das solicitações, é necessário que a política de viagens corporativas preveja trâmites bastante simplificados e o mais livres possível de burocracia, facilitando assim a dinâmica e evitando desperdícios financeiros.

Alternativas para a hospedagem

Considerar providenciar hospedagem aos viajantes em cidades vizinhas ao local específico de destino, desde que isso não signifique prejuízos ao bem-estar dos colaboradores, muitas vezes também pode significar bons percentuais de economia. Além disso, se determinada cidade é destino frequente dos deslocamentos dos funcionários da empresa, investir no aluguel permanente de quartos em hotéis ou flats pode permitir uma excelente economia se comparado ao valor final gasto na aquisição de diárias isoladas.

Flexibilização de datas e horários

Outra boa prática que colabora para a diminuição dos custos com viagens corporativas é investir em horários alternativos na hora de adquirir as passagens dos colaboradores, mantendo-se sempre atento a novas (e mais baratas) opções de voos disponibilizados pelas companhias aéreas.

Eficiência na prestação de contas e relatórios

É importante que haja eficiência nos sistemas de prestação de contas e que se preze pela elaboração de relatórios de viagens. Isso gerará dados úteis para que se analise quais aspectos estão dando causa a despesas possivelmente evitáveis. Assim se torna mais fácil corrigir e otimizar procedimentos relacionados à gestão de viagens.

Por mais que o objetivo deste guia não seja esgotar completamente o tema gestão de viagens corporativas, já que o assunto é imensamente abrangente e possui diversas nuances, esperamos que com ele você tenha compreendido melhor o funcionamento do processo de gestão de viagens de negócios. Pronto para otimizar processos em sua empresa e minimizar custos, mas sempre garantindo a total segurança e o conforto de seus colaboradores viajantes? Comente aqui e divida suas impressões conosco! E aproveite para assinar nossa newsletter e receber, em primeira mão, as informações mais relevantes sobre o universo da gestão de viagens corporativas!

About the author

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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