Gestão de Viagens Corporativas: Guia completo para gestores

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A gestão de viagens corporativas é vital para o sucesso e eficiência da estratégia das empresas. Ao otimizar os deslocamentos de funcionários a trabalho, seja para reuniões, eventos ou negociações, essa prática não apenas economiza recursos financeiros, mas também maximiza o tempo e a produtividade dos colaboradores. 

Uma gestão eficaz de viagens corporativas não se limita apenas a garantir tarifas aéreas e hospedagens acessíveis, mas envolve o planejamento estratégico de rotas, acomodações e despesas, além de priorizar a segurança e o bem-estar dos viajantes. 

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Neste guia, você obterá informações sobre alguns dos principais conceitos relacionados ao tema, descobrirá a importância, bem como fazer a gestão de viagens corporativas da sua empresa. Acompanhe!

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas refere-se ao processo de planejar, organizar e controlar as viagens realizadas por funcionários em nome de uma empresa. Ela envolve a definição de políticas e procedimentos para a reserva de passagens, hospedagem, transporte e outras necessidades relacionadas a viagens a trabalho.

Além disso, a gestão de viagens corporativas inclui a negociação de contratos com fornecedores, o monitoramento de despesas, a garantia de conformidade com políticas internas e externas, bem como a busca por maneiras de otimizar custos e maximizar a eficiência das viagens empresariais. 

O objetivo principal da gestão de viagens corporativas é garantir que as viagens dos funcionários sejam eficientes, seguras, econômicas e alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa, ao mesmo tempo em que oferece uma experiência satisfatória aos viajantes.

Benefícios da gestão das viagens corporativas

Ao implementar e manter práticas eficientes de gestão de viagens, as organizações podem alcançar uma série de benefícios significativos.Os principais são:

Reduzir custos de maneira significativa

Uma boa gestão de viagens corporativas deve focar na busca pela melhor relação possível entre os custos das viagens corporativas e os benefícios. Encontrar os melhores preços junto aos fornecedores (seja no momento de reservar as passagens aéreas, fechar o pacote de hospedagem, providenciar a locação de veículos ou outros itens envolvidos na realização de uma viagem de negócios) pode favorecer significativamente os savings, consequentemente, facilitando a redução de custos.

Além disso, uma gestão de viagens corporativas eficiente é capaz de controlar as despesas dos viajantes por meio da devida prestação de contas e de relatórios sobre a viagem, que permitem que se tenha uma noção mais ampla das providências que podem ser futuramente tomadas para que se consiga uma maior economia durante os deslocamentos.

Proporcionar conforto e segurança aos viajantes

Um dos grandes desafios da gestão de viagens corporativas está em possibilitar que os objetivos da instituição sejam garantidos, mas sem que para isso se perca no que diz respeito à qualidade do serviço oferecido aos colaboradores viajantes. 

Afinal de contas, o capital humano é um dos bens mais valiosos de qualquer empresa. Por isso, proporcionar a tais profissionais a devida atenção pode surtir efeitos imensamente positivos.

Assim, é preciso atuar dentro dos parâmetros estabelecidos pela política da empresa, sempre buscando, dentro das diretrizes especificadas, oferecer uma boa experiência ao funcionário que se deslocará. 

Um transporte seguro (seja pelo ar ou por terra), uma hospedagem com padrões mínimos de conforto e comodidade, praticidade nos processos relacionados à solicitação de autorização para viagens e transparência nos procedimentos que envolvem o reembolso de valores.

Tudo isso poderá proporcionar maior bem-estar ao colaborador, evitando tensões e estresse desnecessários. Melhor evitar esses fatores que podem causar insatisfação ao funcionário, prejudicando inclusive seu desempenho no ambiente de trabalho.

Padronizar os procedimentos

A política de viagens corporativas é o documento que deve nortear todos os procedimentos relacionados aos deslocamentos realizados em nome da empresa, seja dentro ou fora do país, independentemente de quais forem suas finalidades. 

Uma gestão de viagens corporativas comprometida com o sucesso da empresa faz com que essa política seja aprimorada, divulgada e integralmente implementada dentro da instituição, o que facilita a padronização de procedimentos. 

Quando todos os colaboradores da empresa conhecem as regras, os fluxos relacionados à solicitação e à aprovação de viagens se torna mais dinâmico, ágil e significativamente mais eficiente, visto que todos sabem com antecedência o que fazer.

Além disso, os funcionários ficam cientes das categorias de serviços que têm direito quando viajam em nome da corporação, como funciona a solicitação de adiantamentos, diárias e reembolsos de despesas

Analisar o retorno das viagens realizadas

Toda viagem de negócios acontece para favorecer o alcance de determinado objetivo, certo? Afinal, esses deslocamentos geralmente são realizados para que alguns dos colaboradores da empresa possam participar de feiras, workshops, cursos, reuniões, seminários, congressos e outros eventos que podem se mostrar de grande importância no contexto institucional. 

Mas a verdade é que o investimento para que uma viagem dessas ocorra pode ser bem grande.

E é aí que uma boa gestão de viagens corporativas se mostra ainda mais relevante, à medida que fornece indicadores que apontam se os custos com os deslocamentos são excessivos, se podem ser minimizados ou se estão dentro do controle.

Isso fornece ferramentas para que a empresa tenha a oportunidade de refletir sobre os reais interesses e as supostas necessidades de enviar seus funcionários a determinadas missões, ponderando a respeito do custo-benefício desses deslocamentos.

Otimizar resultados

Muito mais que encontrar o melhor preço ao longo das negociações, o gestor de viagens corporativas deve agir em prol da otimização de resultados.

O deslocamento deve, sim, ser benéfico à empresa que o custeia, possibilitando que todos os objetivos estabelecidos sejam alcançados, mas é preciso ter em mente a necessidade de se trabalhar sempre em busca das melhores condições. 

Negociar com os fornecedores a respeito de vantagens, benefícios e flexibilidades é uma forma de obter mais investindo menos. Assim, a empresa e seus colaboradores saem ganhando.

E é exatamente a gestão de viagens corporativas que procura sempre se antecipar, a fim de evitar imprevistos e outros problemas, além de ainda conseguir os melhores preços e as oportunidades mais promissoras quando o assunto é deslocamento pelo Brasil ou pelo mundo.

Leia também o post: Bilhetes não voados – Como fazer o controle de viagens empresariais

O papel desempenhado pelo gestor de viagens corporativas

O profissional responsável por gerir as viagens corporativas tem uma série de responsabilidades. Confira as principais:

Orçamento

 

Com amplos conhecimentos sobre o mercado de viagens e também sobre o funcionamento e as metas da instituição para a qual trabalha, o gestor de viagens corporativas é o profissional responsável, dentre outras tarefas, por controlar, acompanhar e reduzir os custos

Assim consegue fazer com que quaisquer limitações orçamentárias da empresa não se tornem um obstáculo à adequada prestação de serviços aos viajantes.

Tecnologia

O gestor de viagens procura otimizar esse processo para obter os benefícios que a tecnologia pode proporcionar. 

É possível estimular o uso de ferramentas on-line no ato da reserva de passagens, incentivar o uso de sistemas de self booking e plataformas que facilitem a implementação de fluxos, organizem e dinamizem a obtenção de dados e tornem mais prática e confiável a emissão de relatórios.

A Copastur, por exemplo, disponibiliza os modelos mais atuais de relatórios no mercado, para auxiliar a gestão de viagens, como Dashboard BI e Travel Analytics.

Esses são alguns exemplos de como a gestão de viagens corporativas pode obter vantagens do emprego de tecnologias nas tarefas do cotidiano.

Política

É também atribuição deste profissional, adotar todas as providências necessárias para garantir que haja total adesão e correta implementação da política de viagens corporativas, além de providenciar a obtenção de dados a partir da elaboração de relatórios, com vistas à correção e ao aprimoramento de ações futuras.

Como fazer uma gestão de viagens corporativas

 

Crie uma política de viagens para a empresa

O primeiro passo para promover e maximizar a gestão de viagens da sua empresa é criar um planejamento e uma política exclusivos para esse setor.

Juntamente com sua equipe de finanças e quaisquer outras lideranças interessadas, detalhe as responsabilidades dos viajantes, o critério usado para a efetiva contratação dos serviços, quais serão os limites de gastos, se já se pensou em possíveis parceiros, quais são os pontos de contato e assim por diante. 

Quanto mais informações esse documento englobar, maior será a garantia de segurança e a previsibilidade dos deslocamentos futuros.

Defina uma prática de reembolso

A política de reembolso de despesas de viagens deve ser condizente com a realidade da empresa, englobando os mínimos detalhes das viagens, inclusive os possíveis percalços.

É preciso deixar claro que a empresa devolverá os valores usados pelo viajante se eles estiverem ligados ao objetivo e ao itinerário da viagem.

Oriente adequadamente os profissionais

Preocupe-se em desenvolver um material de orientação, explicando, ao menos, as principais regras contidas no documento, mantendo tanto este guia como o documento na íntegra plenamente acessíveis. 

Nessa explicação, leve em conta o perfil dos colaboradores e faça as adaptações de linguagem necessárias para que todos o compreendam, sem ambiguidades.

Faça uma pesquisa detalhada sobre os destinos

Para evitar gastos desnecessários e garantir máximo aproveitamento do profissional nessas localidades, é fundamental fazer uma pesquisa logística detalhada.

Pergunte a si mesmo se o colaborador terá facilidade de deslocamento entre o aeroporto e o local de hospedagem. 

Há restaurantes e mercados próximos ao local em que o profissional ficará hospedado? O nível de segurança ou a localização do hotel permite que o funcionário circule com tranquilidade?

Automatize o que for possível

Hoje em dia, cálculos e projeções simplesmente não devem ser feitos manualmente, a fim de evitar ao máximo a ocorrência de falhas. O ideal é automatizar as contas associadas às viagens corporativas da empresa, seja usando um software especializado ou mesmo uma planilha potente de dados.

Confie no poder de uma ferramenta de gestão

Graças ao constante avanço da tecnologia, hoje em dia é possível contar com ferramentas especializadas em diversas áreas. E é claro que a gestão de viagens corporativas não poderia ficar de fora! Esses softwares podem realizar toda a parte de automação necessária no controle produtivo de gastos, assim como na manutenção de contatos, na organização de fluxos e em muitas outras tarefas.

Sabia que já existem alternativas de aplicativos móveis para que os profissionais insiram informações durante a viagem e que permitem acompanhar os gastos da viagem em tempo real? É isso mesmo. O investimento em uma ferramenta de gestão é uma ótima maneira de facilitar a administração dos gastos e melhorar a qualidade das viagens corporativas.

Esse recurso é capaz de fornecer relatórios gerenciais claros, facilitar o cadastro de pessoas, hotéis, empresas de transporte ou fornecedores, além de simplificar a comunicação com os envolvidos na viagem corporativa. Tudo com uma interface eficiente e fácil de controlar.

Mantenha um controle econômico rígido

É de vital importância que um colaborador se encarregue de controlar todas as transações realizadas nas viagens, sejam relativas a transporte, alimentação ou quaisquer outros serviços ou produtos diretamente ligados aos deslocamentos.

Vale lembrar que esse controle precisa estar intimamente associado à política de viagens, evitando que gastos não previstos sejam permitidos e garantindo que existam planos para eventuais excedentes. Afinal, mesmo com planejamento, nem sempre uma viagem corporativa sai do jeito esperado, já que voos atrasam, carros quebram e incidentes acontecem. É importante sempre manter um caixa extra para esse tipo de situação, mas sem perder a linha.

Fique de olho nos concorrentes

É fundamental fazer benchmarking. Ao ficar de olho em como concorrentes e empresas semelhantes andam lidando com a questão de viagens, você consegue tirar grandes lições sobre sua própria administração.

Pode ser que negócios próximos a você tenham uma política eficiente que tem tudo para dar certo no seu contexto ou que só precisa de algumas modificações para ficar ainda melhor. Aprender com quem já está um passo à frente ou com tropeços alheios é sempre uma boa ideia.

Gere relatórios detalhados

Ter tudo documentado ajuda a evitar problemas ou dúvidas financeiras, melhorando seu planejamento para as viagens que ainda virão.

Só não se esqueça de que esse relatório deve se juntar aos demais levantamentos estratégicos da empresa, a fim de atuar como uma das ferramentas responsáveis por ditar os rumos de sua logística.

Identifique a real necessidade das viagens

Antes de investir em viagens corporativas na sua empresa, avalie e defina qual é seu real objetivo e a efetiva necessidade desses deslocamentos. Essa análise ajudará a justificar os investimentos empregados e também a preparar os profissionais da empresa sobre o que é esperado deles.

Nessa etapa, é importante ser sincero e se manter dentro da realidade da empresa — especialmente no que se refere às finanças. Questões como o orçamento disponível para a viagem e o retorno que ela trará para a empresa são os pontos mais importantes a se considerar.

Se seu maior déficit atual é qualificação, por exemplo, estimular idas a congressos e conferências pode ser um investimento que trará mais retorno no futuro do que uma viagem de encontro com fornecedores, algo que pode ser feito com a ajuda da tecnologia, por meio de uma videoconferência.

Feche negócio com uma empresa especializada

Para garantir essa comunicação em tempo integral e para assegurar o bom funcionamento da grande maioria dos serviços relacionados às viagens a trabalho, costuma ser altamente vantajoso contratar empresas já experts no ramo. 

Afinal, a principal especialidade dessas organizações é justamente enviar profissionais aos mais variados destinos com o máximo possível de conforto e qualidade, sem perder de vista os objetivos do contratante.

Leia também o post: Erros na gestão de viagens corporativas. 

Motivos para terceirizar a gestão de viagens corporativas

 

Otimização de tempo

Fugir da burocracia é uma das vantagens de contratar uma agência de viagens corporativas que se responsabiliza pela emissão de documentos, contratação de voos, reserva de hospedagens, restaurantes, aquisição de seguros e uma série de serviços. 

É preciso muita organização para cuidar da logística e das formas de pagamento de cada um dos itens.

Recorrer a uma TMC como a Copastur pode ajudá-lo em vários aspectos, que vão desde unificar os pagamentos até utilizar o aplicativo Mobilidade, que centraliza os dados dos viajantes e oferece mais segurança durante toda a jornada.

Economia

A redução de gastos começa durante o planejamento da política de viagens. É preciso definir o valor de investimento no trajeto de cada colaborador, cortando excessos e tornando as viagens mais inteligentes. 

Para ajudar a reduzir custos, a Copastur utiliza seu poder de negociação junto aos seus fornecedores, obtendo ótimos descontos na compra das passagens corporativas, reservas de hotéis e locações de carros.

Especialização

Graças aos conhecimentos e contatos de especialistas em viagens corporativas é possível agilizar, economizar e organizar melhor os deslocamentos a trabalho, reservas em restaurantes e outras questões importantes para personalizar a viagem.

Sem essa demanda operacional, os viajantes podem se dedicar a atividades mais estratégicas da empresa, mantendo o foco em suas atividades.

Suporte

Uma das maiores preocupações de quem viaja é lidar com imprevistos. Seja um voo atrasado, bagagem perdida, problemas de saúde, entre outras possibilidades. A questão é que o amparo de uma equipe preparada para contorná-las é a melhor estratégia.

Na Copastur, além das soluções tecnológicas, disponibilizamos um suporte com atendimento emergencial 24 horas durante sete dias para sanar dúvidas e ajudá-lo em eventuais contratempos. 

Afinal, os especialistas mantêm uma relação próxima com todos seus fornecedores, facilitando a resolução rápida dos problemas.

Acompanhamento

Outro quesito essencial é contar com o apoio da tecnologia que as empresas de gestão de viagens corporativas dispõem. Por exemplo, as plataformas e ferramentas capazes de agilizar o plano de rotas, a compra de passagens, a reserva de quartos e, claro, a produção de relatórios em tempo real. Esse, definitivamente, é mais um diferencial valioso do trabalho dessas empresas.

Como agências ajudam a aumentar o saving de viagens de negócios?

É inegável que com a retomada acelerada das viagens de negócios, as grandes agências de viagens estão criando novas tecnologias que permitem um ótimo gerenciamento de dados e redução de custos. Afinal, até 2024, estima-se que as viagens corporativas globais devem chegar à marca de US$ 1,48 trilhão. Então, além de manter uma organização impecável é importante seguir algumas tendências mundiais, como a Copastur vem realizando nos últimos anos. A gestão das viagens da TMC alinha os acordos firmados com o budget e oferece relatórios precisos para maior controle dessas despesas. Que são organizadas dentro de plataformas personalizadas e através da criação de regras idealizadas pela empresa. Entenda melhor:

Cocriação de tecnologia: nossa equipe de Tecnologia busca sempre agilizar e garantir a segurança dos viajantes, cocriando com seus clientes diversas ferramentas, que auxiliam na reserva de voos, hotéis, mobilidade e até o gerenciamento de despesas;

Políticas de viagens flexíveis: funcionam como um conjunto de diretrizes que orientam os colaboradores na prática das viagens corporativas, que são essenciais para garantir eficiência, segurança e economia.

As tecnologias desenvolvidas pela equipe de TI da Copastur que oferecem cada vez mais agilidade e um processo de gestão completo. O objetivo é manter os clientes no centro de suas ações, criando produtos para promover boas experiências.

Confira o vídeo sobre a live de Mobilidade conduzido pelos especialistas da TMC.

É importante ressaltar que, por meio de uma gestão inteligente, a Copastur buscará adequar sua viagem à política previamente estabelecida. Para isso, é preciso que ela esteja clara para os viajantes e gestores, evitando problemas e gastos indevidos.

Além de garantir o saving das viagens, a Copastur ainda oferece:

Atendimento emergencial próprio, dentro das nossas instalações, que funciona 24 horas/sete dias por semana

Gestão de reembolso eficiente e precificação justa com transparência nos processos.

Tudo isso para que os viajantes estejam sempre em segurança, por meio de um serviço de gestão abrangente e integrado às suas necessidades!

Agora que você já sabe tudo sobre gestão de viagens corporativas e de como a Copastur pode ajudar, fale com um especialista e peça um orçamento dos serviços de gestão de viagens da empresa.

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