Afinal, quando contratar uma travel management company?

A partir da globalização, as empresas tiveram de adaptar seus modelos para crescer de dentro para fora, levando seus colaboradores para o encontro de novos territórios e culturas.

De acordo com o Annual Global Report & Forecast, da Associação Global de Viagens de Negócios, as viagens corporativas tiveram um crescimento de 5,8% em relação a 2016, o que representa cerca de 1,33 trilhão de dólares. A previsão é que esses gastos aumentem para 1,7 trilhão de dólares até 2020.

Para aproveitar todo o potencial das viagens corporativas para os negócios, empresas recorrem ao que conhecemos como travel management company. Conheça a seguir benefícios desse serviço para o crescimento de sua empresa!

O que é uma travel management company?

Uma travel management company, também conhecida como TMC, é uma empresa que auxilia organizações no gerenciamento de suas estratégias de viagens corporativas.

Como explicaremos a seguir, ela não só cuida dos aspectos pragmáticos de uma viagem — como reserva de passagens, hotéis e montagem de roteiro — como também se encarrega de oferecer um aparato tecnológico e estratégico para que a sua empresa alcance os resultados esperados e fortaleça a própria imagem no mercado.

Qual é a diferença entre uma travel management company e uma agência comum?

Por terem um papel mais estratégico, as travel management companies têm uma cartela de serviços bem diferente do que é ofertado ao grande público por uma agência de viagens. Um desses serviços é ajudar empresas com suas reservas mesmo offline, seja por meio de um time de profissionais dedicados a essa tarefa, seja com plataformas especializadas.

Para que os clientes tenham uma viagem eficiente e segura, as TMCs monitoram essas jornadas 24 horas por dia, de modo que possam oferecer suporte em tempo hábil. Para isso, elas contam com plataformas digitais especializadas e com equipes experientes, que compreendem as especificidades de uma jornada a negócios.

Com tantas informações coletadas, elas montam relatórios que ajudam empresas em suas políticas de transparência e monitoramento de gastos, bem como na mensuração dos índices e métricas sobre o desempenho da viagem.

Ou seja, as TMCs não cuidam apenas dos aspectos pragmáticos para que uma viagem aconteça, mas também dos estratégicos — cruciais para a sustentabilidade financeira de uma companhia e para o cumprimento do plano de negócios.

Por que contratar uma travel management company?

As TMCs são essenciais para ajudar empresas a entender e gerenciar suas estratégias de viagens corporativas por meio de uma série de serviços, tais como o gerenciamento de dados e a garantia à segurança do colaborador. Entenda a seguir!

Apoio estratégico

O principal benefício das travel management companies é o apoio que elas fornecem para o gerenciamento estratégico das empresas em uma viagem corporativa. Afinal, com experiências acumuladas, as TMCs têm uma visão holística sobre a viagem, o que ajuda no planejamento e estudo dos serviços que serão necessários, bem como na negociação de preços e prazos.

Além da visão de longo prazo, as TMCs contam com uma rede de fornecedores que oferecem serviços e plataformas para o gerenciamento de informações e finanças, bem como o rastreamento das tarefas a serem cumpridas durante a jornada. Para empresas que buscam mais transparência em seus setores, bem como uma gestão mais horizontal de seus processos, esse é um aspecto essencial.

Não há taxas ou multas escondidas

Diferentemente de uma agência de viagens comum, que cobra taxas adicionais sem alertas prévios ou oculta riscos de advertências em notas de pé de página, uma travel management company se estrutura na transparência. Ou seja, você saberá exatamente quando a empresa cobrará a mais e o que é passível de multa ou não.

Suporte em tempo hábil

Graças ao monitoramento 24h, 7 dias por semana, as TMCs conseguem oferecer suporte em tempo hábil, de modo que a sua viagem corporativa não seja prejudicada por obras do acaso, como atrasos em voos, enganos na reserva do hotel ou do restaurante etc. Essas agências têm uma rede de apoio para oferecer suporte a qualquer hora, em qualquer lugar, de forma que seu colaborador possa contornar imprevistos com tranquilidade.

Uso de passagens aéreas que seriam inutilizadas

Estima-se que 10% dos bilhetes aéreos que uma empresa adquire não sejam usados, o que, considerando os preços das passagens de avião, é uma taxa de desperdício alta. As travel management companies não só ajudam no melhor gerenciamento de recursos como também alertam quando há tickets não utilizados.

Auxílio na criação de uma política de viagens corporativas

Se a sua empresa ainda não tem uma política de viagens corporativas, a TMC pode apoiar nessa missão. Esse regulamento é que permite que as empresas alinhem seus posicionamentos nesse tipo de viagem com a cultura corporativa da empresa.

Além disso, e tão importante quanto: essas regras permitem que os colaboradores saibam como agir em cada situação, o que entra na conta da empresa ou não, entre outros aspectos. É bem verdade que a agência precisa fornecer suporte e gerenciamento, mas colaboradores com autonomia suficiente para decidir o que é melhor para a empresa fazem uma grande diferença para o sucesso dos negócios em novos horizontes.

Negociação de contratos

Como dissemos anteriormente, as travel management companies têm uma rede de fornecedores em diversos segmentos: hotéis, passagens aéreas, transporte terrestre, restaurantes, brindes, entre outros. Por gerenciarem as viagens corporativas de diversas empresas e terem parcerias de longo prazo, essas agências conseguem melhores condições de negociação.

Por isso, mesmo com as taxas cobradas pelo serviço, a sua empresa consegue fazer economia e ainda tem um diálogo melhor com a rede de parceiros que auxiliará o colaborador ao longo da viagem. A confiabilidade é melhor, o que traz impactos diretos na segurança do seu colaborador e dos seus negócios.

Bons serviços de seguro viagem

O seguro viagem é uma exigência para diversos destinos, o que fez com que esse mercado tivesse um grande crescimento. Contudo, o que muitas empresas não têm em mente é que, para viagens corporativas, há uma série de procedimentos diferentes.

Viajantes corporativos que usavam cartões virtuais estavam, automaticamente, segurados. Hoje, o consultor ou a própria empresa precisa recorrer ao site do cartão e solicitar o seguro. As TMCs têm expertise para lidar com especificidades como essas e agilizar processos burocráticos, para que sua viagem corporativa flua bem.

Você deve contar uma travel management company quando deseja apoio estratégico para a sua viagem corporativa, otimizando recursos e proporcionando boas experiências para seus colaboradores, bem como para sua rede de stakeholders. Com uma cartela de produtos e serviços especializados, as TMCs se alinham aos objetivos de sua companhia para a viagem e para o seu budget, deixando seus gestores e colaboradores tranquilos para se preocupar exclusivamente em ter um bom desempenho!

Se você está em busca desse tipo de serviço, conheça o que a Copastur tem a oferecer para a sua empresa! Entre em contato com a nossa equipe: teremos prazer em ouvi-lo e entender como podemos ajudar a impulsionar os seus resultados.

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