As 6 melhores práticas para fazer relatórios empresariais eficientes

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Uma gestão eficiente pede informações precisas, prontas para serem avaliadas e servirem de base para a tomada de decisões. No dia a dia, não se pode perder tempo analisando dados isolados. Para gerenciar de forma inteligente e fazer escolhas acertadas, é importantíssimo contar com relatórios empresariais.

Um relatório é uma consolidação clara, que passa uma mensagem direta e abrangente sobre determinado assunto corporativo. Tendo em mente que um gestor custa caro para a empresa, fica fácil entender que esse profissional não pode perder tempo decifrando informações brutas.

O que você tem que entender desde já é que as decisões de gestão precisam estar muito bem balizadas. E é somente avaliando resultados já obtidos que se pode traçar rumos inteligentes para o futuro de um negócio. Para cumprir esse papel, é preciso que os relatórios tenham características muito bem definidas.

Confira agora mesmo 6 excelentes práticas para garantir a efetividade desses documentos em sua empresa!

1. Delimite claramente o escopo do relatório

Basicamente, o escopo é o alvo. Pergunte-se para que esse relatório existe. Ele deve mostrar gastos, produtividade ou alcance de metas? É fundamental definir o que o documento pretende para que consiga atingir seu propósito. Assim, todas as informações são inseridas já tendo um foco certo.

É importante que isso fique claro principalmente para quem vai receber o relatório. Quanto mais direto ao ponto o documento for, mais reações imediatas gerará, seja para corrigir desvios ou para fortalecer o que trouxe resultados positivos.

2. Estabeleça um ponto de comparação

Defina metas e targets para poder traçar paralelos. Se optar por usar tabelas, deixe à vista os resultados comparados, contrapondo esperado e realizado. Caso inclua gráficos (o que é uma tática bastante pertinente), insira uma linha ou coluna com a meta e outra com o realizado.

Caso seja um relatório de gastos, por exemplo, é importante constar o budget, aberto de acordo com o público-alvo:

  • para a diretoria: compare os dados com o budget do período;
  • para gerentes: mostre o orçado para o setor;
  • para equipes: estratifique os custos e o orçamento por time.

É importante que esses dados sejam realistas e embasados, devidamente comprovados por fatos. Afinal, as informações não devem gerar nenhum tipo de dúvida, para o todo não cair em descrédito. Lembre-se daquele velho (e sábio) ditado que diz que “contra fatos e dados, não há argumentos”.

3. Defina a frequência dos relatórios empresariais

O espaço entre cada atualização deve ser muito bem pensado. Se você tem metas mensais, não pode enviar apenas um relatório de fechamento, por exemplo. Como seu time vai saber para onde está indo? Sem um resultado parcial, a equipe não tem como corrigir possíveis desvios ou acompanhar seu desempenho! Já se você resolve emitir uma atualização a cada 10 dias, por exemplo, haverá tempo hábil para delinear ações e redirecionar as forças.

O detalhe é que também não se deve enviar parciais próximas demais, porque isso pode trazer 2 problemas principais:

  1. a atenção do time pode se voltar mais para o acompanhamento que para a ação;
  2. o impacto se perde pela alta frequência de envio, tornando a informação irrelevante.

4. Adapte a linguagem ao público-alvo

Você se lembra do que falamos no segundo tópico, sobre a necessidade de a informação ser focada no público a que se dirige? Pois é isso mesmo. Um relatório voltado para o alto escalão, por exemplo, precisa ter uma visão mais abrangente, mostrando os dados em um cenário macro. À medida que o direcionamento se torna mais específico, indo para gerentes, supervisores e área técnica, o foco se torna mais detalhado.

De uma forma ou de outra, o importante é pensar em cada público separadamente, considerando suas demandas e particularidades, a fim de encontrar as ações mais eficazes para direcionar corretamente seu relatório e, assim, facilitar a tomada de decisão.

5. Lance mão de recursos visuais

Também para conseguir a devida adaptação da linguagem, vale a pena lançar mão de recursos visuais, como:

  • escalas de cores;
  • gráficos;
  • tabelas.

Para não correr o risco de ser mal-entendido, procure fazer a associação das cores tradicionais. Utilize vermelho para resultados negativos, amarelo para pontos que merecem alerta e verde para metas alcançadas.

O segredo está em buscar a firmeza da informação. Assim, quanto mais limpo for o recurso, mais clara é a mensagem que ele passa. Se você inserir muitas linhas em um gráfico, por exemplo, pode ficar difícil de entender o que ele quer dizer. Então que tal minimizar, agrupar e focar naquilo que é mais importante e causa mais impacto?

Quer um exemplo? No âmbito das viagens corporativas, os relatórios gerenciais são fundamentais para alcançar o sucesso. Como essa é uma área que envolve um grande potencial de gastos, não se pode abrir mão de informação de qualidade. Pense bem: não adianta nada conferir nota por nota e se perder em meio a milhares de papéis soltos, avaliando os gastos no detalhe. É preciso agrupar as informações mais relevantes e categorizá-las, para expor de uma forma visualmente inteligente.

Seguindo esse raciocínio, todo mundo tem em mãos exatamente o que precisa para analisar:

  • a alta gestão pode perceber o volume de gastos com viagens corporativas;
  • a gerência consegue localizar as principais fontes de gastos e identificar as viagens com maior rentabilidade;
  • o funcionário é capaz de identificar seus próprios gastos, organizar sua prestação de contas e manter tudo sob controle.

6. Conte com um sistema de gestão completo

Hoje em dia, a maioria das empresas já abandonou completamente os acompanhamentos manuais. E isso se deve a um motivo simples: eles não são eficientes. Depois que a tecnologia trouxe os sistemas de gestão integrados (como ERPs e softwares de Business Intelligence), ficou muito mais prático manter as informações atualizadas e extrair análises prontas.

Por isso mesmo, os melhores sistemas de gestão já oferecem relatórios completos, que trazem consigo visões precisas dos dados mais importantes para o negócio. E esse é um ponto fundamental que deve ser levado em consideração na hora de escolher as ferramentas que a empresa adotará. Afinal, quanto de visão gerencial esse sistema proporciona?

Se você não dispuser de relatórios automatizados, desperdiçará um ativo valioso para qualquer empresa: o tempo. Fora que, além da perda de eficiência e produtividade, sua gestão também vai se sujeitar a uma possibilidade muito maior de erros. Tenha, portanto, esse parâmetro bem claro na hora de escolher as ferramentas com as quais trabalhar, sempre se perguntando se o sistema X ou Y fornece uma visão gerencial clara.

Adotando essas estratégias de agora em diante, você terá relatórios empresariais muito mais eficientes. Antes de colocá-las em prática, porém, siga a Copastur nas redes sociais para receber mais dicas! Esperamos por você com conteúdos sempre atualizados no FacebookTwitterLinkedIn e YouTube!​

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