As reuniões de negócios são parte fundamental da rotina corporativa, servindo para alinhar estratégias, tomar decisões e promover a colaboração entre equipes. No entanto, a frequência excessiva e a falta de objetividade podem transformar esses encontros em grandes vilões da produtividade e dos custos empresariais.
Uma pesquisa da Read AI revelou que 47% dos trabalhadores consideram as reuniões improdutivas os momentos menos eficazes do dia, enquanto 34% participam de seis ou mais reuniões semanais, muitas vezes enfrentando conflitos de agenda e multitarefas que prejudicam a produtividade.
Além do impacto na produtividade, reuniões desnecessárias representam um custo financeiro elevado para as empresas. Segundo estudo citado pelo Valor Econômico, encontros que poderiam ser evitados consomem milhões do caixa corporativo, com estimativas que apontam para perdas anuais na casa dos US$ 101 milhões em grandes organizações. Essa combinação de custos financeiros e desgaste profissional evidencia a urgência de tornar as reuniões mais objetivas e eficazes.
Pensando em ajudar a otimizar seus resultados, resolvemos listar neste post algumas dicas que certamente melhorarão suas reuniões daqui para frente. Pronto para focar no que é realmente importante para a empresa e evitar o desperdício de tempo e dinheiro para os envolvidos? Então confira!
O que é uma reunião de negócios?
Reuniões de negócios são encontros formais ou informais entre duas ou mais pessoas de uma mesma empresa ou entre companhias diferentes para discutir estratégias, alinhar metas, tomar decisões ou resolver problemas específicos.
Essas reuniões podem ocorrer presencialmente ou virtualmente e são essenciais para garantir uma comunicação eficaz, promover a colaboração entre os membros da equipe e impulsionar o progresso da empresa. Além disso, as reuniões de negócios servem como uma ferramenta de relacionamento com stakeholders e contribuem para o fortalecimento da relação profissional, a construção de redes de contato e o alinhamento de objetivos e estratégias nas organizações.
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Quais são os principais tipos de reunião?
Reuniões informativas
Essas reuniões têm como principal objetivo repassar informações relevantes aos participantes, como atualizações sobre o andamento de projetos, mudanças na empresa ou apresentação de resultados.
Normalmente são conduzidas por um líder ou gestor e não exigem grande participação dos ouvintes, que estão ali principalmente para receber orientações.
Reuniões de tomada de decisão
São encontros em que se busca discutir alternativas, avaliar cenários e definir o melhor caminho para resolver um problema ou avançar em determinada questão estratégica.
Nelas, espera-se a participação ativa de todos os envolvidos, trazendo dados, argumentos e contribuições para apoiar as decisões.
Esse tipo de reunião exige preparação prévia e, idealmente, deve terminar com um plano de ação ou deliberação clara.
Reuniões de alinhamento
O foco dessas reuniões é garantir que todos os membros de uma equipe ou projeto estejam na mesma página quanto a metas, responsabilidades e prazos.
São muito comuns em equipes multidisciplinares ou em projetos complexos, onde a falta de alinhamento pode comprometer o resultado. Elas permitem esclarecer dúvidas, ajustar rotas e reforçar o compromisso coletivo com os objetivos definidos.
Reuniões Transnacionais
São focadas na execução de tarefas e no cumprimento de metas específicas. Nessas reuniões, o objetivo é garantir que todos os participantes estejam alinhados quanto às atividades a serem realizadas, prazos e responsabilidades.
Para funcionarem bem, é essencial o uso de documentos de trabalho compartilhados, a paridade de acesso à informação entre todos os envolvidos e um anfitrião atento que mantenha a reunião produtiva e engaje os participantes.
Encontros Relacionais
Essas reuniões têm como propósito fortalecer as conexões, promover o networking através de eventos e relações interpessoais na equipe ou organização. Elas são importantes para construir confiança, melhorar a comunicação e criar um ambiente colaborativo.
Diferentemente das reuniões transnacionais, os encontros relacionais focam mais em aspectos humanos e sociais do que em tarefas ou decisões específicas.
Reunião de Brainstorming
A reunião de brainstorming, ou tempestade de ideias, visa gerar o maior número possível de ideias criativas e inovadoras sobre um tema específico, sem julgamento inicial.
O ambiente é livre e encoraja a participação de todos, por mais “diferentes” que as sugestões possam parecer. Por isso, o foco não é avaliar a viabilidade das ideias de imediato, mas sim estimular a criatividade e a diversidade de pensamento para construir um repertório de opções que poderá ser refinado e analisado em um momento posterior.
Como fazer uma reunião de negócios
1. Pense no tempo ideal para cada reunião de negócios
Quem nunca presenciou um encontro que poderia ter durado meia hora, mas acabou se prolongando muito mais que o esperado? No caso de uma reunião de negócios, isso pode ter diversas causas, desde a falta de objetividade dos participantes até uma avaliação incorreta sobre a complexidade do tema abordado.
O problema maior é que, sempre que isso acontece, as agendas de todos os participantes podem ser prejudicadas, gerando inclusive gastos extras para a empresa. Por esse motivo, antes de agendar qualquer compromisso, vale a pena debater rapidamente com os envolvidos, perguntando o que consideram como tempo necessário (e quanto terão de disponibilidade) para resolver as questões pendentes.
2. Restrinja o número de convidados
Não restam dúvidas: reuniões com muita gente têm um grande potencial para a ineficácia. As chances de as pessoas se distraírem ou entrarem em discussões paralelas aumentam muito. Por isso, o mais indicado é sempre restringir os convidados, incluindo somente aqueles cuja presença é essencial para a tomada de decisão em questão.
Depois, conforme a necessidade, os líderes de cada setor podem informar seus subordinados sobre as decisões da reunião, sem que o excesso de funcionários atrapalhe a produtividade.
3. Invista na oratória dos representantes
A qualidade da comunicação em uma reunião de negócios faz toda a diferença para aproveitar o tempo eficientemente e conseguir resultados efetivos.
Assim, investir na oratória dos representantes da empresa ajuda não só a reforçar a autoridade e transmitir confiança perante os clientes, mas também a fechar mais contratos e acordos, já que a persuasão também está incluída nessa habilidade.
4. Tenha uma pauta definida
Antes de começar uma reunião, cabe ao organizador elencar todos os temas que devem ser abordados, por ordem de prioridade. Evita-se, assim, reunir executivos e decisores com a agenda apertada para discutir somente tópicos não tão relevantes para a empresa.
Para seguir a pauta, uma boa alternativa é estabelecer o tempo que todos possuem para o debate. Por mais que nem sempre seja possível seguir a programação, esse prazo contribui para estabelecer a dinâmica do encontro e manter o foco nos objetivos. Estabeleça um horário para início e término da reunião.
5. Evite ao máximo depender de slides
Se você precisar de slides, vídeos ou qualquer outro tipo de ferramenta tecnológica para conduzir uma reunião, talvez seja melhor remarcá-la até ter completo domínio sobre o assunto a ser debatido.
A verdade é que quase ninguém consegue absorver e processar todas as informações de um slide no pouco tempo disponível em uma reunião de negócios. Isso sem contar que, enquanto tentam ler, os demais participantes podem ter dificuldade em assimilar o que está sendo dito. Pode ser bem mais eficiente, portanto, evitar essa distração e falar de forma mais objetiva.
6. Use gatilhos mentais a seu favor
Gatilhos mentais são maneiras de estimular decisões involuntárias e inconscientes do cérebro. Todo dia fazemos esse tipo de escolha, seja quando resolvemos o que comer, que caminho pegar ou a melhor roupa para o clima.
Percebendo isso, pesquisadores descobriram alguns critérios que facilitam a tomada de decisão. Imagine o que o conhecimento desses padrões pode fazer por suas técnicas de persuasão para fechar negócios!
Para ficar mais claro e você já começar a praticar, confira agora mesmo alguns exemplos de gatilhos mentais:
- Escassez: quanto mais raro um item, maior se torna o desejo de um indivíduo em possuí-lo;
- Urgência: sempre que uma oferta é válida por um tempo X, o comprador sente um forte impulso de adquiri-lo quanto antes;
- Novidade: tudo que é novo provoca curiosidade, atraindo o consumidor instintivamente;
- Prova social: quanto mais pessoas aderirem a uma tendência, maior é a chance de outro indivíduo desejar fazer parte desse todo por medo de ficar excluído.
Nas reuniões de negócios, esses tipos de gatilhos podem instigar nos parceiros o desejo de fechar um contrato ou até mesmo de se envolver mais com a empresa. Estudar seu uso na oratória durante as reuniões pode ser um diferencial e tanto para promover encontros mais eficientes.
7. Crie um plano de ação
Seja para o fechamento de negócios ou a tomada de uma decisão, é primordial anotar os principais pontos discutidos de qualquer reunião em uma ata, criando um plano de ação para transformá-los em realidade. Sempre que possível, uma pessoa deve ficar responsável pelas anotações e pela delegação de tarefas após o encontro.
Tudo isso evita que as discussões permaneçam para sempre no campo das ideias, não virando atitudes práticas na realidade da empresa. Além disso, para um próximo encontro, todos lembram de tarefas pendentes, sendo obrigados a dar andamento a elas.
8. Aposte nas técnicas de fechamento
Ao fim de uma reunião, o responsável deve elencar rapidamente todos os pontos discutidos, lembrando quem ficou responsável por qual atividade e abrindo espaço para comentários e possíveis dúvidas restantes.
Para melhorar o ambiente, também é válido agradecer a presença e a atenção de todos, reforçando uma atitude positiva. Se um novo encontro já estiver agendado, esse é o momento de anunciá-lo novamente aos participantes.
9. Prefira reuniões presenciais
É claro que muitos assuntos podem ser resolvidos via internet, mas uma reunião de negócios presencial continua sendo bem mais eficiente para tratar de assuntos importantes. Nesses casos, dê preferência ao contato humano, mesmo que seja necessário fazer viagens por este motivo.
No encontro presencial, a proximidade pode abrir espaço para discussões importantes, explorando a criatividade dos envolvidos e criando laços mais significativos, criando empatia entre os participantes. Além disso, as reuniões presenciais não têm risco de problemas eventuais como falha em conexões de internet, cuja instabilidade pode até atrapalhar o andamento de projetos.
Lembrando sempre que o sucesso de todo negócio é a habilidade de comunicar o que se pretende vender e a capacidade de fazer com que seu negócio seja desejado pelo seu futuro cliente.
Como a Copastur pode ajudar na logística de reuniões de negócios
A Copastur pode ser uma aliada estratégica na logística do evento e de reuniões de negócios, simplificando todo o processo para as empresas.
Ela oferece um serviço completo que abrange desde a reserva de passagens aéreas e hospedagem para os participantes, até a gestão de mobilidade corporativa, como transfers e gerenciamento de aeronaves.
Além disso, a Copastur pode auxiliar na seleção e contratação de espaços adequados para o evento, no planejamento de refeições e até mesmo no suporte a imprevistos, garantindo que a equipe interna da empresa foque no conteúdo e nos objetivos da reunião, sem se preocupar com os detalhes operacionais.
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