Travel analytics: como e por que utilizar na sua empresa?

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O que pode ser medido, pode ser melhorado”, a frase de Peter Drucker pode parecer clichê, mas ela continua sendo verdadeira em qualquer situação — até mesmo quando falamos em viagens corporativas.

Aproveitando essa ideia, hoje vamos falar sobre travel analytics, ou seja, a análise de métricas de viagem. Você vai entender o que são, como são utilizadas e porque você deveria aplicá-las em sua empresa. Boa leitura!

O que são travel analytics?

A tradução do termo você já sabe. Então, vamos em busca de uma explicação mais completa.

De maneira geral, travel analytics envolvem a análise de dados como quantidade de viagens em um determinado período, número de passageiros por viagem, duração, tipo de hospedagem, tipo de transporte, custos totais, custos por categoria e assim por diante. Como resultado, é possível traçar padrões e identificar oportunidades de melhoria.

Na maioria das vezes, esse termo é usado para se referir à análise de métricas realizada pelas empresas ligadas diretamente ao setor de viagens, como hotéis e agências. Essas empresas usam travel analytics como uma ferramenta para aumentar seus lucros, por exemplo, vendendo mais pacotes de viagem ou conseguindo que mais clientes peçam um upgrade de quarto.

Porém, nada impede que travel analytics sejam aplicados a qualquer empresa na qual são organizadas viagens com uma certa frequência, gerando dados suficientes para uma análise. Nesse caso, o foco é outro: descobrir formas de otimizar as viagens, para gastar menos com elas, sem comprometer suas atividades.

Como utilizar travel analytics

Falar em métricas é muito vago. O que realmente importa é saber quais são as métricas que sua empresa precisa acompanhar. Para começar, você pode analisar estes KPIs:

Taxa de viagens ineficientes

Você não envia seus colaboradores em viagens corporativas para que eles tirem fotos da paisagem, não é mesmo? Quando um colaborador viaja, ele tem um objetivo definido, que pode ser fechar um contrato com um cliente ou verificar uma reclamação sobre um produto, por exemplo. E, quando ele volta, precisa informar se conseguiu ou não cumprir esse objetivo. Toda vez que uma viagem termina sem atingir sua meta, ela é ineficiente.

Fazendo um cálculo simples, você consegue descobrir a taxa de viagens ineficientes; em outras palavras, a porcentagem de viagens ineficientes em relação ao total de viagens realizadas. Se essa taxa for alta, é um sinal de que as viagens não estão sendo bem planejadas, já que o colaborador chega ao destino e não consegue executar seu trabalho.

Taxa de retorno sobre investimento (ROI)

Essa é uma métrica complementar à que você viu acima. Seu objetivo é identificar a relação entre o quanto a empresa investiu em uma viagem e o quanto conseguiu lucrar (ou economizar) graças a ela.

Imagine, por exemplo, que a empresa investiu R$5 mil em uma viagem corporativa a um contato comercial. Com essa viagem, conseguiu transformar esse contato em um novo fornecedor, que vai garantir uma economia de R$20 mil por ano em matérias primas. Nesse cenário, a viagem trouxe um retorno de 300% apenas no primeiro ano!

Antes que você pergunte como chegamos a essa taxa, aqui vai a fórmula do cálculo do ROI:

Retorno = (receita  investimento) / investimento

Risco da viagem

Existem vários riscos envolvidos em uma viagem corporativa. Estamos falando desde a possibilidade de que o seu colaborador sofra um acidente durante a viagem, até a possibilidade de que as bagagens sejam extraviadas, ocasionando um gasto adicional para a reposição dos itens perdidos.

O nível de risco é uma métrica importante porque ele ajuda a decidir se vale a pena ou não investir em uma viagem. E, quando falamos de riscos que envolvem o bem-estar e a saúde do seu colaborador, ele também serve como parâmetro para ajudar na escolha de um seguro de viagem. Dessa forma, você não vai gastar a mais (ou a menos) do que o necessário com o seguro.

Qualidade da viagem

Quando falamos em viagens corporativas, a medida da qualidade da viagem não está no conforto ou na diversão, mas na organização e na produtividade. Para identificar qual foi o nível de qualidade da viagem, é preciso avaliar se a programação estabelecida antes do embarque pôde ser seguida e se o colaborador conseguiu aproveitar a oportunidade para gerar o máximo de resultados.

Imagine, por exemplo, que um vendedor da sua equipe fez uma viagem para Recife, onde sua empresa tem 10 clientes. Ele ficou lá durante cinco dias, mas só visitou três clientes. Não podemos dizer que essa viagem foi altamente produtiva, não é mesmo?

É claro que haverá um impacto negativo nos travel analytics porque, de um ponto de vista objetivo, a qualidade da viagem foi insatisfatória. Esse é o tipo de situação que você deve evitar.

Custos planejados vs. realizados

Antes da viagem começar, sempre é elaborado um orçamento, contemplando os custos previstos. Depois que o colaborador volta, é elaborado um relatório, descrevendo os custos reais. Uma das métricas de travel analytics que você deve acompanhar é a comparação entre estes dois: os custos planejados e os realizados.

Essa métrica vai apontar se os seus colaboradores estão cumprindo, ou não, o orçamento. E também vai apontar onde seria necessário economizar mais.

No melhor cenário, você vai descobrir que já está havendo uma economia — isto é, que os gastos reais das viagens já são inferiores ao planejado. Nesse caso, entender o quando está sendo economizado é importante para que você possa definir uma nova direção para os recursos poupados. Talvez eles possam ser usados para aumentar a frequência de viagens que a sua equipe realiza durante o ano? É uma boa possibilidade!

Satisfação dos colaboradores

A maioria das empresas simplesmente ignora a satisfação dos colaboradores em relação às viagens corporativas, porque, afinal, é o trabalho deles. E mesmo as empresas que prestam atenção a esse fator encontram dificuldade em atingir essa satisfação, tentando conciliar a eficiência necessária para os negócios com uma experiência agradável.

Apesar da polêmica que pode existir em relação a esse tema, você realmente precisa garantir que a sua equipe esteja satisfeita com as viagens. Do contrário, vai haver um declínio no número de colaboradores motivados a fazer viagens corporativas pela empresa.

E como saber a quantas anda a satisfação dos colaboradores? Simples! Inclua essa métrica no seu painel de controle de travel analytics. Para coletar os dados, basta fazer uma enquete simples com seus funcionários sempre que eles retornam de uma viagem.

Em resumo, travel analytics vão garantir que você tenha todas as informações necessárias para obter os melhores resultados com as viagens corporativas da sua empresa. Quer mais informações? Nossos consultores vão responder a todas as suas perguntas. Fale conosco!

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