Vale a pena usar cartão de crédito em viagens de negócios?

Sua empresa usa ou já pensou em adotar o cartão de crédito em viagens de negócios?

O “dinheiro de plástico”, como é conhecido, é uma forma muito comum de pagar por compras e despesas pessoas físicas. No cenário corporativo, esse recurso vem ganhando cada vez mais força, sobretudo quando o assunto é a gestão de deslocamentos, tanto dentro como fora do país.

A principal vantagem desse meio de pagamento é tornar transações mais rápidas e seguras, uma vez que dispensa o uso do dinheiro em espécie. Nas empresas, o cartão corporativo contribui para reforçar o controle das despesas com viagens, garantir a conformidade com as políticas internas e otimizar a gestão financeira do setor.

No entanto, seu uso deve ser avaliado e monitorado de perto.

Neste artigo, vamos abordar as melhores práticas, bem como os principais cuidados e aspectos que as empresas precisam observar com relação a essa ferramenta.

Continue a leitura e saiba mais!

Principais benefícios da utilização do cartão de crédito em viagens de negócios

O uso do cartão de crédito é difundido no Brasil e é um mercado muito consolidado no mundo. Em função disso, diversas empresas aderiram à modalidade corporativa para facilitar a gestão de eventos e viagens de negócios.

Ele é aceito em praticamente qualquer estabelecimento ao redor do globo, o que facilita muito a vida de profissionais em trânsito. Com ele, é possível fazer reservas de passagens nacionais e internacionais. Além disso, é admitido na maioria dos hotéis e em diversos estabelecimentos.

Para a empresa, um bom ganho é o prazo de pagamento. Alguns bancos oferecem até 45 dias e simplificam a conciliação. Isso significa que, mesmo que a corporação tenha múltiplos cartões, hoje as instituições financeiras estão preparadas para enviar arquivos, permitindo que o cliente confira as informações e gastos de modo ágil e prático. 

Ainda sobre a questão de pagamentos, muitas empresas cobram taxas, como a de faturamento, quando um cliente opta pelo faturamento direito, em vez de usar o cartão de crédito. Como, na maioria das vezes, as instituições não têm fluxo de caixa para faturar uma grande soma, cobram um percentual para emitir o documento. Usar o cartão elimina essa cobrança.

Ademais, um ótimo benefício oferecido pelo cartão de crédito é um seguro ao viajante. O pacote varia de acordo com o que cada bandeira entrega, mas, em geral, inclui serviços como seguro saúde e cobertura em caso de dano, perda ou extravio de malas, o que é extremamente útil para a tranquilidade e comodidade do profissional.

Por mais que a grande maioria das pessoas não chegue a usufruir dessa vantagem em território nacional — pois já possuem um plano de saúde —, esse tipo de apólice é essencial e por vezes uma exigência em viagens internacionais, sobretudo para a Europa. Logo, faz sentido aproveitar essa proteção, uma vez que contratar um seguro à parte seria um custo a mais.

Outros meios de pagamento comuns em viagens corporativas

Como vimos, o cartão de crédito em viagens de negócios é uma forma muito bem-vinda, prática e cômoda de gerir gastos tanto para o colaborador como para a empresa. Todavia, existem outros meios de pagamento que atendem a diferentes objetivos e perfis de viajantes.

No mercado atual de viagens corporativas, os produtos virtuais são melhores e mais comuns, pois facilitam a gestão e proporcionam transparência e agilidade.

O cartão virtual é um emitido apenas para realizar transações online preestabelecidas pela empresa, como a compra de passagens aéreas. Seu tempo de validade é curto, já que ele é usado somente para determinado fim.

Esse detalhe contribui para reforçar a segurança e reduzir o número de pessoas com acesso ao cartão de plástico corporativo. Em contrapartida, sua aceitação ainda é tímida, sendo que muitos hotéis, locadoras e estabelecimentos não trabalham com ele.

O VCN (Virtual Card Number) é uma inovação interessante, também no contexto virtual. Trata-se de um número de cartão individual que dura apenas até que a transação seja feita. Assim, se o funcionário o recebe para pagar por algo, ele fica inválido após a compra realizada. Seu objetivo também é reduzir fraudes e pode ser usado para o aéreo e hotéis.

Outros cartões que têm funções parecidas são o Wex e o BTB, que foram desenvolvidos para gastos com hospedagens, eventos, locações de veículos etc., conforme os limites e parâmetros especificados pela política de viagens da empresa. Cartões pré-pagos, com os quais o colaborador pode apenas movimentar o valor depositado pela corporação, também são boas opções.

Boas práticas e estratégicas para o uso correto dos cartões corporativos

No passado, muitos gestores não entendiam como implementar o cartão de crédito em viagens de negócios e, por isso, resistiam a essa ideia. Acreditavam que o colaborador gastaria com itens desnecessários e, assim, a empresa perderia o controle.

Atualmente, o cenário é outro: existem ferramentas, muitas oferecidas pela própria instituição financeira, que permitem que a gerência estabeleça regras como limites de custo, abastecimento de combustível, tipo de estabelecimento ou hotel no qual o cartão será aceito, horários para compras, entre outros. Daí a importância de se ter uma política de viagens bem definida, que seja aplicada junto ao seu banco.

No mais, uma das melhores maneiras de trabalhar com cartões corporativos e administrar despesas de deslocamentos é por meio de sistemas com módulo de expense management. Esse é um recurso para gestão de gastos diretos (passagens) e indiretos (despesas variáveis) ligados à viagem.

Apesar de ser uma novidade, essa ferramenta está fazendo sucesso no mercado e se provando uma forte aliada de empresas que precisam coordenar muitos funcionários em trânsito.

Seu potencial é enorme e, com ela, o uso de um cartão corporativo é incentivado, já que o sistema consegue importar todas as informações da fatura do banco e fazer, automaticamente, toda a distribuição interna de dados, favorecendo o fluxo de aprovações, validações e controle de custos de modo seguro e fácil.

Sem o expense, o processo se torna mais complexo, pois as conferências de notas e recibos e prestações de contas devem ser feitas manualmente. Isso aumenta a incidência de erros, toma muito tempo e atrasa as aprovações e reembolsos — no caso de empresas que autorizam que o funcionário use seu cartão pessoal.

A utilização de cartão de crédito em viagens de negócios, quando feita com critério, apresenta vantagens, sobretudo por ser um meio de pagamento com maior cobertura e aceitação — apesar dos riscos. Nesse ponto, o ideal é trabalhar com um mix de opções e adotar formas virtuais quando for conveniente.

De qualquer maneira, é essencial contar com a tecnologia, como o sistema de expense management, e com uma ajuda especializada para conciliar faturas, cartões e, desse jeito, ter uma gestão de viagens corporativas aprimorada.

Na Copastur, prezamos pela qualidade, inovação e temos um departamento dedicado apenas para fazer a conciliação dos cartões para ajudar os clientes na prestação de contas, independentemente do tipo (virtual ou físico) que ela adotar.

Gostou do post e está interessado em proporcionar viagens corporativas mais confortáveis e seguras para seus colaboradores e, ao mesmo tempo, ter maior controle e redução de custos? Entre em contato conosco e conheça nossa expertise e soluções inteligentes!

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste