Sua empresa usa ou já pensou em adotar o cartão de crédito em viagens de negócios?
O “dinheiro de plástico”, como é conhecido, é uma forma muito comum de pagar por compras e despesas pessoas físicas. No cenário corporativo, esse recurso vem ganhando cada vez mais força, sobretudo quando o assunto é a gestão de deslocamentos, tanto dentro como fora do país.
A principal vantagem desse meio de pagamento é tornar transações mais rápidas e seguras, uma vez que dispensa o uso do dinheiro em espécie. Nas empresas, o cartão corporativo contribui para reforçar o controle das despesas com viagens, garantir a conformidade com as políticas internas e otimizar a gestão financeira do setor.
No entanto, seu uso deve ser avaliado e monitorado de perto.
Neste artigo, vamos abordar as melhores práticas, bem como os principais cuidados e aspectos que as empresas precisam observar com relação a essa ferramenta.
Continue a leitura e saiba mais!
Principais benefícios da utilização do cartão de crédito em viagens de negócios
O uso do cartão de crédito é difundido no Brasil e é um mercado muito consolidado no mundo. Em função disso, diversas empresas aderiram à modalidade corporativa para facilitar a gestão de eventos e viagens de negócios.
Ele é aceito em praticamente qualquer estabelecimento ao redor do globo, o que facilita muito a vida de profissionais em trânsito. Com ele, é possível fazer reservas de passagens nacionais e internacionais. Além disso, é admitido na maioria dos hotéis e em diversos estabelecimentos.
Para a empresa, um bom ganho é o prazo de pagamento. Alguns bancos oferecem até 45 dias e simplificam a conciliação. Isso significa que, mesmo que a corporação tenha múltiplos cartões, hoje as instituições financeiras estão preparadas para enviar arquivos, permitindo que o cliente confira as informações e gastos de modo ágil e prático.
Ainda sobre a questão de pagamentos, muitas empresas cobram taxas, como a de faturamento, quando um cliente opta pelo faturamento direito, em vez de usar o cartão de crédito. Como, na maioria das vezes, as instituições não têm fluxo de caixa para faturar uma grande soma, cobram um percentual para emitir o documento. Usar o cartão elimina essa cobrança.
Ademais, um ótimo benefício oferecido pelo cartão de crédito é um seguro ao viajante. O pacote varia de acordo com o que cada bandeira entrega, mas, em geral, inclui serviços como seguro saúde e cobertura em caso de dano, perda ou extravio de malas, o que é extremamente útil para a tranquilidade e comodidade do profissional.
Por mais que a grande maioria das pessoas não chegue a usufruir dessa vantagem em território nacional — pois já possuem um plano de saúde —, esse tipo de apólice é essencial e por vezes uma exigência em viagens internacionais, sobretudo para a Europa. Logo, faz sentido aproveitar essa proteção, uma vez que contratar um seguro à parte seria um custo a mais.
Outros meios de pagamento comuns em viagens corporativas
Como vimos, o cartão de crédito em viagens de negócios é uma forma muito bem-vinda, prática e cômoda de gerir gastos tanto para o colaborador como para a empresa. Todavia, existem outros meios de pagamento que atendem a diferentes objetivos e perfis de viajantes.
No mercado atual de viagens corporativas, os produtos virtuais são melhores e mais comuns, pois facilitam a gestão e proporcionam transparência e agilidade.
O cartão virtual é um emitido apenas para realizar transações online preestabelecidas pela empresa, como a compra de passagens aéreas. Seu tempo de validade é curto, já que ele é usado somente para determinado fim.
Esse detalhe contribui para reforçar a segurança e reduzir o número de pessoas com acesso ao cartão de plástico corporativo. Em contrapartida, sua aceitação ainda é tímida, sendo que muitos hotéis, locadoras e estabelecimentos não trabalham com ele.
O VCN (Virtual Card Number) é uma inovação interessante, também no contexto virtual. Trata-se de um número de cartão individual que dura apenas até que a transação seja feita. Assim, se o funcionário o recebe para pagar por algo, ele fica inválido após a compra realizada. Seu objetivo também é reduzir fraudes e pode ser usado para o aéreo e hotéis.
Outros cartões que têm funções parecidas são o Wex e o BTB, que foram desenvolvidos para gastos com hospedagens, eventos, locações de veículos etc., conforme os limites e parâmetros especificados pela política de viagens da empresa. Cartões pré-pagos, com os quais o colaborador pode apenas movimentar o valor depositado pela corporação, também são boas opções.
Boas práticas e estratégicas para o uso correto dos cartões corporativos
No passado, muitos gestores não entendiam como implementar o cartão de crédito em viagens de negócios e, por isso, resistiam a essa ideia. Acreditavam que o colaborador gastaria com itens desnecessários e, assim, a empresa perderia o controle.
Atualmente, o cenário é outro: existem ferramentas, muitas oferecidas pela própria instituição financeira, que permitem que a gerência estabeleça regras como limites de custo, abastecimento de combustível, tipo de estabelecimento ou hotel no qual o cartão será aceito, horários para compras, entre outros. Daí a importância de se ter uma política de viagens bem definida, que seja aplicada junto ao seu banco.
No mais, uma das melhores maneiras de trabalhar com cartões corporativos e administrar despesas de deslocamentos é por meio de sistemas com módulo de expense management. Esse é um recurso para gestão de gastos diretos (passagens) e indiretos (despesas variáveis) ligados à viagem.
Apesar de ser uma novidade, essa ferramenta está fazendo sucesso no mercado e se provando uma forte aliada de empresas que precisam coordenar muitos funcionários em trânsito.
Seu potencial é enorme e, com ela, o uso de um cartão corporativo é incentivado, já que o sistema consegue importar todas as informações da fatura do banco e fazer, automaticamente, toda a distribuição interna de dados, favorecendo o fluxo de aprovações, validações e controle de custos de modo seguro e fácil.
Sem o expense, o processo se torna mais complexo, pois as conferências de notas e recibos e prestações de contas devem ser feitas manualmente. Isso aumenta a incidência de erros, toma muito tempo e atrasa as aprovações e reembolsos — no caso de empresas que autorizam que o funcionário use seu cartão pessoal.
A utilização de cartão de crédito em viagens de negócios, quando feita com critério, apresenta vantagens, sobretudo por ser um meio de pagamento com maior cobertura e aceitação — apesar dos riscos. Nesse ponto, o ideal é trabalhar com um mix de opções e adotar formas virtuais quando for conveniente.
De qualquer maneira, é essencial contar com a tecnologia, como o sistema de expense management, e com uma ajuda especializada para conciliar faturas, cartões e, desse jeito, ter uma gestão de viagens corporativas aprimorada.
Na Copastur, prezamos pela qualidade, inovação e temos um departamento dedicado apenas para fazer a conciliação dos cartões para ajudar os clientes na prestação de contas, independentemente do tipo (virtual ou físico) que ela adotar.
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