Política de reembolso: como criá-la na empresa

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Se na sua empresa não é incomum que funcionários precisem ir para outra cidade, estado ou mesmo país para participar de convenções, eventos ou até para fechar vendas, você deve se inteirar sobre a política de reembolso. Como esses colaboradores viajantes serão os representantes da empresa no local de destino, é necessário que tenham todo o suporte necessário para trazerem os melhores resultados, certo? E uma dessas formas de apoio é exatamente a política de reembolso. Sabia que ela é, inclusive, uma obrigação prevista em lei? Pois descubra já como criar essa política e quais são seus principais benefícios:

Afinal, o que é uma política de reembolso?

A política de reembolso nada mais é que um termo por meio do qual a empresa fica responsável por arcar com as despesas dos funcionários ao realizarem viagens a trabalho. Basicamente, de acordo com essa política, a organização se compromete a devolver ao colaborador os valores de alguma forma relacionados à missão que foram gastos. Nesse sentido, normalmente são reembolsáveis despesas com deslocamento, transporte no local, acomodação e alimentação. Por outro, gastos pessoais (como compras) ficam de fora, já porque não são indispensáveis para a boa atuação profissional.

Quais as maiores vantagens da política de reembolso?

Para o funcionário, a grande vantagem de contar com uma política de reembolso consiste no fato de que ele não precisa custear de maneira definitiva quaisquer despesas com uma viagem a trabalho. Se essa política não existisse, seria como se o funcionário praticamente precisasse pagar para trabalhar, diminuindo bastante a lucratividade da sua atuação.

Já para a empresa, a vantagem de ter uma política de reembolso consiste justamente na redução de custos. Pense bem: se a empresa fornece os recursos de maneira contínua para o funcionário, corre o risco de ele gastar mais do que deveria. Quando ocorre o reembolso, por outro lado, o funcionário só vai poder gastar aquilo que realmente possuir disponível, o que evita que a conta no retorno da viagem fique alta demais.

Para ambos, o principal benefício se traduz pela geração de satisfação. Para o funcionário, isso significa mais motivação e vontade de contribuir. Para a empresa, resulta em menos rotatividade e mais produtividade. Assim todos saem ganhando!

Como criar essa política na empresa?

Para elaborar e aplicar uma política de reembolso, é preciso, antes de mais nada, conhecer as obrigações relacionadas a esses reembolsos. A legislação prevê que sejam reembolsados custos com transporte e deslocamento, hospedagem, alimentação, credenciamento em eventos, combustível e o que mais estiver diretamente relacionado ao trabalho.

Sabendo quais são os custos envolvidos, você precisa estimar de quanto serão esses gastos. Essa previsão ajudará a gestão financeira a não se surpreender no final da viagem, pois permite um melhor planejamento. Também é preciso levar em conta gastos que podem surgir de situações imprevistas, como um voo cancelado ou atrasado, perda de bagagem ou a necessidade de uma diária extra no hotel.

Com isso em mente, os funcionários devem ser instruídos a respeito da política. Deve-se informar, por exemplo, os valores médios estimados, além de deixar bem clara a necessidade de prestação de contas. Esse, na verdade, é um dos fatores mais importantes. A empresa deve exigir que o funcionário apresente notas fiscais ou recibos de todas as despesas, de modo a garantir um controle assertivo.

Feito isso, passa-se para a criação de um fluxo de reembolso na empresa. Isso significa, por exemplo, instituir um processo de avaliação, conferência de valores e disponibilização do recebimento no setor financeiro da organização. Lembre-se de que quanto mais rápido o reembolso acontecer, mais satisfeito o funcionário ficará e menos problemas resultarão dessa política.

Hoje existem diversas ferramentas tecnológicas como sistemas integrado onde facilita o uso e o controle dos gastos e reembolso das empresas.

Como você viu, uma política de reembolso para funcionários é, além de uma obrigatoriedade, uma ótima forma de garantir que os profissionais se mantenham motivados, produtivos e em busca de constante melhoria de resultados. Para criá-la, é necessário planejar os gastos, instruir os colaboradores, exigir prestação de contas e criar um fluxo para que o reembolso saia o quanto antes. Nem é tão difícil, não concorda?

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Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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